公文管理规定60523

公文管理规定公文管理规定 文件编号文件编号版本版本编制编制审核审核批准批准实施日期实施日期 0 0 同期作废文件 同期作废文件 文件编号文件编号版本版本编制编制审核审核批准批准实施日期实施日期 同期作废文件 同期作废文件 精品文档 22欢迎下载 公司公文管理规定公司公文管理规定 1 1 目的目的 为了树立良好企业形象 规范企业宣传工作 现对公司对外行文 公司内部行文及文件编号管理做如 下规定 2 2 适用范围适用范围 本规定适用于公司的公文管理 包括对外行文 内部行文及文件编号管理 包括但不限于向政府机关 上级部门上报的 请示 报告 与业务联系单位 部门联系的 函 合作协议 意向书 等 公司 内部使用的通知 通报 公司内刊 体系文件 管理文件 技术文件 质量文件 工艺文件 图纸 流程 等的起草 审批 编号等工作的管理 3 3 公文管理公文管理 3 1 红头文件的管理 3 1 1 红头文件的适用范围 红头文件主要适用于公司向政府机关 上级部门上报的 请示 报告 本公司范围内的 公告 决定 决议 通知 会议纪要 等重要文件 3 1 2 红头文件的编号管理起草 红头文件的编号以公司名称 发文年 发文顺序号组成 如下图所示 3 1 3 红头文件的行文流程 红头文件一般由需行文部门起草后报本部门负责人及主管副总同意后交由总经办文书核稿并排版 总 经办文书核稿排版后按发文稿纸要求 依次请文件起草部门负责人 主管副总 管理副总签字审批后打印 用印 如对外发文则按行文部门要求 打印相应需要份数交给行文部门 其中总经办档案室需留一份原件 存档 3 1 4 请示 的释义 请示 是指向政府机关 上级部门发送的请求 请示 要求回复的公文格式 3 1 5 报告 的释义 报告 是指向政府机关 上级部门汇报工作 反映情况 提出建议 回复上级领导意见的公文格式 报告 一般不需要回复 注 请示 报告 要求一般一事一 请示 报告 不可一 请示 报告 多事 3 1 6 红头文件的排版要求 请示 报告 的标题居中用加粗黑体二号字 正文用宋体四号字 标准行距 请示 报告 的 具体行文结构详见附件 公司内部使用的红头文件 一般情况下标题用加粗黑体小二号字 正文用宋体小 四号字 行距选择 1 5 倍行距 3 2 函 的管理 精品文档 33欢迎下载 3 2 1 释义 函 是指对同级或不相属单位间互相介绍 商洽 询问 通知 通告 催办 答复氨基酸些问题 请求协助的公文格式 3 2 2 函 的行文流程 向其它单位发送的 函 由发送部门起草 经部门负责人审核 主管副总批准后 交由总经办文书核 稿 排版后按发文稿纸要求 依次请文件起草部门负责人 主管副总 管理副总签字审批后打印 用印 其中公司档案室留存原件一份 发文部门留存原件或复印件一份 注 如涉及重大质量事故或需要进行超过注 如涉及重大质量事故或需要进行超过 20002000 元索赔的公文审批流程为 起草部门负责人 主管副总 元索赔的公文审批流程为 起草部门负责人 主管副总 公司律师 管理副总签字审批后打印 用印 公司律师 管理副总签字审批后打印 用印 3 2 3 函 的行文模式及用纸 函 的行文模式见附件 函用纸需使用公司的公文纸 详见附件 3 2 4 函 的编号管理 函 件的编号以公司名称缩写 部门缩写 发文年 顺序号 构成 注 函 件的编号在标题栏下 右对齐 3 2 5 事件督办 对外发出的 函 件 如是需要回复结果的 由发函部门负责跟踪督办 由主管副总负责考核 并将 回复结果打印后交档案室存档 年终时总经办负责人负责根据公司存档的 函 对是否取得回复结果进行 跟踪考核 如发现没有回复结果的 将给予部门负责人及主管副总当月绩效考核各扣 分的处罚 3 3 合作协议 意向书 购销合同 的管理 3 3 1 释义 1 合作协议 是指与其它单位就某事或某些事达成一致意见 需双方共同完成 约束双方责任 权 利 义务的 具有法律效力的一种公文格式 2 意向书 是指与其它单位就某事或某些事达成初步意见 为双方进一点谈判做好准备的公文格式 3 购销合同 是指与其它单位签署的购买或销售某种或某些产品 服务 并约束双方的责任 权利 义务的 具有法律效力的一种公文格式 3 3 2 合作协议 意向书 购销合同 的行文流程 合作协议 意向书 购销合同 由负责部门起草 经公司相关部门评审后 交由律师审核 审核通过后 报公司总经理审批 3 3 3 存档管理 合作协议 意向书 购销合同 一般公司档案室存档一份 部门留存复印件一份 销售部 采购部的 购销合同 需于次年六月前上交档案室阅卷存档 3 4 规章制度类的管理 3 4 1 定义 精品文档 44欢迎下载 包括但不限于公司规章制度 流程 工艺文件 质量文件 操作手册 技术手册等 3 4 2 审批流程 3 4 3 文件模式及编号管理 1 体系文件及质量文件的编号 包括手册 程序文件 质量文件 引用 文件控制程序 01 2008 标准执行 2 公司管理文件 技术文件 质量文件的编号规则 首页模式 首页由三部分构成 一是由公司标识 公司名称 黑体三号字 二是文件名称 黑体初号字 三是 文件编号 版本号 编制 审核 批准 实施日期及同期作废文件 如下图所示 编号 文件编号 公司的文件编号一般情况下采取两种编号并行的模式 一种如下图所示 另一种为 公司的文件 编号规则 详见附件 文件类型列表 类型代表符号类型代表符号 精品文档 55欢迎下载 管理类 GL 技术类 JS 质量类 ZL 流程类 LC 工艺类 GY 部门简称列表 部门简称部门简称部门简称 内审部 NS 财务 CW 技术 JS 总工办 ZA 项目办 XM 计算机中心 JX 采购 CG 销售 XS 总经办 ZB 人力资源 RL 工会 GH 仓储 CC 质管 ZG 生产 SC 设备 SB 工艺 GY 保卫 BW 版本号及修订状态 文件主要内容发生改变或大幅度改变 则需更换版本号 文件的版本号以 A B C 表示 即第一 版用 A 第二版用 B 依次类推 文件的主题思想没有变化 只更换姓名 电话等小的修订 则不需更换版本号 只更换修订号就可 以了 修订状态以 0 1 2 表示 如 A 0 表示该文件第一版 未经过修订 A 1 表示该文件经过第一次修订 注 更改版本号 则修订号为 0 编制 审核 批准及实施日期 编制是指文件编制人员 审核一般情况下是指编制人员的部门负责人或主管副总 批准是指编制人 员的主管副总或总经理 同期作废文件 同期作废文件是指与发布的文件相冲突或需要废止文件名称 编号 发文日期等内容 注 如新发布的文件需要修订或变更 为保证历史沿革 则将该文件的原始信息保留 在下面加入 新修订的相关信息 3 4 4 规章制度类在 上的上传路径及保存期限 1 规章制度类文件经审批通过后 在 上予以公示 上传路径为 企业文化 类中 规章制度 栏目下 同时总经办文书在上传规章制度时 根据规章制度类文件中作废文件目录将已作废文件在 上 撤销并存档记录 2 规章制度类文件的保存期限自上传之日起至被作废之日止 3 5 通报类 通报类文件包括但不限于 管理通报 质量通报 安全通报 等 3 5 1 通报类的审批流程 精品文档 66欢迎下载 部门起草文件部门负责人审核 上以会签模式或电话 征求涉及部门负责人意见 主管副总审核 根据反馈意见 进行修订 部门负责人审核主管副总审核管理副总审批 总经办文书核稿 编号 打印 用印 总经办文书按发文 稿纸要求签审 总经办文书负责转换成 模式在 上公示 移动办公系统公示 及手机短信通知 原件存档 3 5 2 通报类文件在 上的上传路径及保存期限 1 通报类文件在经审批通过后 在 上予以公示 上传路径为 公告园地 类中的 总公司公告 栏目下 2 通报类文件的保存期限自上传之日起至下一年度的 5 月 31 日止 3 6 通知类 包括各类通知 手机群发短信等 3 6 1 通知类的审批流程 部门起草 文件 部门负责人审核主管副总审核 总经办文书核稿 编号 打印 用印 总经办文书按发文 稿纸要求签审 总经办文书负责转换成 模式在 上公示 移动办公系统公示 及手机短信通知 原件存档 3 6 2 通知类的上传路径及保存期限 1 通知类文件在经审批通过后 在 上予以公示 上传路径为 公告园地 类中的 总公司公告 栏目下 2 通知类文件的保存期限自上传之日起至下一年度的 5 月 31 日止 3 7 之声 之声由公司编辑整理各部门上报稿件 汇总后编制 欣泰之声 3 7 1 之声的审批流程 之声由工会文员负责编辑整理各部门上报的稿件 经工会主席审核后 报管理副总审批 由总经办 文书负责上传 公示 3 7 2 欣泰之声的上传路径及保存期限 1 之声在经审批通过后 在 上予以公示 上传路径为 公告园地 类中的 总公司公告 栏 目下 2 之声的保存期限自上传之日起至下一年度的 5 月 31 日止 4 对外发送文件的管理 公司对外行文 发送资料一般情况下以直接呈报 邮寄 托运 传真 mail 四种形式为主 4 1 呈报 精品文档 77欢迎下载 呈报一般情况下是指公司的 请示 报告 用红头文件纸打印 加盖公司公章后 以带公司名头的 档案袋封装 直接呈报至政府机关 4 2 邮寄 托运 邮寄 托运 是指公司对外发送及上报的文件 资料 包括公司标书 函 合作协议 意向书等 使 用公司统一印刷的信封 资料袋 手提袋等封装后 邮寄 托运 出去 4 3 传真 传真是指公司对外联系的文件 资料以传真的形式发送给对方 4 4 mail 公司与其它公司或部门联系 使用电子邮件时 要求统一使用公司邮箱或公司要求的邮件模式 文件 资料以扫描件或照片形式为主 5 5 违规处罚违规处罚 未按本规定执行的 一经发现视情节轻重给予 100 500 元经济处罚 涉及经济损失的 按司相关规定 执行 6 6 生效 修改及其它生效 修改及其它 6 1 本制度经中层及以上领导会签 总经理批准后生效执行 修改亦同 6 2 本制度生效后 原相关制度中与上述条款重合的自动失效 6 3 本制度的解释权归人力资源部 7 附件 7 1 公司公文稿纸模版 7 2 请示 例文 7 3 公告 例文 7 4 业务联系函 例文 附件 2 请示 例文 关于在我公司开展 工作的请示 部门 近一段时间来 我公司 为了 拟在 我公司开展 具体意见如下 一 二 精品文档 88欢迎下载 三 上述意见 是否妥当 请批示 公司 年 月 日 附件 3 报告 例文 关于 的报告 部门 根据 现将主要情况报告如下 针对 提出以下建议 一 二 精品文档 99欢迎下载 以