第十篇药库系统 上海复高公司 医院信息管理系统用户手册

第十篇 药库系统 上海复高计算机科技有限公司第十篇药库系统部门： 拟定： 核对： 审核： 日期： TEL FAX:201-36173337-203 第22页 目录第一章 基本操作指南2前言：21.1 药库管理主界面21.2 操作说明31.2.1 入库31.2.2 出库51.2.3 退药，报损，报废61.2.4 计划71.2.5 调价91.2.6上柜101.2.7 结存111.2.8 仓位效期管理121.2.9 统计与查询 统计报表 药品主要信息查询 药品附加信信息查询 流水帐查询171.2.10 维护 添加新药 字典维护 编码规则维护20第二章 功能键提示21第一章 基本操作指南前言：在医院中有各种仓库种类，大体分为药库、中心药房、门诊西药房、门诊中药房、制剂室、供应室，物资类的有后勤物资仓库、医疗器械仓库，还有其它如血库等。本程序适用于各级医院的中西药库管理。1.1 药库管理主界面其包括：菜单栏，工具条，公告牌，状态栏。菜单栏，工具条中包括了药库管理的所有的功能，具体操作如1.2操作说明所述。当光标定位在工具条上，系统将显示功能的快捷键，菜单栏中也有提示。公告牌：在公告牌中显示药库一些管理信息：n 药房退药单药房还未确认的信息。n 药品效期提示信息。n 药品调价单执行情况信息。n 新药添加但未上柜提示。在公告牌中还有计算器功能和日历功能，点击相应图标即可。状态栏：显示当前时间和版本信息，以及当前模块的一些功能提示信息。图10-11.2 操作说明1.2.1 入库入库菜单下分2部分：入库、厂家返利。图10-2入库：进入入库界面如图10-2。用户通过此界面完成将购入的药品登记到系统中的功能，此过程中需要记录票据号，供应商，产地，数量，金额等信息。输入入库单，首先要选择入库类型，分为票货符合、票货不符、调拨、赠送几种情况。选择不同入库类型时其“发票号码”文本框的颜色也相应不同，以避免输入错误。n 票货符合：指货物与发票同时到达的情况。将各种数据填写完全后点击“保存”按钮进行保存，当将一个供应商的发票全部输入完毕后，检查数据正确，用户可以点击“执行”按钮，此时进行相关入库的库存操作，系统打印入库单、解款单。n 票货不符：指到货数量与发票有差异（即货到票未到或者到货数量和发票数量不符合），参照上述过程输入，输入的数据稍有差异，输入完成后执行入库动作。n 调拨：如果存在将药品调拨给兄弟单位的情况，可以使用此功能。可以调拨入、调拨出(数量为负)。打印解款单若调入金额为正，否则金额为负。n 赠送：药库获得赠送药品，此类入库不需要输入金额。n 输入数据项介绍。【单位名称】输入：可按单位代码输入，也可单位输入码输入。【药品代码】输入：右上角可选择输入“商品号”或“代码”两种输入法，在提示表格中选择相应药品代码。【零售价】，【批发价】输入：如果配置允许，可以在入库时修改价格，程序也将自动调价。【固定扣率】：选择该复选框时，系统将自动根据批发金额，算出【实支金额】，【优惠机额】。【打印副发票】：选择该复选框，系统在执行入库操作时，将打印该条记录的收货单，此功能还可通过配置文件设置。【生产厂家】：用户可以修改。【进货数量】：用户根据实际情况输入。【仓批信息】：输入【进货数量】后，敲回车，系统将跳出仓批信息输入框，在里面可以输入仓位，批号，效期，以及数量信息。如果一张发票有多个批号数据，可以按“insert”键输入多行。多个仓位的数量之和应当等于【进货数量】，否则不能保存；如果不需要存放到新的仓位，则用鼠标点击表格第一行，再按“delete”键删除第一行，在原有行上进行修改输入。输入完毕时，用户可以通过向下键离开此窗口，或用鼠标点到其他文本框离开。如果出现提示“入库数量与仓批数量不符”则请在【数量】栏敲回车，修改仓批信息。用户输入完毕后，按F10键保存，在表格中就可以看到入库信息。此时如果按下F12则执行入库单，库存增加，打印入库单、解款单、收货单，每次执行时只执行一个选中的供应商的数据。如果执行前发现有错误，可以用鼠标双击表格中对应的行，可将此记录调出修改；或者按“Delete”删除此记录（一旦执行后不能再修改，只能通过退药和再入库调整错误数据）。在输入区域的右下角有选项和提示信息：【自动】：表示自动取当前药品的最近一次进价，并将此进价自动填入到批发价中，请在输入药品代码前设置此选项。显示的信息包括药库入库的最低进价，以及和本次入库比较的相对变动情况（升高还是降低）。添加新药：若入库药品中有新药，在输入【药品名称】栏时按【Insert】键，进入添加新药窗口。1.2.2 出库点击菜单“出库”进入出库界面，如图10-3所示。药品出库有两种形式，一是由药房申请领药，药库接收领药申请后进行出库操作，另一种是由药库主动制出库单发送到相应的部门。图10-3进入出库工作界面后如图10-3所示：自动取出药房发送的申请单和以前保存过但没有执行的出库单。左面是药库相关的各个科室部门，右边显示当前对应的部门领药申请明细，选定一个部门后，如果有未执行的出库单会显示。如果药库主动发药，可在右边表格中输入药品信息。在输入药品代码后，会在顶端显示此药品当月出库量、大包装量等相关信息，下端显示此药品的批发价，零售价，仓位，批号，效期等信息。药品的出库数量不能超过库存量，对于输入错误的记录，按“Delete”可以删除。公药出库按进价核算，公药出库时要在屏幕左下角选择公药（默认为正常发药），由于可能存在多批不同进价的药品，所以在制出库单时需要根据实际出库的批次对应的进价添入发生价，其他同一般出库。将要出库的药品打上勾，按F10可以保存出库单，按F12执行，减库存并打印两份出库单，一是药库存根出库单，一是领药部门出库单。如果按ALT+P，会提示是要打印上次出库单还是预打当前的出库单，按照提示回答“Y”或“N”即可。1.2.3 退药，报损，报废点击菜单“退药”进入退药界面如图10-4，在退药界面可以进行一下几种操作：药库退药（药库退给供应商）、药房退药（药房退给药库）、药品报废（药品过期）、药品报损（药品损耗）。界面中自动取出该类别保存但未执行的单据。图10-4药库退药指药库退药给药商，根据屏幕提示输入药品、对方单位、选择仓位、退药金额和数量，输入完毕后点击保存，屏幕下方将显示退药明细。全部输入完毕后如审核正确，双击对应的退药明细，明细中“退”列将打勾，此时点击执行则系统执行所有打钩的单据。药房退药指药房退回药库的药品，根据屏幕提示输入药品、退药部门、选择仓位、退药数量，输入完毕后点击保存，屏幕下方将显示退药明细。全部输入完毕后如审核正确，双击对应的退药明细，明细中“退”列打勾表示已经审核，点击执行则此退药单正式生效，药库库存增加。如果为公药退药，请先选中药房退回公药选项，此种情况下需要输入发生价即公药进价。药房退药由药库输入，审核确认后记录将保留在下方表格中，药房在领药入库界面中可以看到此单据，药房再次审核确认减去药房库存，药房确认后，药库不再显示此单据。药房退药中红色记录表示退公药。药品报废和报损输入基本同药库退药。退药单输入错误，可以用鼠标选中药品所在的行，按删除键删除。信息输入完成后，按F10保存，F12执行，库存改变。如果是药库退药，打印解款单。1.2.4 计划图10-5点击“计划”菜单，进入采购计划功能中，缺省状态是在制定“未完计划”状态下。左边工具条可以调出其他数据。如图：10-5，药品采购计划按日期编号，可以在当前界面下增加新的计划，也可以在采购计划单栏左边选择计划单日期查询以前计划情况。左上角的下拉框选择不同日期的未完计划，但是只有当前的计划才可以修改。制定新的采购计划时，可以按屏幕左边竖排按钮参照各种数据来制定采购计划，在界面上半部的表格中，输入药品代码和数量、供应商即可，按F10保存，F12执行。总预算会在右上方显示。计划表格里的项目可以通过按”pause”键删除；下半部的表格是资料栏，对应工具条上各按钮。工具条上点“预警”，则列出所有库存在警戒线之下的药品。预警资料栏里的药品、商情资料栏里的供货单位、库存里的药品可以通过按住鼠标右键向计划表格里拖的方法加入到计划表格。工具条上点“缺货”，列出所有药房领用但是缺货的药品。缺货资料栏里的药品可以通过鼠标双击的方法加入到计划表格。工具条上点“月度”，查看月度计划和完成情况。工具条上点“商情”，列出药品的相关供应商与价格信息，可以用鼠标右键将药品拖入到计划表格中。工具条上点“入库”，列出药品入库情况，可以用鼠标右键将药品拖入到计划表格中。工具条上点“库存”，列出所有药品的库存情况。在这里也可以在此表格中填入计划数量，然后按Alt+S，填入的记录就会加到上半部分的计划表格中。工具条上点“领用”，列出药房领用药品情况，可以用鼠标右键将药品拖入到计划表格中。工具条上点“支出”，列出药房发出药品的情况，可以用鼠标右键将药品拖入到计划表格中。工具条上点“药房”，列出药房的库存情况，可以用鼠标右键将药品拖入到计划表格中。选择以前的采购计划，可以查看计划情况，同时可以输入计划完成数量保存，后可作为以后制订采购计划的参考。管理菜单包括调价、上柜、仓位效期、结存及其他查询功能。1.2.5 调价点击菜单 管理调价 进入调价功能，如图10-6。药品调价有两种形式，一是手工调价，二是定时自动调价。即时调价可以调整药品价格和药品医保报销类型，调价的过程分为三步：输入保存，药库调价，发送通知单。登记调价单：输入调价日期、药品代码、新批价、新零售价、调价原因，如需更改药品医保报销类型，则请选中“新类型”，然后选择新的医保报销类型，完成后点击保存。输入完成后按F10保存，调价单显示在屏幕下方的表格中。在“调”列打钩，按F12执行调价操作，所有的单据状态改为“发”，即通知单待发。在“发”列打钩，表示要发送调价通知单到相应的药房，按F12执行，根据屏幕提示选择发送部门，点击打印则打印相应份数的调价通知单。但修改报销标志的操作没有执行这一步，保存时系统自动完成修改报销标志的操作，操作员再执行发通知的操作让相应人员了解此信息。图10-6定时自动调价需要先选中屏幕右上角的自动调价选项，调价日期只能是以后的日期，定时自动调价不能同时更改药品医保报销属性，此操作也没有“执行”这一步，操作员需要马上执行发通知操作，服务器会根据通知的情况在指定日期的凌晨进行调价操作，等到调价成功后，界面上不在显示此调价单信息。表格中的各颜色所示含义可点击【信息提示】了解。几种不同的操作在“备注”列中也有差异。注意：自动调价通知单，必须在发出后才生效。此时在表格中看到的是药库待调单据。各药房接收此类通知单，也可在自动调价前，手动进行调价。修改报销类型的单据在保存的同时已执行，各相关部门该药品的报销标志都已被修改。因此必须及时将通知单发出。1.2.6上柜药库的上柜功能用来控制药库药品对于药房或其他领药部门的可见情况。 某些药品如果停用或禁止某一药房领用，可以进行下柜处理。从管理菜单选择上柜，进入上柜处理界面（图10-7），可以根据药品代码或输入码查询某一药品的上柜情况，查询前请现对该列进行排序。找到药品后，单击对应的上柜栏，打勾表示对该药房上柜，取消打勾表示对相应的药房下柜。点击右上角全部药品、上柜药品、下柜药品可以查看全部药品、上柜药品和下柜的药品情况。药品要改变上下柜情况，只要在该记录上按空格或用鼠标点击，就可以勾上或者取消药品上柜。其中红色表示该药品的库存量小于等于警戒线，CTRL+J只显示库存量少于警戒线的药品。核查完成后，按F12执行，所作更改生效。图10-71.2.7 结存点击菜单 管理本月结存处理 进入本月结存处理功能，如图108。药库每月月底需要进行一次结存处理，以生成药库报表。点击管理菜单下的结存项，进入结存界面。点击打印按钮，先打印点帐单，操作员根据点帐单盘点实物库存。实现电脑管理后，药库库存一般可以准确管理，因此不允许进行盘盈盘亏操作，如果有问题必须找到原因，并补充单据。数量调整一致后，按“执行”按钮进行电脑结存操作，操作过程较长，请耐心等待。点击屏幕左边查询按钮，可以查询各种药品最近一年的各次结存情况。点击【财务报表预览】，可以预览当前的财务报表，以便进行核对，其他一些报表可以在【统计与查询】中预览。在结存前，可以点击左边“详细”按钮查看药品详细信息，点击“关键”按钮只显示药品主要信息，“导入数据”用于查看历史库存数据（查看的数据就是每次结存时保存的数据：在结存时有提示是否保存）。图1081.2.8 仓位效期管理点击菜单 管理仓位效期管理 进入仓位效期管理功能，如图109本功能根据多种查询条件查出药品的仓位批号效期信息，进行效期管理，也用于删除已经不用的仓位效期信息。可以通过药品代码或输入码查询某一药品的仓位效期信息，如果该仓位和对应的效期不再使用，数量为0，双击最右边“删”列打勾，再点击执行，则删除该药品对应的仓位效期信息。图109通过此功能用户可以查看效期在指定时间内的药品，以方便管理。显示在表格中的数据红色记录表示效期在90天内，蓝色记录表示在180天内。1.2.9 统计与查询统计中分四项：统计报表，药品主要信息，药品附加信息，流水帐查询。当选择高级代码选项时，点击【执行】或【F12】则会显示如下界面10-10药品搜索器，可根据相应条件选择相应的药品信息。图10-10 药品搜索器图41 用户登录界面药品搜索器用于查询药品：n 可以按输入码，代码指定单个药品，然后点“按代码查询”，以查询单个药品；n 也可以选择药品查询范围（大类，小类等），然后点按条件查询，以查询指定范围类的所有药品；n 也可以按ESC键，将所有的条件都取消，只对主界面下的组合条件进行查询。 统计报表报表类别显示在左边一栏中，可根据不同需求选择报表类型，再选择结存时间，然后在左边选择相应的报表项，点“执行”按钮产生报表，Alt+P打印。大部分表格中，用鼠标双击任何一列，则按照该列排序，再次双击该列则改变排序规则（按照升序-降序-升序）。【药品流量统计明细】：用于查询某次结存月份或本月各种药品收支存情况。使用此功能，请先勾选【高级药品代码查询】。从时间栏中选择以往结存时间，点击执行，从高级代码查询界面中输入药品的拼音编码，点击【按代码查询】，则屏幕显示查询所选择的结存日期所在月份的入出和结存情况；也可以点击日期二字，查询本月药品入出存明细情况。点击打印可以打印流量明细统计报表。【药品流量统计汇总】：汇总统计基本同明细统计，只是不显示药品入库明细，只显示汇总数量。【药品来源月度统计】：按照供货单位汇总统计某次结存月份或本月供货金额。包括入库，药库退药的数据。直接点“执行”生成报表。【金额统计月度排名】：查询某次结存月份或本月各种药品进货金额。可以设定出库金额和优惠金额条件查询。点“执行”生成报表。【药源流动库存月报】：查询统计某次结存时的药品入出存金额汇总情况，是主要的报表。选择相应选项后点击“执行”生成相应报表，可以生成药品属性零售价、药理代码零售价、药品属性批发价、药理代码批发价四种统计角度的报表。此报表的【本月收入】应当和【药品来源月度统计】的汇总金额一致。【领药部门月度统计】：查询某次结存或本月各药房部门领药金额。点执行生成报表。此报表的汇总金额应当和【药源流动库存月报】中的【本月支出】一致。【药库年度收支统计】：查询某次结存以前一年来药库药品入出存金额按药品属性分类汇总情况。【药库年度统计报表】：查询某次结存以前一年来各次结存的入出存情况。【药库月度排行统计】：统计查询药品消耗发生变化的情况。统计角度有六种：日均变动、月度变动、月度出库、库存变动、调价明细、来源明细。日均变动统计指自上次盘存以来日均药品消耗与上期相比有变动的药品，变动幅度可以在下面进行输入。查询时先选择日均变动、再选择截止日期、再设定变动条件，点执行按钮屏幕将显示查询结果。月度变动指选择的结存月度与上次结存月度情况对比，可以用鼠标点击日均变动输入栏后面的下拉按钮，在弹出的窗口中选择月度变动，然后在前面的月度选择框中选择要查询的结存月度，再在下面输入查询条件，点击执行按钮屏幕将显示查询的结果。月度出库指查询所选择结存月度内药品出库数据，库存变动指查询查询某一药品月度库存变动情况，调价明细指查询结存月度调价药品的详细情况，来源明细用于查询结存月度药品入库来源情况。其他几项查询方法基本同日均变动。 药品主要信息查询查询各种药品信息如图10-11所示。选定查询规则，点“执行”可得到查询结果，中间是结果的图表显示。右侧的查询规则中，“%”号是通配符，代表任意字符串。图 10-11图41 用户登录界面根据条件查询出符合要求的药品信息，双击选中的药品则可显示该药品更详细的信息，如图10-12所示：图10-12图41 用户登录界面对于全库药品清单查询可用图片显示其药品品种和药品价格的比例：如图10-12所示。 药品附加信信息查询本功能中查询出药品的更多其他信息，如通用名称，输入码，通用输入码等信息。 流水帐查询对各种单据的统计查询，包括出入库、调价、退药、计划、解款单、供应商等。左边选择查询内容，再通过下拉框和文本框确定日期、药品代码等查询规则，按“统计”可得到查询结果，Alt+P打印。大部分表格中，用鼠标双击任何一列，则按照该列排序，再次双击该列则改变排序规则（按照升序-降序-升序）入库：可以根据时间段和药品代码、供货单位、发票号码、解款单号组合条件查询药品入库情况。选择查询起始日期和终止日期，在查询条件中选择按哪种条件查询，在后面的输入框中输入条件值，取消高级代码查询的选中状态，点击执行按钮进行查询。如果不输入条件值则只按日期范围查询。系统默认选中高级代码查询选项，可以不输入查询条件值，在点击执行后在高级代码查询输入框中输入查询条件进行查询。出库：查询药品出库情况，查询方法同上。出入库：查询药品出入库情况，查询方法同上。解款单：查询应付款情况，查询方法同上。调价：查询调价情况，实支金额即应付金额。计划：查询药品采购计划。退药：查询退药情况，选中药房退药则只查询药房退回到药库的药品，只选中药库退药则只显示药库退回到供货商的药品情况。损废：查询药库药品报损报废情况。返利：查询供货商返利情况。供应商：查询各供货商供货金额情况。1.2.10 维护 添加新药如图10-13。根据屏幕提示选择药品所属大类、小类、序号（2位）、剂型、规格序号（1位）、顺序号（1位），药品栏将显示组合后的药品编码，再输入药品名称、输入编码、药品名称等药品信息，输入完毕后点击确认按钮保存，然后可以在入库界面中登记入库。添加新药时要注意药品规格定义，比如：0123110410 甲硝唑片0。2g*21，大类代码选择01（抗微生物药）、小类代码选择23（硝基米唑类）、序号输入11、剂型代码选择04（片剂）、规格序号输入1、顺序号输入0、基本剂量0.2、基本单位g、包装量21、包装单位瓶、批发价0.96、零售价1.1、类型选择西药、大包装量（主要用于提示）输入一箱有多少瓶，也可以不填，药品属性选择普通、双击可否退药勾上表示可以退药、选择医保属性甲类、集中发药不用更改（主要为方便病区将来使用，一般针剂为集中发药）、分次使用不用输入（最小包装单位可以拆分多次使用时要选中），然后点击保存。图10-13添加新药图43 日期输入图42 刷卡界面 字典维护这里可以对药品信息、领药部门、供应商、商情资料、仓批信息，商品号进行维护，药品剂型维护、大类维护、小类维护，药品附加信息维护。【药库药品代码】：对药品各种基本定义进行维护。药品代码不能修改，其他数据可以直接在对应的栏目中进行修改，修改完成后点击保存按钮进行保存。如果某一药品已经没有库存并且将来也不会再用，可以在下次结存后删除该药品定义，方法是用鼠标选中该条药品所在的行，按Delete键删除。如药品