制度文件的制定标准.doc

制度文件的制定标准 制度名称制度文件的制定标准编号VOG/B02XZxx-0001A所属部门行政部版次A/0第1页共21页广州市微欧姬鞋业有限公司广州市微欧姬鞋业有限公司制度文件的制定标准制度文件的制定标准密级公开（内部）密级公开（内部）制订部门行政部制订部门行政部制度编号VOG/B02XZxx-0001A制度编号VOG/B02XZxx-0001A修改记录修改记录修改时间修改时间修改摘要修改摘要批准人批准人修改申请单号修改申请单号更新版次更新版次目录1目的.52适用范围.53制度体系构成.54管理职责.65制订原则.66制度内容.67制度建设计划77.1计划编制.77.2计划执行.77.3计划调整.78制度制订/修订程序78.1起草/修订78.2征求意见.88.3行政部门审核.88.4行政部门分管领导审核88.5经理班子审核.88.6总经理审批.99制度发布、存档.99.1发布部门99.2发布范围99.3发布形式99.4实施日期99.5发布程序.99.6制度存档910制度实施.1010.1制度试行.1010.2监督检查.1011附则1011.1声明.1011.2附件.101目的为加强制度的制订、修订、实施管理工作，维护其规范性、科学性、强制性和可行性的要求，确保制度管理体系有序、高效运行，特制订本标准。 2适用范围本标准适用于*有限公司所有制度标准的制定管理。 3制度体系构成3.1制度性文件是指公司发布的，在一定范围内具有普遍强制效力并在较长时间内稳定执行的管理文件，包括各种以章程、制度（狭义，广义上可包含全部）、规则、规定、办法、细则等命名的文件。 3.2制度文件按照内容的不同分为以下几类企业根本大法、基本制度、专业制度，专业制度包括业务流程和业务操作规范（操作手册）。 3.2.1针对公司的企业章程就是企业的根本大法；3.2.2基本制度是企业的重大决策、重要管理人员任免、内部管理控制等具有企业全局性、综合性的管理制度，是公司管理基本方针的集中反映；3.2.3专业制度是在基本制度的指导下，对公司各项专业管理工作的范围、内容、程序、方法等所作的规定，是保证组织机构正常运行的基本条件，主要以业务流程和操作规范细则的形式出现。 3.3按照层次级别进行分类又可分为以下几类企业级、管理级、部门级、业务级、员工级。 3.4制度按照重要程度、成熟程度和功能的不同分为以下几类章程、制度（狭义）、规则、规定、办法、细则。 3.4.1章程章程是企事业及各种组织经特定的程序制定的关于组织规程各办事规则的法规性文书，是一种根本性的制度。 比如公司章程等，作为企业的根本准则；制度（狭义）用来反映战略、组织和职能管理要求的原则、标准、体制、体系、机制和运作方式等，如公司人力资源管理制度；3.4.2规则规则是企事业单位或公司为维护劳动纪律和公共利益而制定的，要求大家遵守的关于工作原则、方法和手续等条规；3.4.3规定为了保证工作成效质量，使工作、试验、生产按程序进行而制定的具体要求，如计算机操作管理规定生产操作管理规定；3.4.4办法用来反映解决具体管理问题方案的运作过程，具有阶段性，主要包括办法、方案、措施、须知、手册、指引等公司绩效考核管理办法；3.4.5细则细则是为实施“条例”、“规定”、“办法”作出的详细、具体或补充的说明，起到具体说明和指导的作用；4管理职责4.1总经理领导整个公司制度建设；4.2行政部门是公司制度的归口管理部门，负责制度建设的计划、组织、协调及制度实施的监督、检查工作；4.3各部门负责相关专业制度的制订、建议修订、实施执行等工作。 5制订原则5.1简明扼要原则制度内容必须重点突出，结构严谨，标点符号正确，用语、引文准确，不能产生歧义；5.2规范科学原则制度规定符合现代公司管理要求，权利职责明确，工作流程清晰，接口一目了然；5.3可操作性原则制度规定符合公司实际情况，便于操作、考核；5.4协调一致原则专业制度必须与基本制度相一致；制度与制度之间必须一致，不一致的，除非特别说明，以先发布的为准；5.5持续稳定原则制度一经生效，必须在一定时期内保持不变，不得随意修改；5.6合理管控、兼顾效率原则制度必须符合公司利益，管控到位，避免管理真空造成风险，同时要兼顾制度实施中的效率问题。 6制度内容6.1制度一般包括如下基本内容(可根据具体制度需要选择适用)6.1.1目的；6.1.2适用范围；6.1.3制订原则；6.1.4管理职责即相关部门、岗位在制订和实施本制度中的职能、权限及责任；6.1.5制度要求及相关解释即对制度中可能产生歧义的地方作出说明；6.1.6程序标准重在明确程序、方法实施的步骤、接口；6.1.7考核办法提出制度的关键控制点及考核指标，明确监督检查手段及奖惩方法；6.1.8附则审核、审批、解释、修订权限；试行、生效时间；附件或附表，即配套管理表单。 6.2制度密级制度密级分为公开、秘密、机密、绝密四级，由起草部门与行政部共同确定。 6.3制度编号由行政部门统一对制度进行分类编号。 6.4制度格式6.4.1制度统一用A4纸排版；6.4.2制度封面格式公司名称及制度名称用一号黑体加黑，封面边框线条为1.5磅，密级、制订部门、制度编号统一用三号仿宋体，“密级”、“制订部门”、“制度编号”填写部分需有下划线；6.4.3制度文本格式制度标题为一号黑体并加粗，正文字体为四号或五号仿宋体，标题与正文之间隔一空行；边距为上3.00厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右2.8厘米；字间距为标准距离，行距为22磅。 页眉用五号宋体填写制度名称、编号；页脚用小五号宋体填写“第页共页”；制度文本模板见本制度文本。 正文层次段落一般为章节（如“1”）、条（如“1.1”）、款（如“1.1.1”）、项（如“1.1.1.1”）、目（如“ (1)”）。 用到哪一层次视需要而定；6.4.4制度条文格式统一按照本标准所采取的格式。 7制度建设计划7.1计划编制7.1.1公司制度建设计划编制的归口管理部门是行政部；7.1.2每年12月份，各部门根据发展建设的需要，提出下年度制度建设计划的草案，报行政部；7.1.3行政部部根据公司发展需要和各部门的制度建设计划，起草公司的总体制度建设计划，经行政部分管领导审核，报总经理审批。 7.2计划执行7.2.1各部门年度制度建设计划一经确定，即纳入部门年度工作计划，并分解到月、季；7.2.2制度建设将纳入考核，考核指标为制度建设情况和执行情况两项。 制度建设及执行指标在各部门年度考核和月度考核中计入综合管理工作中进行考核。 7.3计划调整7.3.1列入年度、季度、月度的制度建设计划，原则上不得调整；7.3.2确需调整制度建设计划的，或未列入年度制度建设计划任务，部门认为应当制订的，经行政部门审核，行政部门分管领导审批后可以调整；7.3.3各职能部门无权自行制定制度，不经审批而擅自调整制度建设计划的不予承认，仍按原计划执行；7.3.4行政部根据公司发展和工作的要求，报分管领导同意后，可以调整各部门的制度建设计划，并监督执行。 8制度制订/修订程序8.1起草/修订8.1.1行政部门根据公司计划、制度类别及部门职能指定制度起草/修订部门，起草/修订部门指定人员具体负责起草/修订工作；8.1.2各部门自行起草/修订制度前必须先与行政部门沟通。 8.2征求意见8.2.1制度起草/修订完毕并经分管领导审核后，起草/修订部门应向制度相关部门征求意见（发制度征求意见表），相关部门须在三个工作日内做出答复，起草/修订部门结合相关部门意见在三个工作日内完成对草案的修改并报送行政部；8.2.2无须征求意见的草案直接报行政部（制度中内容不涉及其他部门、与其他部门职责无交叉、不需要其他部门遵照执行、或与其他部门不相关的制度可不征求其他部门意见）；8.2.3对于修订的制度，修订部门在征求意见时要附详细的修订说明。 对于各部门反馈的意见，制度起草/修订部门要在制度征求意见单上注明处理结果，未处理的要注明原因。 8.3行政部门审核8.3.1起草/修订部门将制度草案报行政部审核（电子档和纸质档），行政部审核后更新；8.3.2行政部在三个工作日内完成初审。 审核制度文件是否规范、其他部门意见是否得到正确处理、核对是否已按反馈意见修改（针对已反馈意见的制度）、与其他制度是否冲突、制度草案本身的错误等。 如有修改意见，起草/修订部门应及时对草案进行修改，修改完毕后重新报行政部；8.3.3制度草案通过行政部门审核后，报行政部分管领导审核；8.3.4起草/修订部门在向行政部门报送制度草案时，须同时附上各制度相关部门反馈的制度征求意见表及制度审批单（/制度修订审批单）；8.3.5修改意见的反馈。 行政部、行政部分管领导、经理班子、总经理的修改意见由行政部门通过填写制度征求意见单的方式反馈给制度制订/修订部门。 8.4行政部分管领导审核8.4.1行政部分管领导须在三个工作日内完成审核；8.4.2行政部分管领导提出修改意见的，行政部将制度草案返还起草/修订部门进行修改，三个工作日内修改完毕后重新审核。 8.5经理班子审核8.5.1由行政部分管领导根据制度的重要性、必要性来决定是否交经理班子讨论；8.5.2经理班子讨论由行政部负责组织；8.5.3经讨论，需要修改的，由行政部讨论结果（会议纪要）反馈制度起草/修订部门修改。 三个工作日内修改完成后重新审核。 8.6总经理审批经过以上审核后，由行政部报总经理审批。 9制度发布、存档9.1发布部门行政部负责发布制度；9.2发布范围行政部确定发布范围，或按照总经办、董事会等上级部门精神确定发布范围；9.3发布形式用纸介质和电子文档两种形式发布；9.4实施日期实施日期分为发布日期和指定日期两种形式。 9.4.1发布日期。 制度自发布之日起实施；9.4.2指定日期。 制度自指定之日起实施；9.4.3制度文件中未指定实施日期的，以发布日期为实施日期；制度文件中写明自发布之日起开始实施的，以发布日期为实施日期；制度文件中实施日期为指定日期的，如指定日期在发布日期之前，须与制度制订部门沟通确认实施日期；如指定日期在发布日期之后，以制度中的指定日期作为实施日期。 9.5发布程序9.5.1行政部对总经理审批过的制度进行制度分类编号； (1)首先根据制度分类代码表，对制度进行分类； (2)根据制度台帐已发布制度的编号确定新制度编号，具体编号规则参照附件1制度分类、编码图表。 9.5.2行政部收集电子文档，通过与制度原件对照确认为最终正式版本（电子文档）；9.5.3确认制度实施日期；9.5.4发布 (1)起草制度发布通知（制度发布通知中含所发布的制度名称和实施日期，具体格式参照附件关于若干制度发布实施的通知）； (2)将制度文件转换成PDF格式，名称统一为“制度名称+发布日期（8位阿拉伯数字形式）”； (3)制度发布通知附上PDF格式制度文件压缩后在OA办公平台通知通报栏发布，公开级的可在公司QQ群、微信群以及公告栏发布； (4)制度文件为PDF格式或系统内置格式，在行政部OA办公平台上发布，公开级的可在公司QQ群、微信群以及公告栏发布。 9.6制度存档9.6.1行政部门将制度原件（包括制度文件、制度征求意见单、制度审批单、制度修订审批单、制度发布通知等）归类存档；9.6.2行政部门和制度制订部门将制度电子文档最终版（包括word文件、viso文件（如制度中含流程图）、制度征求意见单、制度审批单、修订审批单、制度发布通知等）分类存档；9.6.3行政部录入、更新制度管理台帐（包括制度类别、制度名称、制订部门、发布日期、实施日期等，具体格式见附件）、内容（包括文字版和电子版）。 10制度实施10.1制度试行10.1.1试行期限。 重要制度原则上须试行312个月，由行政部门及制订部门确定试行期限；10.1.2跟踪控制。 试行期间，制订部门必须跟踪制度试行情况，协调解决试行过程中出现的问题，并按月提出制度执行报告上报行政部门；10.1.3试行期满，如制度没有问题，则制度自动结束试行，转为正式制度。 如需修订，经行政部门同意后，由制度起草部门进行修订。 如需废止，则由制度起草部门撰写制度执行报告，申请废止制度，经行政部门审核、行政部门分管领导审批后废止。 10.2监督检查10.2.1制度制订部门负责监督、检查、考核制度的执行；10.2.2行政部门负责监督、检查、考核制度制订部门的职责履行情况，并定期、不定期地对制度执行情况进行抽查和全面检查；10.2.3行政部门发现违反制度的行为，有权要求相关人员和部门更正，并有权根据相关制度提报公司进行处罚。 11附则11.1声明11.1.1本细则监督检查本制度由行政部负责组织检查并监督实施，本制度的解释权归公司行政部；11.1.2违反本细则的罚则11.1.2.1未履行正常审批手续发布以及未经批准擅自进行修改的制度，视为无效及违规；11.1.2.2制度征求意见及审批过程中如无正当理由导致延时的；11.1.2本标准由行政部门负责解释、修订，行政部门有权直接实施修改，经修改后的新版本由总经理批准公示后生效并执行；11.1.3发布日期本标准自发布之日起开始实施（发文的细节及注意事项同时参照公司发文管理规定）。 11.2附件附件1制度分类、编码图表图1制度编码示意图表1制度分类代码表附件2制度管理工作表单表2制度征求意见单表3制度审批单表4制度修订审批单附件3制度管理流程附件4制度管理台帐附件1制度分类、编码图表图1制度编码示意图注公司编码统一使用制度编码规则下的公司编码；类别代码见表1；顺序编号按照同一类别中制度发布的先后顺序进行编写，由行政部门在制度发布时确定；版本编号指本制度制订、修订的版次，用A、B、C表示；本图例为微欧姬鞋业有限公司制度管理标准的编码，表示的信息为微欧姬鞋业有限公司，基本制度，管理规划（可增加两位部门或文件名代码，方便查询，部门可按照组织架构部门代码），XZ是代表行政部（拼音首字母或英文简称），A代表层次（根据具体需要而定,可忽略），xx年发布，0001号第A版（即第一版），层次可忽略，需要与否视具体情况而定。 VOG/B02xxA0001发布年份间隔符号版本编号顺序编号类别代码间隔符号公司编码系类代码部门代码XZ A层次代码表1制度分类代码表制度大类大类代码部门或职系类别系代码说明根本大法A01企业章程基本制度B管理规划 021、组织机构设置、权责划分、部门职能类别等； 2、企业战略规划、定位； 3、管理规划与定位，如薪酬定位标准、风险管理、督查管理、财务审计、信息保密管理等。 专业制度C计划与项目管理03在战略之下的项目前期开发、项目论证、经营目标、计划、统计管理等相关规定行政人力资源管理04会议、文印、档案、车辆、行政事务、公关接待管理、治安、消防、生产运营安全、事故处理、保卫管理等相关规定、人力资源六大模块的管理财务管理05资金、预决算、财务控制、固定资产、会计核算、费用、账簿及财务资料管理等法律事务管理06合同、工商注册、企业重组、证件登记及维护管理，法律纠纷处理等相关规定供应链与物资管理07物资采购供应及原材料、零部件、产成品仓储管理等相关规定品牌管理08品牌传播、策划等与品牌管理等相关规定营销管理09销售广告宣传、销售、市场策划、分析调查、渠道、储运、货款等相关规定客户服务管理10维修服务、客户服务及客户信息管理等相关规定产品技术与质量管理11设备、研究开发、质量控制、产品技术标准化、技术档案管理，专利管理等相关规定生产运营管理12生产现场管理，运营管理，产品检验等相关规定企业文化与公共关系管理13文化建设、党务共青团、工会管理、协会及活动管理相关规定信息管理14计算机设备、信息系统、档案、知识管理等相关规定、产品信息管理、客户信息、供应商信息其他管理15上述制度之外的相关规定表2制度管理工作表单制度征求意见表制度征求意见表制表发出日期时间制度名称简要说明/附件起草部门拟稿人发往起草部门负责人签字意见（被征求意见部门填写）签字日期对意见的处理说明（制订/修订部门填写）签字日期注所有签字须注明日期表3制度审批单制度审批单制度审批单制表发出日期时间制度名称密级附件起草部门起草人发布范围建议试行时间1.个月2.无起草部门负责人签字起草部门分管领导签字行政部审核制度类别制度编号签字日期行政部分管领导审核签字日期总经理审批签字日期注所有签字须注明日期表4制度修订审批单制度修订审批单制度修订审批单制表发出日期时间制度名称制度编号修订部门修订原因修订部门负责人签字分管领导签字行政部审核签字日期行政部分管领导审核签字日期总经理审批签字日期注所有签字须注明日期附件3制度管理流程 1、适用范围本流程适用于广州市微姬鞋业有限公司制度管理工作。 2、生效时间:本流程自下发之日起执行。 3、流程图层次级别说明制度文件制定流程图文件编号版本号文件密级签发人4358