施工合同管理办法

1/17施工合同管理办法施工合同管理制度合同是承包商在工程过程中的最高行为准则。承包商在工程过程中的一切活动都是为了履行合同责任。所以,广义地说,承包工程项目的实施和管理的全部工作都可以纳入合同管理的范围。合同管理贯穿于工程实施的全过程和工程实施的各个方面。但从管理的角度出发,合同管理的目的是,保证承包商全面地、有秩序地完成合同规定的责任和任务。它是承包工程项目管理的核心和灵魂。在工程项目合同管理工作中应注意以下几点:一、建立合同实施的保障体系,以保证合同实施过程中的一切日常事务性工作有秩序地进行,保证合同目标的实现。二、监督承包商的工作小组和分包商按合同施工,并协调各方面的合同实施工作。同时也应监督,协助业主和业主的工程师完成他们的合同责任,以保证工程顺利进行。三、对合同实施情况进行跟踪,将实际情况和合同资料进行对比分析,找出其中的偏离,对工程实施进行诊断,向项目经理提出合同实施方面的意见和建议。四、合同变更管理:?对合同变更进行事务性处理,如落实变更措施,修2/17改变更相关的资料,检查变更措施落实情况。五、日常的索赔和反索赔:1、与业主之间的索赔和反索赔2、与分包商之间的索赔和反索赔在工程实施过程中,承包商与业主、总包商、材料供应商、银行等之间都可能有索赔或反索赔。合同管理人员承担着主要的索赔任务,负责日常的索赔处理事项。主要有:1)对收到的对方的索赔报告进行审查分析,收集反驳理由和证据,复核索赔值,起草并提出反索赔报告。2)对由于干扰事件引起的损失,向责任者提出索赔要求;收集索赔证据和理由,分析干扰事件的影响,计算索赔值,起草并提出索赔报告。3)参加索赔谈判;对索赔中涉及到的问题进行处理。项目合同管理是指对项目管理所涉及或发生的各类经济合同协议等法律文件,从谈判、签约、履约、过程控制到结算等一系列环节进行全过程管理。合同管理制度现根据公司要求,结合本项目具体情况,为搞好项目成本核算和成本管理工作,提高项目的管理水平,使项目的成本管理水平走上一个新台阶,特制订项目部合同管理制度,请项目各室严格按照以下程序办理:一、实行招投标制度:材料采购、劳务、分包等合同实行招投标制度,凡万3/17元以上的项目须发出招标文件,招标文件由各专业技术部门负责根据图纸、技术要求和供应时间共同起草,对于工程数量由技术和成本室共同核对签认后,作为合同数量。由项目各专业技术、工程及材料联合对材料供应商、劳务、分包单位进行考察,并写出详细的考察报告,根据考察报告,确定投标单位,投标文件收齐后,由项目工程、技术、材料、成本、经理等联合组织开标,根据考察的结果和投标价格确定中标单位。二、合同管理:1.成本经理在项目经理的领导下,全面负责项目的合同管理工作。项目任何直接费用支出均应签定正式合同,并按已经定出的原则做好成本分析工作。合同文件及相关资料原件由成本经理统一保管,具体执行人员可执有副本或复印件。2.材料合同由材料室负责起草和管理,合同草稿实行各室传阅、修改后定稿,定稿后的合同各室应严格按照规定条款执行。3.劳务和分包合同由成本室负责起草,合同草稿实行各室传阅、修改后定稿,定稿后的合同各室应严格按照规定条款执行,对于合同外发生的工作和内容必须由用工和派工人在当天签认,每月26日前由工程经理将当月各队所有结算资料转交成本室核算,当月不交或隔月上交者成本室不再予4/17以结算。4.项目经理组织责任人员对重要的合同文本进行学习,提高员工的合同意识。各业务主管人员以合同为日常管理的依据,加强对合同履行情况的追踪,并及时做好记录。各业务科室主管向成本经理提供分包单位和供应商的合同履行情况及相关证据。成本经理在进行工费、材料费等费用支出结算时一律以合同的履行情况为依据。5.严禁后补合同。三、变更洽商管理:1.项目对甲方的洽商,必须先办理完变更洽商,当天交一份给成本室备案,成本室根据变更洽商内容编制工程概算或预算上报给甲方,甲方批准后,方可进行变更洽商内容的施工,否则不能进行变更洽商的施工。2.对于劳务、分包和材料采购的技术交底应与变更洽商应严格区分开来,变更洽商应附有甲方签认洽商的原始资料,方可进行调整合同价款,否则不能调整合同价款。技术交底只是作为工程施工的依据,而不能作为变更洽商和结帐的依据,凡以技术交底作为结算依据者,成本室一律不予认可。四、现场文明施工与临设施工费用的管理:1.现场文明施工:根据合同规定,在谁的责任区范围内现场文明施工由谁负责,承包人如不能按照合同规定的内容5/17完成,项目将另派人处理,由此发生的工日和费用应由责任人承担。项目工长在当日派工时,应写明有明确量化指标的工日或费用,并要求承担人签字认可,以便成本室在结算时扣除此项费用。2.临时设施:现场临时设施围墙、库房、办公用房等必须按照技术方案中的总平面布置图进行布置,并有施工平面图,具体尺寸,由成本室根据图纸计算数量和费用核算,以此给劳务队结帐,资料不全或没有按要求提供资料的不予结帐。建设工程合同管理办法第一章总则第一条为加强公司合同管理，规范合同管理工作，根据中华人民共和国合同法等有关法律、法规及公司制定的部门职责，结合建设工程合同管理实际情况，特制定本办法。第二条本办法所指合同主要为项目前期合同、工程前期合同、工程建设合同、材料设备采购合同等。第三条公司所有建设工程的咨询、评价、勘察、设计、监理、施工、材料设备采购等工作，必须签订相关合同，并以书面形式订立。第四条合同管理工作接受公司经营班子的统一领导、协调和监督。6/17第二章合同的分类第五条项目前期合同，主要包括：土地、委托评估等与项目前期工作相关的合同，由开发经营部负责拟定合同草稿或采用对方标准合同，并负责合同的洽谈。第六条工程前期合同，主要包括：临时供水、供电等工程前期合同，由工程部负责拟定合同草案或采用对方标准合同，并负责合同的洽谈。第七条工程建设合同及材料设备合同：1工程建设合同主要包括：工程勘察、设计、监理、施工及重要设备采购等需经公开招标确定的合同，由预算部负责根据招投标文件，参照各类合同的示范文本拟定合同草稿，组织相关部室进行洽谈。2根据工程建设实际须经专业分包的合同，主要包括：幕墙、弱电、装修、外围工程等合同，由预算部负责根据招投标等资料，参照各类合同示范文本拟订合同草案，组织相关部室进行洽谈。3重要材料设备采购三方签证合同，主要包括：新风机组、组合式空调箱、风机、水泵、冷却塔、热交换器、发电机、消防报警等，由预算部根据内部招投标文件所确定的价格，参照各类合同示范文本拟订合同草案，组织相关部室进行洽谈。7/17以上工程建设合同详见附件工程建设合同清单。第八条其他零星合同，根据公司制定的部室职责，由经办部室负责拟订合同草案，负责合同的洽谈。第三章合同洽谈、签订的审批程序第九条各经办部室负责牵头，组织相关部室与合同对方进行洽谈，洽谈结果及时向公司经营班子报告，经公司领导批准后，方可签订合同。1项目前期合同由开发经营部负责洽谈与签订，合同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。2工程前期合同由工程部负责洽谈与签订，合同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。3工程建设合同由预算部负责洽谈与签订，合同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。4其他合同的审批顺序参照上述方式进行。各级审批人员应对合同详细审核，并签署具体意见。经办部室着重审查合同的真实性、资信能力、履约能力；工程部着重审查合同技术条款，包括技术、质量、工期的标准和要求；预算部着重审查合同经济条款，包括合同价款、计价方式、付款方式是否严密、是否能有效保障公司利益，由公司领导签署意见后，合同才能盖章生效。8/17第十条经办部室根据签署的意见或建议补充、完善合同条款，并将修改后的合同文稿在与合同对方进行技术和商务洽谈后，连同合同会签审批表和合同原件及相关文件备案归档。第十一条订立的建设工程合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，须按照合同原审批程序重新报批。第四章合同的履行第十二条合同签订后，即具有法律约束力，合同经办部室、相关部室应本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行和履行合同约定的义务，同时督促对方履行合同，以确保合同的全面履行。第十三条合同经办部室、相关部室应及时掌握、了解合同对方的近况，对合同的履行进行跟踪，解决合同履行中出现的问题，以合同法为依据，维护公司利益。第十四条合同款支付：经办部室按合同中约定的付款时间，负责填写付款审批表，按公司相关规定审核，报公司领导审批后方可支付。1项目前期合同款支付由开发经营部审核后负责申报，支付按预算部、财务部、分管领导、公司领导顺序依次审批。9/172工程前期合同款支付由工程部审核后负责申报，支付按预算部、财务部、分管领导、公司领导顺序依次审批。3工程建设合同款项支付由工程部负责填写拨付审批表和实际完成工程量、形象进度，由预算部审核可支付额后报财务、分管领导、公司领导顺序依次审批。第十五条合同的结算：当合同工作内容全部履行完毕，达到工程结算条件时，进行合同的结算。工程前期合同、工程建设合同，由预算部负责整理完整的竣工结算资料，其中竣工图、竣工资料需经监理单位、工程部审核签署意见并由工程部负责整理。预算部根据结算资料进行结算审核，将审核结果提交受托的审计单位审核，由审计单位出具审计报告后，作为结算依据。材料设备合同，预算部根据工程部签署材料设备的到货进度情况、实际安装使用情况等资料进行结算审核。第十六条合同签订之日起至合同工作内容全部履行完毕，余款结清，为该合同的全部履行期。第五章合同的管理第十七条各经办部室应建立合同台账，预算部负责合同的管理、检查与归档，财务部复核合同支付，其他相关部室配合。第十八条公司设有“合同专用章”，由办公室统一10/17保管，合同专用章的盖章由办公室专人登记，并复印合同审批表和相关资料留存备查。第十九条除公司另有规定外，公司所有建设工程合同原则上应加盖合同专用章，任何部门和个人不得利用公司及本部门的行政章等签订建设工程合同，特殊情况经公司领导批准后可用公司行政章签订合同。第二十条公司所有建设工程合同实行按项目统一编号制，预算部应按合同编号及时将合同整理归档，根据合同履行情况定期将合同整理后交办公室归档保存。第二十一条合同签订后，除交付对方必要的份数外，合同由预算部统一分送合同经办部室及相关部室、财务部、办公室归档，合同签订依据也同时由预算部送办公室备查。第六章附则第二十二条本办法经公司办公会议讨论通过，自发文之日起执行。附件：1合同会签审批表2工程结算审批表3建设工程合同清单施工合同管理办法实施细则第一章总则11/17第一条为了加强对工程施工合同的管理，规范公司的经营行为，依据中华人民共和国合同法、中华人民共和国建设法等有关法律、法规，依据山东地产旅游有限公司施工合同管理办法制定本实施细则。第二条合同内容要遵循国家法律、法规和政策，不得损害国家、社会和公司的利益。第三条签订合同要贯彻平等自愿、互惠互利和诚实信用的原则。第四条依法订立的合同具有法律约束力，应按照合同的约定享受权利、履行义务，不得擅自变更或解除合同。第二章适用范围第五条本办法适用于公司所签订的涉及建筑、安装、装饰、市政、园林、房屋修缮及保养维修等工程合同与相配套的监理合同。第三章施工合同的拟订及谈判第六条施工合同的谈判工作需要在招标定标工作完成、中标公示期满无任何异议后，方可进行。第七条公司收到合同签订依据后，通知中标单位按照招标文件要求提交证明文件及各项材料作为合同的共存附件；同时，公司成本部负责拟稿，并分发给项目公司工程部等相关部门进行合同初审。各职能部门根据其职责12/17范围和要求，对施工合同约定的内容进行相应的调整及补充。第八条合同初审通过后，由成本部牵头，组织项目公司工程部等相关部门共同参与工程承包方谈判。谈判小组必须由两人以上组成，共同参与施工合同的谈判，对达成共识的内容要形成会议纪要，参会人员要签字认可，并存档备案。第九条公司在组织合同谈判过程中，主要就合同专用条款和附加条款达成一致，对在洽谈过程中无法解决的问题，由成本部及时向公司分管领导、总部工程管理部沟通和汇报，以便于公司领导进行决策。第十条合同双方就合同内容达成一致后，由公司成本部完成合同的完善和修改工作，进入合同审批阶段。说明：施工合同根据工程类别优先使用行业主管部门颁布的示范文本，可在专用条款后添加补充条款，要求内容全部打印，不得手写，空白部分应画波浪线。第四章施工合同的审批第十一条根据合同价款的范围，施工合同的审批权限和流程：1、合同价款在500万元以下的施工合同：合同经办人法律顾问成本负责人工程部经理财务负责人分管工程副经理公司经理13/172、合同价款在500万元1000万元的施工合同：合同经办人法律顾问成本负责人工程部经理财务负责人分管工程副经理公司经理地产旅游公司工程管理部经理3、合同价款在1000万元以上施工合同：合同经办人法律顾问成本负责人工程部经理财务负责人总工程师分管工程副经理公司经理地产旅游公司工程管理部经理地产旅游公司总经理第十二条合同的审批流程详见附件1：合同审批表。第十三条为了确保施工合同签订的合法性、有效性，在合同审批的过程中，成本部将合同文本提交给法律顾问签署律师意见书，律师意见书在报项目公司分管工程经理签前提供。第五章施工合同的签订第十四条结合施工合同审批权限的界定，将合同进行逐步审批通过后，项目公司成本部可通知中标单位提供已签字盖章的定稿合同。第十五条项目公司成本部对定稿合同进行审核，并检验中标单位是否已按投标文件办理完相关承诺手续，如无异议，将合同原件提交项目公司经理签字后，由综合14/17部加盖项目公司公章，合同签订完成。按照合同保管原则将正式合同文本存档备案。说明：1、无特殊情况下，施工合同应按招标文件中规定的时间内签订完毕。2、合同双方法定代表人或其授权人在签订施工合同时，要注明合同签订日期，签字并加盖单位公章后，即产生法律效力。3、需要总部工程管理部审批的合同，成本部须在招标文件定稿前，将招标文件报总部工程管理部审核。第六章施工合同的归档与保管第十六条在施工合同签定当日，成本部应将所签合同正本一份、合同审批单及相关证明文件原件交综合部存档，合同副本交由财务部、工程部分别留存，成本部及综合部应保存好电子版。第十七条根据合同价款合同保存的程序：1、施工合同价款在500万元以下的：一式捌份，合同甲方陆份、乙方贰份；施工合同签定后三日内，成本部将电子版报地产旅游公司工程管理部存档备案。2、施工合同价款在500万元以上的：一式拾份，合同甲乙双方各执伍份；施工合同签定后三日内，成本部将其电子版及原件一份报地产旅游公司工程管理部存档备15/17案。根据实际情况，经总部工程管理部或项目公司经理同意后，可增加或减少施工合同的份数。第十八条项目公司成本部应设专人负责合同的保管工作。合同管理人员对已生效的合同要及时编号登记，逐项建立档案，凡与合同有关的文书、信函、补充协议等都要附在合同卷内归档，不得出现缺损、遗失。第十九条成本部合同管理人员必须建立合同台帐，注明合同名称、金额、付款方式等主要内容，并于每月的20号之前发给地产旅游公司工程管理部。第二十条所有施工合同均属企业机密。各使用单位或部门在使用合同的过程中，未经公司分管工程经理同意，不得将有关资料在任何商业或技术文献上刊登或披露，或转交、复印给其他无关人员，更不允许将电子版合同随意外传，否则由此造成的后果