ERP环境下内部控制优化探究

ERP环境下内部控制优化探究摘要：随着当前世界形势的不断复杂变化和以及我国国民经济的高速健康发展，企业内部控制越来越受到经营者的重视。随着现代科学信息技术的进步和飞速发展,许多先进的电子信息和网络技术,如物联网和大数据等信息技术,都已经可以广泛应用扩大到政府和企业的管理中。ERP的主要功能是帮助企业计划和控制日常工作的顺利进行，实现财务部门和各部门的协调运作。ERP是企业内部控制中应用最广泛的工具之一，对企业内部控制有一定的影响。对于企业来说，ERP是各个部门进行沟通和自动控制的最有效的手段和工具。ERP投入使用后，企业内部控制应根据环境的变化而变化或升级，使ERP发挥最大的作用，使企业达到预期的控制目标。因此，对ERP的研究是非常必要的，这将有助于进一步优化企业内部控制，使企业更好地实现内部控制目标。关键词：ERP系统；内部控制；财务管理Abstract: with the rapid development of science and technology and economy, the internal control of enterprises is paid more and more attention by managers. With the rapid development of science and technology, many advanced information technologies, such as big data technology, can be applied to enterprise management. The main function of ERP is to help the enterprise plan and control the smooth progress of daily work, and realize the coordinated operation of financial department and all departments. ERP is one of the most widely used tools in enterprise internal control, which has a certain impact on enterprise internal control. For enterprises, ERP is the most effective means and tool for departments to communicate and control automatically. After the ERP is put into use, the internal control of the enterprise should be changed or upgraded according to the change of the environment, so that the ERP can play the largest role and the enterprise can achieve the expected control objectives. Therefore, the study of ERP is very necessary, which is helpful to further optimize the internal control of enterprises, so that enterprises can better achieve the goal of internal control.Key words: ERP system；internal control；financial management随着中国加入世贸组织，中国企业的相关管理制度不断更新和完善，特别是在内部控制制度方面。中国企业在与国际接轨后，引进了多种先进的管理模式和工具。ERP系统作为一种先进的内部控制管理工具，已经被国内许多企业引进和使用。ERP在内部控制方面具有许多优势，这也是我国企业被广泛应用的原因之一。据相关调查数据显示，2003年以前，我国引进和使用ERP的企业并不多，但2008年以后，ERP在企业中的使用率达到了95%以上，甚至没有引进ERP的中小企业也开始引进ERP。ERP相关计划。从以上信息可以看出，ERP在我国企业正从无到有向大方向发展，显示了ERP系统在企业内部控制中的重要性。随着科学技术的飞速发展，各种先进的工具和模型已经应用到企业的生产和管理中。ERP系统作为先进技术的代表，对企业的发展和内部控制的实现起着非常重要的作用。 一、企业内部控制概述1. 内部控制的定义企业内部控制是指企业管理者以及全体员工对企业目标的控制过程。实际上，企业内部控制的目标是保证企业财务资金的安全。企业内部控制涉及企业各部门。由于公司所属行业性质不同，规模结构等控制方式也不同，内部控制也会有所不同。但总的来说，内部控制的主要要素是相同的，包括企业内部环境、风险评估、各部门内部监督和企业经营等。 2.ERP概念ERP是英文单词enterprise resource planning的首字母缩写。它是由美国的一家公司提出并被大多数企业采用的。ERP中的第一个字母代表企业的意义，第二个字母代表资源的意义，第三个字母代表计划的意义，因此ERP是指企业的资源计划管理。ERP系统是在企业资源优化配置的基础上开发的。它是以优化企业资源利用和信息技术为技术支撑的企业内部控制管理系统。物流、资金流、信息流是企业的重要信息，是管理者关注和监督的对象。为了最大限度地优化公司有限的资源，公司可以获得最大的利益。供应链中企业资源的流动有一定的规律。只有充分利用这些流动规律，企业才能充分发挥资源的作用，产生更多的经济效益。企业内部控制管理计划是以企业自身管理的三要素、资源流动规律和外部市场环境为基础的。ERP系统就是基于这三个要素进行设计和开发的，为企业的最大经济效益服务。3. ERP的应用特点ERP系统的主要特点包括：1、ERP系统将企业管理的各个环节视为一个完整的供应链，将企业的各个部门划分为多个协同工作的子系统。2、ERP系统在一定程度上改变了企业的业务流程。企业管理是全过程的。从采购到付款到开票的所有流程都集成在一起，实现了各部门的业务管理。三、ERP系统的应用极大地改变了企业的内部环境。只有优化和重新设计业务流程，企业才能充分利用ERP系统。二、ERP环境下内部控制现状1.ERP的本质是管理工程其目的是根据企业的实际情况，提炼先进的管理流程、管理方法、管理技术和管理理念，提高企业的管理效率。内部控制作为一种先进的组织管理制度，在现代管理中发挥着重要的作用。它对保证业务目标的实现、国家法律法规的贯彻执行、财务信息质量的保证、财产和材料的安全以及审计工作的开展都有着非常重要的作用，这些都是密切相关的。在ERP环境下，企业的所有业务流程都是紧密联系在一起的。供应链包括物流、资金流和信息流。 2. ERP环境下内部控制的现状北京时代峰骏文化艺术开发有限公司是一家新型高分子合成材料生产企业。主要生产经营高效减水剂、树脂摊铺机、金属摊铺机、不饱和聚醋酸树脂、水煤浆添加剂等产品。产品已应用于长江蓝霞、黄河小浪底水利、青藏铁路、秦山核电站、峡口海沧大桥、神华煤田、北京奥林匹克体育场等国家重点工程。北京时代峰骏文化艺术发展有限公司年产销规模超过5亿元，年利税超过8000万元。2013年公司正式推出ERP系统财务模块，主要用于财务部门。负责公司资金管理、生产成本管理、员工工资核算等，公司所有财务信息均能自动处理。京华时报峰骏文化艺术开发有限公司使用的ERP系统财务模块功能比较齐全，但在实际工作中使用率不高。据京华时报峰骏文化艺术发展有限公司内部数据显示，金融模块推出以来，约30%的功能从未使用过。京华时报峰骏文化艺术发展有限公司部分领导对ERP系统了解不多。ERP系统在正常工作中的利用率很低，有的甚至手工审批办公。京华时报峰骏文化艺术发展有限公司有ERP系统，但财务模块中财务数据不完整。财务报销仅以表格形式保存，财务数据信息未得到有效审核。总的来说，虽然京华时报峰骏文化艺术发展有限公司推出了ERP系统，但并没有与实际工作相结合，仍然存在很多风险。（1）预算管理中存在的问题由于北京时代峰峻文化艺术发展有限公司ERP系统财务功能上线时间较短，财务部预算管理人员在系统中应用分析法没有得到预算结果，而是停留在之前的方法（即采用固定预算法对预算进行汇总分析），各部门根据自己的经验和去年的情况），因此，债务结果处于固定状态，不利于预算的动态发展，缺乏预算结果的科学性。目前北京时代峰峻文化艺术发展有限公司没有将ERP系统中的所有功能模块连接起来，信息共享能力低下。财务部门无法准确核实各部门收到的预算，容易影响财务部门的预算结果，不利于公司发展的合理规划。 （2）缺少ERP预算季度预算功能目前北京时代峰峻文化艺术发展有限公司在ERP系统中只做年初预算，对季度或月度预算关注度不高。虽然系统对各部门的预算执行情况进行跟踪，但公司现有的ERP系统模块相互独立，预算执行无法得到有效控制，阻碍了具体预算工作的开展。（3）ERP系统中凭证、账簿管理功能薄弱由于ERP系统的一些功能缺陷，评审的内容和时间没有相应的设置对应的内容，导致一些内容与实际情况不符。例如，在认证过程中，将A公司的业务订单误写为B公司的业务订单，导致后续收款明细与实际情况不符。在ERP系统中，由于缺乏相关的审计工作，一些财务信息缺乏准确性，相关财务人员比较懈怠，没有及时发现不正确的财务信息。输入财务数据信息时，未与相关财务模块合并，导致财务模块数据分析功能失效。 （4）ERP系统采购模块未集成供应商管理功能虽然ERP采购管理系统中有供应商管理，但公司尚未启用这一功能，这使得公司对供应商的管理处于自由流动状态，不利于公司及时掌握供应商的多重利益，并可能影响公司的采购活动。同时，也存在一些不符合公司要求的公司进入行贿名单的风险。三、ERP环境下内部控制存在的问题1.控制环境方面存在的问题内部控制环境包括公司治理结构、组织结构、治理理念和经营风格、董事会、管理素质和职业道德、权责分配制度、企业文化和信息系统等因素。它是内部控制其他要素发挥作用的基础，直接决定了内部控制其他要素是否有效。然而，我国企业在实施ERP时，内部控制环境一般难以满足ERP自身的要求。具体表现为:（1） 公司治理结构不完善。大部分公司为了满足外部法律法规的要求，许多公司已经按照现代企业制度的要求建立了各种形式的规章制度。 但是，企业最初的管理思想仍然广泛存在，导致这些规章制度仅仅是形式。相应地，ERP系统的内部化是现代企业管理思想，可以借助ERP系统严格实施，这必然与传统的管理思想相冲突。在公司治理结构不完善的情况下，许多企业大规模资本建设的ERP系统难以发挥应有的作用。 相应地，与此相关的内部控制也是歧管类型。（2）管理层和员工整体素质不高。ERP系统是信息技术固化的先进管理思想。它的功能依赖于高素质的管理者和经营者。然而，由于我国中小企业面临的人才瓶颈，使得ERP系统仅仅是一个交易处理系统。虽然管理层口头上非常重视ERP系统，但由于其对ERP的深入理解，这种“高层基调”往往难以影响实施水平。而且，许多ERP系统的内部控制系统在具体实施时主观上是任意的。例如，由于人员的限制，一些公司甚至采取了出纳和会计相同的职位，并在ERP系统中为他建立了两个帐号。在这种情况下，内部控制的实施将不可避免地得到精简。2.风险评估方面存在的问题风险评估的初衷是根据业务环境的变化动态调整内部控制系统的控制标准。 但是，当许多企业实施ERP系统时，它们只关注项目实施过程中软件制造商或咨询团队进行的风险评估结果。 风险评估的具体结果也被内部化到ERP系统中。一旦软件制造商或顾问团队离开企业，ERP系统的内部控制通常会保持多年不变，从而导致企业面临的风险因素失效。 在ERP系统中运行，而相应ERP系统的内部控制有效性很难发挥，甚至完全失效。 3.控制活动方面存在的问题与风险评估一样，企业在其控制活动中依赖软件供应商或顾问团队。控制活动常常被制造商嵌入到ERP系统设计中。对特定企业进行二次开发时，将根据企业的具体情况进行。进行调整。我国中小企业在实施ERP系统时，由于只关心ERP系统中的财务核算模块，往往购买现有的ERP系统，很少注意二次开发，这就产生了不需要二次开发的概念，这就产生了ERP系统其他子系统的内部控制流程。许多控制仍然依靠人工控制来完成ERP系统控制活动的优势。而且，在控制活动的具体实施过程中，由于人员的限制，高管之间的职责分工不明确，管理人员滥用职权，难以正确、合理地实施内部控制，从而达不到控制的目的。4.信息与沟通方面存在的问题将ERP系统引入企业的初衷是加强企业内部的信息和沟通。然而，在中国中小企业的实际运营中，ERP系统由于在实施ERP系统过程中未能重组企业的业务流程而无法充分发挥其作为信息和沟通的主要渠道的作用。而且，由于管理层对ERP的理解存在问题，企业内部信息仍然依靠传统的纸质载体进行传输，ERP系统的相应功能处于闲置状态。相反，一些企业具有庞大的组织结构，复杂的结果和太多的层次。 ERP系统无法根据组织结构建立相应的信息交流渠道，影响了信息传递的及时性和准确性。一些企业实施了ERP系统，但该系统具有财务会计软件的功能，导致财务部门与其他部门之间的信息断开。其他业务部门仍然以纸质形式将文档传输给企业，这导致企业内部“信息孤岛”的持续存在，并且难以消除信息和通信中的持久性问题。 5.内部监督方面存在的问题 过去，由于缺乏内部监督或薄弱，内部控制的执行不足。许多内部控制仍保留在纸质文件上，未能在实践中实施。尽管ERP系统可以巩固大部分内部控制，但许多ERP系统重视内部控制活动，而忽视内部控制监督，这使许多人认为ERP系统是内部控制的“黑匣子”，很难理解。实施内部控制。目前，只有SAP和其他大型ERP软件对其ERP产品启动了持续监控软件，而大多数中小型ERP软件制造商尚未实现对ERP系统的持续监控。而且，由于ERP系统技术系统的认知能力，企业内部监督部门无法对ERP系统本身进行审计，从而导致ERP系统的内部控制是否可持续有效。形成具体的结论和意见。内部控制漏洞长期存在，给企业的经营管理活动带来隐患。四、ERP运用失败的原因1.型号不适配一些企业选取的ERP型号并不适用于本企业，企业在选取ERP系统时要注意挑选符合自己企业特点的ERP系统2.管理人员素质欠缺管理人员对于ERP的操控过于依赖系统，或企业职工本身缺乏管理素质。ERP是辅助企业管理的工具，并不是企业管理的灵丹妙药，ERP发挥作用很大程度上取决于企业的管理制度和人力资源素质。3.ERP系统不面向流程ERP系统不具备查错功能，而是依赖于企业输入进去的数据，如果数据输入出错或流程有误，很大程度上影响企业整个ERP管理链。五、ERP环境下内部控制优化策略1.会计管理的内部优化以独立于会计凭证出具人的审计人员的原始凭证或复印件为依据，对会计核算的真实性、合法性和准确性进行审查。审核后，通过ERP系统在会计凭证上生成审核标记。会计凭证审核后，由财务部负责人审核签字或盖章。每个月，为了确认会计凭证是否在批准的经济事项范围内，财务部负责人在结账前对ERP系统中手工生成的所有会计凭证进行审核。财务部相关人员根据业务部门提交的计提计算表和合同、进度证明等原始成本凭证，逐项核对计提计算表中各项目的金额和报销金额，并分析输入信息。结合ERP系统中的财务分析模块，系统的合理性经审核后，在系统中产生权责发生制或核销会计处理。系统自动提醒财务主管或其他授权人员对会计凭证进行审核。2.加强企业信息文化建设随着内部控制理念的发展，企业内部控制强调了控制环境的重要性，而控制环境中最重要的因素就是人。毕竟，ERP是一套由人设计的管理思想，最终服务于人。控制ERP系统实际上就是控制人们的行为，而ERP系统中的控制反过来又对人们的行为产生影响。人是内部控制中最不稳定的因素。强制性制度控制难以达到预期的效果。此时，需要“软控制”方法。软控制是指那些属于精神层面的东西，如管理风格、管理理念、企业文化、内部控制意识等。在ERP环境下，最重要的是要建立企业的信息文化。通过信息文化建设，提高企业员工的信息意识，增强员工对ERP系统的认同感，更好地实现人与机的集成。加强企业信息文化建设，对于企业的管理，必须提高对ERP系统的认识，建立有效的系统组织结构，选择优秀服务商提供的ERP软件，提高企业的基础管理水平。内部控制应用信息系统第18号信息系统规定，企业负责人负责信息系统的建设。企业负责人只有从战略高度和全局角度组织领导信息系统建设，才能统一思想，提高认识，加强协调配合，从而在保证信息系统建设高效、协调推进的前提下整合资源。对于人力资源部，应选择与ERP环境兼容的员工。对于现有员工，还应加强继续教育，以满足企业ERP系统运行的需要，最终服务于高效有效的内部控制体系。 3.ERP系统的控制优化确保ERP系统各子模块与总账模块之间的整体关系。每月结算前，系统自动检查账户余额是否合理，借款人与借款人之间的余额是否相等。同时，将重要会计科目和重要事项的余额分别列示，并对其合理性进行审查。如果发现异常，系统会自动提醒会计报表编制人员，会计报表编制人员会要求相关人员查明原因并进行必要的调整。每年年末，为了保证数据的一致性和录入的准确性，财务报表编制人员通过财务报表系统录入财务数据，生成财务报表。录入完毕后，财务报表编制人员将数据录入财务报表系统和ERP系统的财务报表。检查数据，并在财务报表上签字确认。对于已填妥的财务报表数据，除系统编制人审核外，其他独立于编制人的人员也需要填写审核数据，以确保填写信息的正确性，并在ERP系统上生成审核评分表进行确认。此外，在编制年度财务报告时，要求编制人保存相关工作文件，以便生成或收集报表数据。以此来促进评审工作，建立责任制。 财务相关人员在ERP系统中系统地建立相关的检查流程，以便在每个月末，财务系统根据此表传递应收、应付、总账等月末检查报告，财务人员检查往来账户处理完成情况，审核无效账户、转账账户、结算账户、存货辅助账户余额，检查内部往来账户销售情况，确保结算后报表编制的合理性和准确性。同时，系统设置为每月月末自动检查ERP子系统相关明细余额和总账系统相关科目余额，确保明细科目与总账一致。如果发现差异，财务人员应跟踪并列出差异原因，形成差异报告并跟进。同时，企业在实施ERP系统时，应选择在产品系列中具有持续监控支持的软件供应商。这样，当ERP运行时，企业可以通过类似飞机座舱的面板实时观察内部控制的运行情况。及时发现内部控制薄弱环节。在这个过程中，可以充分利用各种基于数据的审计方法。企业内部审计部门应当配备专职人员对内部控制体系进行监督，并建立相应的体系文件，明确岗位人员、内控点负责人的职责和权限，问题处理机制和问责制度。为保持内部控制体系和持续监控体系的有效性，应定期进行专项评价。其主要内容是对信息系统的审计。本次审计在不同阶段有不同的侧重点。例如，在初始审计期间，应审计整个系统的生命周期。在随后的定期审计中，只需要对企业资源规划系统的运作进行审计。4.动态的评估ERP系统风险 内部控制制度是一个动态的过程。只要公司的经营活动不停止，内部控制的风险评估就不会停止。公司的内部控制不能仅仅是一种制度或机械要求。对于新的风险，ERP系统本身也必须进行动态调整，动态评估ERP系统的风险。目前，用来评估ERP系统风险的框架是ISACA的风险IT框架，它将IT风险分为三个方面：风险治理、风险评估和风险应对，并针对各领域制定了相应的评估流程。当然，国外先进的风险评估框架只能为企业提供一般的流程参考。在具体应用中，企业需要根据自身环境及时收集风险因素，并按风险等级进行排序，然后对风险因素进行细化和制定评价标准。在组织机构设置上，也要建立和完善信息技术部门的风险管理组织。符合条件的企业还可以成立风险评估委员会，建立覆盖企业各级和业务流程环节的各类风险控制岗位。监督和控制这些位置，以有效防范各种风险。在ERP系统中，应建立和完善风险预警机制，充分发挥数据仓库在ERP系统中的作用，从历史数据中预测未来，运用智能手段挖掘风险线索，实现风险的智能评估。今天，随着我们对世界未来发展趋势的展望，经济管理模式正在逐步完善，ERP面临着新的机遇。首先，在ERP环境下，企业的运作由原来的以部门职能为中心向业务流程转变。企业经营模式的转变要求企业的组织结构朝着更加扁平化的方向发展，企业的经营具有更高的灵活性；其次，ERP环境下的内部控制可以从点控制发展到线和面控制；最后，在ERP环境下。在一定程度上，企业内部控制实现了实时监控，降低了企业的操作风险；同时，在当今时代的发展和演变下，也面临着巨大的挑战；第一，如果在ERP环境下没有有效的控制，系统将很容易暴露于有被攻击的危险。这些系统攻击一旦成功，将给企业的ERP系统带来不良后果；二是在ERP环境下，数据的所有权和日常维护