自动补货操作手册(2008.3更新).doc

杭州联华华商集团有限公司 杭州联华华商集团有限公司自动补货操作手册自动补货项目组2008年03月更新目 录第一篇 自动补货系统设置一：自动补货操作界面-2二：自动补货定货界面设置-2第二篇 自动补货参数设置一：参数的概念-4二：参数的计算-5三：参数的导入-8四：参数的维护与修正-11第三篇自动补货操作方法一：自动补货的方法-121、最高减最低法-122、平均销量法-133、二合一补货法-144、门店补货方法运用-17二：生成自动补货定单-17三：定单的核对及修正-18四：使用率和正确率统计-20五：自动补货使用率、相符率、手工定单率-21六：注意事项-22第四篇 供应商周期补货一：系统设置-22二：周期补货使用方法-23三：查询方法-24 四：参数的计算-24第五篇 缺品限制业务一：缺品限制业务的查看方法-25二：缺品限制业务的使用-26三：缺品限制业务包括的原因及处理建议-28 四：其他限制定货业务-29第六篇 自动补货相关报表查询一：自动补货查询报表-29二：七大异常商品查询报表-31第七篇 流程管理一：参数更新流程-32二：缺品管理流程-34 三：报表管理流程-34第八篇 问题解析一：问题解析-34第一篇 自动补货系统系统功能的测试、排面的维护、参数的设置等工作。一、 自动补货操作界面检查HD版本是否具有自动补货的相关工具：路径：定货自动补货3.2版本具备自动补货功能，为我们自动补货工作开展做好基础。二、 自动补货定货界面设置自动补货界面中具有7个选项，每个选项具备不同的功能，在补货以前可以提前设置好，每项窗口均有保存上次使用记录的功能。该模块包含7个选项分别是：“补货条件”、“补货数量”、“搜索范围”、“搜索结果排序”、“销售数定义”、“其它选项”、“自定义”。1、补货条件：门店定货点的确定，有3种方法：方法1 当前仓存数小于最低库存数时开始补货方法2当前仓存数可销天数小于？天开始补货（销售数取值可以选“指定日期范围”或“过去若干天”） 方法3当商品定货点方法2不能补货时按照方法1补货说明：当前仓存数当前库存数在单量2、补货数量：门店定货量的确定，有3种方法：方法1补足到商品的最高库存数（即商品最高库存数当前仓存数）方法2最高库存数减最低库存数（即商品最高库存数最低库存数）方法3补货数量使得商品可销天数达到？天（销售数取值可以选“指定日期范围”或“过去若干天”）3、搜索范围：通过筛选增加所需设置的补货范围剔除含T商品：名称 not like %t|% (不同于“含T”)；剔除散装商品：规格 not like %散装% (不同于散装)；根据不同的需求另外设定不同的条件：如按配送方式、促销方式等（配送方式“类似于”统配或“不同于”统配）；（促销方式“等于”1或“不等于”1 ）去除清场和限制定货商品前打勾：可将供应商已通知的限制定货商品暂停补货。也可按“商品代码”或按“类别”或“供应商”及“采购员”进行搜索可以帮助自动补货工作做得更细致、更准确。见下图：4、搜索结果排序：选择按商品代码升序5、销售数定义：选择（本店）零售数，其余均不选6、其他选项内容库存的统计范围：选择缺省仓位（即001仓）系统会按当前库存+在单量小于补货点时开始补货其他：选择“各仓位库存”时，系统中会出现当前库存数小于等于最低库存数时开始补货选择“全部仓位库存”时，系统搜索库存时会搜索所有仓位计算库存数时包含在单量：前打勾说明：计算库存数时=当前库存数+在单量计算库存数时考虑退货申请单：前打勾说明：计算库存数时=当前库存数-在退量选择补货数：选择按商品包装规格对补货数四舍五入（优化2）含义：建议补货数先按包装规格四舍五入，如为0，则按配货单位四舍五入。说明：商品包装规格即商品的包装规格，商品配货规格即商品最小起要量的规格。只对补货日为本日的供应商进行补货：前打勾是指对经过供应商周期补货设定的日期进行补货。定货单单价设置：点击“定货单价设置”。选用合同进价定货单供应商：输入 “8025”说明：如为“空白”系统会按供应商生成若干张单据。按配货方式生成定货单：前打勾说明：这样可以生成统配、直配、直调三张定单（有二级配送的门店还将生成一张“区配”定单）显示补货数为零的商品信息：前打勾说明：可以将建议补货数为“0”的商品显示在自动补货搜索结果里。自动补货可以生成库存数是0的定单：前打勾说明：允许自动补货生成包含当前库存数为0的商品定单在门店的统配商品强制生成以总部作为供应商的定单：前打勾说明：将自动补货定单中的统配商品生成以“8025”做为供应商的定单。显示商品的促销信息：前打勾说明：可以在自动补货界面中显示商品的促销时段及促销价格。7、自定义：供区配系统用，门店暂时不使用。 第二篇 自动补货参数一、参数的概念l 最小排面数是由理货课长根据卖场所需要的基础陈列，按“长*宽*高”格式描述最小排面数。 长：指单品在陈列道具上的陈列面； 宽：指单品在陈列道具上可以做到不见背的纵深层数； 高：指单品在陈列道具上可出样的层高数；注：最小排面数不是定货点，即非最低库存数；要求:货架陈列商品必须保证宽的量感，斜口笼、岛柜等陈列商品必须保证高的量感；其他描述必须与实际相符。l 最高、最低库存数是每个商品的定货点、及定货点定货量。最低库存数=定货点；即安全库存，可确保从定货到来货期间门店的库存可以支撑的销售及排面。最高库存数=定货点+定货量；门店最大能承受的库存量，主要考虑仓库、周转等因素。注：最高库存数-最低库存数必须最小起要量（即最少的定货量）l 影响自动补货计算结果的概念在单量：是指商品定货发生后所留在系统中的记录，系统自动补货时会参照当前库存数+在单量-在退量计算是否需要补货。在单量的保留时间门店可通过定单有效期来控制，在单量的清除有两种状态，一种是因货进帐取消；另一种是因超过定单有效期取消。在退量：是指商品退货发生后所留在系统上的记录，目前在退量的计算仅限配送方式为“直调”商品，其他配送方式暂无法累计。在退时的保留时间为21天，在退量的清除有两种状态，一种是因退货实现取消；另一种是因退货申请单有效期超时取消。如实际退货未达到在退量申请数时，未退数将保留在在退量中，直到21天后取消。二、参数的计算1、自动补货原理为了让门店定货工作更科学、更合理，我们需要借助自动补货系统的支持。自动补货的核心就是商品补货的参数，合理的参数会为补货工作带来便利，同时对品类管理也有很大的帮助；不科学的参数很有可能频繁的导致缺品现象出现。因此我们需要有一个科学、合理的参数计算口径。2、参数计算公式定货点=最低库存数=最小排面数+提前期*日均销量定货量=预计定货量的周转*日均销量最高库存数=最低库存数+定货量注：最高库存数-最低库存数必须最小起要量（即最少的定货量）l 计算最低库存数=最小排面数+提前期*日均销量最小排面数：通过“长*宽*高”的格式描述方法，计算出最小排面库存数。 提前期：即供应商送货周期，指门店向供货方发出定货信息到供货方送货到门店的天数；送货周期参考：供应商送货时间表，或定单有效期。提前期=定货天数+到货天数+定货间隔天数注意事项：不同的配送方式有不同的周期，直调方式的供应商之间也有差异。除此之外还需要考虑门店自身情况，是否每天定货，如隔N天定货，提前期还需增加上次定货与下次定货间隔的天数。日均销售：选择某一时段的日均零售情况； 注意事项：考虑销售落差，特别是季节性商品，所采数据的时段将直接影响着补货的效果；而且商品在促销时间段里销量会较平时增长数倍，会对后期补货造成影响，因此可以参考课长建议的查询数据的时段。l 计算最高库存数=最低库存数+预计的周转*日均销量最低库存数：即计算好的最低库存数。预计定货量的周转：是指门店期望补进来的货可达到的周转天数设置的周转天不能高于品类平均周转天，并结合商品ABC属性分别设置日均销量：同最低库存数计算中所需日均销量是一样的含义。注：最高库存减最低库存必须大于等于1个最小起要量（即1个配货单位）配货单位修改流程：门店没有修改配货单位的权利，如果发现配货单位过大，请整理配货单位过大的信息，上报营运部自动补货组；营运部将对有5家以上门店提出修改需求的商品信息进行整合，向商品部申请修改。3、参数计算方法系统中提供了两种补货方法，其中销量法结合取值时间范围的销量，系统会自动计算；最低最高库存法需要借助两项参数（最高库存数、最低库存数），才能完成补货工作。两项参数的计算如下：建议查询数据使用的报表：查询销售分析商品abc分析（jy）-当前库存 如图： 此查询表可提供“零售数”“零售额”“当前库存数”“占门店的属性”等等所需商品信息均可增加。借助外界EXCEL强大的计算功能，通过自动补货原理，将系统中有效数据利用计算公式计算成自动补货系统中所需要最低库存数和最高库存数。准备数据：系统显示数据：最小排面数、配送方式、指定时间段零售数、当前库存数、商品ABC属性、配货单位、原最高、最低库存数。后期加工数据：日均零售数、商品ABC周转天计算参数： 最低库存数=商品最小排面+提前期（统配2天、直调3天、直配5天，外加定货间隔天数；如有周期补货则按周期补货计算）*日均零售数最高库存数=略小于现有的商品ABC周转天*日均零售数此时，最高库存-最低库存会出现两种结果，一种是大于0，另一种是小于0。修正参数：当最高库存-最低库存0，让最高库存数-最低库存数=N个配；当最高库存-最低库存0，让最高库存-最低库存=1个配；最高、最低库存数必须为整数，且均不为0；要求：不论门店使用何种方法进行补货工作，每个参加自动补货的商品均需要保证参数的有效性。决不允许有“空”的现象或“0”的现象出现。三、 参数的导入1排面数导入描述的方式：长*宽*高；针对所有上架销售的商品。海鼎系统通过统一的EXCLE文件格式将最小排面数文本格式进行批量的导入。标准格式如图：商品代码长宽高176417352840518352 格式：通过格式设置改为“文本”格式（其中商品代码不用改动）内容：只显示四项内容，内容名称、顺序必须一致 操作方法：基本资料-商品资料汇总-功能-导入商品最小排面描述 找到存放最小排面的文件，双击即可导入。导入成功后可通过“商品资料维护”查看， 查看路径：基本资料商品商品资料维护其他属性；其中可以体现“最小排面库存数”“最小排面描述（长*宽*高）”2自动补货代码管理参加自动补货的商品包括：食品、百货中的常规商品、生鲜2053中类。其中到门店7天以上的新品、DM、促销、2个月以上的季节品均必须参加自动补货。自动补货代码包括两级：第一级：自动补货管理代码包括：参加自动补货（代码=1），不参加自动补货（代码=0）第二级：对不自动补货原因代码是将不参加自动补货（代码=0）从原因上细分不参加原因。包括：0001（永远不参加自动补货，范指：生鲜、香烟、家电、服装等）；0002（季节性商品，范指：落季商品）；0003（总部淘汰或门店淘汰，范指：总部淘汰、总部预淘汰、门店淘汰商品、售完为止商品等） 操作方法：基本资料-商品-商品资料维护-功能-不自动补货原因设定-输入原因代码、原因名称（回车新增代码及原因，确定后点击保存即时生效） 操作界面：打开商品资料维护功能模块选择不自动补货原因设定输入原因代码、原因名称3最高最低库存数导入（即参数导入）参数可以利用系统功能批量快速导入。海鼎系统通过统一的EXCLE文件格式将自动补货的最高库存、最低库存、是否为自动补货、不自动补货原因以文本格式进行导入。EXCLE标准格式如图：商品代码商品名称最低库存最高库存是否自动补货不自动补货原因176417贝蒂妙厨美式茄汁妙脆角35751840518贝蒂妙厨甜辣双番味妙脆角357500001格式：通过格式设置改为“文本”格式内容：只显示六项内容，内容名称、顺序必须一致操作方法：基本资料商品商品最低最高库存设置设置说明：设置自动补货=1的商品需要有：商品代码、商品名称、最低库存、最高库存、是否自动补货（=1），即可设置自动补货=0的商品需要有：商品代码、商品名称、最低库存、最高库存、是否自动补货（=0）还必须设置不自动补货原因代码，并且最高库存、最低库存必须=0。()针对表格路径，点击“导入”，成功后“设置”如图：导入成功后可通过“商品资料维护”查看，查看路径：基本资料商品商品资料维护业务信息；其中可以体现商品自动补货“是”或“否”；不补货原因、商品最低库存数、商品最高库存数；要求：凡参加自动补货的商品均需要有最高库存数和最低库存数，且参数无低级错误码。凡不参加自动补货的商品均需要有不参加自动补货原因代码，且归类正确、及时。四、参数的维护及修正导入成功后相对应的参数（最小排面、最高库存数、最低库存数）不但可以通过“商品资料维护”查看，还可通过标价签的打印，显示在标价签上，以便现场核对。1、发生下列情况时需要及时维护调整参数：1、陈列调整2、卖场调整3、换季4、定期更新参数5、淘汰下架6、新品上架2、参数修正的规定包括：商品终止自动补货；商品参数新增、修正；自动补货算法更新；l 商品终止自动补货当商品需要退出自动补货时，门店课长需要填写商品终止自动补货申请单，写明申请原因，经门店店长签字，当天下午3：00前给到综合员，综合员在当天下班前修正完毕。l 商品参数新增、修正确定需要修正参数后，课长填写对应的表单商品资料参数更新申请表，用于新品的参数设置、个别商品的自动补货参数修正，及商品排面数描述的修正；每周五上午10：00将一周整理好的资料交门店处长审核后交到综合组，综合员在当天下班前完成参数的修正。l 自动补货算法更新如需要批量的修正补货参数或补货方法时，课长填写表单自动补货算法更新申请表，表格中的内容是根据自动补货系统中对应补货条件及补货数量中的选项，每周五上午10：00或每月20-25日分析填写合适的补货方法，或参数更新的算法，交门店处长审核，经确认可操作后，综合员可根据表中提交的需求，在每周五下班前或者次月1日前必须完成设置工作。月度更新参数的时间门店可以根据自身情况自设属于自已门店的参数更新规则，约定更新时间和结束时间，更新负责人，确定更新品类的方法以及及奖惩措施。第三篇自动补货日常操作在开展自动补货日常工作前，需要确认参加自动补货的范围，准备好参加自动补货商品的补货参数，还需要做好补货方法的选择。一、自动补货方法的选择及运用：1、最高减最低方法包含单纯的最高减最低和最高减当前仓存数（当前仓存数=当前库存+在单量），此方法适用于销售变化不大的常规性品类，操作时使用商品的参数进行补货，因此也可称为参数法。此补货方法对参数要求较高，需要经常调整参数来弥补销售变动的局面。补货条件方法1商品的当前仓存数小于该商品的最低库存数补货数量方法1补足数量使得商品的仓存数等于该商品的（最高库存数）方法2补货数该商品的（最高库存数-最低库存数）补货方法组合一：补货条件 方法1 +补货数量 方法1 即为：商品当前仓存数小于最低库存数建议开始补货建议补货量是商品最高库存数当前仓存数（根据包装规格单位四舍五入，如为0，再按配货单位四舍五入） 补货方法组合二：补货条件 方法1+补货数量 方法2 即为：商品当前仓存数小于最低库存数建议开始补货 建议补货量是商品最高库存数最低库存数（根据包装规格单位四舍五入，如为0，再按配货单位四舍五入）如图：补货数量中的量可以修改计算公式，项目组建议按上图范例修改备用。2、平均销量法又称平均销量法，补货时结合选定的销售取值范围的销售情况进行补货。运用自动补货界面中设置的“补货条件”方法2，“补货数量”方法3。适用范围：季节性商品销售短期波动较大、大型假日销售增幅明显、促销商品较为适用。注意：使用该方法时，自动补货界面“销售数定义”界面必须选择“本店零售数”，不要将团购数计算在内，否则会将批发数也作为参考，会扩大补货的数量。补货条件方法2商品当前仓存数小于过去时间段每天平均销售数乘以（） 补货数量方法3补货数量使得商品的仓存数等于过去时间段每天平均销售数乘以（）组合：商品当前仓存可销天数小于（ ）天，即为定货点；补多少天的量，即为定货量；补货数量为定货点的（ ）天数+定货量补（ ）天数补货数量使得商品的仓存数等于“时间段？”每天平均销售数乘以 （）天数举例：商品小于5天开始补，补7天的量，则系统中应填入补货条件方法2商品当前仓存数小于过去时间段每天平均销售数乘以（5）天 补货数量方法3补货数量使得商品的仓存数等于过去时间段每天平均销售数乘以（ 12）天如图：在销量法中，时间段有两个不同的选项供选择（可选过去若干天，也可选指定时间段），如季节性商品补货要参考去年同期的销售数，即使用指定日期范围；另当期邮报商品，需要以最近时段销售为依据，即可使用过去若干天。3、二合一补货法 结合上述两种补货方法的优点，是销量法与参数法的结合，适合对全品类推广的补货法。二合一补货法l 二合一补货法系统搜索思路 二合一补货法补货条件 销量法 最高减最低补货数量 补足到销量 补足到最高库存定货量 N个配 0 N个配 修正定货量子力学 最高减最低二合一补货法，先按销量法补货，满足销量法定货点的商品按商品包装规格四舍五入，如为0，补货量将自动转换为最高-最低，如不足销量法定货点的商品低于最低库存数开始建议补，补货量为补足到最高库存量。l 二合一补货法中的销量法计算 日均销计算法：A 去年今日的前后15天里，该商品没有销售记录。则：平均销售数今日之前15天销售/15B 去年今日的前后15天里，该商品有销售记录，（今日之前15天销售去年今日之后15天销售）/30*min(今日之前15天销售/去年今日之前15天销售),1.5) C 去年今日的后15天里，该商品有销售记录；而前15天无销售记录。则平均销售数（今日之前15天销售去年今日之后15天销售）/30*min(今日之前15天销售/上月今日之前15天销售),1.5) 说明：min(今日之前15天销售/去年今日之前15天销售),1.5)是指在(今日之前15天销售/去年今日之前15天销售),1.5之间取最小值通过上述三种方法的平均销售数计算可以预计未来销售走势。举例： 某商品在补货日得下列数据：该商品05年补货日前15天零售数共计30个，05年补货日后15天零售数共计60个，06年补货日前15天零售数共计120个。计算日均零售数。 日均零售数（60+120）/30min（120/30）,1.5=61.54.5 如上述数据发生下列变化：该商品05年补货日前15天零售数共计30个，05年补货日后15天零售数共计60个，06年补货日前15天零售数共计45个。计算日均零售数。 日均零售数（60+45）/30min(36/30)，1.53.51.24.2l 补货系统设置补货条件方法2商品当前仓存数小于过去时间段每天平均销售数乘以（）时间段（过去若干天）（15）天 方法3 当方法2不能补货时按照方法1补货补货数量方法3补货数量使得商品的仓存数等于过去时间段每天平均销售数乘以（）时间段（过去若干天）（15）天该方法先以平均销量法补货，因此在使用前，对应补货条件界面要将方法2条件设置好，然后再选择方法3（如下图）；对应补货数量界面选择设置方法3，设置方法3，即可，系统会自动判断不能满足平均销量法条件的按最高减仓存数补货。注意事项：乘以天数的确定 时间段：过去若干天（15天）相对固定，如有变化请以营运部邮件为准。 补货条件：小于平均销售数乘以（N天） 天数的确定定货周期（考虑：每天定货、隔天定货）+供货方送货周期+门店陈列量感备货周期 如：统配商品定货1天、到货1天、备货1天、相加等于3天，受补货条件影响，因此统配商品最小小于4天（相当于3天）开始补货，因此统配商品定货、到货正常情况下，最少小于平均销售数乘以（4天）。如遇隔天定货，统配商品在3天的基础上，还需要加定货间隔天数1天，即相加等于4天，因此统配商品定货、到货正常情况下，最少小于平均销售数乘以（5天） 补货数量：补足到平均销售数乘以（N天） 天数补货条件天数+定货量周期 举例：以上述商品为例，日均零售数为12，当前库存数30，该商品为统配商品，门店是每天定货的门店，统配可在二天将货送到门店，单据信息在送货当天到门店，门店因陈列需要，货架上要备1-2天的库存量，且门店仓库可存放5天的量。计算商品建议补货数。确定补货系统设置：补货条件备货量2天+定货1天+送货1天+间隔0天4天（即小于5天补货）补货数量补货条件天数5天+定货量5天10天（即补足到10天的量）实际设置如下：补货条件方法2商品当前仓存数小于过去时间段每天平均销售数乘以（5）天 补货数量方法3补货数量使得商品的仓存数等于过去时间段每天平均销售数乘以（ 10）天解题：定货点12560（即小于60时开始补货）定货量12*10当前库存数301203090假设90大于等于0.5个配货单位则建议补货数为N个配。假设90小于0.5个配货单位则建议补货数为0，则系统自动改为最高减最低补货法来计算建议补货数。l 生鲜商品补货系统设置搜索生鲜补货类别在补货条件设置中，对不需补货的类别进行剔除类别 not in ( 205300, 205301, 205302, 205310, 205311, 205312, 205313, 205314, 205320, 205321, 205330, 205331, 205340, 205341, 205342, 205350, 205360, )l 影响系统计算结果的设置 销售数定义的设置：选择“本店”净零售数说明：如选择“批发数”会影响到销量法计算中将批发数计算在内，导致定货量变大；因此，团购商品需要尽可能走后台批发单。4、门店补货方法运用常规时间：正常二合一补货法春节45天补货法：农历二合一补货法中秋节补货法：农历二合一补货法农历切换 填写补货日对应去年同期农历日期二、 生成自动补货定单选择好补货方法，设置好补货界面，确定适用补货范围后，开始操作。1、点击 开始搜索库存按配送方式搜索请不要在自动补货界面上修改搜索结果，必须直接生成定单点击“开始搜索库存”完毕后，核对“其它选项-定货单供应商”处，输入“8025”，然后直接点击“生成定货单”2、 生成定单严禁在自动补货界面上修改搜索结果，必须直接生成定单。并记录生成的定单单号。三、定单的核对及修改1、综合员提供资料路径：查询单据查询定货单定货单明细查询表选择列：定货单明细（新增）可提供商品补货方法的提示信息输入定单单号及用来计算销售的时间段及类别，选择需要显示的内容，打印单据交定货员审核修改定货数。注：表中为定货员提供日均零售数、当前库存数、在单量、配送方式、促销方式、促销时间、促销价格以及商品ABC、定单备注等，可帮助定货员进行判断定货量的是否合理。输入定货单单号、销售时间段、类别说明：备注中显示“由补货条件1生成”指按低于最低补货，补足到最高的方法生成的建议补货数；显示“由补货条件2生成”指按二合一计算口径的销量法生成的建议补货数。2、课长审核定单关注“由补货条件2生成”的商品按销量法补货生成的建议补货数会因二合一补货取值范围影响，引起定货数异常大或小个别现象出现。关注0要货单按销量法补货，有一部分商品的要货量小于其配货单位，定货单上会出现0单。关注C类品的定货量C类品的定货量不要超过一个配货单位（除促销商品外）。关注前期促销商品要关注前期做过促销单品，后期补货要控制库存的商品。关注落令季节性商品季节性商品落令要关注定货量，避免季节商品库存积压。关注负库存的商品由于负库存商品存在库存不准确现象，会影响到补货量的准确性。团购批发单及时审核如因批发单影响实际库存与账面库存不相符，理货课长在审核定货单同时，需要关注定货外的单品是否需要补货。或通过移库调整账面库存准确性。3、综合员注意事项每天按时打单确保进货单的及时录入，是否可以保证库存量的准确，对补货有很大的影响。每天关注进货单的接收时间在补货前准时接收到配送的进货单，对搜索补货量的准确性有很大的帮助。4、修改定单表中可根据类别不同分别打印单据，综合员将查询结果打印出来给定货员，定货员将修改后的数量填写在表中对应的格子中，定货员修改单据时必须加以说明原因。单据中的行号与定货单明细中的“序”代码一致，方便综合员寻找修改。对于手工需增加的商品严禁在自动补货生成单据中增加，要重新生成一张新的定货单进行录入。手工定单建议在定单备注中写明原因，原因内容：促销、季节、团购、生鲜，可帮助后期分析手工定单原因使用。综合员统一在定货单明细中修改，然后“审核”保存、发送。注：对于自动补货生成的定货单需要删除时：在没有进行过定单明细查询时，可以删除定货单，删除后该定单单号不可再用。如已经查询过，就只能将定单审核取消了，具体操作：先抄记录该定货单单号，然后在定货单汇总中选中该定单，在功能中选择“取消”，执行即完成。四、使用率和正确率的统计对于审核完的定货单可以通过查询自动补货自动补货使用率和正确率查询，得到门店每日的自动补货使用率和相符率。表中“生成记录数”即建议记录数，“实际定单中的记录总数”即使用数，“未被修改的记录数”即相符数。点击“下一查询”，可查询每张定货单的使用率与正确率；货使用率点击“下一查询”，可查询每张定货单明细的使用率与正确率，就可检查每一张定货单的补货情况； 点击“上一查询”，可回到上一界面；作用：该查询可帮助我们查询建议补货数修改情况，帮助我们了解定单审核是否合理。五、 自动补货使用率、相符率、手工定单率 门店每天上午必须执行查询自动补货自动补货定单日报，了解门店前一日的自动补货使用率、相符率及手工定单率。 使用率=实际定单中的使用记录总数/（实际定单中的使用记录总数+手工定单数） 相符率=未被修改的记录数/（实际定单中的使用记录总数+手工定单数） 手工定单率=手工定单数/（实际定单中的使用记录总数+手工定单数） 说明：手工定单的计算凡是参加自动补货的商品进行了手工定货，系统自动会将把这些商品条数记入手工定单数。六、注意事项为了保证查询的准确性，请严格按上述步骤操作，如遇特殊情况请参照下列说明：1) 严禁在自动补货生成的单据中手工填加其他商品定货信息，需另做定单2) 不采用的自动补货定单生成后，查询前单据可删除，删除后该定单单号不可再用；3) 自动补货生成的定货单不可以处于“未审核”状态，不做任何处理，更不可隔日处理。4) 严禁在非定货日搜索自动补货，生成定单后又删除。5) 对于自动补货提示需要补货而门店实际认为不需要补货的商品，请在补货数量处输入“0”，审核保存时系统会提示一起删除，不要在修改时直接删除，这样序号就不会混乱了。6) 对于自动补货生成的定货单需要删除时：在没有进行过定单明细查询时，可以删除定货单，删除后该定单单号不可再用。如已经查询过，就只能将定单审核取消了，具体操作：先抄记录该定货单单号，然后在定货单汇总中选中该定单，在功能中选择“取消”，执行即完成。7) 门店综合员和课长要一并努力确保帐面库存与实际库存的相符率。后期日常自动补货定单的操作按照上述过程操作，不得有误，否则将直接影响相关数据。第四篇 供应商周期补货为了让供货方与门店之间可以达到双赢，降低供应商的送货成本，提高供应商的定货满足率，是供应商周期补货的最终目的。周期补货需要设置的内容：设定供应商周期补货的日期。自动补货工作配合：选择只以定货日为本日的供应商进行补货一、系统设置设定日期前要先与供应商协商，根据商品部提供的合同依据，门店可承受的库存量，设定双赢点。门店课长或处长与供应商协商的成果，要先填写供应商补货资料维护表，每周周五将表单交综合员，然后在单据上交的24小时内综合员完成系统中的设置工作。系统中设置路径：基本资料供应商供应商资料维护功能定货周期设置，如下图：定货周期设置可按每“月*日”（日期最大至28日）或每“周*”两种方式设置：将确定好的日期在系统中选定，然后保存，即可。二、周期补货使用方法有了供应商周期，还需要在自动补货界面中选择，开始周期补货：路径：定货自动补货其它选项只对补货日为本日的供应商进行补货（前打勾）有了上述内容：系统中就完成了供应商的周期补货的设置，周期补货的工作就可以开展了。三、查询方法中可以通过查询，了解已经设置好周期补货的供应商。路径：查询自动补货供应商限制定货查询；点击“执行”即可。在设置周期性补货时，优先考虑大型供应商，特别是对定货量上有要求的供应商，然后面逐渐扩大，直到全面铺开。同时设定好的参数如需要修正，课长或处长必须填写供应商补货资料维护表，周五交综合员，综合员在24小时修正完毕，表单需要留存，或电脑、或单据留存。（留存时间两年以上）四、参数的计算 供应商周期补货设置完成后，对应的商品参数需要进行调整。 最低库存=最小排面+提前期*日均销 此计算公式中，是否周期补货对最小排面、日均销以及最高库存没有什么影响，但在计算最低库存时对提前期会有很大影响。 提前期=定货天数+到货天数+定货间隔天数 如：某供应商一周定两次，周一、周四定货，两天货到门店，则提前期应是多少？ 解：提前期=定货天数1天+到货天数2天+定货间隔日4天（取最大值）=7天 如：某供应商一周定一次，周四定货，两天货到门店，则提前期应是多少？解：提前期=定货天数1天+到货天数2天+定货间隔日7天（取最大值）=10天第五篇 缺品限制业务模块缺品限制业务是将供应商已知的断货通知商品管理部，商品管理部将信息给到门店的一种形式。总部会以限制业务调整单的形式由区总系统将商品下发到门店，该商品就不能录入定单。此项业务门店只有接收的权限，没有填写及修正的权限。如需要变更必须找商品管理部的相关人员。一、缺品限制业务的查看从菜单“特殊业务限制业务调整单汇总”可以打开汇总单，如下图： 通过汇总单可以查所有限制定货单品的单据号，双击任意一张单号就可以打开明细表： 明细表中可以具体看到限制定货单品的代码、名称等具体信息，同时可以看到预计的结束日期。当单据生效后，明细表中的商品将会不能进行定货工作。明细表的备注中会显示限制原因，门店可根据原因对商品做出处理办法。限制业务的结束日期一到，定货的限制将会取消；如中途供应商可以提供足够的货源，需先到商管部供应链控制组取消限制定货。总部会以新的限制业务调整单（明细）来覆盖原来的调整单，取消调整单中商品原限制信息。二、缺品限制业务的使用缺品限制业务除了将已通知的断货，限制定货外，还可以通过查询了解到已断货商品的库存情况。且便于日常管理。l 商品资料维护业务信息限制商品对应的会在商品资料维护的业务信息中限制业务的体现：l 查询库存查询当前库存查询查询条件：限制业务2（该查询条件可以运用到其他查询表中）查询表中会体现出限制定货商品的当前库存数l 自动补货搜索范围为了能让缺品限制业务在定货过程中发挥作用，定货单明细中，被限制的商品是不能在定货单明细中录入；而自动补货界面中，通过选择“去除清场和限制定货商品”自动补货将不会搜索出限制商品。如选项没有选，即生成定单，将会出现无法审核定单的现象，需要将限制商品删除后方可审核。l 查询自动补货商品缺品率统计将供应商已通知的缺品直接体现在缺品报表中，减少了一小部分的分析工作。商品缺品原因处显示的“商品限制定货”同时关注“备注”原因，有原因说明即为供应商已通知断货，原代码“”现查询表中可直接以文字显示，因此，“商品限制定货”需要减少必须查询明细单，了解限制的原因，对于不可再定货的商品采取措施。注：会有部分“商品限制定货”备注为空的现象出现，门店综合员必须仔细查看商品资料维护中的商品定位，避免商品因“淘汰”“预淘汰”而引起假缺品现象的出现。三、 缺品限制包括的原因及处理建议1、 厂方停产建议：终止自动补货2、 厂商断货3、 硬包装转换（即更换条码）建议：终止自动补货4、 软包装转换5、 调整生产线6、 设备维修 （细分成重大事故和常规性维修）7、 原料不足（细分成全行业性原料不足和生产企业自身情况）8、 自然灾害9、 运输途中10、 转户11、 调价12、 信息修改13、 生产批次不好14、 进口待检15、 即将淘汰商品 建议：终止自动补货16、 促销装暂停 建议：终止自动补货17、 其它除“厂方停产”“硬包装转换”“即将淘汰商品”“促销装暂停”原因引起商品限制定货的可取消自动补货外，其余做关注处理 ，除非该商品门店决定淘汰，否则不得取消自动补货。上述内容可在“限制业务调整单（明细）”中的“备注”里可见，如下图：其中备注中出现：“商品表默认供应商与单据中商品供应商不符合”，则说明该单据在本门店不会生效，其原因不必做任何处理。 四、 其他限制定货业务 限制定货业务除缺品使用到限制业务外，其他有关于限制定货业务的商品也会使用此工具单：1、 预淘汰商品：限制定货、限制配货（一个月后自动转为淘汰商品：限制定货、限制退货、限制配货）2、 买断商品：限制退货3、 清场商品：限制定货、限制配货、限制退货、限制销售、清场4、 限量商品：限量分配商品采用季节标志-12个月季节因素都加注为“0”，主要指邮报限量商品及其它需限量分配的单品，在取消限量后商品部即取消季节标志。对于限量商品出现缺品时，不允许退出自动补货。 第六篇自动补货相关报表查询一、自动补货查询报表 查询中为自动补货专项设置的查询模块，方便自动补货的工作开展，简化日常操作内容。l 自动补货使用率和正确率：查询自动补货定单的使用率及相符率。还可用做针对定单审核检验成效作用。如0单被使用的情况，或是否有因建议补货被删除而引起不必要的缺品等定单操作记录查询。l 商品当月中类abc查询：查询商品在所属中类的ABC属性。该报表系统自动计算商品属性，每月1日系统自动计算后更新，计算取值时间段为前45天。要求：根据商品属性做好排面管理和仓库管理，A类品给予黄金陈列、C类品不进仓。l 商品缺品率统计：查询表中可提供当日缺品商品清单。该报表可以显示前三个月有零售，当前库存为“0”的商品，他的各类属性及上月的零售情况，可预估销售损失，并提供门店缺品原因自动分析结果，门店重点关注“店方原因”引起的缺品问题。但是对于限制业务缺品备注为空白的商品必须查明限制业务的真正原因。要求：综合员每日提供清单，卖场课长根据清单查找门店原因，并落实解决。l 自动补货定单日报:体现自动补货使用率和相符率，以及手工定单情况，综合手工定单后的使用率和相符率。该表综合反映了自动补货定单的有效性，结合手工定单，真实反映定单问题。注