办公室日常管理制度-2

办公室日常管理制度办公室日常管理制度 批准 审核 编制 河南华仡建设有限公司 年 月 日 目录目录 总则总则 2 第一条第一条 办公秩序办公秩序 2 第二条第二条 考勤休假制度考勤休假制度 4 第三条第三条 办公室卫生规章制度办公室卫生规章制度 5 第四条第四条 办公室用电安全办公室用电安全 6 第五条第五条 档案管理档案管理 6 第六条第六条 印鉴管理印鉴管理 7 第七条第七条 办公用品的管理办公用品的管理 8 第八条第八条 会议制度会议制度 11 总总 则则 1 为加强公司管理 维护公司良好形象 特制定本规范 明确要求 规范行为 创造良好的企业文化氛围 2 本规定所指行政事务包括服务规范 办公秩序 办公室卫生规章 制度 办公室用电安全 档案管理 印鉴管理 办公用品管理等 第一条第一条 办公秩序办公秩序 一 基本准则 1 不得大声喧哗 打闹 不许利用计算机 CD 等高声播放音乐或 歌曲而影响他人工作 也不许谈论与工作无关的事及公开对公 司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚 2 个人通讯方式要留存公司 如有变动及时通知行政部门进行更 新 若有急事须及时回复 以免耽误工作 3 保持办公区域环境清洁 不得在办公区域内吸烟 不得在办公 区内堆放纸箱 或其他杂物 不乱扔杂物 随地吐痰 保持电 话 电脑等办公设备清洁 保持桌面整洁 4 不得在公司的电脑上安装游戏软件和利用公司电话谈私事 接 私人电话不得超过十分钟 5 不得在工作时间进行网上聊天或浏览 电脑上不允许下载与工 作无关的内容 6 未经许可 不准随意翻动 阅览他人办公桌上的文件 废弃的 文件应及时销毁 机要传真内容不得随便传阅泄密 7 不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件 8 不得利用工作时间和 或公司设备干私事 9 不得赌博 不得聚众闹事 不得使用侮辱语言 10 下班后 最后离开工作区的同事负责检查并关闭电源 电灯 电脑 空调等设施 关好门 窗 11 办公区内严禁焚烧杂物或使用明火 不能自行安装或乱拉电线 防止失火 12 未办理相关手续 不得将公司财产 记录或其他物品带出 13 来客 来访的接待必须在办公时间内进行 未经特许 非办公 时间不得带外人进入办公室 14 办公台 桌 面每日下班前各自进行整理保持台 桌 面整洁 卫生 办公用品摆放整齐 二 服务规范 1 仪表 员工衣着应合乎企业形象 原则上员工穿着及修饰应稳重 大方 整齐清爽 干净利落 服装整洁 完好协调 悦目 不 能穿拖鞋 掉带装 睡衣 超短裙等 2 微笑服务 在接待公司内外人员的垂询 要求等任何场合 应注 视对方 微笑应答 切不可冒犯对方 3 用语 在任何场合应用语规范 语气温和 音量适中 严禁大声 喧哗 4 现场接待 4 1 遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻 上班时间 办公室内应保 证有人接待 4 2 原则上公司不允许在办公室接待亲友 如特殊情况 经部门主 管同意 可在不影响公司正常业务的情况下 在接待室或会议室 进行 5 电话接听 接听电话应及时 一般铃响不应超过三声 如受话人不能接听 离之最近的职员应主动接听 重要电话作好接听记录 包括何时 何地 是谁 什么事情 回复时间等 严禁占用公司电话时间太 长 第二条第二条 考勤和休假制度考勤和休假制度 为规范员工的作息 提高工作效率 达成工作目标 公司全体 员工都要遵守公司的考勤和休假制度 详见 考勤和休假制度 第三条第三条 办公室卫生规章制度办公室卫生规章制度 1 在职人员负责办公室当天的保洁工作 2 在职人员离开办公室时 下班时 应仔细检查电器电源是否关闭 如饮水机 打印机 空调 灯 窗户等 网络路由器 电话等 锁好门窗 防止火灾 防雨和失盗 最后离开公司的同事负责 全面检查一遍后方可离开 3 坚持每日清扫卫生 做到地面 桌面 柜上 窗台上清洁 整齐 窗明几净 4 室内不许存放垃圾 及时把垃圾倒入通道 5 各位员工自已的办公用品和各种用具存放整齐有序 不准在室内 和走廊堆放物品 燃烧废纸 乱贴乱画 6 办公室工作人员要讲究卫生 养成良好的卫生习惯 保持办公室 内外清洁美观 创造良好的工作环境 7 办公室人员值日 每日一小扫 每周五大扫 形成制度 坚持长 久 8 办公室人员有义务提醒外来人员 不准随地吐痰 乱扔纸屑 烟 头 瓜果 皮核 禁止从窗户往外吐痰倒水 乱扔杂物 第四条第四条 办公室用电安全办公室用电安全 1 公用区域用电安全 计算机 电灯 空调要做到人在才开 人走就关 下班后请自觉 将办公室电灯关闭 2 公共电器用电安全 复印机 打印机等电器用完以后请自觉关机 防止意外事件发生 同时节约用电 节省能源 3 个人用电存在问题及安全使用 下班后 计算机关机 显示器关闭 中午休息时请将显示器关闭 请保持电源插座附近的清洁 远离水源 第五条第五条 档案管理档案管理 1 归档范围 公司的规划 年度计划 统计资料 科学技术 财务审计 劳动工 资 经营情况 人事档案 会议记录 决议 决定 委任书 协议 合同 项目方案 通告 通知等具有参考价值的文件材料 2 档案管理要指定专人负责 明确责任 保证原始资料及单据齐全 完整 密级档案必须保证安全 3 档案的借阅与索取 1 总经理 副总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅 手续 直接提档 2 公司其他人员需借阅档案时 要经主管副总经理批准 并办理借 阅手续 借阅档案必须爱护 保持整洁 严禁涂改 注意安全和保密 严禁 擅自翻 印 抄录 转借 遗失 如确属工作需要摘录和复制 凡属 密级档案 必须由总经理批准方可摘录和复制 一般内部档案经总 经理办公室主任批准方可摘录和复制 4 档案的销毁 1 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料 2 若按规定需要销毁时 凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁 一般内部档案 须经公司办公室主任批准后方可销毁 3 经批准销毁的公司档案 档案人员要认真填写 编制销毁清单 由专人监督销毁 第六条第六条 印鉴管理印鉴管理 1 公司印鉴 公章 由办公室负责保管 2 公司印鉴的使用一律由副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人 方可盖章 如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责 3 公司所有需要盖印鉴的介绍信 说明及对外开出的任何公文 应 统一编号登记 以备查询 存档 4 公司一般不允许开具空白介绍信 证明 如因工作需要或其它特 殊情况确需开具时 必须经主管副总经理签字批条方可开出 持空 白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途 未使用的 必须交回 5 公司财务章由财务保管 只限于财务部处理公司财务事物使用 不得私自盖章 造成后果由责任人全部承担 6 公司业务章由总经理指定专人管理 只限于业务往来事物处理使 用 7 公司人事章由行政人事部保管 只限于处理人事行政事物使用 8 盖章后出现的意外情况由批准人负责 第七条第七条 办公用品管理制度办公用品管理制度 1 目的 为规范办公用品的管理 特制订本制度 2 办公用品管理 办公文具分为消耗品 管理消耗品及管理品三种 加强管理合理利 用 3 办公用品的管理办法 3 1 办公用品分为个人领用与部门领用两种 个人领用 系个人 使用保管用品 如圆珠笔 橡皮 部门领用 系本部门共同使用 用品如打孔机 大型钉书机 打码机及工程部专用办公具 3 2 消耗品可依据历史记录 如以过去半年耗用平均数 经验法 则 估计消耗时间 设定 3 3 领用管理基准 如圆珠笔每月发放一支 并可随部门或人员 的工作调整发放时间 3 4 管理消耗品文具应限定人员使用 自第三次发放起 必须以旧 品替换新品 但消耗品不在此限 3 5 管理性办公用品列入移交 如有故障或损坏 应以旧品换新品 如 遗失应由个人或部门赔偿 或自购 3 6 办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出 办公用品申 请单 交行政部汇总 次月一日发放 但管理性办公用品的请领 不受上述时间限制 3 7 行政部办公用品领用时分别登记 并控制文具领用状况 3 8 办公用品严禁取回家私用 3 9 采集人员可向办公用品批发商采购 必需品 采购不易或耗用 量大者应酌量库存 特殊办公用品办公室门无法采购者 可以经办 公室门同意授权各部门自行采购 3 10 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请 向办公室请领 办公用品 并列入领用卡 人员离职时 应将剩余办公用品一并缴 交办公室 3 11 印刷品 如信纸 信封 表格 除各部门特殊表单外 其印刷 保管均由办公室统一印刷 保管 办公用品管理流程图 4 名片管理 4 1 公司名片格式统一由行政部委托供应商印制 4 2 名片申请需提交部门经理审批后 由行政助理统一安排制作 4 3 名片制作至少以文档形式提前三天申请 申请内容需注明 部门 职位 手机号码 坐机号码 4 4 新员工入职 1 月后方可印刷名片 需求计划 汇 总 采 购 验 收 保 管 领 用 审核批准 No Yes 各部门 行政部 采集采购 总经理 行政部统计 各部门 4 5 职位变动重新印制 员工离职等情况 需将剩余名片交回人力资 源行政部 统一处理 第八条第八条 会议制度会议制度 一 目的 为进一步规范公司会议管理 做好上情下达和下情上报工作 实现 公司信息资源在各部门之间快速有效传递 确保会议内容及议定的 事项得到有效落实 以便有效地提升公司运营水平 特制定本制度 二 公司会议类型 公司各种例会召开时间 地点及主持人和参会人员表 时间主题地点参会人主持人 XX 具体待定 如有其它临时召开会议或时间变动 请以临时通知为准 三 会议议题 1 每次开会都要有主题 主会人召开专题会议 传达公司会议 精神 讲评部门工作要点及存在问题 落实各项管理措施 帮助下 属解决工作中遇到的困难和问题 并对下一步工作进行指导 2 各部门根据实际情况 由各部门经理决实是否邀请财务 人 事等其他部门同事或公司领导参加例会 四 会议要求 1 做好会议记录 2 会议纪要在会议召开 2 天之内形成书面材料 并上传公司共 享文件夹中 以便各部门学习与落实会议精神 以使大家共同遵 守执行 3 会议组织部门应提前做好会议资料 如会议议程议题 提案 汇报材料 计划草案 决议决定草案 参会人应提交资料等 准备 的组织工作 4 每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题 并围绕此召 开会议 不可以在会议时间讨论与此无关话题 五 会议纪律 1 书记员认真记录会议纪要 如实按会议制度记录会议内容 参会缺席 迟到等情况 2 各部门参会人员必须准时 不缺席 无故迟到罚款 50 100 元 3 经理出差时 会议由副经理代理出席 4 与会人员一般不得缺席或指定他人代表 确因个人紧急事务 需要请假的 须向会议主持人请假 同时指定专人代为履行职责 5 会议由人事行政部 总经办协助组织 6 会场内关闭手机或调至震动 开会期间安排专人在外接听电 话 如无紧急事情 会后由当事人回复来电者 如有紧急事情 需经主会人允许再外出接听电话 会议期间参会者不喧哗 不窃 窃私语 特殊情况会场外联络 如有违反此规则 处 50 元以下罚 款 六 会后事项 1 会议使用者应自觉保持会议室的清洁卫生 会议结束后 应将 电灯 空调等设备电源关闭 同时清理杂物 椅子归位 保持室内 卫