如何做好工作计划60284ppt课件

如何做好工作计划 讲师 课程大纲 一 方针管理VS 工作计划二 工作计划是什么 三 工作计划的类型四 职场工作计划的五步骤五 如何有效的执行工作计划六 报告 工作计划书撰写要领七 成功的专案计划与管理八 补充教材 一 方针管理VS 工作计划 1 智慧力量整合与四头马车 管理层 一 方针管理VS 工作计划 2 组织层级与经营能力理念能力 创新能力 管理能力 改善能力 技术能力 维持能力 一 方针管理VS 工作计划 1 一般而言 企业的组织层次可区分为高阶层 中阶层与基层三层次 2 目标管理即是透过各阶层人员不同的经营能力 共同参考制定 执行 达成目标 一 方针管理VS 工作计划 3 高阶层主管是企业的舵手 要创造 要发展 要能登高望远 建立企业远程的鹄的 并领导全员朝向目标迈进 即SailToTheRightDirection 4 中阶管理人员必须根据公司目标 拟定实施计划及控制方法 使工作展开得以上下连贯 做该做而未做的事 并使所做的事配合目标 即DoRightThings 5 基层人员必须自动自发 积极负责 执行既定目标 将事情做得确实 没有失误 将绩效连到预期目标 即DoThingsRight 二 工作计划是什么 1 管理者有能力评估未来 预做准备 也就是有能力做好计划 2 工作计划是什么呢 工作计划可被定义为 决定目标及如何达成目标的一个程序 process 二 工作计划是什么 3 工作计划本身含有三个特性 1 前瞻性思考 forwardthinking 思考及判断未来可能的状况 2 下决策 decisionmaking 决定未来想要达成的状况 desiredfuture 3 目标导向 goaloriented 规划各个标的 以达成期望的状况 二 工作计划是什么 4 简单地说 工作计划就是现在想好将来要执行的行动力 以达成期望的目标 5 就企业的经营而言 工作计划就是为了达成企业的经营目标 企业内各项业务的责任者 根据目的 现状的事实及未来可能的预测 做出最有利的行动方案 二 工作计划是什么 6 为什么要做计划呢 一份好的计划有如一份好的航海蓝图 能使我们避免错误的航行 浪费了时间及资源 也能引导我们最有效 最正确地达到目的地 7 一份好的工作计划能使参与计划执行的人预先知道什么时候要做什么事情 能够预做准备 相互配合 能发挥最大的效率 5W2H 二 工作计划是什么 8 企业内各阶层的主管负的责任不同 当然计划的标的也不同 不同阶层主管负责计划的内容 二 工作计划是什么 9 管理者为了做好管理的工作 自然要订出各种不同的计划 中阶主管制定的计划 要能达到下列三个目的 1 计划要能配合实现上级主管的目标 策略 2 计划要能实现自己部门的任务 3 计划要能成为部属行动的依据及评价部属工作成果的重要基准 三 工作计划的类型 1 愿景 政策 目标 策略 行动方案 预算 专案计划 部门工作计划 日程计划 等都是工作计划的一种 2 企业内常见的工作计划有这些类型 长期计划年度计划功能性计划专案计划Actionplan 行动计划Schedule 时间进度计划 3 1 长期计划 Long Rangeplan 1 一般而言 企业的长期计划都超过一年 通常是五年 也就是多数企业所制订的五年计划 2 五年计划的主题为企业的愿景 vision 事业范围 businessdomain 设立企业期望长期达成的目标 如产品开发目标 市场开拓目标 组织目标 成长率目标 市场占有率目标 投资报酬率目标 并构筑达成这些目标的基本策略及一些需投入较长的时间才能达成的工作 3 2 年度计划 Annualplan 1 年度计划是此企业的长期策略规划为前提或基础 计划出年度详细的行动计划 2 它明确订出企业的经营管理人员 新的年度要做些什么 目标 并计划好如何达成年度目标及要投入多少预算 Budget 3 2 年度计划 Annualplan 3 某一家企业年度计划的项目范例 您参考后对于什么是年度计划会有进一步了解 XX公司年度计划I 经营者summaryIV 生产计划A 年度目标A 生产schedule1 财务目标B 库存计划2 非财务目标C 原料取得计划B 基本策略D 设备支出计划1 行销策略E 产品开发计划2 产品开发策略V 行政管理计划3 制造策略A 人力资源计划4 行政管理策略B 费用管理计划5 组织策略VI 财务计划6 财务策略A 销售收入II 组织计划B 损益表III 行销计划C 部门预算A 市场分析D 资产负债表B 竞争分析E 现金流量表C 产品策略F 资金来源运用表D 人员计划G performancestatisticsE 广告 促销 通路 计划 3 3 功能性计划 Functionalplan 1 每一个部门为了完成部门的主要功能 function 都会做出一些部门功能性的计划 2 如每月销售计划 促销计划 每月生产计划 人员招募计划 库存计划 资金计划 等 这些计划可说是部门的工作计划 3 4 专案计划 Projectplan 1 企业为了解决一些特定的问题 如士气提升专案或举办一些特定的活动 如公司创业十周年庆祝专案 这些活动的进行往往需要跨部门的人员支援共同完成 通常称为专案计划 3 4 专案计划 Projectplan 2 每个专案计划的主题内容不同 但是计划过程的思考步骤却是大同小异的 一般而言 可依循下列的步骤进行 设定目标 objectives 如何做 Howtodo 设定多种选择方案 估计需要的经费 budget 做出行动schedule 回馈情报 informationfeedback 的取得及评估 3 5 Actionplan 行动计划 1 Actionplan我们称为执行计划或实施计划 2 实施计划是我们产生具体行动的计划 因此它必须明确地指出何时 when 何地 where 用什么资源 which 期望完成什么 what 如何完成 how 谁负责 who 3 再好的计划若不去执行 将不会产生任何功效 而浪费了投注于计划的时间 心力及金钱 4 计划贵在能有效地执行 ActionPlan正是能将计划付诸实现的最好手段 因此任何的计划 愿景 策略 idea 等 我们都须将它转换成ActionPlan 让它实现 3 6 Schedule 时间进度计划 1 时间进度计划 Schedule 是计划出在什么时间要进行及完成那些事项 能让自己便于控制进度 2 任何一个工作项目都要预估出它需要完成的时间 我们才能有条理 有顺序地安排好整个工作的进度 有了工作控制的进度 我们才能在期望的时间内完成我们的工作 3 6 Schedule 时间进度计划 四 职场工作计划的五步骤 第1步骤明确的目的第2步骤掌握事实第3步骤考虑事实第4步骤草拟方案第5步骤确认 四 职场工作计划的五步骤 第1步骤明确的目的 确定现场的目标与方针 了解上司的目的与方针 确定自己的任务和扮演角色 明白问题所在 参照有关的计划和事项 查阅规则和方法 四 职场工作计划的五步骤 第2步骤掌握事实 确定有关的方法和计划 调查现况 请教有关人员 查阅过去的资料和记录 调查相关的实例 运用5W1H的方法 四 职场工作计划的五步骤 第3步骤考虑事项 有无遗漏 事实与事实之间的关系如何 以客观的立场来判断事物的真象 原因和理由何在 相关办法与惯例如何 运用5W2H的方法 四 职场工作计划的五步骤 第4步骤草拟方案运用5W1H的方法何故 why 目的何事 what 应做 处理的事何处 where 场所何时 when 日期 时间何人 who 担当者如何 how 方法 对策必要时以书面表示 四 职场工作计划的五步骤 第5步骤确认 能否达成目的 必要事项是否已列入周全 能否实施 与其他工作 人员 单位 事项的协调是否良好 安全性如何 请上司确认 如何准备 五 如何有效的执行工作计划 1 订定完善的计划 3 正确的传达 明确目的用书面或口头传达掌握事实注意表达的方式考虑事实用良好的态度草拟方案确认传达的效果确认4 充分的检讨 2 充分的准备 在工作进行中依照计划工作完成时依照职场的实际情况有计划的执行职场点检工作避免疏忽采取必要的措施周祥考虑工作的顺序任何场所都要掌握5W2H 六 报告 工作计划书撰写要领 6 1做一份好的工作计划书成功关键因素是什么 利用脑力记录法分组演练 6 2工作计划书成功关键因素 1 掌握对象谁是有影响力或决策的人不同对象会影响不同表达方式你的上司习惯如何 最在乎的又是什么 2 本身定位供参考 辅助口头报告 只要简要表达即可提供决策的根据 则力求尽量完备 周详 6 2工作计划书成功关键因素 3 订定目标计划书本身就是执行目标管理的一种典范计划目标必须十分清楚 正确 否则可能会导引后面错误的行为方向上是对的具有相当的支持性计量显示的趋势4 表现重点在目标导引下 计划书通常会陈述一些分析资讯 证据或工作的策略方法 步骤细节 甚至对结果的评估等如新产品上市计划画 或许应着重于新产品的诉求策略新的训练计划书里 可能以突破传统且非常新颖的训练方式为表现重点 6 2工作计划书成功关键因素 5 证据支持支持性要足够计划书要让人相信是可行的 则必须以某些资讯来强化根据或证明这些根据或注明的资讯可能是一些权威机构的统计数字或重要图片6 资料完整计划书是让他人阅读 且是日后作决策或行动的依据 故 表现的资料要完整否则不但影响效率 甚至可能导致错误的结果 6 2工作计划书成功关键因素 7 预测准确任何计划书多少有 预测性 的内容 其预测应力求准确虽于预测性内容 根据什么 是否合理 客观影响因素是否应考虑 8 可行性高内容叙述的工作项目 是否可行 是实务的 而非理论的 6 2工作计划书成功关键因素 9 易于评估一份计划书在实际执行之后 必然面临评估评估包括 进度阶段性评估 区分不同项目评估及总体结果的评估等以上提醒我们在内容架构 分项 进度甚至目标订定上均须注意未来评估的可能状况10 适合阅读既是书面沟通 书面的表达就应注意是否语意清楚 文字简洁生动 排列有利检索容易 6 3撰写工作计划书的架构设计 1 计划的名称具体明白的表示如 新产品OO的促销企划案2 计划者的资料单位 职称 姓名如是小组 标示小组名 负责人 成员 含单位 职称 6 3撰写工作计划书的架构设计 3 计划作成年 月 日一份计划书应注明计划作成日期如修改时 亦应注明某月某日修改4 计划目的及内容概要以数行文字 提纲挈领地指出目的和重点 6 3撰写工作计划书的架构设计 5 计划方案经纬说明 背景说明 为什么提出本计划主题 或实施主题 本计划以什么架构进行等6 计划内容的详细说明指计划内容的本文部份以翻译者容易了解为原则简明扼要表现 层次分明地整理不懂文字 可适当插入照片 图 表 6 3撰写工作计划书的架构设计 7 实行计划所需的作业流程计划要付诸实行 有必要先做好作业程序 行动顺序 作业时间的分配人员 费用 场所 道具等计划这些程序书 工作进度表 都要附在计划书内8 计划的期待效果 预期效果预测效果以令人信赖且有依据的方式提出来效果对费用所显示的效率对公司内部 外部的无形效果等 也一并记入 6 3撰写工作计划书的架构设计 9 本计划的问题及想法任何计划要拿一百分都很难在计划小组会议中讨论的优点 缺点 问题点及有关的想法 要另外记录下来如虽然有这些问题点 但因某些理由的判断 在实行上不会有大碍10 参考的计划例 文献 过去的事例等若有参考标本学习的案例 则易于被通过参考实例简单附注 以提高说服性 6 3撰写工作计划书的架构设计 11 如有第二案 第三案时 可列出概要计划往往不只作出一案 而有A B C 等复数代替案第二案 第三案概略说明 可视情况提出12 关于计划实施时的注意事项 期望事项影响实施效果的相关事项应附注出来如计划主持人层级 预算范围等 七 成功的专案计划与管理 7 1专案流程 7 2影响专案成败的关键 1 专案使命和目标6 技术问题2 最高阶经营层的参与和支持7 顾客认可3 专案计划能力8 专案控制4 顾客咨询9 沟通5 专案成员的问题10 问题解决能力 7 3撰写报告与工作进度 1 所有收到报告的人 都是您的顾客 而专案负责人 自己