重点建设项目档案登记备份介绍 PPT课件

重点建设项目档案登记备份工作规范 2020 4 7 1 可编辑 重点建设项目档案登记备份基本要求 1 2 3 档案登记备份概念 2 档案登记备份提出的背景 一 档案登记备份工作提出的背景 2020 4 7 3 可编辑 2020 4 7 4 可编辑 2020 4 7 可编辑 5 斯诺登事件 传统安全 政治 国防 外交 非传统安全 经济 疾病 信息 2 公共档案信息服务与档案信息安全之间存在着矛盾 6 3 自然灾害 人为灾害频发对档案造成损失 纽约世茂中心被袭 雅安芦山地震 7 北川档案馆档案地震后照片 汶川地震北川档案馆受损档案 8 9 10 遭殃 2012年2月1日上午 台州第一人民医院门诊部20多台电脑全部瘫痪 工程师一查 原来是电脑主机里的cpu 内存条及硬盘全部不见 里面包括100多万元的软件 医院门诊资料 导致医院工作无法进行 虽经公安侦查找到嫌疑犯 计算机配件 但硬盘资料已被删除 电脑被偷殃及档案 11 保管不善造成档案损毁 工程档案不完整不清晰不耐久情况突出 12 档案造假破坏社会和谐 13 4 新技术条件下数字档案信息安全面临挑战 电子文件的大量产生 如何确保电子文件的齐全完整 真实有效 可读可用 如何让今天的电子文件在几十年 几百年后还能被人读取利用 如何确保档案数字化过程档案安全 如何防止档案泄密 14 2020 4 7 可编辑 15 2020 4 7 可编辑 16 2020 4 7 可编辑 17 黑客入侵信息数据被盗 重点项目档案管理存在安全漏洞 5 档案部门日常管理存在着各种安全隐患 18 档案安全保管问题 2020 4 7 19 可编辑 1 重点建设项目档案管理安全保障不符合要求 库房等条件差陈旧狭小简陋 20 2020 4 7 可编辑 21 2 档案归档不及时或归档不全 3 文件形成质量不符合要求 2020 4 7 可编辑 22 4 档案利用价值得不到应有发挥 2020 4 7 可编辑 23 信息化程度不高 利用效率低手工检索 查全率 查准率低 5 档案安全得不到保障 2020 4 7 可编辑 24 被毁 自然因素 技术因素 人为因素等被丢被改被盗 总之 传统档案管理手段落后 滞后管理 手工管理 难以防范 应对各种自然的和人为的灾难 信息技术发展 电子文件大量产生 其保全难 保真难 易篡改易受损的特点 致使电子文件管理存在巨大风险 重点建设项目建设与管理需要大量使用档案 但由于种种原因 档案信息的原始性常常受到有关各方的质疑 因举证难导致矛盾加剧 不利于社会和谐稳定 25 档案安全管理的目标 2020 4 7 26 可编辑 确保档案实体的安全 不损毁 不丢失 确保档案信息的安全 不失密 不泄密 确保档案内容完整齐全 不缺失 不遗漏 延长档案实体和信息的寿命 载体耐久 字迹清晰 27 如何实现档案安全管理目标 实施档案登记备份战略 2020 4 7 28 可编辑 二 档案登记备份的概念和功能 2020 4 7 29 可编辑 一 档案登记备份的概念 登记是把有关事项或东西登录记载在册籍上 就是记录 审核 确认的意思 档案登记就是将档案管理情况记录下来 经审核提出安全管理的意见 30 备份就是将各种形式的档案通过信息技术手段 进行内容复制形成电子副本 备份的作用是用于后备支援 是从原文中独立出来单独贮存的程序或文件的副本 复制件 31 浙江省档案登记备份管理办法 省政府306号令 第三条规定 档案登记备份是指档案行政管理部门定期记录机关 人民团体 有关企业事业单位和有关重点建设项目的建设单位 以下统称单位 的档案管理情况并在此基础上对单位重要档案组织实施电子备份的活动 这里的档案包括文字 图表 声像 数码等各种形式的历史记录 32 重点建设项目档案登记备份的依据 浙江省档案登记备份管理办法 省政府令306号 中共浙江省委办公厅浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知 浙委办 2009 140号 浙江省档案局 浙江省重点建设领导小组办公室印发的通知 浙档发 2010 38号 档案登记备份工作规范 浙档发 2013 23号 33 二 登记备份的功能 保障档案安全保全档案证据整合档案资源 34 保障档案安全 确保档案安全性 提高抵御风险的能力 通过登记监管机制 制度约束 通过备份技术保障 数据冗余存储 可防患有意或无意的档案丢失 损毁等情况 35 证据保全 确保档案可靠性 强化法律凭证价值 通过登记备份 各级档案部门作为非利益相关的权威部门 对档案的原始性 可靠性提供鉴证 从而有效化解矛盾纠纷 降低社会交易成本 如工程施工记录 竣工图 知识产权档案等 36 资源集聚 登记 督促各项目建设单位及时整理归档 集中统一管理本项目全过程形成的档案 备份 分散的资源集聚到档案室或档案馆 既确保安全又整合了资源 37 意义 档案登记备份安全战略是实施全国档案事业发展三大战略的重要举措 2012年4月16 18日 全国登记备份现场会在杭州萧山召开 全国各省分管局长参加会议 60余人 38 参加会议的领导有 国家档案局局长杨冬权 时任省委副书记李强 省委副秘书长林云举 国家档案局档案馆室司司长孙钢 浙江省档案局局长鞠建林 39 40 省委书记赵洪祝批示 社会管理创新是多方面的 实施档案登记备份 既是档案管理的创新 也是社会管理的创新 41 登记备份安全保障作用案例 一张小光盘 关系全县上万人切身利益省档案馆开展实战型应急演练 2020 4 7 可编辑 42 三 重点项目档案登记备份工作特点 法律强制性业务规范性动态延续性 43 三 档案登记备份工作的基本要求 44 一 明确单位范围 对象 登记单位范围 国家 省 市 县重点项目建设单位 实施分级管理 省重点建设项目由项目建设责任单位的同级档案局负责登记和备份的组织工作 45 备份单位范围 具有政府投资性质 关系国计民生的重点项目档案都要备份 具体备份项目名单由各级档案局确定 46 二 登记备份的内容 1 登记的事项 档案类别 数量 内容 包括 重点项目档案管理情况登记表 档案整理情况说明 档案目录等 链接1 连结2 47 2 备份的内容 重点项目建设全过程形成的具有重要保存价值的 保管期限为30年以上的长期 永久保存的档案 48 三 登记备份的时间 登记的时间 项目开工后6个月内 每年11月底前 新建 在建的项目 专项验收前1个月内报送 49 备份的时间 专项验收前1个月必须完成备份 取得档案登记备份确认书 未完成登记备份的 不得组织档案专项验收 2020 4 7 可编辑 50 四 档案备份的数据形式 一 档案数字化成果 指项目建设过程中形成的纸张 胶片等各类传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果 包括全文和机读目录 二 电子档案 在公务处理过程中形成的电子文件 三 电子业务档案 指在项目建设过程中通过计算机信息系统形成的文字 表格 CAD图 声像等各种形式的历史记录 51 五 登记备份流程 登记的流程 备份的流程 52 1 登记的流程 登记上报登记受理登记审核登记处置 53 登记上报 项目单位办理 填报登记表 登陆浙江档案网 政务公开 表格下载 览目 下载登记表完整填写后 连同档案整理说明 档案目录 案卷目录 文件目录 一起报送同级档案局 省档案局登记受理部门 登记管理处联系电话 0571 85118298公务邮箱 djglc 54 以下由档案局办理 登记受理登记审核登记处置 55 2 备份的流程 数据准备 自检数据报送 受理数据检测 移交数据存储 管理 56 六 做好登记备份工作应注意的问题 做好前期工作按时登记备份规范登记备份流程 57 1 前期准备工作 做好项目文件材料形成 积累和归档工作 确保项目档案完整与规范 对前面所列范围的项目档案进行同步数字化加工 形成目录数据库和全文数据库 项目建设过程中形成的纸张 胶片等各类传统载体档案经数字化转换后形成的数据成果 包括全文和机读目录 58 对前面所列范围的项目相关电子文件进行整理归档 并制作相应电子目录 在项目建设过程中通过计算机等电子设备形成的文字 表格 CAD图 声像等各种形式的历史记录 59 2 按时登记备份 把握好登记的时间 开工后六个月内 每年年底 验收前1个月内 把握好备份的时间 在项目档案专项验收前1个月完成所有除竣工验收阶段外档案的备份工作 在项目竣工验收后1个月内完成竣 交 工验收文件和其他文件的登记备份工作 60 3 规范登记备份流程 根据档案行政管理部门公布的名单或文件 查看是否纳入登记备份范围 61 登记备份的总体流程图 62 第一步 数据准备 做好各类项目文件材料的形成 积累和归档工作对纳入登记备份范围的传统项目档案进行数字化对纳入登记备份范围的电子档案进行归档管理 63 A 数字化的要求 1 档案数字化成果包括全文和机读目录 2 实体进馆的 全文一般采用彩色模式进行扫描 以单页TIFF文件格式存储 文字类档案扫描分辨率一般应 150dpi 图纸类档案扫描分辨率一般应 200dpi 实体不进馆的 可以用灰度模式扫描 JPEG格式保存 3 扫描文件命名统一用实体档案案卷标注的档号做文件名 4 机读目录采用DBF文件格式或其他通用格式保存 包括案卷级目录和文件级目录 64 B 建立目录数据库 案卷级机读目录的著录 65 66 文件级机读目录的著录 67 68 C 电子档案备份准备 1 备份电子档案包括相关文档 元数据和电子目录 2 电子档案按照 电子档案移交和接收办法 执行 3 电子档案命名统一采用实体档号命名 4 电子目录采用XML文件格式或其他通用格式保存 为文件级目录 具体结构参照前面的文件级机读目录格式 69 第二步 生成登记备份数据载体 包 将整理好的档案数字化成果和电子档案以标准光盘格式刻录到一次写光盘 档案数字化成果备份载体应包括目录光盘和实体数据光盘 目录光盘内有案卷级目录和文件级目录 实体数据光盘内应包含以档号命名的扫描文件夹 文件夹内为该份文件的所有扫描文件 电子档案备份载体应包括目录光盘和实体数据光盘 目录光盘内有文件级目录 实体数据光盘内含以档号命名的电子档案原文和元数据 70 JHJ2 03 01 001 001 JHJ2 03 01 001 002 JHJ2 03 01 001 003 JHJ2 03 01 006 001 JHJ2 03 01 006 002 JHJ2 03 01 006 003 案卷级目录 分目录 文件级目录 分目录 JHJ2 03 01 001 001 001 tif JHJ2 03 01 001 001 002 tif 档案数字化成果实体数据光盘 备份说明 71 文件级目录 总目录 目录光盘 案卷级目录 总目录 72 第三步 用打包软件打包生成MD5码 生成备份载体后 使用 登记备份打包软件 对备份载体进行登记 管理 形成备份载体的移交批次 数字摘要等信息 进入政务外网可以登陆档案登记备份平台并下载 打包软件 不能进政务外网的 可以登陆 浙江档案网 下载备份表 并由登记管理处提供打包软件 73 74 75 76 77 第四步 填报登记备份材料 项目建设单位在移交档案登记备份数据前 需要填写的材料有 浙江省重点建设项目档案管理登记表 电子文件和数字档案备份情况表 档案备份数据移交 接收检验表 78 79 第五步 报送表式材料与备份载体 项目建设单位按规定时间将备份载体 光盘 和书面材料 上述三份表格 报送同级档案馆登记备份中心 涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送 要求专人专机扫描 刻录报送 80 第六步 受理与审核 同级档案馆登记备份中心对项目建设单位报送的书面材料和移交的登记备份数据 进行受理 审核 审核内容包括 报送材料是否具有完整性和有效性 是否按照规定填写了所有必需的表格材料 填写的格式是否规范 内容是否和实际备份载体相一致 移交的登记备