博士论文答辩会秘书工作流程

博士论文答辩会秘书工作流程 博士学位论文答辩是申请和授予博士学位的重要程序，这时就需要答辩秘书的职位了，那么这个工作的大致流程是怎样的呢?博士论文答辩秘书工作流程工作目标：协助答辩人准备答辩工作，终极任务是整理、汇总a、b两档的所有材料(见附表)。工作流程：大致分为两步一. 送审阶段：准备好所有的送审材料，送交研究生院审批。二. 答辩阶段：取回审批材料，准备答辩材料，领取聘书和劳务费，完善所有材料后送交系教务处。下分而述之。一.送审阶段1.得知当选答辩秘书之后，应立刻去系教务处，请教务老师在教务系统中将自己和答辩人关联。领取材料。(附表中 * 为 教务处 的材料)2.进入教务管理系统(*)，用答辩人提供的学号和论文编号，将秘书身份与博士生绑定。教务系统中的工作包括：2.1.如此时所有的“博士学位论文评阅书”已到(从教务处取回)，则在系统内录入论文打分，生成“论文学术评阅汇总和答辩委员会组成审批表”。此时可将所有评阅书复印一份，交由答辩人修改论文。但注意评阅人的信息是保密，不要泄露。2.2.如答辩时间和地点已确定，则在系统内录入相关信息。2.3.如导师已填写好评语，则在系统内打印并保存“指导教师对博士学位论文的评语”，找导师签字。2.4 打印a、b封面，“学位论文答辩表决票(粘贴页)”。3. 联系答辩人，索取相关材料(附表中 * 为 答辩人 的材料)。注意：所有答辩人提供的材料都需要有答辩人的签字。4. 2、3两步的工作不分先后，为争取时间，在条件满足的情况下可同时进行。如2、3两步的工作都已完成，则将所有a、b档的材料及博士论文送交研究生院审核。注意：a. 核对附表中所有需要签字的表格，确保导师和答辩人都已签字。b. a档和博士论文中都需要已签字的原创性声明，由于答辩人之后还需要提交带有原创性声明的博士论文，因此，此时应至少做三份签字的原创性声明：a档、博士论文、预留一份备用。二.答辩阶段1. 如送交研究生院的材料通过审核，则会收到通知(一般是电子邮件，也可在教务管理系统中查到)。将材料取回，其中加入了表决票和校外答辩老师的聘书。2. 从财政部网站上下载“薪酬发放表”和“劳务发放表”，将参加答辩和评阅的老师信息和实发金额分别填入。“薪酬发放表”针对校内老师，标准是评阅300元/篇，答辩200元。“劳务发放表”标准是答辩、评阅均300元/篇。(只适用2019年，之后可能有变)将两表格电子版发送到教务老师邮箱。3. 答辩前一天，从系教务处领取劳务费和劳务费领取表。购买几个信封，将校外答辩老师的劳务费分别装好，答辩当天，连同聘书一起交给老师，并请老师在劳务费领取表上签字。4. 答辩前，应根据“博士学位论文评阅书”拟一份“答辩委员会决议书”草稿(最好有电子版，再打印一份供老师们修改)。5. 答辩当天，认真记录答辩人的陈述如何回答老师们的提问。将草稿交由老师们修改、润饰。答辩当天最紧迫的工作便是完成“答辩委员会决议书”，由于宣布完答辩决议，答辩会便散会了，所以要利用仅有的时间生成表格，请与会的各位老师签字。这里有三种方法可以参考：a. 如果会场方便上网，则将答辩决议迅速录入教务管理系统，系统自动生成pdf的“答辩委员会决议书”，直接保存打印即可。b. 在答辩之前，在教务管理系统中生成空白的“答辩委员会决议书”word文档，将答辩决议填入word表格之中，保存打印。a方案和b方案都需要手边有电脑操作。如果没有电脑，可选择c方案：c. 在教务管理系统中生成空白的“答辩委员会决议书”word文档，打印出来带入会场。决议后，直接请导师签字。之后再将决议结果用“套打”的方式，打印到已签好字的表格中。6. 散会后，将答辩记录整理好，录入教务管理系统(如