项目管理章程和工作方法(doc 28页).doc

管理人网 免费海量 下载 管理人网 免费海量下载 正泰电器股份有限公司正泰电器股份有限公司 数字化正泰数字化正泰 系列项目系列项目 项目管理章程和工作方法项目管理章程和工作方法 管理人网 免费海量下载 毕博管理咨询公司毕博管理咨询公司 二二 三年六月三年六月 目目 录录 一 一 项目人员角色和职责项目人员角色和职责4 二 二 项目运行中的沟通机制项目运行中的沟通机制7 三 三 项目文档资料管理机制项目文档资料管理机制11 四 四 项目人员的考核机制项目人员的考核机制16 五 五 项目培训机制项目培训机制18 六 六 项目验收机制项目验收机制20 七 七 管理控制流程管理控制流程22 管理人网 免费海量下载 一 一 项目人员角色和职责项目人员角色和职责 1 项目指导委员会成员职责 a 与项目总监 项目经理共同审核制订企业信息化目标和战略 b 审核总体工作计划 c 负责配置和协调项目资源 解决困难的问题 消除路障 d 授权项目经理和项目管理办公室开展工作 e 定期出席汇报会议 听取项目经理和项目管理办公室的汇报 2 项目总监 a 代表项目指导委员会主持日常工作 b 项目指导委员会的常务委员 对项目成功总负责 负责与项目经理和项目指导 委员会的接口 c 主持召开工作汇报会议并按项目进度向项目指导委员会汇报 财 务 管 理 战 略 诊 断 人 力 资 源 管 理 供 应 链 管 理 营 销 管 理 项目经理 项目指导委员会 质量监督专家组 项目总监 技 术 项目副经理 知 识 管 理 项目管理办公室 数 据 仓 库 决 策 支 持 后 勤 及 宣 传 培 训 组 3 项目经理 a 组织 领导和协调团队工作 并作为项目团队 指导委员会与各实施小组之间 的沟通桥梁 b 项目的总体管理 协调项目所需资源 c 制订和管理项目总体实施计划 d 审查项目关键活动的进程 衡量 追踪与评估项目进度 e 支持各项目小组的工作 f 确保项目顺利进行 g 定期召开品质保证审查会议 h 审批与项目有关的各项支出 4 项目副经理 a 协助项目经理的所有工作 5 项目专家组 a 就领导层关心的问题举办互动式研讨会 b 审核关键的交付品 c 对重大疑难问题提出建议 6 质量监督 a 在项目里程碑的时间审核项目的交付品 b 出具项目质量报告 并提交项目指导委员会 7 项目管理办公室 a 协助项目经理制定总体工作计划 b 配置和协调项目资源 c 听取各小组汇报 决定小组内无法解决和需要跨部门沟通的重大问题 并快速 决策 d 签署验收各个实施阶段工作 e 定期向项目指导委员会汇报工作 f 设计制定信息化总体方案 8 各项目小组的职责 项目小组将由小组负责人 咨询顾问 和正泰股份的项目参与人员共同组成 a 项目实施小组负责人 i 制定项目日常工作计划并负责项目日常管理 ii 主持召开每周协调工作会议 iii 在整个项目实施过程中负责项目小组与上下级的沟通 iv 向项目经理提交小组周计划更新报告 v 向项目经理提交小组周进度报告 b 项目小组的职责包括 i 确定项目的工作步骤和具体工作方法 ii 具体开展项目工作 包括 收集数据和信息 分析并确定问题 设计解 决方案 讨论和修改工作成果 协助实施 管理人网 免费海量下载 iii 根据项目要求 在规定的时间内提交符合质量要求的项目设计方案 iv 遵守项目文档管理守则 v 参与并审核系统测试 vi 确认项目阶段性实施成果 vii 参加小组每周项目协调工作会议 viii 确保各流程和系统模块的连贯性 ix 满足实施时间表 x 协助确定所要求的接口 转换及功能增强 xi 保证用户操作步骤文档化 xii 完成最终用户培训 二 二 项目运行中的沟通机制项目运行中的沟通机制 参加对象参加对象 事件事件 类别类别 沟通沟通 渠道渠道 召集召集 人人 正泰正泰毕博毕博 内容内容时间时间结果结果注意事项注意事项 1 访谈 座谈性 质 访谈 座谈 会 毕博项目管 理办公 室对口 人员 相关项 目小组 成员 相关业 务部门 人员 项目管 理办公 室对口 人员 相关项 目小组 成员 对正泰股份有限 公司的业务部门 进行访谈 就各项目小组成 果相关的问题进 行探讨 根据项目 的需要召 开 了解正泰股 份的现状以 及对未来的 期望和需求 就各项目小 组成果相关 的问题达成 一致意见 参见附件 访谈纪要 和 会议纪 要 应提前 2 个工作日 以书面形 式通知 管理人网 免费海量下载 事件事件 类别类别 沟通沟通 渠道渠道 召集召集 人人 参加对象参加对象 内容内容时间时间结果结果注意事项注意事项 正泰正泰毕博毕博 项目 进展 沟通 会 毕博项目管 理办公 室对口 人员 相关项 目小组 成员 项目管 理办公 室对口 人员 相关项 目小组 成员 通报本周工作进 展情况 讨论项 目工作进程中出 现的问题和解决 方案 本周工作 安排等 形成项 目进度报告 原则上 每周一上 午 确认上周工 作 解决上 周工作中出 现的问题 确定本周工 作安排 参 见 项目进 度报告 和 项目滚动 计划 每周一 一般为 1 到 2 个小 时 2 沟通 协调性 质 问题 协调 会 双方项目管 理办公 室 相 关项目 小组成 员 相 关部门 人员 项目管 理办公 室 相 关项目 小组成 员 解决项目小组层 次不能解决的 需要由项目管理 办公室召集相关 项目小组或部门 参加 并进行统 一协调的问题 根据项目 进展的需 要召开 解决项目小 组层次不能 解决的问题 若有双方 项目领导 小组成员 或项目总 监参加的 会议则需 提前 2 个 工作日以 书面形式 通知 3 培训 性质 转变 促成 毕博正泰员 工 项 项目管 理办公 宣传 培训 减 少项目推行的阻 项目开始 阶段及进 传授知识 减少项目推 应提前 2 个工作日 事件事件 类别类别 沟通沟通 渠道渠道 召集召集 人人 参加对象参加对象 内容内容时间时间结果结果注意事项注意事项 正泰正泰毕博毕博 培训 会 目管理 办公室 室对口 人员 相关项 目小组 成员 力行中行的阻力以书面形 式通知 4 项目 成果报 告性质 项目 成果 报告 会 双方项目领 导委员 会 项 目领导 小组 项目总 监 项 目管理 办公室 项目领 导委员 会 项 目领导 小组 项目总 监 项 目管理 办公室 各项目小组项目 阶段成果汇报 项目阶段 成果汇报 确认项目阶 段成果 各项目里 程碑完成 时间 应 提前 2 个 工作日以 书面形式 通知 5 项目 组活动 项目 组成 员活 动 双方项目组 所有人 员 项目组 所有人 员 共同举办文娱活 动 视项目情 况 在工 作之余举 行 活动简报提前 2 个 工作日以 书面形式 通知 1 为保证项目的顺利开展 双方应在项目中保持充分和有效的沟通 2 根据项目中发生的各种事件类型 采用不同的沟通渠道和沟通方式 请参见上表 3 所有会议要有明确的议程安排 会议目标 内容 参加人员要求 会议进程中应遵 守会议议程主题 4 会议安排的流程 管理人网 免费海量下载 a 会议的发起 由会议的召集人 分别由双方项目管理办公室负责人担任 负责 安排会议时间和召集与会者 b 召集人指定本项目小组的联系人提前若干工作日 详见上表 向对方联系人提 交会议目的 议程 与会人员名单 或人员要求 和会场安排等相关要求 参 见附件 会议申请函 c 对方联系人在 1 至 2 个工作日内给予答复 以确认上述会议相关要求 5 反馈机制 安排会议和沟通渠道的目标是沟通并且协商解决各种问题 推动项目的顺利进行 参 与者有责任对提出的与自身相关的问题作出书面或口头的答复 各次会议的会议纪要 将以 Email 或书面文件的形式送达所有与会者 与会者必须审核会议纪要 如需要 必须和相关人员讨论 并提出反馈意见 若在与会者收到邮件或书面文件二个工作日 内 会议发起人没有收到任何形式的反馈意见 则表明与会者对会议记要的全面认同 6 沟通机制相关附件 a 访谈纪要 请参见附件 1 b 会议纪要 请参见附件 2 c 项目进度报告 请参见附件 3 d 项目滚动计划 请参见附件 4 e 会议申请函 请参见附件 5 三 三 项目文档资料管理机制项目文档资料管理机制 1正泰与毕博之间信息资料传递的管理办法 a 由正泰负责在其内部网上为项目小组建立项目专用邮箱 并建立专供双方信息 资料存放和传递的数据库 项目的相关文档应当按照目录结构分类存放 项目 文档库结构如下 管理人网 免费海量下载 文件目录区结构 10 战略诊断与项目准备 项目准备 战略诊断 KM规划 SAP实施计划 20 业务蓝图设计 现状分析 未来业务蓝图设计 KM设计 30 系统实现 系统配置 单元测试 集成测试 40 上线准备 最终用户培训 数据转换演练 上线计划 50 上线和技术支持 上线 技术支持 推广计划 A 项目管理 A1 文档模板 A2 项目计划 A3 小组工作计划 A4 会议纪要 A5 项目问题与风险管理 A6 质量保证 A7 里程碑验收 A8 行政与后勤 B 变革管理 B1 公司介绍 B2 活动报告 B3 新闻与媒体 C 知识转移 C1 项目组培训 C2 高层讲座 D 技术基础设施 D1 更改请求 D2 更改管理 D3 授权管理 D4 灾难恢复计划 E 技术开发 E1 ABAP开发 E2 KM开发 F 数据清理与转换 F1 主数据 F2 动态数据 F3 数据模板 功能区 公告牌 工作日历 b 由正泰及毕博分别确定一名信息资料管理员 主要负责资料获取与传递的协调 工作和资料备案工作 c 信息与资料传递流程 i 由资料需求人填写资料需求单 参见附件 资料需求单 交项目管理 办公室批准 并抄送本方信息资料管理员 ii 项目管理办公室组织相关人员或部门收集所需资料 iii 项目管理办公室指示本方信息资料管理员将资料传递给对方信息资料管 理员 传递方式根据资料性质不同而不同 纸质材料可直接交给对方 电子文档类资料可通过电子邮件或内部网上的资料交流数据库进行传递 iv 信息资料管理员将所获得的资料进行登记 进行统一保管 然后将资料 传递给资料需求人 v 信息资料管理员必须及时将已获得的信息资料的清单发送给项目小组所 有成员 参见附件 已获取资料清单 vi 项目小组成员根据需要可向信息资料管理员提出资料查阅请求 d 双方对对方所提供的信息资料均应严格遵守保密合同相关条款规定 2项目文档命名规则 a 所有项目的文档将按照一定的规则进行命名 以便于归档 b 项目文档缩略语表 文件类型文件类型缩略语缩略语 模板 TEP 访谈纪要 ITW 会议纪要 内部 MIN INT 会议纪要 外部 MIN EXT 备忘录 内部 MEMO INT 备忘录 外部 MEMO EXT 管理人网 免费海量下载 文件类型文件类型缩略语缩略语 项目进展报告 PROG 项目计划 PL 交付品 DEL 流程图 FL 系统配置文档 CFG 测试文档 UAT 培训文档 TRN 开发文档 DEV 手册 MAN 知识共享 KS 演示资料 PRS 简历 CV 客户原始资料 CM 客户完成的工作 CW 参考资料 REF 传真 FAX 后勤 ADM c 项目组缩略语 项目小组成员选取自己小组的缩略语 例如 项目小组项目小组缩略语缩略语 战略小组 ST 知识管理小组 KM ERP 系统实施小组 FI FI ERP 系统实施小组 CO CO ERP 系统实施小组 TR TR ERP 系统实施小组 MM MM ERP 系统实施小组 PP PP ERP 系统实施小组 QM QM ERP 系统实施小组 PM PM ERP 系统实施小组 SD SD ERP 系统实施小组 HR HR ERP 系统实施小组 PR PR ERP 系统实施小组 BASIS PR ERP 系统实施小组 ABAP ABA 技术小组 TE 管理人网 免费海量下载 d 文件命名规则 文件类型缩略语 文件短名 描述 日期 版本号 线 项目小组 例如 2 月 1 日项目启动会会议纪要的文件名为 此文件由 Jack Wang 记 录整理 MIN kickoff 061503 v1 ST 注 文件短名一律用英文 不超过 10 个字母 字母间无空格 日期格式 MMDDYY 7 文档管理相关附件 a 资料需求单 请参见附件 6 b 已获取资料清单 请参见附件 7 后勤及宣传小组 AD 四 四 项目人员的考核机制项目人员的考核机制 1 为了达到以下目的 双方的项目经理可以对项目人员进行考核 a 实践公司的使命和价值观 b 推动项目的顺利进行 c 鼓励员工正确的行为表现 d 促进员工进行持久的改进 2 项目人员考核 a 项目经理给予项目成员指导和帮助 以确定克服障碍的方法 改进个人绩效 b 在项目进行中 项目经理及时了解项目成员的现状和工作绩效 提出适当的指 导意见 c 在项目的每个里程碑阶段 由项目经理根据项目组成员表现对项目组成员绩效 进行评估 d 考核的依据是项目组成员是否根据预定的项目计划完成任务 完成交付品的质 量以及用户的满意度 e 根据考核结果 项目成员将得到相应的奖惩和改进建议 f 可以将该员工的项目考核结果加入到正泰员工绩效考核结果中去 3 考核实施细则 a 设立 数字化正泰 系统实施项目奖励基金 总额为 XXX 万元人民币 基金由 项目经理依照本考核制度进行计划管理 奖励方案经项目指导委员会审批后执 行 奖金金额阶段分配依照本项目实施的五个阶段 分阶段兑现奖励 每阶段奖励 金额原则定为 XXX 万元人民币 具体的金额在项目实施的过程中根据不同阶段 的难易程度 参加人数进行调整 每个阶段的考核将分两个不同的层次人员展开 即项目小组和项目组成员 项目小组的考核标准如下 指标类别指标类别考核指标考核指标考核权重考核权重考核结果考核结果 管理人网 免费海量下载 指标类别指标类别考核指标考核指标考核权重考核权重考核结果考核结果 客户 内部客户对系统 完成部分的满意 程度 20 内部运营 对项目管理规则 的遵守程度 20 内部运营 项目按时达成率20 内部运营 项目质量合格率20 学习与成长 项目工作文档完 备率 10 学习与成长 项目组成员成长 水平 5 学习与成长 项目相关人员转 变促成水平 5 总体考核结果 项目组成员的考核标准如下 指标类别指标类别考核指标考核指标考核权重考核权重考核结果考核结果 业绩参与确定具体实 施策略 5 业绩参与业务组周工 作计划制定 5 业绩任务完成情况50 业绩培训情况20 素质业务知识经验5 素质沟通合作能力5 素质学习精神5 素质踏实肯干5 总体考核结果 b 处罚条例 项目组的相关人员如果有违于本项目管理的相关规定 制度的行为 发生 项目经理将依据有关条理对其进行处罚 处罚将按不同的程度分为 A 罚款 针对不遵守会议时间要求 迟到会者 开会期间不关闭手机 呼机者 开会期间多次进出会议场所 影响会议进程者 罚款 10 元 以示警戒 B 通报批评 针对没有向项目经理请假不参加项目组安排的会议 工作者 没 有按照项目组 业务小组的要求按时按质完成工作者 通报批评的方法两种 在项目组的宣传 WEB 网站上通报批评 通过公司发文的形式通报批评 C 罚金 项目总监 项目经理 如果发生以下情形之一 连续三次以上不参加 项目组会议的 参加项目组会议但该由其负责决策的项目事项没有及时做决策 而影响项目进程及项目质量的 导致项目进程发生严重问题的其他事情 项目 组将对其处以 1000 元以上 5000 元以下罚金 D 调离项目组 多次不能按要求完成项目组工作者 不能保证项目时间者 此 处罚由项目经理提议 项目指导委员会审议通过后以公司文件的形式确认 E 建议开除 对项目进展造成不良影响者 严重影响项目进展者 对系统相 关的工作消极怠工者 建议开除人员范围包括所有的在 SAP 系统中有独立用户 码的用户 此处罚由项目经理提议 项目指导委员会审议通过后以公司文件的 方式确认 管理人网 免费海量下载 五 五 项目培训机制项目培训机制 1 培训目的 a 传授知识 帮助学员掌握先进的管理理念和系统知识 b 使学员掌握使用 配置和维护系统的技能 协助系统实施过程 c 撰写培训教材和资料 形成可传递的知识库 避免关键技术只掌握在个别人员 手中 造成人员风险 d 培训导师的培训方法能以最有效的时间令主要项目成员掌握新系统的技术及其 应用 再由该培训导师对最终用户进行培训 e 追踪培训进度及参与者的表现能帮助日后人力资源的绩效评估 及适当改善培 训计划 f 适当的沟通及交流渠道能确保操作人员对新系统有合理的期望及明白管理层的 承诺 另一方面 能尽早响应正泰管理层及相关操作人员的意见 确保解决方 案与操作人员及业务操作配合 g 尽早让用户参与系统实施工作 并由用户确认解决方案能配合业务操作 2 培训方法 a 针对项目交付品中的操作手册和体系 设计全面的培训计划以及生动明了的培 训内容 帮助正泰的人员有效的理解项目建议并掌握系统的操作 b 毕博管理咨询的资深专家作为培训导师 针对培训的目标对象进行培训 c 根据员工技能评估的结果及分析 推行相应培训计划 以便采用不同的培训模 式 d 制定完整的培训计划 培训教材及其它文件 e 设立专门的培训数据库以记录及追踪培训进度及参与者的表现 f 收集培训参与者的响应以修改培训的进行方式及课程的内容 g 订立开放及相向互动的沟通及交流渠道 以定期了解前线人员对新系统的期望 及意见 3 培训材料的样例 管理人网 免费海量下载 六 六 项目验收机制项目验收机制 1项目验收的目的 对毕博管理咨询提供咨询服务的 数字化正泰项目 的成果及项目质量进行验 收鉴定 2验收总则 a 对项目进度的验收 按照双方确认的项目时间表 按时交付各项成果 b 对项目交付品的验收 经项目小组讨论通过 由正泰方面的项目总监签字认可 3验收流程 a 在每阶段项目开始之前 由双方制定并确认项目实施计划表 按月度 周 阶段 性验收标准 及预期的项目成果报告会日程表 b 毕博管理咨询小组向正泰项目小组提交项目交付品报告 并将其发送至正泰项 目小组相关人员信箱或资料交流库内 c 由正泰项目小组组织召开项目交付品研讨会 研讨会首先由毕博管理咨询详细 讲解报告的内容 然后双方针对报告的内容进行讨论 提出意见 正泰项目小 组对讨论意见汇总整理 形成书面纪要 呈送毕博项目小组 d 毕博管理咨询将在保持独立性的基础上根据专业的判断并结合讨论的结果 对 项目组针对报告所提出的意见逐条进行分析 确定需要修改的部分进行修改与 调整 并就已修改内容及未进行修改的原因说明形成书面报告 交正泰项目小 组 e 正泰项目小组汇总以下文件 项目交付品研讨会会议纪要 毕博管理咨询修改 后的报告 已修改内容及未进行修改的原因说明 呈送正泰方面的项目总监 f 正泰方面的项目总监审阅项目小组提交的报告与其他相关资料 并在拟定时间 内对项目交付品和项目进度作最后确认 g 召开项目领导委员会会议 即项目成果报告会 由正泰方面的项目总监在项目 验收书上签字确认 参见附件 项目验收书 正式完成验收程序 4项目验收相关文档 a 项目验收书 请参见附件