借款和报销管理制度

南京祥运电子商务股份有限公司借款和报销管理制度1、 总则（一） 为了加强公司内部管理，规范公司财务行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 （二） 本制度适用公司全体员工。 二、 借支管理规定及借支流程（一）借款标准 1、员工借款须确有工作需要，个人借款一般不超过其半个月工资总额； 2、试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任； 3、借款人需按照借款单上注明的还款日期还款（财务部应及时提醒、督促借款人员报销或归还借款），如不能及时冲销需说明情况并经总经理同意，否则逾期未冲销的借款将从工资中扣除 4、个人非公原因一律不得向公司借支。 （2） 借款管理规定 1、员工到财务部办理借款手续时，必须持有经人事行政总监或总经理审批的报告，例如：办理出差借款需要先填写出差申请表，经相关领导审批；购置办公用品借款，需先填写办公用品购买申请表；其他借款如周转金，活动经费等需要先申请报告并经相关领导审批。 2、出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 3、其他临时借款，如业务费、周转金、购置办公用品等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 4、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 5、 借款销账规定：借款销帐时应以借款单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经人事行政总监或总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐； 6、 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借款者转为个人借款从工资中扣回。 （3） 借款流程 1、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。 5000元，行政总监审批 2、审批流程：部门主管签字财务经理审核 5000元，总经理审批 3、财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。 三、日常费用报销制度及流程（一）报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)，发票抬头必须是公司名称。无法取得合法有效的报销单据财务部拒绝放款，除非得到总经理的特许。（二）费用报销单填写及票据粘贴要求： 1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；不得用订书机，回形针，大头钉黏贴，必须用胶棒或胶水黏贴牢固。 2、报销单封面与封面后的票据必须大小一致，各票据不得突出于封面之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； 3、各票据应均匀贴在报销单封面后，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； 5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7、报销单据一律用黑色签字笔填写； 8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； 9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单。人事行政总监审批（3） 费用报销流程： 5000元 财务负责人复核部门负责人签字确认经办人填写报销单总经理审批 5000元经办人签字领款出纳审核并付款（四）差旅费报销规定 1、出差报销金额： 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 凡购买打折机票的（票面有不得签转更改字样的），在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。 附件： 差旅费报销标准 职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用一般员工 火车硬卧 150元/天50元/天 30元/天部门负责人 火车硬卧 200元/天60元/天 40元/天总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销2、因公出差的办理程序： 因公出差的员工必须事先填写出差申请单，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。 出差人员借款需持批准后的出差申请单填写借款申请单，由部门负责人批准，财务负责人复核，公司负责人审批后方可借款，原则前次出差没有销账，本次出差不予借款。 凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。 出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写费用报销单，后附出差申请单，执行费用报销流程。 （5） 办公费报销规定 1、办公用品将由行政部根据各部门实际工作需求在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划，填写购买办公用品借款单，后附办公用品请购单；月度采购计划表经财务负责人审核，行政人事总监签字同意后方可采购。 2、所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。 3、行政部采购专员在借款之后3个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程； 4、报销单填写确保正确、整洁，并提供正规发票、签呈等。（六）交通费报销规定 1、员工外出办事原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车； 2、整理交通车票(含因公公交车票)，报销单上需注明时间、路程起始点、外出工作内容等。 3、按日常费用审批程序审批，执行费用报销流程。（七） 软件及固定资产购置规定 1、填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。 2、报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 3、 结账报销：(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单)；(2)按资金支出规定审批程序审批；(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 （八）其他专项支出报销制度及流程 1、费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。 2、费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。 .审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 3、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。 4、付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定)；(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批；(3)财务部根据审批后的报销单金额付款；(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。 （九）招待费、培训费、资料费及其他报销规定 1、招待费：为了规范招待费的支出，招待费应事前征得行政人事总监或总经理的同意。招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3、资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4、其他费用：根据实际需要据实支付，报销参照日常费用报销制度及流程办理。（十）为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下 1、每周报销一次，公司财务部每周五为财务报销日，每