会议筹备流程_完全版.xls

澳澳科科集集团团会会议议组组织织流流程程 工工作作阶阶段段 工工作作内内容容 负负责责人人 完完成成时时间间节节点点控控制制 明明细细备备注注是是否否 完完成成 内内容容日日期期倒倒计计时时 一一 会会议议申申请请 1 拟定会议名称 时间 地点 人数 酒店等相 关信息 做费用预算表 会议申请部门负 责人 40天 名称 时间 地点 参会人数 会务组人数 嘉宾名单 酒店联络人信息 2 会议申请部门提交申请 至总裁 会议申请部门负 责人 40天 3 会议批准后成立会务组 及职责确定 组长35天 岗岗位位名名单单 组长 副组长 文秘组 后勤组 车辆组 其他 4会务组召开预备会议组长 副组长33天工作落实 二二 会会场场选选择择 5 根据会议要求筛选酒店 会场 后勤组33天 6 根据参会人员的类别确 定房间预订的类型 会场 情况 提前致电酒店人 员做好准备 商讨价格 后勤组30天 三三 一一期期准准备备 7会议通知副组长 文秘组30天 会议通知包括会议时间 地点 路线 图 酒店及相关费用 会议材料准备 须知 其他 8资料收集 1 文秘组30天 确定参会人员信息 包括参会人数 姓名 性别 公司 职务 邮箱 电 话或身份证号码 饮食禁忌等特殊要 求 9撰写具体日程 组长 副组长 文秘组 30天 确定主持人 会议开始时间 演讲顺 序 茶歇 午餐 晚餐 时间 会议 结束时间 10制作房间分配表文秘组30天 11制作桌签文秘组25天 12制作会议条幅 参会挂牌后勤组25天 13预订巴士 接送车辆后勤组 车辆组25天 14会议礼品准备后勤组22天 15会议设备准备后勤组22天 包括会议演讲用电脑 摄影照相器材 投影设备 音响设备 网线等 16会议文具准备后勤组22天 包括笔 本 荧光笔 草稿纸 白板 笔 白板 激光笔 录音笔 签到表 签到簿等 17会议旅游项目准备文秘组22天 咨询旅行社等旅行中介 包括旅行价 格 游览项目 用餐情况 接送情况 旅游保险 18借备用金后勤组20天 19安排打前阵会务组副组长20天 包括酒店 餐厅 提前踩点 试住 试吃 四四 二二期期准准备备 20与酒店签订入住合同 组长 副组长 文秘组 15天 21与旅行社签订旅游合同 组长 副组长 文秘组 15天 22缴纳订金后勤组15天注意收据等资料的保存 23资料收集 2 文秘组15天 确定参会人员 嘉宾 往返行程 机 票 火车班次及时间 外籍嘉宾护 照信息 签证 等 24 汇总信息并安排接机 接 站 外籍嘉宾订购机票 文秘组 后勤组 副组长安排 15天 25资料收集 3 文秘组10天确定演讲人员的演讲资料 26 根据具体日程排版所有 演讲资料 文秘组10天 27打印 装订演讲资料文秘组7天 28运送物品后勤组7天 包括会议礼品 会议设备 文件材料 用餐酒水等 29会场布置 后勤组 副组长 安排 2天 包括桌椅 灯光 桌牌 文具 水杯 摆放 纸巾 欢迎牌 指引牌 30会场设备检查后勤组2天 包括电脑 摄影照相器材 投影设备 音响设备 网线等 31房间检查后勤组2天 32客房布置后勤组2天包括水果 糕点 文件材料等 33 联系大巴 接站司机 确 认 后勤组2天 司机姓名 车牌 联系电话 到达时间 五五 三三期期准准备备 34会场检查组长 后勤组会议前3小时 布置 相关设备 会议材料 其他 35 高层领导 嘉宾房卡提 出 提前办理入住手续 文秘组 后勤组会议前3小时引领 36 房间分配表交至酒店前 台 文秘组会议前3小时 37大巴 接车跟踪后勤组 车辆组会议前3小时 乘车人员到齐 出发时间 预计抵达时间 38领导 嘉宾抵达接待会务组会议前1小时 39迎接参会人员会务组会议前1小时确认参会人员到达情况 40突发状况应急处理会务组 六六 会会议议中中 41会前签到文秘组会议前30分钟 42领导 嘉宾会场引领组长安排会议前10分钟 43会场服务会务组 酒店会议中倒水 特殊情况 44摄像 照相后勤组会议中 45会议记录文秘组会议中 46茶歇准备后勤组会议中 47餐厅准备后勤组餐前1小时 48就餐地点指引后勤组餐前10分钟 49叫早服务酒店1天 50会场清洁与整理酒店 51突发状况应急处理会务组 七七 会会议议后后期期 52联系大巴 接车司机接送后勤组 车辆组结束前3小时 53领导 嘉宾接送后勤组会议结束日 54参会人员安排文秘组会议结束日 55乘车人员集合上车文秘组会议结束日 56费用结算组长 后勤组会议结束日 57物品收回文秘组 后勤组会议结束日 58会务工作总结会务组 59感谢组长 向有关嘉宾发送感谢信 60会议跟踪管理文秘组 后勤组 会议文章 资料的收集 会会议议参参会会人人员员统统计计表表 序序 号号 个个人人信信息息 公公司司姓姓名名职职位位联联系系电电话话邮邮箱箱 暂定酒店为XXXX 标准间为RMBXXX 间 供参考 澳科控股联络人 XXX 电话 XXX XXX 电话 XXX 航航班班信信息息住住宿宿信信息息 身身份份证证号号码码 如如需需要要 到到达达 航航班班号号 火火车车 班班次次 到到达达时时间间 是是否否需需 要要接接站站 离离开开 航航班班号号 火火车车 班班次次 出出发发时时间间 是是否否需需 要要送送站站 入入住住 日日期期 会会议议参参会会人人员员统统计计表表 个个人人信信息息 暂定酒店为XXXX 标准间为RMBXXX 间 供参考 XXX 电话 XXX XXX 电话 XXX 参参加加XXXX 日日晚晚宴宴 参参加加XXXX 日日活活动动 如如有有其其他他需需要要 请请在在此此注注明明 退退房房 日日期期 房房间间标标准准 单单人人间间 双双人人 间间 会会议议参参会会人人员员统统计计表表 住住宿宿信信息息 暂定酒店为XXXX 标准间为RMBXXX 间 供参考 会会议议预预算算表表 杭杭州州 会会议议名名称称 会会议议时时间间 会会议议地地点点 参参加加人人数数25人 预预算算费费用用 序序号号项项目目明明细细数数量量费费用用合合计计 1 组织费 会议场租金2天5400 天 10 800 00 2设备租金2天1200 天 2 400 00 3会议茶歇3次 25份 次 50 份 3 750 00 4餐费 午 2天 3桌1500 桌 9 000 00 5资料打印费25人25 份 625 00 单单项项总总计计 2 26 6 5 57 75 5 0 00 0 6 接待费 住宿费 标间 3天 2间650 间 3 900 00 7住宿费 单间 3天 1间650 间 1 950 00 8餐费 晚 2天 3桌3000 桌 18 000 00 9酒水 饮品2天1000 天 2 000 00 单单项项总总计计 2 25 5 8 85 50 0 0 00 0 10交通费机票往返 4人3000 人 12 000 00 总总计计 6 64 4 4 42 25 5 0 00 0 会会议议预预算算表表 香香港港 会会议议名名称称 会会议议时时间间 会会议议地地点点 参参加加人人数数25人 预预算算费费用用 序序号号项项目目明明细细数数量量费费用用合合计计 HKDHKD 1 4 组织费 会议场租金 设备租金 会议茶歇 餐费 午 2天 517 人 28日 638 人 29日 28 875 00 5资料打印费25人25 份 781 25 单单项项总总计计 29 656 25 6 接待费 住宿费 标间 3天 2间1925 间 11 550 00 7住宿费 单间 3天 1间1760 间 5 280 00 8餐费 晚 2天 3桌4000 桌 24 000 00 9酒水 饮品2天1000 天 2 500 00 单单项项总总计计 43 330 00 10交通费机票往返 4人3500 人 17 500 00 总总计计 90 486 25 合合计计 RMBRMB 23 100 00 625 00 2 23 3 7 72 25 5 0 00 0 9 240 00 4 224 00 19 200 00 2 000 00 3 34 4 6 66 64 4 0 00 0 14 000 00 7 72 2 3 38 89 9 0 00 0 会会议议预预算算表表 香香港港 25人 预预算算费费用用 物物料料清清单单 类类别别完完成成序序号号物物品品数数量量备备注注负负责责单单位位 会会议议用用品品 1会议条幅 后勤组 2参会挂牌 3桌签 4备份U盘 5一切设备所需电池 6便签纸 7信封 8A4纸 9白板纸 10白板笔 11签字笔 12应急药品 会会议议文文件件 13会议须知 文秘组 14日程安排 15参会人员统计表 16房间分配表 17车辆接送分配表 18酒店地图 19会议桌 饭桌分配表 20会议PPT打印文件 21会议材料汇总U盘 会会议议设设备备准准备备 22投影 后勤组 23笔记本电脑 24数据传输线 25接线板 26摄像机 27照相机 28录音笔 29激光笔 30其他 采采购购清清单单 31备用金 32红酒 33白酒 34矿泉水 35面包小吃 36水果 37咖啡 38茶叶 39口香糖 40其他 会会议议设设备备准准备备 后勤组 张张XXXX 电电话话 XXXXXXXXXX 日期星期 出发时间 2013 10 26 六 7 10 8 30 2013 10 27 日 午餐 晚餐 2013 10 28 一 午餐 晚餐 2013 10 29 二 2013 1