如何开展人事行政岗位的工作.doc

如何开展人事行政岗位的工作 谈起如何开展人事行政工作呢？我认为首先就应该了解自己的岗位职责。这样才能做到有的放矢。我查阅了我们公司该岗位的职责规定，结合网络资料，我汇总了人事行政工作的岗位职责：1在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境；2负责公司的食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理、绿化管理、厂房管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工作；3负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费；4全面负责公司守卫管理工作，包括守卫值班、公司治安状况、消防安全及公司重大活动的安全保卫工作，确保公司人员、财产的安全；5 负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；6 负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全；7负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅；8负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；9负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全；10负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪现象；11配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；12完成上级交办行政主管的各项工作。以上亦可理解为主流职场对行政专员这一职位的定义。在这个基础之上，根据企业所属业态、规模、组织架构的不同，又会有一些细微的差别，但总体大同小异。可以说，具备完成以上工作的业务能力，才称得上一个及格的行政专员。那如何才能成为一个优秀的行政专员呢？一、工作态度1在以往的工作中经常会看到，一些求职者会在简介信息中提到自己的优点：热情积极、爱岗敬业、有责任心、有上进心等等，当然今天做为求职者的我也不例外。因为在我看来这是一个职场人所应该具有的最基本素质，也是对工作态度这一名词的释义。2企业中的管理者经常遇到的难题是：一个决策下达之后，为何一直没有真正推进，为何我们的员工执行力如此之差？我的回答是：除了硬性的制度约束外，我们的员工缺失了最基本的工作态度！3同时，工作中有许多的事情需要我们积极主动的去完成，行政人员需要完成的硬性指标不多，能否主动发现问题、解决问题、总结问题成为了一种工作态度，工作态度又影响了工作结果，工作结果直接决定工作价值。二、团队意识单丝不成线，孤木不成林，浑身是铁能打几颗钉子？行政专员这一职位，我理解为是一个承上起下的服务岗位，几乎要需要与企业各个部门协同合作。如：在新生企业中，各项规章制度、工作流程的制定必须与各部门结合才能做到相对客观合理；成熟企业中，各项规章制度的推行与督促需要各部门负责人的全力配合方能收获良好的效果。这就要求，做为行政人员必须具备良好的团队意识，重点讲，就是良好的人际关系处理能力。比如，之前工作中会遇到个别同事，向现场管理传达一些新的制度或高层决策时，会直接说：“这就是公司的决定，具体我也不清楚，你们执行就对了，如果有什么疑问你可以直接去问老总”。试想，如果我是负责在一线冲杀的管理人员，我会作何感想，我会觉得这个行政部门不是为现场服务的，而是专门为找现场麻烦才存在的。一句话毁掉两个部门之间的关系，甚至让人觉得两个部门的工作属性本末倒置，如此下去，工作将很难进行。三、业务能力业务能力从来都是完成工作的基本能力，所以放在最后讲。1作为行政人员，常常要起草、收发一些规章制度及文件。信息化办公以来，要求我们必须熟练掌握常用的办公软件及基础的网络运用技能，如word、excel、PPT基础的图像处理软件和其他信息系统软件；邮件的收发及各种聊天工具的运用。对于不同的文件尤其公文，对格式都有不同的要求，我们也要熟悉这些文件的具体格式要求。2随着工作的进展，会有大量需要归类存档的文书、文件，这又要求我们具备文件的归档能力，才能确保行政工作有条理的进行。3最后，会有一些外联事务需要行政部门进行协调，电话、传真的使用早已普及，针对不同的事情会跟各个兄弟企业和单位沟通，商务礼仪和语言组织能力又是要具备的。 行政部门是对员工的综合素质要求最高的部门之一，行政人事工作人员当具备以上几点素质，才能向优秀的行列迈进！ 对于行政人事工作具体工作如何开展，如何完善，我对公司有以下几点的想法和建议：一、人力资源方面人员招聘：为了使公司的人才储备与公司的发展战略相适应，还需要不断地、有计划地扩充员工队伍，特别是销售人员的队伍，后勤队伍的建设根据组织机构的调整也要纳入人才发展规划，便于公司做战略方面的考虑。在人员招聘方面除了常规招聘以外，还需要加大力度，拓广招聘渠道，在条件成熟的情况下，和知名高校保持联系，提供优质的生源，为把我司的员工队伍建成一个高素质的队伍打下基础。员工培训：人事行政部将大力加强公司全体员工的岗位知识、岗位职能和素质培训，加大公司内部人才开发力度。随着公司业务的不断扩展和部门建设的逐渐加强，公司高管垂直管理各个职能部门的时代终究会结束，那么，谁来管理这些职能部门呢？那就是中层管理干部了。中层管理干部的来源基本上是靠内部提拔，这样，即对内部员工的职业生涯是一个规划，也是公司人才战略的关键步骤。在培训方式上可采用内部讲师进行内部管理和工作技能、技巧、方式的培训；争取对有培养前途的员工进行轮岗培训；以老带新培训等，根据公司发展的需要也可以购买先进管理科学VC、软件包、书籍等组织员工学习、探讨；或者外聘讲师来公司授课等。在培训内容上重点培训：营销管理、行政管理、财务管理、专业知识、心灵激励等等。薪酬和福利激励方面：目前我司的薪酬体系还不完善，需要与员工的激励政策相挂钩。下一步要在今年五月份完成公司现有薪金状况的分析，并结合公司组织架构设置和各职位工作分析，提交公司薪酬设计草案，即公司薪金等级、薪金结构（基本薪金、绩效薪金、工龄工资、职务津贴、岗位津贴等）、薪金调整标准等方案，制定出适合公司发展需要的薪金管理制度。在福利激励方面，根据公司的实际经营状况保持现有的福利项目不变的情况下，增加节假日补贴（端午、中秋、春节）、员工聚餐会（庆生会）、婚嫁礼金、丧假慰问金、年终礼金等；设立员工合理化建议奖，广开言路，促使员工参与公司的建设和管理；每半年进行一次员工满意度调查，通过调查结果对公司的各项管理制度、政策进行调整和完善。绩效管理方面：绩效管理的实施是一个循序渐进的过程，要在不断的实施中进行完善，对于不同的岗位和不同的工作内容，能量化的则量化，不能量化的则细化，争取在完成岗位责任制的基础上，依靠各部门的紧密配合，在六月份完成公司绩效考核制度（草案）的撰写，经公司领导审批后，争取在今年七月份试行。绩效管理的推行过程是一个贯穿全年的持续工作，把构建一个“科学、合理、公平、有效”的绩效管理体系作为我部门的一个重要、重点工作来抓。员工关系方面：为了避免劳动纠纷，规范用工制度，争取和每一位员工都签订劳动合同，严格入职手续和辞职手续的办理；对已录用的员工在转正时严格审查其转正材料，对不符合转正要求的员工不予转正或延期转正；合同到期的员工，应在合同到期30天通知是否续签合同。二、行政后勤方面行政工作的主要职责是“三务”，即：参与政务、办好事务、搞好服务。一是要参与政务，充分发挥参谋助手的作用，当好“智囊团”，全面收集、及时报送各部门工作情况，及时分析掌握事关工作全局的重要情况，为领导决策层提供高质量的信息服务和多角度的参考依据；二要办好事务，充分发挥统筹协调作用，行政工作处于公司的枢纽位置，必须把统筹协调好上下内外关系作为一项基础性工作做好，加强公司内部事务的统筹协调，确保公司的各项工作有序、高效运行；三要做好服务，行政工作的定位就是服务工作，行政工作永远是为企业服务的。制度方面：随着公司的不断发展壮大，不断完善和修订现有的各项管理制度，制定有针对性的新管理制度，对公司的各项管理制度进行汇编，便于管理和执行，制度是企业管理的基石，要通过各项制度的建设和加强，达到正本清源的目的。公司凝聚力方面：随着员工队伍的不断扩大，如果条件允许的情况下，每季度开展一次员工活动，让员工在文体方面发挥一下自己的特长， 这样既体现了公司人文方面的关怀，也增强了员工的向心力和凝聚力，为企业的文化建设注入了新的活力。公司凝聚力的建设需要人事行政部长时间的投入，积极开展员工文化活动，公平公正地执行各项管理制度，积极关注员工需求，让员工时刻感受公司给予的关注和支持，当员工对企业产生强烈的归属感和认同感时，公司凝聚力的建设也就有了成效。建立晤谈机制：有针对性地对员工进行工作晤谈，并给予文字记录，晤谈的相关信息及时与部门经理或直接领导进行反馈，以便于掌握员工思想状况及时进行调整，做好针对性的工作。逐步实现流程化管理：行政工作总是千头万绪，管理制度只是基础，光靠制度是达不到目的的，许多环节要靠流程图来实现，流程图的好处就在于能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工明晰、责权明确”，使各项工作条理清楚，有利于工作效率和工作质量的全面提升。现在，市场部、人事行政部已经逐步开展这项工作。完善“大行政”体系：当前的“四个统一”，资产管理要统一，即：公司的固定值产、办公用品等由人事行政部负责；公司的证照管理要统一，即：与公司相关的营业执照、税务登记证等相关证件由人事行政部负责；文控管理要统一，即：统一文件格式，各部门文件统一由人事行政部审核、发放；公共关系要统一。即：有关部门的客户资料和重要信息统一由人事行政部收集、建档。前三项工作正在逐步实施，第四项工作择机也要开展，随着公司的发展壮大，“大行政”体系还要进一步的完善，加强。日常管理工作：（1）规范周会议制度，并做好公司会议组织及有关事项的落实与传达，做好相关的会议记录；（2）规范办公秩序，加强员工行为引导，推行“5S”管理，为试行“PDCA”循环管理打下基础，开展此项工作，以日常抽检为主，当场发现，当场进行纠正引导；（3）做好部门间协调与沟通工作，这样有助于提高工作效率，减少内耗。加强民主化建设：在日常管理的过程中，多听听员工们的声音，有时候员工们的抱怨，就说明公司在管理上的某个环节出了问题，我们就要去重视、去解决。员工们的意见和建议公司能采纳的，就给予员工一定的表扬，提高他们参与的积极性；不能采纳的，要和员工解释清楚原因，不要石沉大海，无限期的拖延，没有任何的反馈。在处理这一点的问题上，公司应建立一个专门的员工意见邮箱，让大家畅所欲言，一些公司决策方面的重大事项，经公司高层会议讨论同意向员工公布的，适量向员工通报，广开言路，集思广益，毕竟员工也是企业的主人嘛。后勤服务与保障工作：（1）通过加强日常学习，结合企业文化建设和基础性工作中行政协调力度等方式，不断强化部门人员的服务意识，调整个人心态，规范自身行为，树立良好的部门形象；（2）加强资料和档案的管理，严格执行资料和档案管理的相关规定，进行分类存档；（3