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sap进阶系列(5)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付 ( 3）2008年04月23日 星期三 13:312.2.3 应收帐款2.2.3.1 客户主记录如图18，与会计科目类似，应收帐款中客户的主记录也是分层维护的。对于客户信息，从公司总部层面上来说，每一个客户有唯一的编码、名称、地址、纳税登记 号等，是共用信息。对每个公司代码来说，他可以维护该客户一些特殊的信息。同样的道理，客户的利息计算控制，催款控制，对帐控制等控制信息也是在公司代码层次维护的。和会计科目不同的是，客户信息的维护还有一个层次销售区域层。对于客户的订单币别，交货方式等和销售相关的信息是维护在各销售区域层次的。销售区域是指销售组织、分销渠道和产品组的一个组合。图19 客户发票手工输入2.2.3.2 总帐和明细帐客户的编码就是客户的明细帐号。图19 是客户发票手工录入的标准屏幕。如果集成销售模块，发票一般不是这样输入的，而是从销售开票清单自动生成的。这里展示这个屏幕是说明在SAP 中直接用客户的编码进行帐务的处理，也就是说如果一个分录是 借：应收帐款客户明细 贷：销售收入，客户明细这条分录行是直接用客户编码录入的，也就是图19 中红色箭头所指的地方。那SAP如何自动记录总帐科目。图20 总帐与明细帐图20 显示的是明细帐与总帐的关系，假如A集团企业公司有一个客户XX 高速公路工程公司。对它的应收帐款、预收帐款、应收票据、预收款请求、担保都是直接记录到客户明细帐下的，如图中左边。但是这些业务对应总帐的不同科目。 首先，在SAP 中把该客户最经常的业务对应的总帐科目称为统驭科目，在该客户主记录的公司代码层中维护，比如该XX 高速公路工程公司的统驭科目是“应收帐款”总帐科目，如非特别说明该科目的业务都会自动计入“应收帐款”总帐科目。而一旦一个总帐科目作为“统驭科目”， 它就只能接收来自明细帐的分录，而它本身不能直接录入会计分录。而对于其他的业务，比如预收帐款，应收票据我们定义“特别总帐标志”，比如“A”指预收帐 款业务，“B”指应收票据业务，系统根据业务输入时的“特别总帐标志”直接记录到相关的总帐中。如图20 中的黑色箭头。特别总帐标志还可以用来核算表外业务，比如“预收款请求”是要求该客户预付帐款的请求单，不是复式记帐的分录，是一笔单边的凭证，它会在客 户预付货款时被清帐。再比如“担保”等表外业务也可以用特殊总帐标志来核算。总之SAP总帐和明细帐的关系，保证了最少的输入量和两者的高度一致。客户信用控制SAP 应用“信用控制范围”来进行客户信用控制。在公司总部内，有些公司它们在会计核算上是分开的，但是对于客户的信用有可能是统一管理的。因此在SAP 中不同的公司代码可以分配给相同或不同的信用控制范围。对于业务和客户相似的公司信用可以统一管理。例如：某一客户在信用范围“公司总部信用控制范围”中，信用限额为400,000，已使用的信用限额为29，风险类别低，信用代表组001（指信用控制 员的分组），DSO（应收帐款回收帐期）为8 天。同样一个客户在其他信用控制范围（如“中下游信用范围”、“基地公司信用范围”）中相关的信息的信用控制是不同的。如图21 在SAP 中有下述这些信用限额：1.总信用限额，同一个客户在所有信用控制范围里的信用限额加总不能超过“总信用限额”, 如图中1,000,000。 2. 单个信用范围最高限额, 同一个客户在单个信用控制范围中的信用限额的上限, 如图中500,000。 3.已分配限额, 同一个客户在所有信用控制范围中信用限额的总额, (是不能超过总信用限额的)。如图中900,000(=400,000+250,000+250,000)。 4.本范围信用限额, 一个客户在某个信用控制范围里的信用限额(是不能超过单个信用范围最高限额的)。如图中400,000, 250,000和250,000。 5. 已使用限额，是一个客户在一个信用控制范围中未清的发票，销售订单等的信用占用额。图22 静态信用额度检查结合销售和分销模块，SAP 系统可以实现各种各样的静态和动态的信用检查。这里我们举两个例子。如图22 阐述了静态信用额度检查。假设A集团企业的客户XX 公司的信贷限额为100,000RMB。但该客户已经有两张未清订单227（35,000 RMB）和 253（64,900 RMB），如果销售人员要追加一张758.16RMB 的订单，未清订单和这张销售订单的总额将超过信贷限额100,000 RMB。那么新的这张订单将被冻结，销售员无法要求发货。只有经过特殊的审批流程，可能包括风险管理部和高级管理者的例外审批（根据A集团企业的管理流程 设定），才能将订单解冻进行发货以及其他后续操作。A集团企业A集团企业对XX 农资公司限定的还款期为一个月，逾期最大未清项目的百分比为15，截止到2 月13 日，前两项应收帐款的帐龄已超过一个月，其占总额的百分比达26.5%,超过了规定的15。那么XX农资公司之后所下达的订单将全部被冻结A集团企业在 项目实施的过程当中可以灵活应用SAP 信用的组织结构和各种检查方法满足企业不同的风险管理的需求。总之 通过SAP 应收帐款的信用管理和下文将介绍的各种工具，企业可以最大程度地控制销售坏帐的风险。2.2.3.3 催款和自动信函往来催款和自动信函往来是SAP 应收和应付中又一类主要的业务公司。 催款是指在客户有逾期帐款的情况时，通过运行催款程序，如图24 中左上的屏幕，系统会自动选择客户和逾期帐项，打印催款函（图24 中右下的屏幕），并更新客户主记录。催款函的格式可以自由定义，系统可以动态的获取相关信息，包括地址、未清项目、负责人等。此外可以设立了不同的催款等 级，比如对于逾期不久的客户，催款函中的措辞较为温和；而对于逾期时间较长，已经催款数次无效的客户，催款函中的措辞将比较强硬，甚至直接通知内部法律部 门，进入法律程序。图24 自动信函往来除了催款以外，SAP 中还可以灵活定义各种和客户供应商的信函往来，比如定期的对帐函，余额确认函等等。信函往来通过“信函往来类型”来进行配置和管理。此外，SAP 对于客户和供应商还可以灵活地计算利息。利息可能是对于逾期帐款的罚息，也可能是配合企业的收款和资金政策的。比如有些公司为了加快资金流转，降低应收帐款的风险，要求客户预付部分甚至全部帐款，而作为补偿，给客户结算利息。此外，应收帐款其他的功能，比如帐龄分析，自动计提坏帐准备，重分类调整，汇兑损益等等不再详述。由于我们在前文介绍了自动付款流程，同时应付帐款的有些功能和应收帐款是类似的，比如总帐和明细帐的关系，催款和自动信函往来，利息计算，帐龄分析等等。所以下文只做简要介绍。2.2.4.1 供应商主记录与客户管理类似系统对供应商也是分层管理的。公司总部层的供应商信息，包括名称、地址、语言、电话等对于每一个分子公司来说都是统一的。在公司代码层各个公司可以根据与供应商的业务往来单独定 义供应商信息。比如付款条件，付款方式，开户银行，利息计算，统驭科目。和客户不同的是对于和采购相关的供应商信息，在SAP中是在“采购组织层”来维护 的，具体参见采购模块的功能介绍。2.2.4.2 员工费用核算员工费用的核算，包括差旅费的管理，在SAP 系统中用“差旅管理”来实现。“差旅管理”管理从差旅申请，订票订房到审批，结算，分析等差旅的全过程管