事业单位考试公文写作PPT课件.ppt

二 特点1 公文从内容到形式至少应当具备两大特征 一是从内容方面看 公文的内容必须是具备公务活动的反映 公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的 二是从形式方面来看 公文有固定的格式 2 特点 1 观点鲜明 2 事实可靠 3 行文严肃 4 应用广泛 5 体式规范 1 三公文的分类 一 通用公文1 机关公文命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 意见 报告 请示 批复 函 会议纪要 2 事务文书计划 总结 调查报告 简报 述职报告等 3 经济文书协议书 合同 经济预测报告 经济活动分析报告 市场调查报告 二 专业性文书1 公安机关刑事法律文书2 任命检察院法律文书3 人民法院法律文书 2 三 正文正文是一份公文的核心部分 公文质量的高低 公文能否产生应有的功用 主要取决于正文部分写得如何 拟稿人的工作能力和文字水平也主要体现在正文的撰写中 在一份比较复杂的公文中 正文一般包括开头 主体 结尾三个部分 1 开头第一种 目的式 在写明具体事项之前 现写明发文的目的 以引起受文者的注意 这是一种常见的开头形式 常见表示目的的介词 为 为了 等领取下文 第二种 根据式 在公文正文的开头 写明作为行文依据的方针 政策 法规 规定及上级指示精神或其他事项 以增加公文的权威性 严肃性和说服力 常见的根据式开头的介词有 根据 遵照 按照 依照 等领取下文 在实际写作中 根据式目的式混合使用的公文开头方式用的较多 可写明发文根据 在说明发文目的 然后点名决定的核心内容 简洁明了 3 第三种 缘由式 缘由式也叫原因式 即通过介绍情况 提出问题或明确意义 使受文者了解行文的缘由 从而引起受文者对文件内容的重视 公文开头无固定模式 究竟怎样撰写公文的开头 最终还要根据实际需要确定 而无论哪种形式的公文开头 都必须符合开门见山 简明扼要的原则 2 主体正文的主体是核心中的核心 内容充实 中心突出 表意明确 条理清楚 是对所有公文的主体部分的写作要求 4 3 结尾第一种 归纳式 第二种 说明式 第三种 申明式 第四种 祈请式 第五种 期望式 行文简洁 手书有力 是对所有正文结尾的要求 5 四 附件说明附件是公文的有机组成部分 甚至有些附件可以说是反映公文的主要内容的部分 而主件只起发布或转发附件的作用 五 成文日期公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准 联合行文 以最后签发机关负责人的签发日期为准 电报一发报日期为准 成文日期要用汉字标注 并将年 月 日标全 零写为 0 6 六 公文生效标识加盖印章是公文最后生效的标志 公文排版后所剩空白处如果不够印章位置 应当采取调整行距 字距的方式解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方式解决 七 附注附注是说明在公文的其它部分不便说明的各种事项的项目 一般是对文件的传达范围 使用方法的规定及对名词术语的解释等 7 三版记部分版记部分又称文尾部分 通常由主题词 抄送机关和印发世间等项目构成 1 主题词主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语 一份公文的主题词一般不超过七个 上报的文件 应当按照上级机关的要求标注主题词 2 抄送机关名称抄送机关名称是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关 8 3 印发机关和印发时间公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承当 印发时间是指公文开印的具体时间 4 反线版记中各要素之下加上一条反线 宽度统版心 以上所列的公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 成文时间 公文生效标识 附注 主题词 抄送机关 印发机关 印发时间等项目 是现行公文的全部构成要素 9 四 公文写作的基本要求 一 要熟悉党和国家的方针政策及有关法规 规定 二 要了解实际情况 吃透两头 三 要遵循各项行文规则1 文种的选用要正确要对每一种公文名称的含义和每一种公文的具体功用有所了解 以便根据行文的需要 正确选用文种 主要考虑两种因素 一是行文关系 二是发文的目的和公文的内容 10 2 行文关系的确定要妥当主要应当注意以下几点 一是行文关系要根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 二是联合行文应当明确主办部门 三是受双重领导的机关向上机机关行文 应当根据公文内容写明主送机关和抄送机关 四是上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送另一上级机关 11 3 制法程序的安排要合理主要包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 注意 1 公文的起草也要经过起草前的准备 起草 修改等几个阶段 2 审核的重点是 是否需要行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟定公文的有关要求 公文格式是否符合有关规定等 3 复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 12 五几种机关公文的写法 一 决定1 决定的用途决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定是一种重要的指挥性和约束性公文 一可用以安排重要会议的召开 二可在设立行政区划或设置重要机构时使用 三可以在表彰先进时使用 四可以在处理特大事故时使用 决定即可以由领导机关制发 也可以由会议作出 2 决定的写法决定大致可以分为两类 一类是对重要事项作出安排的决定 一类是对重大行动作出安排或者对重要工作进行部署的决定 这类决定的指挥性和指示性极强 13 3 范文全国人民代表大会关于成立香港特别行政区的决定1990年4月4日第七届全国人民代表大会次会议第七届全国人民代表大会第三次会议根据 中华人民共和国宪法 第三十一条和第六十二条第十三项的规定 决定 一 自1997年7月1日起设立香港特别行政区 二 香港特别行政区的区域包括香港岛 九龙半岛 以及所辖的岛屿和附近海域 香港特别行政区的行政区域图由国务院另行公布 14 二 公告1 公告的用途 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 公告通常在以国家的名义 向国内外宣布重大事件 重要事项或决定事项时使用 某些部门经授权 也可以代表国家对内或对外发表公告 2 公告的写法公告的标题主要有两种 一种是发文机关加上公文文种 如 中华人民共和国全国人民代表大会公告 等 另一种发文机关 事由在加上公文文种 如 中华人民共和国海关关于简化进出口旅客通关手续的公告 等 15 国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告最近 一些城市和地区相继发生冲击铁路 拦截列车 破坏铁路设施等严重威胁铁路运输安全畅通的恶性事件 给国民经济 人民生活和社会秩序带来重大损失和影响 为确保铁路运输安全畅通 促进经济发展 便利人民生活 维护社会安定 特公告如下 一 各级人民政府和公安 铁路部门 要把保障铁路运输安全畅通作为一项重要任务 由领导同志亲自负责 组织足够力量 确保铁路运输畅通无阻 二 任何人不得以任何借口冲击铁路车站 破坏铁路设施 在铁路上设置障碍 以及卧轨强行拦截列车等 一旦发生上述中断铁路运输或威胁铁路运输安全的违法犯罪情况 各级人民政府 公安部门和武警部队 可采取一切必要手段予以排除 并依法惩处 16 三 各地武警部队要抽调适当警力 加强铁路重点部位的保卫工作 帮助铁路部门维护好车站治安秩序 对带头闹事和进行破坏的 要坚决予以打击 绝不手软 四 铁路运输部门的职工要坚守岗位 尽职尽责 严格纪律 坚决制止无票乘车 确保铁路运输安全畅通 以上各点 各地要迅速广为宣传 坚决贯彻执行 中华人民共和国国务院 印 XXXX年六月七日 17 三 通告1 通告的用途 通告适用于公布社会各有关方面应当遵循或者周知的事项 按期内容的不同 可把通告分为两类 一类是法规性通告 这是用来宣布有关规定 并且能够起到行政法规作用的通告 二类是事务性通告 这是用来公布某些单位或个人需要了解或办理的有关事宜的通告 2 通告的写法 1 标题的写法标题的写法有多种 第一种是发文机关 事由和文种几个要素俱全的标题 第二种是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题 第三种是省略发文机关 由事由和文种两个要素构成的标题 18 2 通告的正文一般包括发布通告的目的或根据 通告事项及结语三个方面的内容 3 公告 通告的写作注意事项两者都属于公开发布的告知性文书 撰写时应注意一下几点 1 要写得通俗 2 要写得具体 3 要写得清楚 19 河南省交通厅关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的通告根据交通部通知 在国家交通和车辆税费改革方案正式公布实施之前 各地必须严格按照 国务院办公厅转发交通部等部门关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作意见的通知 国办发 2000 2号 精神 继续做好公路养路费等交通规费征收工作 特通知如下 一 略 2000年11月8日 20 四 通知1 通知的用途 适用于批转下级机关的公文 转发上机机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 在现行公文中 可以说通知的用途是最为广泛的 1 可用于批转下级机关的公文 起到批准和指导的作用 又可用于转发上机机关和不相隶属的公文 起到传达或联系的作用 2 即可用来发布行政规章 起到指挥和约束的作用 又可用来发布意见 会议纪要及计划 总结等文件 起到运载的作用 3 可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项 起到指示工作甚至法规或规定的作用 又可以用来告知事项 起到传达作用 4 可以用来宣布干部任免和聘用事宜 起到传递信息的作用 总之 通知用途广泛 使用频率高 是其一个重要特点 21 2 通知的写法 1 批示性通知如果再做细分的话可将批示性通知分为三种 一为 频发 型通知 二为 转发 型通知 三为 批转 型通知 频发 型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知 转发 型通知是指用来转发上级机关 同级机关和不相隶属机关的公文的通知 最常见也最简单的 转发 型通知的正文只有第一个部分 批转 型通知是指批示转发下级机关发来的公文的通知 其写法与 转发 型通知基本相同 随之下发的公文应是反映带有普遍性的问题或具有普遍指导意义的公文 22 2 指示性通知上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项 限于发文机关的权限 或因其内容不宜用 命令 决定等文种的 可用指示性通知 这类通知又称规定性通知或布置性通知 3 告知性通知告知某一具体事项 可用告知性通知 这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种 如 设立或撤销机构 迁移办公地点 启用或更换印章 修改行政规章 修正或补充文件内容 调整办公时间等各种事项 都可以写入告知性通知 会议通知是告知性通知的一个重要的类别 也是用的较多的一类通知 23 4 任免型通知2001年1月1日起施行 国家行政机关公文处理办法 规定 通知适用于 任免人员 任免对象不再限于 干部 范围有所扩大 3 通知的写作注意事项第一 事项要明确 具体 第二 表述要清楚 直接 24 国务院办公厅关于2010年部分节假日安排的通知国办发明电 2009 27号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 根据 国务院关于修改的决定 为便于各地区 各部门及早合理安排节假日旅游 交通运输 生产经营等有关工作 经国务院批准 现将2010年元旦 春节 清明节 劳动节 端午节 中秋节和国庆节放假调休日期的具体安排通知如下 一 元旦 1月1日至3日放假公休 共3天 二至七略节假日期间 各地区 各部门要妥善安排好值班和安全 保卫等工作 遇有重大突发事件发生 要按规定及时报告并妥善处置 确保人民群众祥和平安度过节日假期 国务院办公厅二 九年十二月七日 25 五 通报1 通报的用途和种类通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 根据通报的具体情况不同 可将通报分为三类 一是表彰先进的表彰性通报 二是批评错误的批评性通报 三是传达重要精神或情况的传达性通报 人们常说的通报表扬 通报批评和通报情况 就是对这三类通报用途的概括 26 2 通报的写法 1 表彰性通报表彰性通报的具体用途是表扬好人好事 树立典型 推广经验 号召广大干部 群众向先进单位或个人学习 把工作做得更好 2 批评性通报批评性通报是指通报中用得较多的一类 这类通报主要用来批评后进 惩罚错误 以使广大干部群众引以为戒 吸取教训 防止类似问题的出现 27 3 情况通报情况通报是向有关部门和人员传达重要哦情况 发布重要信息 以使人们掌握情况 明确问题 从而统一思想和行动 使工作协调发展的通报 情况通报正文的写法主要有两种 一种是先写发布通报通报的缘由 然后写明事项 最后提出要求和希望 另一种是将内容按问题进行划分 分成若干个部分来写 事项较多 内容较复杂的通报可用通报这种写法 3 通报的写作注意事项 1 情况要准确 2 态度要明朗 3 事例要典型 4 发布要及时 28 国务院办公厅关于部分地区违反国家棉花购销政策的通报国办发 1994 94号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 今年新棉上市以来 各地认真贯彻国务院棉花政策 采取坚决措施整顿棉花流通秩序 棉花收购大局是稳定的 但是 仍有一些地方 单位和个人置国家政策和法纪于不顾 私自收购棉花 公然扰乱棉花流通秩序 经核查 国务院决定予以通报 一 一些乡 镇 政府和村办轧花厂非法从事棉花收购 加工 经营活动 略 二 有的棉纺厂非法收购棉花 扰乱棉花收购秩序 河南省辉县太阳石棉纺厂在全国棉花工作会议后 仍高价抢购棉花 略 29 三 有的国营农场扰乱正常的购销秩序 高价抢购 非法经营棉花 略 四 有的县政府支持非棉花经营部门假借良种棉加工厂名义非法收购棉花 略 五 个体棉贩非法收购 加工棉花 扰乱市场秩序 略 对上述违反国家棉花购销政策的问题 有关省人民政府的态度是明确的 已责成市 县政府采取措施 予以查处纠正 但从了解的情况看 有的市 县政府已经采取措施纠正 有的尚未处理 请有关省人民政府按国务院 1994 52号文件精神继续严肃查处 将结果报国务院 同时 各地都要引以为戒 要毫不放松地加强对棉花市场的管理 密切注视收购动态 严肃查处棉花购销活动中的违法违纪案件 略 国务院办公厅 盖章 一九九四年十月二十三日 30 六 报告1 报告的用途适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上机机关的询问 报告是下级机关呈送上级机关的上行文种 中下级机关特别是基层单位和部门常会用到这一文种 报告的用途极为广泛 具体的说 报告可以用来向上级机关汇报工作 反映情况 也可以用来答复上级机关的询问 2 报告的分类按其性质的不同 可将报告分为综合性报告和专题性报告 按其行文的直接目的的不同 可将报告分为呈报性报告和承转性报告 不同报告在写法上区别不是很大 3 报告的写作注意事项 1 用途要合理 明确 2 内容要客观 真实 31 关于 的报告XXX院领导 根据 现将主要情况报告如下 一 二 以上意见如无不妥 请批转各部门执行 北京积水潭医院 处 年 月 日 32 七 请示1 请示的用途请示适用于向上级机关请求指示 批准 其主要用途有两种情况 一是请求上机机关给予指示的请示 主要应在遇到现有的方针 政策及法规 规定所不曾涉及的新情况 新问题 或政策界限难以把握时使用 二是请求上级机关予以批准的请示 主要应在遇到超越本机关的职权范围 或本机关人员对之看法 意见不是完全一致的问题时使用 另外 某些业务主管部门就带有普遍性意义的问题提出看法 希望领导机关批转有关单位时 也可以使用请示 33 2 请示的写法按照请示的内容和目的的不同 可将请示分为请求性请示和请求批准的请示两类 1 请求指示的请示是指针对工作中出现的具体问题 向上级机关申明情况 请求予以答复和下达处理意见的请示 写这类请示 应把重点放在情况的陈述和问题的强调上 2 请求批准的请示是就某一问题或事项提出本机关的处理意见 请求上级机关给予批准或标明态度的请示 写这类请示 要把重点放在意见 办法的说明上 34 3 写作请示的注意事项第一 要正确选用文种 第二 要做到一文一事 第三 要避免多头请示 第四 要避免越级请示 4 报告与请示的区别1951年9月政务院发布的 文件处理暂行办法 规定 对上级陈述或请示事项 要用报告 也就是说 当时不管是报告还是请示工作 用的都是报告这个文种 与这种历史原因有关 时至今日还经常有人把本应该写成请示的公文错写成报告 或把请示与报告混用 写为请示报告 二者虽然都是上行文 但二者的区别还是很明显的 主要体现在 第一 具体功用不同 第二 内容含量不同 第三 行文时机不同 35 关于在 市举办 洽谈会 的请示 市经贸委 为了扩大我 商品的知名度 向全国推广 繁荣市场 满足消费者需求 拟于今年 年 月 日至 月 日在 市举办 洽谈会 洽谈会摊位共 平方米 展团由我公司及生产厂家派人组成 经费自理 妥否 请批示 公司 年 月 日 36 八 函1 函的作用使用于不相隶属相关之间商洽工作 询问和答复工作 请批准和答复审批事项 函既可以在平行机关及不相隶属的机关之间使用 也可以在上下级机关之间使用 2 函的分类1981年国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理暂行办法 取消了公函和便函的划分 只列 函 一个文种 按照行文方向的不同划分 可将函分为去函和复函 按照内容的不同划分 可将函分为知照函 催办函 邀请函等 目前 经常使用的函有三种 即商洽性函 答复性函和请求性函 37 3 函的写法 1 商洽性函机关之间商量或接洽工作哦 可以使用商洽性函 2 答复性函机关之间回复问题 可以用答复性函 因为发文机关同收文机关之间没有隶属关系 或者说不存在上下级关系 所以不宜使用批复 而只能用函答复问题 3 请求性函机关之间请求帮助或配合工作 以及向有关主管部门请求批准等 可以使用请求性函 写作函的注意事项第一文种的选用要正确 与函有关的两种现象值得注意 一是应当用函却用了其他文种 另一种现象是应当使用其他文种 如请示 报告 通知等 却错用了函 第二内容要简洁 第三措辞要得体 38 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 大学文学院本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质 我们拟选派