合同管理系统用户操作手册v0.doc

项目实施文档项目实施文档 第 1 页 共 53 页 广东长大信息化建设项目系统广东长大信息化建设项目系统 用户操作手册用户操作手册 文档作者 文档作者 文档作者 文档作者 长大项目组长大项目组长大项目组长大项目组 创建日期 创建日期 创建日期 创建日期 2009200920092009 05050505 21212121 确认日期 确认日期 确认日期 确认日期 当前版本 当前版本 当前版本 当前版本 1 01 01 01 0 审批签字 长大公司项目业务模块负责人 长大公司信息化项目负责人 广州金蝶软件项目模块负责人 项目实施文档项目实施文档 第 2 页 共 53 页 文档控制文档控制 修改记录修改记录 日期作者版本参考版本备注 2009 5 23 何锌 1 0 项目实施文档项目实施文档 第 3 页 共 53 页 目目 录录 1 合同管理系统概述合同管理系统概述 5 1 1业务描述 5 1 2业务整体流程图 5 1 3操作流程策略 6 1 4基本操作按钮 6 2 系统功能操作说明系统功能操作说明 7 2 1 基本资料维护 7 2 1 1合同类型 7 2 1 2合同重要性 8 2 1 3专业劳务清单 作业 8 2 1 4一般劳务清单 工种 9 2 1 5 合同主管部门 9 2 2 物质设备类合同 11 2 2 1业务流程 11 2 2 2合同管理 11 2 2 3合同结算 15 2 2 4付款通知单 17 2 2 5合同付款登记 18 2 2 6合同变更管理 19 2 3 工程类合同 23 2 3 1业务流程 23 2 3 2合同管理 23 2 3 3合同结算 25 2 3 4合同支付证书 27 2 3 5合同收款登记 29 2 3 6合同变更 30 2 4 分包类合同 33 2 4 1业务流程 33 项目实施文档项目实施文档 第 4 页 共 53 页 2 4 2合同管理 33 2 4 3劳务合同清单拆分 37 2 4 4中间计量单 39 2 4 5合同结算 40 2 4 6付款通知单 42 2 4 7合同付款登记 44 2 4 8发包管理 分包业务处理模式二 45 2 4 9合同变更管理 51 2 5 合同特定处理 52 2 5 1合同终结评价单 52 2 5 2 合同状态管理 53 项目实施文档项目实施文档 第 5 页 共 53 页 1 合同管理系统概述合同管理系统概述 1 11 1 业务描述业务描述 合同管理包括两个主要方面的业务 监管与执行 监管工作的经营部门 主要关注合同的文本 条款的评审 监督合同的执行过程 合同执行的业务部门为经营部以外的各级部门及项目部 业务 特点主要表现为 关注具体合同的履行 保证质量 进度 结算与支付 关闭 合同管理的范围涵 盖施工业务各个环节 包括施工工程的主业合同 物料设备的采购租赁合同 分包类合同 1 21 2 业务整体流程图业务整体流程图 合合同同管管理理业业务务流流程程 已已完完成成 开开始始 合同结算 期中结 算 最终结算 合合同同录录入入 合合同同付付款款通通知知 合合同同付付款款登登记记 合合同同终终结结评评价价 合合同同关关闭闭 工程类 合同 分包类合同 物质设备 类合同 劳劳务务合合同同清清单单拆拆分分 中中间间计计量量单单 未完成 模模块块接接口口 项目实施文档项目实施文档 第 6 页 共 53 页 1 31 3 操作流程策略操作流程策略 1 根据关联模块的使用情况可制定合同录入环节是采用其他模块关联产生还是自行录入的方式 2 如系统未启用合同管理模块 则分包类合同可不使用合同清单拆分和中间计量单环节 3 如果合同款项的不需要分批次 分进度支付 可不采用期间结算单 在合同完结后直接做最终 结算 1 41 4 基本操作按钮基本操作按钮 新增一张单据 修改所选单据 单据完成后提交 查询所选单据的明细 删除所选单据 刷新列表信息 筛选当前列表信息 附件管理 可添加查看当前页面相关的文档资料 单据打印 单据打印预览 流程图查看 如单据设置有审核流程 可查看流程路径 审核结果查看 如单据设置有审核流程 可查看审核信息 执行审核操作 对已审核未生效单据执行反审核 对已生效单据做版本修订 对不符合系统完成确认要求但实际已完成的任务做手工确认 执行单据生效操作 退出当前页面 但不退出系统 2 系统功能操作说明系统功能操作说明 项目实施文档项目实施文档 第 7 页 共 53 页 2 12 1 基本资料维护基本资料维护 2 1 12 1 1 合同类型合同类型 合同类型 是工程类项目所有相关合同的属性集合 通过合同类型标示区分录入系统中的相 关合同的性质 并根据不同性质反映出某类合同中的关键内容和关键条款 并触发相关控制和流程 走向 系统中已将合同的类型属性分为 工程承包 工程承包 业主类合同 该属性的合同的收支方向为 收入 一般劳务 一般劳务 合同清单中不含甲供材料的分包合同 专业劳务 专业劳务 合同清单中含甲供材料的分包合同 材料采购 材料采购 材料物质的采购合同 设备采购 设备采购 机械设备的采购合同 材料租赁 材料租赁 材料物质的租赁合同 设备租赁 设备租赁 物质设备的租赁合同 其它类合同其它类合同 除上述类型以外的合同 2 1 1 12 1 1 1 合同类型维护合同类型维护 项目综合管理 合同管理 基础资料 进入 合同类型 维护界面 通过指定合同类型树中某个中间节点 上见标注 1 可在该节点下建立分支 按钮 可在当 前节点新建下级类型 合同类型 填写对话框中需要编写类型 编码 类型 名称 指定所加 入的类型的上级节点 指明合同 类型属性 选择该类型对应原归属合同主管部门 按钮 即 可保存该合同类型 如需要修改已保存的合同类型可选定合同类型明细 点 对其进行修改 不同的合同类型可以指定不同的合同详细条款信息模版 按钮 可其进行维护 当录入 合同并选择对应合同类型时 合同将带出已维护的固定信息项 1 1 项目实施文档项目实施文档 第 8 页 共 53 页 2 1 1 22 1 1 2 注意事项注意事项 合同类型为企业级基础资料 由企业统一维护 类型属性为系统固定属性 不可调整 合同类 型的分类和设计可根据业务使用或统计要求并结合类型属性进行设置 2 1 22 1 2 合同重要性合同重要性 项目综合管理 合同管理 基础资料 进入 合同重要性 维护界面 通过按钮 新建重要性属性 维护编码 名称并录入描述性信息 可保存并完成录入 重要性属性必须在 启用 后才能被引用 如未启用可 做启用设置 2 1 32 1 3 专业劳务清单 作业 专业劳务清单 作业 专业劳务清单作为企业级基础资料 全局维护全局共享 维护工序类劳务分包明细 被资源清 单所引用 为专业劳务合同的合同清单制作提供数据支持 启用菜单 基础资料 专业劳务清单 作业 进入维护界面 在 作业类别 框 见下标 示 1 中通过 新增类别 修改类别 指定某个类别使用 在该类别下新增明细清单 见下 标示 2 清单的建立采用树形结构 通过 字符分级 清单项的 单价 字段为清单的默认单 价 合同清单引用时将被自动带出 只有 启用 后的清单项才能被合同清单引用 如某行清单不 再使用 可将其 禁用 被禁用的清单项所对应的资源清单也将被禁用 1 1 23 项目实施文档项目实施文档 第 9 页 共 53 页 2 1 42 1 4 一般劳务清单 工种 一般劳务清单 工种 一般劳务清单作为企业级基础资料 全局维护全局共享 维护工种类劳务分包明细 被资源清 单所引用 为一般劳务合同的合同清单制作提供数据支持 启用菜单 基础资料 一般劳务清单 工种 进入维护界面 工种类别 框 见下标示 1 中通过 新增类别 修改类别 指定某个类别后使用 在该类别下新增明细清单 见下 标示 2 清单的建立采用平行结构 不分上下级 清单项的 单价 字段为清单的默认单价 合 同清单引用时将被自动带出 只有 启用 后的清单项才能被合同清单引用 如某行清单不再使用 可将其 禁用 被禁用的清单项所对应的资源清单也将被禁用 2 1 52 1 5 合同主管部门合同主管部门 合同主管部门是用于来做部门间数据隔离的 实现原理是新增的每份合同都对应一个合同主管部门 1 2 项目实施文档项目实施文档 第 10 页 共 53 页 然后针对每个角色或每一操作用户根据合同主管部门字段授予数据字段权限 项目实施文档项目实施文档 第 11 页 共 53 页 2 22 2 物质设备类合同物质设备类合同 物质设备合同的管理主要涉及到的合同类型有材料采购合同 设备采购合同 材料租赁合同 设备租赁合同等四类合同 2 2 12 2 1 业务流程业务流程 物物质质设设备备类类合合同同业业务务流流程程 已已完完成成 开开始始 合同结算 期中结 算 最终结算 合合同同录录入入 合合同同付付款款通通知知 合合同同付付款款登登记记 合合同同终终结结评评价价 合合同同关关闭闭 未完成 设设备备采采购购 租租赁赁 计计划划 物物质质采采购购 租租赁赁 计计划划 2 2 22 2 2 合同管理合同管理 合同中录入的信息决定了合同由建立到合同结算终结的关键过程 物质设备合同的数据可自行 录入 可由物质设备的采购系统关联生成 物质设备合同主要包括材料设备采购合同和材料设备租 赁合同 合同的录入工作需要完成合同的基本信息录入及合同清单的录入 在信息不全的情况下可 用 保存为 拟稿中 状态 当完成所有录入后 做提交审核确认 如设置有工作流还需要通 过工作流来转入 已批准 状态 合同查询 功能界面可查看到各个状态下的合同 并可以用 对查询结果中 拟稿中 已提交 状态的合同进行修改 2 2 2 12 2 2 1 合同基本信息合同基本信息 项目实施文档项目实施文档 第 12 页 共 53 页 通过菜单 项目综合管理 合同管理 合同录入 合同录入 双击进入录入界面 完成合同基本信息的录入后可 见下标注 1 暂时保存 基本信息录入的规范和要求可参考 2 2 3 录入完成后 提交到工作流 如未设置工作流则可以在 合同查询 页面直接完成 2 2 2 22 2 2 2 合同清单合同清单 合同清单是所录合同的明细清单内容 用以记录合同内容的组成情况 录入合同清单时可以通 过三种途径完成操作 1 见下标示 1 引入清单的方式可以直接从系统基础资料清单中 摘取本合同中所需要的清单内容 用以组成本合同的完整信息 使用该方式的前提是基础资料中已 经维护了相关信息 对应关系可参考下表中 合同清单来源 2 2 引入清单的方式可以 直接从 物质管理 模块和 设备管理 模块设备中已执行的采购租赁计划中获取相关清单 对应 关系可参考下表中 合同清单来源 1 合同类型合同清单来源 1合同清单来源 2 材料采购合同材料采购计划固定资产类别 材料租赁合同材料租赁计划固定资产类别 设备采购合同设备采购计划物料 设备租赁合同设备租赁计划物料 3 见下标示 2 的方式是一种对外部软件进行格式规范后 将其数据按照对应的位置 导入到系统的方式 在本模块中支持 Excel 格式的导入导出 导入的前提条件就是需要按照系统所 支持的格式模版 4 见下标示 3 手工新增插入的操作方式 由操作人员逐条新增插入后 通过 材料名称 的 F7 功能由系统基础数据中选择清单类型 具体选择范围可参考上表中 合同清单 来源 2 1 2 项目实施文档项目实施文档 第 13 页 共 53 页 2 2 2 32 2 2 3 关键字段关键字段 合同名称 合同名称 合同概要性描述 合同编码 合同编码 按公司规定填写合同编号 统一制定编码规则 系统自动生成 合同类型 合同类型 根据合同性质选择合同类型 可选择材料 设备的采购 租赁类合同类型 工程项目 工程项目 指定本合同所属工程项目 收支性质 收支性质 指定合同结算环节收付款方向 合同重要性 合同重要性 根据公司规定标准指明合同的重要性级别 合同属性 合同属性 可选择原始合同 附加合同 三方合同 合同甲方 合同甲方 由基础数据中选择合同甲方名称 合同乙方 合同乙方 由基础数据中选择合同乙方名称 合同特定信息 合同特定信息 根据合同类型维护中设定的信息内容带出相关需填写项 2 2 2 42 2 2 4 注意事项注意事项 1 合同类型决定了合同收支性质的可选范围 材料设备类合同只能选择支付或其他 2 不同的合同类型属性在合同清单中表现形式不同 显示的列项也不相同 3 材料设备采购租赁类合同的甲方为我司 乙方为其他供应商 4 如使用 Excel 格式导入清单 需要注意清单编码必须存在于相应的基础资料库中 5 如合同为三方签订 并且需要在合同记录中体现第三方的客户信息 具体操作可在 合同属性 中选 三方合同 第三方的客户信息可在 签订信息 页面录入 6 合同的录入可以在虚拟组织下录入 但维护 工程项目 字段时必须指定实际的项目部 7 调整数据导入格式时注意清单编码的树形结构设计 否则将无法按上下级汇总 2 2 2 52 2 2 5 合同查询 修改 审核合同查询 修改 审核 启动菜单 项目综合管理 合同管理 合同录入 合同查询 双击进入合同查询界 面 123 项目实施文档项目实施文档 第 14 页 共 53 页 合同查询界面主要提供以下几种功能来完成合同的相关维护和管理 1 合同查询 可对权限范围内的 拟稿中 已提交 已批准 执行中 已关闭 等状态的合同做查 询操作 项目部 框中指定待查合同所属项目部 见上标示 1 合同类型 选择框中指定待查 合同类型 见上标示 2 可由合同所属项目部及合同性质的维度筛选合同 合同列表 框中罗列 所设条件下所有可选合同 选定某个合同后点 可展开该合同的所有相关信息 见下图 查询结果界面中除合同录入过程中记录的 合同基本信息 合同清单 合同签订信息 外还包 括了合同在做结算 变更 付款等后续环节中的关联信息 见上标示 1 2 1 1 项目实施文档项目实施文档 第 15 页 共 53 页 2 修改合同 只可对状态为 拟稿中 已提交 的合同做修改操作 选定需要修改的合同后点 可实现 改操作 修改操作界面与合同新增界面一致 3 合同审核与反审核 只可对状态为 已提交 的合同做审核操作 选定需要审核的合同后点 可实现改操作 审 核后的合同状态为 已批准 4 修改已审核的合同 使用工作流管理的情况下 可对 已批准 的合同做 反审核操作 该操作后可修改合同 2 2 32 2 3 合同结算合同结算 合同结算用于记录合同执行进度 并根据进度情况确定支付相应的款项 对于采购类合同 可 以根据采购物料 设备到达情况支付款项 而租赁类合同可根据租赁的时间 台班等方式确定结算 金额 2 2 3 12 2 3 1 合同期间结算合同期间结算 根据合同规定 需要分期间或分批次对采购租赁合同做结算支付款项的可使用本单据 否则可 跳过本环节 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同期中结算单 进入 合同期中 结算单序时薄 合同列表 中罗列可结算合同 见下标示 1 未审核的合同不在可选范围内 期中结算单列表 中显示的是所选合同相关的所有结算单 见下标示 2 2 1 项目实施文档项目实施文档 第 16 页 共 53 页 合同列表 中选择待结算合同 可新建 合同期中结算单 期中结算单列表 中选择结算 单 可对其修改 当结算单录入完成并 后 需要 审核并且 生效后才可进行下一个 环节的操作 上图是 合同期中结算单 的维护界面 期中结算单是针对某个期间合同执行情况做结算处理 所 以在结算单中需要指定 结算期间 见上标示 1 材料设备类合同的结算清单获取方式分两种 1 通过合同清单引入按钮 由合同清单中选择引入 2 使用新增插入按钮 直接录入并指定结算清单 该方式下 清单名称 F7 选择的范围不可操作合同清单规定内容 2 2 3 22 2 3 2 合同最终结算合同最终结算 功能点位置 权限 由于功能进行了改造 操作的内容跟以前不同了 所以建议这个功能点的权限进行重新 分配一下 操作 1 新增单据 选中要做最终结算单的合同 点击 新增 输入 结算单编号 修改 结算 单名称 修改正确的结算期间 然后在结算明细清单点击 获取清单 合同 含变更 和累 计结算的数量与金额系统会自动带过来 用户只要填写最终结算的数量即可 1 1 项目实施文档项目实施文档 第 17 页 共 53 页 2 2 3 32 2 3 3 注意事项注意事项 1 合同期间结算对结算期间的先后顺序不做严格限制 以结算单的执行情况做累计统计 2 期间结算单未生效不可制作下一张结算单 如果需要增加结算可修改前一张期间结算单或等到 所有结算单生效后再做本次结算 3 目前合同的期间结算支持同一期间可以多次结算 4 合同的最后一期结算应放在期中结算单去做 5 合同最终结算单目前只做金额调差功能 6 最终结算的调差金额是可以被付款通知单取数过去的 7 只有已结算的合同才能做最终结算单 2 2 42 2 4 付款通知单付款通知单 合同付款通知单 记录应付未付合同金额 其应付总额数据来源于合同项下已生效的 合同 期中结算单 及 合同最终结算单 中已结算金额 实际支付记录来源于 合同付款登记 中合同 项下已登记付款的总金额数 两者之差将做为本次最大可支付金额数 合同付款通知单 中确定 支付的金额将决定 合同付款登记 中可确认付款数 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同付款通知单 进入 合同付款 通知单序时薄 序时薄提供 查询付款通知单 修改未审核的付款通知单 审核已提 交的通知单 反审核已审核未生效的通知单 生效已审核的通知单 等功能按钮 获取清单 填写最终结算数量 项目实施文档项目实施文档 第 18 页 共 53 页 合同付款通知单序时薄 中指定待付款合同 新增付款通知单 如下图 通知单中 合同 字段为被结算合同 受款人 为合同乙方 付款明细项 列表中记录的信息是合同累计已支付的 款项和当前可支付的最大款项 下见标示 1 本期支付数可调整 同时界面将提供金额计算的勾 稽数据 下见标示 2 确定支付金额后 保存为 拟稿中 状态 当确定无误后 做提交 并 在 合同付款通知单序时薄 中对其做审核 生效操作 查看合同信息 查看合同清单结算台账 功能方便付款通知单在审批流程中 审批者能查看到 此付款通知单对应的合同信息 以及整个的结算支付情况 2 2 52 2 5 合同付款登记合同付款登记 合同付款登记 记录最终实际支付情况 在财务实际完成支付后可在该环节登记 1 2 项目实施文档项目实施文档 第 19 页 共 53 页 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同付款等 进入 合同付款登记 序时薄 序时薄中记录合同项下所有付款登记单 序时薄提供 查询登记单 修改未审核 的登记单 审核已提交的登记单等功能 合同付款登记序时薄 中指定待确认合同 新增付款登记单 如下图 登记单中 付款通知 单 字段 下见标示 1 指明本次付款登记所对应的 合同付款通知单 指定后将自动带出通知 单中指定支付金额到 付款金额 字段中 完成相关录入 保存为 拟稿中 状态 当确定无 误后 做提交 并在 合同付款登记序时薄 中对其做审核操作 2 2 62 2 6 合同变更管理合同变更管理 通过菜单 项目综合管理 合同管理 合同执行 合同变更单 物质设备类合同根据业务性质可分为采购类合同和租赁类合同 两种合同在变更的处理上存在 1 项目实施文档项目实施文档 第 20 页 共 53 页 差异 2 2 6 12 2 6 1 租赁类合同的变更租赁类合同的变更 2 2 6 1 1 合同清单项的增加 设备类型增加的情况通过在变更单中引入新的物质设备 清单项的变更类型为 新增 录入设备 的数量和天数 系统自动算出台班数等关键信息后完成变更操作 2 2 6 1 2 合同清单项的减少 租赁类合同的清单项减少不仅仅是减少设备的数量 同时需要减少设备的台班数 设备类型减少的 操作通过在变更单中引入清单项 将数量直接设置为负数 再输入应减少的天数 此时系统自动算 出需要减少的台班数 注意 天数 字段所输数不能小于 0 2 2 6 1 3 合同价格的变更 合同价格的变更可根据结算情况可分为已部分结算清单的变更和未结算清单的变更 对于未结算清单的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入负数的 数量 台班数 将原清单数量清 0 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 数量 台班数 对于已结算且不需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入剩余负数的 数量 台班数 此时不可将原清单数量直接清 0 需要保留已结算部分的数据 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 剩余 数量 剩余 台班数 对于已结算且需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入全额负数的 数量 台班数 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 数量 台班数 3 在 中间计量单 中通过数量和台班数的负数对原单价结算数据做冲减 同时引入步骤 2 中新 增的清单项做计量统计 4 期中结算单 中获取调整中建立的中间计量数据 被冲减计量数据与新增计量数据的差额为 单价调整后对原结算部分的差额核算 2 2 6 1 4 合同数量的变更 数量调整可分为设备数量的调整和台班数的调整 调整时根据业务情况对 变更后数量 和 变更 后台班数 做相应调整 如果仅调整 台班数 而不需要调整 数量 则只需要只需要录入 变 更后的台班数 变更后数量 设为 0 清单项的变更类型为 增减 如下图 注意 台班数 减少时 减少后的台班数不能少于已结算数量 项目实施文档项目实施文档 第 21 页 共 53 页 2 2 6 22 2 6 2 采购类合同的变更采购类合同的变更 通过菜单 项目综合管理 合同管理 合同执行 合同变更单 合同变更过程中从变更的性质分析涉及到合同范围 合同价格 合同数量的变更 以下按合同 的类型详细描述合同的变更方式 2 2 6 2 1 合同清单项的增加 清单项增加的情况 只需要直接在新增的合同变更单中手工新增清单 下标注 1 或引入基础资料 下标注 2 并录入清单编码 清单名称及单价数量 清单项的变更类型为 新增 如下图 2 2 6 2 2 合同清单项的减少 清单项减少的情况 通过在合同变更单中引入 下标注 1 需要减少的清单项 并将其数量设为负 数即完成 完成的结果在合同查看界面中显示的结果是原清单项保留 变更后数量为 0 变更后金 额为 0 需要注意的是如果该清单项已经结算或者计量 则只可以冲减剩余部分 如下图 2 2 6 2 3 合同价格的变更 合同价格的变更可根据结算情况可分为已部分结算清单的变更和未结算清单的变更 对于未结算清单的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入负数的 数量 将原清单数量清 0 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 数量 1 2 1 项目实施文档项目实施文档 第 22 页 共 53 页 对于已结算且不需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入剩余负数的 数量 此时不可将原清单数量直接清 0 需要保留已 结算部分的数据 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 剩余 数量 对于已结算且需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入全额负数的 数量 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 数量 清单项的变更类型为 新增 在处理过程中需要注意的是 原清单项与变更后清单项的清单编码将不相同 3 在 中间计量单 中通过数量和台班数的负数对原单价结算数据做冲减 同时引入步骤 2 中新 增的清单项做计量统计 4 期中结算单 中获取调整中建立的中间计量数据 被冲减计量数据与新增计量数据的差额为 单价调整后对原结算部分的差额核算 2 2 6 2 4 合同数量的变更 数量调整只需要引入被调整清单项 录入需要调整的数量后即可 清单项的变更类型为 增减 如下图 注意 如果是数量减少 则减少后的数量不能少于已结算数量 项目实施文档项目实施文档 第 23 页 共 53 页 2 32 3 工程类合同工程类合同 2 3 12 3 1 业务流程业务流程 工工程程类类合合同同业业务务流流程程 已已完完成成 开开始始 合同结算 期中结 算 最终结算 合合同同录录入入 合合同同付付款款通通知知 合合同同付付款款登登记记 合合同同终终结结评评价价 合合同同关关闭闭 未完成 2 3 22 3 2 合同管理合同管理 合同所录入的信息决定了合同由建立到合同结算 终结的关键过程 工程类合同的数据可自行 录入 可由投标系统关联产生 工程类合同主要指与工程业主所签订的合同 合同的录入工作需要 完成合同的基本信息录入 合同清单的录入以及甲供材料清单的录入 在信息不全的情况下可用 保存为 拟稿中 状态 当完成所有录入后 做提交审核确认 如设置有工作流还需要通过 工作流来转入 已批准 状态 合同查询 功能界面可查看到各个状态下的合同 并可以用 对查询结果中 拟稿中 已提交 状态的合同进行修改 2 3 2 12 3 2 1 合同基本信息合同基本信息 通过菜单 项目综合管理 合同管理 合同录入 合同录入 双击进入录入界面 录入部分信息可 见下标注 1 暂时保存 基本信息录入的规范和要求可参考 3 2 3 项目实施文档项目实施文档 第 24 页 共 53 页 完成合同录入后需要 提交到工作流 如未设置工作流则可以在 合同查询 页面直接完成 2 3 2 22 3 2 2 合同清单合同清单 合同清单 是所录合同的明细清单内容 录入工程类合同清单时可以通过两种途径完成操作 1 见下标示 1 的方式是一种对外部软件进行格式规范后 将其数据按照对应的位置导 入到系统的方式 在本模块中支持 Excel 格式的导入导出 导入的前提条件就是需要按照系统所支 持的格式模版 2 手工新增插入的操作方式 由操作人员逐条新增插入后 同时 通过 计量单位 的 F7 功能由系统基础数据中选择 1 2 1 项目实施文档项目实施文档 第 25 页 共 53 页 2 3 2 32 3 2 3 甲供材料清单甲供材料清单 甲供材料清单用来记录工程类合同中规定的 由甲方提供的材料清单 通过 对清单内容 做新增 插入 删除操作 新增后的记录可用鼠标选定 清单名称 字段后使用 F7 功能 见下标 示 1 从物料基础数据中选择相关信息 2 3 2 42 3 2 4 注意事项注意事项 1 合同类型决定了合同收支性质的可选范围 工程类合同只能选择收入 2 不同的合同类型属性在合同清单中表现形式不同 显示的列项也不相同 3 工程类合同的甲方为业主 乙方为我司 4 如使用 Excel 格式导入清单 需要调整 清单编码 为树形结构 级之间以 分割 5 如使用 Excel 格式导入清单 Excel 中 计量单位 列中的值必须在系统计量单位基础资料的中 文名称中存在 6 如合同为三方签订 并且需要在合同记录中体现第三方的客户信息 具体操作可在 合同属性 中选 三方合同 第三方的客户信息可在 签订信息 页面录入 7 合同的录入可以在虚拟组织下录入 但维护 工程项目 字段时必须指定实际的项目部 2 3 32 3 3 合同结算合同结算 合同结算用于记录合同执行进度 并根据进度情况确定收取相应的款项 对于工程类合同 可 以根据合同清单中关键节点的完成情况来计算结算金额 2 3 3 12 3 3 1 合同期间结算合同期间结算 需要分期间或分批次对工程类合同已完工清单 结算收入款项的可使用本单据 否则可跳过本 1 项目实施文档项目实施文档 第 26 页 共 53 页 环节 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同期中结算单 进入 合同期中 结算单序时薄 合同列表 中罗列可结算合同 见下标示 1 未审核的合同不在可选范围内 期中结算单列表 中显示的是所选合同相关的所有结算单 见下标示 2 合同列表 中选择待结算合同 可新建 合同期中结算单 期中结算单列表 中选择结算 单 可对其修改 当结算单录入完成并 后 需要 审核并且 生效后才可进行下一个 环节的操作 上图是 合同期中结算单 的维护界面 期中结算单是针对某个期间合同执行情况做结算处理 所 有在结算单中需要指定 结算期间 见上标示 1 工程类合同的结算清单获取方式分两种 1 1 2 1 项目实施文档项目实施文档 第 27 页 共 53 页 通过合同清单引入按钮 由合同清单中选择引入 2 使用新增插入按钮 直 接录入并指定结算清单 该方式下 清单名称 F7 选择的范围不可操作合同清单规定内容 2 3 3 22 3 3 2 合同最终结算合同最终结算 操作方法与物资设备类合同用法一样 请参照 2 3 3 32 3 3 3 注意事项注意事项 1 合同期间结算对结算期间的先后顺序不做严格限制 以结算单的执行情况做累计统计 2 期间结算单未生效不可制作下一张结算单 如果需要增加结算可修改前一张期间结算单或等到 所有结算单生效后再做本次结算 3 目前合同的期间结算支持同一期间可以多次结算 4 合同的最后一期结算应放在期中结算单去做 5 合同最终结算单目前只做金额调差功能 6 最终结算的调差金额是可以被付款通知单取数过去的 7 只有已结算的合同才能做最终结算单 2 3 42 3 4 合同支付证书合同支付证书 合同支付证书 用来确认合同执行进度完成后需要向业主收取的款项情况 合同支付证书 记录应收未收合同金额 其应收总额数据来源于合同项下已生效的 合同期中结算单 及 合同最 终结算单 中已结算金额 实际收入记录来源于 合同收款登记 中合同项下已登记收款的总金额 数 两者之差将做为本次最大可支付金额数 合同支付证书 中确定收入的金额将决定 合同收 款登记 中可确认收款数 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同支付证书 进入 合同支付证 书序时薄 序时薄提供 查询支付证书 修改未审核的支付证书 审核已提交的支付 证书 反审核已审核未生效的支付证书 生效已审核的支付证书等功能按钮 项目实施文档项目实施文档 第 28 页 共 53 页 合同支付证书序时薄 中指定待收款合同 新增支付证书 如下图 支付证书中 合同 字 段为被结算合同 支付明细项 列表中记录的信息是合同累计已收到的款项和当前可收到的最 大款项 下见标示 1 本期待收款可调整 同时界面将提供金额计算的勾稽数据 下见标示 2 确定金额后 保存为 拟稿中 状态 当确定无误后 做提交 并在 合同支付证书序时薄 中对其做审核 生效操作 项目实施文档项目实施文档 第 29 页 共 53 页 2 3 52 3 5 合同收款登记合同收款登记 合同收款登记 记录最终实际收款情况 在财务实际完成收款后可在该环节登记 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同收款登记 进入 合同收款登 记序时薄 序时薄中记录执行中合同项下所有收款登记单 序时薄提供 查询登记单 修 改未审核的登记单 审核已提交的登记单等功能 1 2 项目实施文档项目实施文档 第 30 页 共 53 页 合同收款登记序时薄 中指定待确认合同 新增收款登记单 如下图 登记单中 支付 证书 字段 下见标示 1 指明本次收款登记所对应的 合同支付证书 指定后将自动带出支付 证书中指定收款金额到 收款金额 字段中 部分录入可 保存为 拟稿中 状态 当确定无误 后 做提交 并在 合同收款登记序时薄 中对其做审核操作 2 3 62 3 6 合同变更合同变更 通过菜单 项目综合管理 合同管理 合同执行 合同变更单 合同变更过程中从变更的性质分析涉及到合同范围 合同价格 合同数量的变更 以下按合同 的类型详细描述合同的变更方式 2 3 6 12 3 6 1 合同清单项的增加合同清单项的增加 1 项目实施文档项目实施文档 第 31 页 共 53 页 清单项增加的情况 只需要直接在新增的合同变更单中手工新增清单并录入清单编码 清单名 称及单价数量 清单项的变更类型为 新增 如下图 2 3 6 22 3 6 2 合同清单项的减少合同清单项的减少 清单项减少的情况 通过在合同变更单中引入需要减少的清单项 并将其数量设为负数即完成 完成的结果在合同查看界面中显示的结果是原清单项保留 变更后数量为 0 变更后金额为 0 需要 注意的是如果该清单项已经结算或者计量 则只可以冲减剩余部分 2 3 6 32 3 6 3 合同价格的变更合同价格的变更 合同价格的变更可根据结算情况可分为已部分结算清单的变更和未结算清单的变更 对于未结算清单的变更 处理方式为 对于未结算清单的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入负数的 数量 将原清单数量清 0 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 数量 对于已结算且不需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 对于已结算且不需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入剩余负数的 数量 此时不可将原清单数量直接清 0 需要保留已 结算部分的数据 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 剩余 数量 对于已结算且需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 对于已结算且需要对已结算部分做调整的变更 处理方式为 1 引入 合同清单项 录入全额负数的 数量 2 手动新增清单项 调整清单编码 录入变更后 单价 数量 清单项的变更类型为 新增 1 项目实施文档项目实施文档 第 32 页 共 53 页 在处理过程中需要注意的是 原清单项与变更后清单项的清单编码将不相同 3 在 中间计量单 中通过数量和台班数的负数对原单价结算数据做冲减 同时引入步骤 2 中新 增的清单项做计量统计 4 期中结算单 中获取调整中建立的中间计量数据 被冲减计量数据与新增计量数据的差额为 单价调整后对原结算部分的差额核算 2 3 6 42 3 6 4 合同数量的变更合同数量的变更 工程承包合同的数量调整只需要引入被调整清单项 录入需要调整的数量后即可 清单项的 变更类型为 增减 如下图 注意 如果是数量减少 则减少后的数量不能少于已结算数量 项目实施文档项目实施文档 第 33 页 共 53 页 2 42 4 分包类合同分包类合同 2 4 12 4 1 业务流程业务流程 分分包包类类合合同同业业务务流流程程 已已完完成成 开开始始 合同结算 期中结 算 最终结算 合合同同录录入入 合合同同付付款款通通知知 合合同同付付款款登登记记 合合同同终终结结评评价价 合合同同关关闭闭 未完成 招招标标管管理理 劳劳务务合合同同清清单单拆拆分分 否 是否使用成本管 理 中中间间计计量量单单 是 2 4 22 4 2 合同管理合同管理 分包合同的数据可自行录入 可由招标系统关联产生 分包合同主要包括一般劳务合同和专业 劳务合同 合同的录入工作需要完成合同的基本信息录入及合同清单的录入 在信息不全的情况下 可用 保存为 拟稿中 状态 当完成所有录入后 做提交审核确认 如设置有工作流还需要 通过工作流来转入 已批准 状态 合同查询 功能界面可查看到各个状态下的合同 并可以用 对查询结果中 拟稿中 已提交 状态的合同进行修改 2 4 2 12 4 2 1 合同基本信息合同基本信息 项目实施文档项目实施文档 第 34 页 共 53 页 通过菜单 项目综合管理 合同管理 合同录入 合同录入 双击进入录入界面 基本信息部分录入后 见上标注 1 暂时保存 完成合同录入后需要 提交到工作流 如未 设置工作流则在 合同查询 页面直接完成 2 4 2 22 4 2 2 合同清单合同清单 合同清单是所录合同的明细清单内容 用以记录合同内容的组成情况 录入合同清单时只提供 一种途径完成操作 1 引入清单的方式可以直接从系统基础资料清单中摘取本合同中所需 要的清单内容 用以组成本合同的完整信息 使用该方式的前提是基础资料中已经维护了相关信息 对应关系可参考下表中 合同清单来源 2 合同类型合同清单来源 1合同清单来源 2 一般劳务合同招标合同一般劳务清单 工种 专业劳务合同招标合同专业劳务清单 作业 1 项目实施文档项目实施文档 第 35 页 共 53 页 2 4 2 32 4 2 3 甲供材料清单甲供材料清单 甲供材料清单用来记录分包类合同中规定的 由甲方提供的材料清单 通过 对清单 内容做新增 插入 删除操作 新增后的记录可用鼠标选定 清单名称 字段后使用 F7 功能 见 下标示 1 从物料基础数据中选择相关信息 2 4 2 42 4 2 4 关键字段关键字段 合同名称 合同名称 合同概要性描述 合同编码 合同编码 按公司规定填写合同编号 合同类型 合同类型 根据合同性质选择合同类型 可选择一般劳务类合同 专业劳务类合同 工程项目 工程项目 指定本合同所属工程项目 收支性质 收支性质 指定合同结算环节付款方向 合同重要性 合同重要性 根据公司规定标准指明合同的重要性级别 合同属性 合同属性 可选择原始合同 附加合同 三方合同 合同甲方 合同甲方 由基础数据中选择合同甲方名称 项目实施文档项目实施文档 第 36 页 共 53 页 合同乙方 合同乙方 由基础数据中选择合同乙方名称 合同特定信息 合同特定信息 根据合同类型维护中设定的信息内容带出相关需填写项 2 4 2 52 4 2 5 注意事项注意事项 1 合同类型决定了合同收支性质的可选范围 分包类合同只能选择支付或其他 2 不同的合同类型属性在合同清单中表现形式不同 显示的列项也不相同 3 分包类合同的甲方为我司 乙方为其他劳务承包商 4 如合同为三方签订 并且需要在合同记录中体现第三方的客户信息 具体操作可在 合同属性 中选 三方合同 第三方的客户信息可在 签订信息 页面录入 5 合同的录入可以在虚拟组织下录入 但维护 工程项目 字段时必须指定实际的项目部 6 一般劳务与专业劳务混合的合同清单 需要将两类清单的编码区分开来 以实现树形结构 2 4 2 52 4 2 5 合同查询 修改 审核合同查询 修改 审核 启动菜单 项目综合管理 合同管理 合同录入 合同查询 双击进入合同查询界面 合同查询界面主要提供以下几种功能来完成合同的相关维护和管理 5 合同查询 可对权限范围内的 拟稿中 已提交 已批准 执行中 已关闭 等状态的合同做查 2 1 项目实施文档项目实施文档 第 37 页 共 53 页 询操作 项目部 选择框中指定待查合同所属项目部 见上标示 1 合同类型 选择框中指定 待查合同类型 见上标示 2 可从项目部及合同类型的条件筛选合同 合同列表 框中罗列所设 条件下所有可选合同 选定某个合同后点 可展开该合同的所有相关信息 见下图 查询结果界面中除合同录入过程中记录的 合同基本信息 合同清单 合同签订信息 外还包 括了合同在做结算 变更 付款等后续环节中的关联信息 见上标示 1 6 修改合同 只可对状态为 拟稿中 已提交 的合同做修改操作 选定需要修改的合同后点 可实现 改操作 修改操作界面与合同新增界面一致 7 合同审核与反审核 只可对状态为 已提交 的合同做审核操作 选定需要审核的合同后点 可实现改操作 审 核后的合同状态为 已批准 8 修改已审核的合同 在未使用工作流管理的情况下 可对 已批准 的合同做 反审核操作 完成该操作后可修 改合同 2 4 32 4 3 劳务合同清单拆分劳务合同清单拆分 劳务合同清单拆分的操作过程就是将合同清单与工作分解结构做拆分对应 其目的是为了实现 成本管理 模块中能获取到分包类合同所发生的成本数据 如不使用 成本管理 可跳过 1 项目实施文档项目实施文档 第 38 页 共 53 页 启动菜单 项目综合管理 合同管理 合同拆分 劳务合同清单拆分 双击进入 劳务合同清单拆分 该界面中 可对拆分单修改 当录入完成并 后 需要 审核才可进行下一个环节的操作 通过 新建 劳务合同清单拆分 如下图 检查 合同清单 框中合同清单所对应的资源 编码和成本科目是否已经设置完整 见下图 5 如果未设置完整可通过 按钮从新获取 获取数据前需要确定项目资源清单是否已经引入资源 如果出现资源编码已维护但未带出成本科目的情况 需检查项目资源清单是否已指定成本科目 否 则只能通过 按钮手工设置 工作分解结构 见下标示 1 中为已拆分项目工作分 解结构树 不在拆分范围内的工作分解结构将不显示 可使用 增减分解结构树 合同清 单 见下标示 2 记录的是所选合同的合同清单 用以与 工作分解结构 中的节点做对应 合 同清单拆分 框 见下标示 3 中显示的是合同清单与工作分解结构已拆分完的结果 项目实施文档项目实施文档 第 39 页 共 53 页 拆分操作步骤 1 检查合同清单对应的资源清单和成本科目是否已经设置 2 先选择工作分解结构某个叶子节点 2 再钩选合同清单 3 合同清单拆分 框使用 增加一行数据 同时需要对拆分的数量进行调整 系统规定 未拆分数量 见上标示 4 为 0 时 该条清单将不能再被拆分 注意事项 1 拆分清单中不允许有数量为 0 的拆分记录 2 拆分过程中可根据核算要求来设定拆分的力度 可拆分到任何一个 wbs 节点上 3 拆分前必须确定资源清单和成本科目是否已经设定完成 如果合同清单已拆分 将禁止在 合 同清单 框中修改合同清单对应的资源清单和成本科目 此时只能在拆分结果中设置 2 4 42 4 4 中间计量单中间计量单 中间计量单 是由工程部填写的 承包公司工程量完成情况的确认单据 中间计量单 中 工程量确认的情况为 合同期间结算 提供数据 同时也将影响 成本管理 中期间成本的统计 如果不使用成本管理 可跳过本环节 中间计量单 登记前提条件是已经完成 劳务合同清单拆 分 的操作 启动菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 中间计量单 双击进入 中间计 1 2 3 4 4 项目实施文档项目实施文档 第 40 页 共 53 页 量单序时薄 合同列表 中选择待登记合同 可新建 中间计量单 中间计量单列表 中选择已保存未 审核的计量单 可对其修改 当计量单录入完成并 后 需要 审核并且 生效后才可 进行下一个环节的操作 上图为 中间计量单 维护界面 需要指定计量单确认 期间 见上标示 1 以指明本次登记归 集的结算期间 明细清单 中罗列已完成合同清单与工程分解结构对应的清单明细 系统提供按 钮 由 劳务合同清单拆分 中获取已拆分合同清单 然后根据实际情况对明细清单 做删减 并调整 确认设计数量 注意事项 当劳务分包的费用要归集到成本时 必须录入工程部位 成本科目的信息 2 4 52 4 5 合同结算合同结算 合同结算用于记录合同执行进度 并根据进度情况确定支付相应的款项 对于分包类合同 可 以根据 中间计量单 获取工程量完成情况计算出应支付款项 1 项目实施文档项目实施文档 第 41 页 共 53 页 2 4 5 12 4 5 1 合同期间结算合同期间结算 需要分期间或分批次对合同做结算支付款项的可使用本单据 否则可跳过本环节直接进入合同 最终结算环节 通过菜单 项目综合管理 合同管理 结算支付 合同期中结算单 进入 合同期中 结算单序时薄 合同列表 中罗列可结算合同 见下标示 1 未审核的合同不在可选范围内 期中结算单列表 中显示的是所选合同相关的所有结算单 见下标示 2 合同列表 中选择待结算合同 可新建 合同期中结算单 期中结算单列表 中选择结算 单 可对其修改 当结