如何利用Excel简化会计工作

如何利用Excel简化会计工作摘要随着计算机的发展，专业化的会计电算化软件也日趋成熟完善，但并不是所有公司都有能力并适合购置像用友、金蝶这样的专业软件。这里介绍无论是大公司还是中小型公司都广泛采用的电子表格软件EXCEL，尤其是小型企业可以将其发挥的更淋漓尽致，即不用支付过多的费用也不需配备专业的会计软件人员。本文通过对比手工记账方式，总结应用计算机软件EXCEL从事会计工作进行会计记账的程序及过程，简化步骤、使用方便及节省时间、精力和财物等优点。同时，从实践的角度对EXCEL的基本应用，针对会计工作的具体应用进行总结，并将EXCEL中的提供财务函数整理分为三大类。不能忽视的是，EXCEL软件作为会计电算化工作实现的一种方式，也应注意其较之手工核算内部控制方式及方法的改变。通过对EXCEL使用的不断完善，使其成为即满足企业需要，又满足行业发展要求，即满足企业内部控制的要求，又利于外部审计工作的进行。关键词 会计核算 Excel应用 目前，传统方式下手工作账，对于单据的查找、数据的统计需要耗费大量的人力、物力、财力并且占用大量的资源。在计算机诞生后,人们试着研究并开始使用会计电算化软件和电子表格软件进行会计核算。但专业化的电算化软件成本高、专业性强，小公司无力支付该笔费用或者既使有能力支付这部分款项却需要配备专业的会计软件人员。会计业务本身的特点就是要进行大量的计算，大部分工作是对各种表格进行加工、处理，而Excel是非常优秀的电子表格软件，它以其卓越的计算功能成为我们常用的工具软件，它除了提供一般的电子表格、数据图表功能外，还提供了各种管理和决策分析的功能。因此，使用Excel可以更方便、准确地处理日常会计业务。我们应用Excel建立相应的模板，可实现一次建立永久使用。即无过多的成本费用的支出，也只是需要会计人员稍懂电脑即可实现。一、会计核算程序通过对传统的记账方式与Excel进行会计核算方式的对比，反映以下几个方面的问题：(一)传统的手工核算程序 手工核算程序包括记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、汇总记账核算程序以及日记总账核算程序。在手工核算方式下对数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总分类账的形式来实现的。各种核算形式的根本出发点都一样，就是减少转抄的工作量，于是适应不同企业的特点而产生了各种各样的核算程序。但这些核算形式，只能在一定程度上减少或者简化转抄工作，而不能完全避免转抄。同一数据的多次转抄不仅浪费时间、精力和财物（存储纸张等），而且还易造成错误，为了减少这类错误则必须增加一些核对工作，如编制试算平衡表、进行明细账和总账的核对等。(二)Excel进行会计核算时的程序及过程. 在使用Excel进行会计核算时，登账的环节完全可以取消，即平时不记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账以及总账，只将记账凭证保存在一起，在需要的时候对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索、编辑直接输出日记账、明细账、总账甚至会计报表。由于计算机处理速度相当快，因此检索和编辑的时间都很短，能快速得到各种账簿和报表资料；另一方面由于计算机不会发生遗漏、重复及计算错误，因此某些手工方式下的核对环节不复存在。使用Excel进行会计核算的过程如图所示： 从图可知，使用Excel进行会计核算包括以下几个过程： 1、编制会计分录表。根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表（即记账凭证表），并对此进行审核。 2、生成科目汇总表。将会计分录表中所有具体相同一级科目名称的科目汇总生成一张科目汇总表。 3、编制调整分录表。在编制现金流量表时需要按现金产生的原因调整会计分录表中有关科目，即将现金区分为经营活动现金、投资活动现金和筹资活动现金，调整后生成一张“调整分录表”。 4、生成会计报表。根据调整分录表和科目汇总表生成资产负债表、利润表和现金流量表。经过以上核算程序的对比可以看出，使用Excel进行会计核算并不用遵循传统会计核算程序。手工核算下采用的“经济业务记账凭证分类账总账会计报表”的程序，完全不同于EXCEL采用的“经济业务-会计分录表科目汇总表会计报表”的程序。这样做的主要是因为： 1、手工核算下编制会计报表所需的从总账及分类账取得和汇总的信息均可从会计分录表和调整分录表中直接或间接获得； 2、使用表格化“会计分录表”能直观地反映经济业务； 3、虽然计算机中没有登记总账、明细账的核算过程，但即便需要查询科目明细内容、现金日记账和银行日记账，使用Excel的数据库功能也很容易实现。二、Excel的功能及在会计工作中的应用（一）总体特点功能：1、提供高效的办公事务管理功能2、提高准确的财务管理功能3、提供高效的统计管理功能4、提供个性方便的个人工具 5、提供独立的系统管理功能（二）基本功能的应用1、在互相引用数据中的运用由于会计报表各科目之间存在着勾稽关系，一个科目金额变动常引起其它相关科目的变动。这样的情况常导致修改工作底稿。结果一方面增强了工作量，另一方面工作底稿也变得零乱不堪。该软件在这方面帮助巨大。 例：某公司某年度计税工资总额为5,000,000.00元，则工资附加费计算如下： 职工福利费：5,000,000.0014700,000.00元 职工教育经费：5,000,000.001.575,000.00元工会经费：5,000,000.002100,000.00元若由于某种原因，查证工资总额变为5500000元，则工资附加费都要重新计算，工作量增大。假设“应付工资”工作底稿和“工资附加费” 工作底稿用该软件编制。用该软件建立“链接”的方法，解决这个问题。在“应付工资”底稿中，选定工资总额所在的单元格，点击“复制”，然后打开“工资附加费”所在表格，选定“职工福利费”计算公式中，作为被乘数的工资总额所在单元格。打开“编辑”菜单，点击其中“选择性粘贴”，弹出其对话框，在“粘贴”一列中选“全部”，在“运算”一列中选“无”，然后点击“粘贴链接”。当对话框消失后，再次选定“职工福利费”计算公式中作为被乘数的工资总额5000000元所在单元格时，移动光标至单元格右下角，出现“+”号形状时，按下左键向下拖到“工会经费”计算公式中所在单元格时松开即可完成。当我们在“应付工资”工作底稿中，把5000000元变成5500000元时，“工资附加费”工作底稿中的工资总额则会自动变为5500000元，计算结果也会自动变成770000、82500、110000元，这样我们的工作量将大大减少。2、公式、自动填充序列、函数的运用 会计报表常被用于进行分析性测试，编制比较资产负债表、比较利润表等，常对本年数和上年数、本年各月发生额（或余额）进行对比复核；以查看有无异常变动。如手工计算工作量很大，用EXCEL就方便许多。举例说明：用EXCEL编制的某公司年度内总销量对比分析表：假设用A-D代表列数，用月份1-12代表行数，本年数及上年数从明细账中取得，那么，从C1单元格中填入公式：“B1-A1”，然后将光标移动到C1单元格右下角，当出现一个“+”字形状时，按下左键，向下拖到C12单元格时松开，则计算结果，就会自动出现在各单元格中，再在D1单元格中输入公式“=C1A1”，用同样的方法即可求出变动百分比，1-12月的合计数可用工具条上的自动求和“Z”求出，当收入发生额非常巨大时，这样做可以大大减轻我们的工作量。除了单元格之间相互引用数据减少数据重复录入、计算，我们应用最多的还有函数，例如上面的SUM求和函数等。还有我们下面用到的条件求和公式SUMIF。例如我们计算“管理费用”本期借方余额的数值，使用公式=SUMIF(会计分录表！$C$1:$C$1000，管理费用，会计分录表!$E$1:$E$1000)，就是要从会计分录表的C列中查找科目名称为“管理费用”，并将查找出的项目按E列的金额汇总。3、利用“筛选”功能生成分类账、日记账Excel提供有数据“筛选”功能，可用来查询所需内容。分类账、日记账的生成就是通过Excel提供的数据筛选功能完成的。例如：通过查询生成银行存款日记账。（1）选择筛选关键字名所在行，即将鼠标指向关键字名所在行。（2）选择“工具”菜单中“筛选”选项，然后选择“自动筛选”。（3）单击“科目名称”右侧的按钮，在弹出的列表框中选择“自定义”选项，操作完毕后会出现“自定义自动筛选方式”对话框。（4）在“自定义自动筛选方式”对话框中输入“银行存款”作为筛选条件，然后单击“确定”按钮。这样便可生成银行存款日记账。采用同样方法也可生成现金日记账、分类日记账。（三）会计工作中的应用第一步 编制会计分录表会计分录是指某项经济业务标明其应借应贷账户及其余额的记录，包括三个要素：借贷的记账符号、会计科目（账户的名称）以及金额。具体编制过程如下： 1、编制会计分录表：根据实际发生的经济业务编制生成会计分录表（即记账凭证表）如下表，并对此进行审核。ABCDEF1日期凭证号科目名称摘要借方金额贷方金额23首先，从上表可以很容易看出科目名称、借方金额和贷方金额；其次，为统计各科目总量（包括借方总量、贷方总量和余额总量）并生成科目汇总表提供方便；最后，采用科目代码可减少输入量。在Excel中可建立一个标准的科目代码和科目名称对照表，这样在需要将两者进行转换时计算机可自动搜索此表实现转换。2、会计分录表信息的生成：会计分录表中的信息基本上是由会计工作者输入到工作表单元格中的。对于这些信息的输入主要是直接输入单元格中，当然也可通过定义数据库的方法逐条记录录入。3、会计分录表的审核：会计分录表的审核是为了确保会计分录表中的信息的正确性，通过两种方式来达到审核的目的。（1）人工审核。通过将会计分录表与原始凭证对照，借此判断是否出现错误或遗漏。人工审核是否有效，关键取决于会计工作者的工作经验和工作态度。（2）计算机审核。该表第一行的单元格E1、F1中加入统计借方总额、贷方总额的公式“=COUNT（E2：E2000）”、“=COUNT（F2：F2000）”，判断编制过程中是否出现数据错误，出现借方和贷方的不平衡。也可编制一个宏函数，每当执行这个函数时，可检查每一会计分录借方金额和贷方金额是否相等。4、会计分录表信息的保护由于会计分录表的信息直接关系到会计报表的正确性，因此除了上述措施确保录入数据信息正确外，还要采取措施防止有些人故意修改数据。为此必须对已经输入且经审核后确认无误的会计分录表中的信息设置保护。具体来说就是通过“工具”菜单中“保护”选项来设置工作表保护。第二步 生成科目汇总表会计科目是对会计要素的进一步的分类，是按会计要素的具体内容进行分类核算的项目。其分为资产类、负债类、所有者权益类以及成本类和损益类。账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。会计科目和账户之间存在密切的关系。具体编制过程如下：1、科目汇总表的格式设计生成科目汇总表是将会计分录表中所有具体相同一级科目名称的科目汇总生成一张科目汇总表。从这种类型的科目汇总表中很容易看出每一级科目名称、科目代码、借方发生额、贷方发生额、余额和余额所在的方向。ABCDEF1科目名称科目代码借 或 贷借贷余额2现金1001借3银行存款1002借4其他货币资金1009借2、科目汇总表数据的生成 科目汇总表中A、B、C栏的信息一般都是固定的，可按企业会计制度（会计科目和会计报表）提供的一级科目名称、科目代码及正常情况下科目余额应借或应贷的方向输入到该表中并保存。D、E、F栏信息是下面的公式生成的。我们可以将包含公式和必要说明信息的工作表作为一个模板,这样就可以一次建立，多次使用。单元格公式备注D=SUMIF(会计分录表！$C$1:$C$1000,trim(Ai)&“*”，会计分录表!$E$1:$E$1000)计算科目借方余额E=SUMIF(会计分录表！$C$1:$C$1000,trim(Ai)&“*”，会计分录表!$F$1:$F$1000)计算科目贷方余额F=IF(Ci=“借”，Di-Ei , Ei-Di)计算科目余额（i=1,2,3,4）3、科目汇总表的审核 如前所述，科目汇总表的信息，一部分是参照企业会计制度（会计科目和会计报表）输入生成的。对于这些信息，需要会计工作者耐心输入、仔细检查，才不会出现差错。另一部分信息是通过公式生成的，因此只要公式正确，信息必定正确。为此，一方面要反复推敲确保计算公式从原理上不会出现差错；另一方面要选择典型数据来测试公式是否正确。4、科目汇总表信息的保护 由于科目汇总表的信息直接关系到会计报表的正确性，因此除了采取上述措施确保录入文字和公式正确外，还要采取措施防止有些人故意修改数据。为此必须对正确产生的科目汇总表中的信息设置保护，具体来说就是通过“工具”菜单中“保护”选项来设置工作表保护。5、编制调整分录表 调整分录表是为生成现金流量表服务的。它主要是通过对会计分录表的调整得到的，即首先将会计分录表复制到调整分录表，然后将复制得来的分录内容稍作修改以后，将现金按产生的原因分为经营活动、投资活动和筹资活动三个部分。第三步 生成会计报表会计报表是综合反映企业经营成果和财务状况的书面文件，它是会计核算的最终结果，也是会计核算工作的总结。编制会计报表的目的是向会计报表的使用者提供有用的经济决策信息，这些信息包括企业的财务状况、经营业绩及现金流量的资料。具体编制方法如下：1、编制资产负债表 在Excel中，为了方便编制和生成资产负债表，需要设置资产负债表模板，新建一个工作簿，同时打开各总分类账所在的工作簿，并通过工作簿之间的来回切换设置科目汇总表各科目和各栏目的取数公式；也可在本模板制作阶段不设取数公式，只设会计科目和栏目名，待编制科目汇总表时，直接输入有关数据。按照资产负债表格式设置资产负债表模版，设置好基本计算取数公式，并进行保护。计算公式如下表：资产上年数本年数负债及所有者权益上年数本年数货币资金短期借款短期投资应付票据应收票据应付账款应收账款预收账款减:坏帐准备应付工资应收账款净额=B5-B6=C5-C6应付福利费预付账款应付股利其他应收款未交税金存货其他未交款其中:原材料其他应付款 在产品预提费用 半成品一年内到期的长期负债 产成品流动负债合计=SUM(E2:E13)=SUM(F2:F13) 分期收款发出商品长期借款 包装物应付债券 低值易耗品长期应付款待摊费用其他长期负债待处理流动资产净损失长期负债合计=SUM(E15:E18)=SUM(F15:F18)流动资产合计=SUM(B2:B4)+SUM(B7:B10)+SUM(B18:B19)=SUM(C2:C4)+SUM(C7:C10)+SUM(C18:C19)递延税款贷项长期投资负债合计=E14+E19+E20=F14+F19+F20固定资产原值实收资本减:累计折旧资本公积固定资产净值=B22-B23=C22-C23盈余公积固定资产清理其中:公益金在建工程未分配利润待处理固定资产净损失所有者权益合计=SUM(E22:E24,E26)=SUM(F22:F24,F26)固定资产合计=SUM(B24:B27)=SUM(C24:C27)无形资产递延资产其他长期资产固定及无形资产合计=SUM(B28:B31)=SUM(C28:C31)递延税款借项资产总计=SUM(B20,B21,B32,B33)=SUM(C20,C21,C32,C33)负债及所有者权益合计=E21+E27=F21+F271、年初试算差异：=E34-B34=IF(B35=0,平衡,不平衡)2、年末试算差异：=F34-C34=IF(B36=0,平衡,不平衡)2.编制利润表 利润表是反映企业在一定期间生产经营成果的会计报表。该表把一定期间的营业收入与其同一期间相关的营业费用进行配比，以计算出企业一定时期的净利润（或净亏损）。表明企业的生产经营成果，同时通过利润表提供的不同时期的比较数字，可以分析企业今后利润的发展趋势和获利能力，了解投资者投入资本的完整性。 在Excel中，可按照利润表的顺序建立利润表模板，在模板中直接设置好计算公式（如下表）：ABC1项目名称上年数本年数2一、主营业务收入3 减:主营业务成本4 主营业务税金及附加5二、主营业务利润=B2-B3-B4=C2-C3-C46 加:其他业务利润6 减:营业费用7 管理费用8 财务费用9三、营业利润=B5+B6-B7-B8-B9=C5+C6-C7-C8-C910 加:投资收益11 补贴收入12 营业外收入13 减:营业外支出14四、利润总额=B10+B11+B12+B13-B14=C10+C11+C12+C13-C1415 减:所得税16五、净利润=B15-B16=C15-C163、现金流量分析表 （1）新建一个工作簿，将Sheet1工作表作为现金流量表的工作底稿。现金流量表工作底稿的第一部分是资产负债表项目，第二部分是利润表项目，第三部分是现金流量表项目。进入Sheet2工作表，设置现金流量表格式。（2）在现金流量表工作底稿中引入资产负债表各项目的期初数和期末数，并将调整分录输入到现金流量工作底稿中。输完调整分录后，进入现金流量表工作表，就可以看到自动生成的现金流量表。当然，在生成这三类基本的报表的同时，我们还可以结合企业单位的不同情况，建立不同的模板格式，利用我们形成的数据方便的生成所用报表。4、EXCEL在会计报表的分析中的应用在进行财务报表质量分析时所使用的方法，对报表数据进行横向、纵向的比较，要对大量的数据时行录入比较、计算、统计。应用EXCEL可以建立比率分析表并在其中设置取数公式。可以将本期实际与前期实际对比；不同时期同类指标对比。可以将数据用百分比的方式来表示，借以判断事物的发展趋势。也可以将企业连续几个会计期间的财务数据或财务指标绘制成图表，并根据图形走势来判断企业财务状况、经营成果的变化趋势。这些工作手工完成需要大量的时间，而使用EXCEL只要设置好取数的位置、取数公式，在我们更新了相应的报表之后，基本上可以自动生成。三、 利用Excel中财务函数简化会计工作 在EXCEL的众多函数中专门提供了16个财务函数，经过分析将其具体的分为三个类别：第一类：Excel在计算固定资产折旧时的运用Excel为会计专业的固定资产折旧时所采用的方法提供了年限总和法（SYD），双倍余额递减法（DDB），直线折旧法（SLN）等多种折旧方法。以年限总和法举例说明。某公司购人一项固资原值10000000元，预计残值为10000元，使用年限5年，采用年限总和法折旧，打开EXCEL，选择“插入”菜单中的“函数”。在“函数分类”和“常用函数”对应的函数名中选定SYD后单击“确定”，弹出折旧计算对话框，其中有四项参数：C0ST、Salvage、life、Per.在C0ST中输入成本100000，在SALVGE中输入残值10000元，在Life中输入年限5年，在PER中输入进行折旧计算的期次1，就得到第一年的折旧额30000元。依次在PER中输入25，即求出以后各年折旧额，分别为2400000，1800000，12000，6000元。第二类：Excel提供的各种有关货币时间价值函数的使用提供了年金终值（FV）、年金现值（PV）、年金函数（PMT）、年金中的利息（IPMT）、年金中的本金（PPMT）、计息期数（NPER）以及利率函数（RATE）等7个函数第三类：Excel提供的有关投资决策分析函数的使用该软件还提供了贴现法下投资决策分析函数：-净现值（NPV）、内含报酬率（IRR）、修正内含报酬率（MIRR），利用这些函数建立相应投资分析模型，以帮助财务管理人员提高决策效率，它是反映投资项目财务上偿还的真实能力和资金周转速度的重要指标，一般情况下越短越好。四、从手工核算的内部控制到应用Excel核算内部控制的变化会计信息是企业极为重要经济信息，即涉及企业的财产安全，又影响会计工作的质量。因而，必须实行内部控制防范人为作弊以及账务错误。手工核算下主要采用会计人员不同职能的岗位分工以及复核、平行登记、对账、结账、试算平衡等技术方法等控制手段。电算化环境下应用Excel进行会计核算，给企业的内部控制赋予了新的内涵，其主要方法为：（一）对电算化会计系统中的组织、操作、安全、开发等系统运行环境方面所进行的管理控制，也称一般控制。具体包括：1、组织和操作控制。组织控制的基本目标是减少发生错误和舞弊的可能性，基本要求就是职责分离。操作控制措施强调的是操作人员遵守上机守则和操作规程，作好系统自动日志的登记。2、系统硬件和软件控制。控制操作人员使用权限，防止未经许可使用系统，采用分级口令控制对系统的接触，同时通过操作系统自动建立使用记录。防止未经授权使用和修改文件，对存储文件进行加密保护，只有掌握密码才能打开文件。3、网络控制。不管是基于局域网还是因特网，都要注意加密和保护。4、系统开发和系统文档控制。文档由专人保管，打印