采购部营运手册.doc

采购部营运手册一部门功能1.主要工作：物料开发、供应商管理、样板采购、大货采购；2.主要考核业绩：缩短采购周期，提高采购质量，降低采购成本； 二部门组织架构 采 购 主 管 资料文员1人 开发员（1人）面料采购跟单员（1人）辅料采购跟单员（1人）市场现料采购员（1人） （物料开发、供应商开发） 三各岗位工作流程及责权（一）.采购主管1.工作内容1.1.采购部日常运作的整体管控和其他部门的协调工作；1.2.监管采购部日常运作，支配每个采购跟单员的工作；1.3.采购价格的管控：对每个供应商进行临时询价、议价、比价，初定最终的采购价格并报总经理批准；1.4.监控采购质量：不定期组织相关部门人員探访供应商，将最近的供貨质量情況及我司的质量要求传达给供应商，根据我司的质量要求结合每种布料的特点同供应商商讨一个合理的处理工艺、价格、起订量、货期等；1.5.监管各采购跟单员的采购行为：以各种方式调查、监管采购跟单员的采购行为，杜绝行贿受贿行为；1.6.监控采购进度：根据采购进度和生产安排，重点跟进我司急于生产使用的物料；1.7.供应商的管理控制1.7.1.定期组织相关人员对供应商的现场生产环境、品质控制、技术水平等进行评估并填写供应商评估报告； 1.7.2.每年对供应商的实际交货质量、货期进行评估；1.7.3.同供应商签订合作协议，要求其对自己的供货质量及货期负责；1.8.季前物料的开发1.7.1.收集设计部的季前开发的物料需求，包括布种、颜色、数量、风格等；1.7.2.组织供应商报价，初审后报总经理批准；1.7.3.按总经理的批准安排相关采购跟单员下达采购合同到相应的供应商并跟进采购进度；2.岗位职责2.1.采购部的整体运作规划, 各种品质计划的推动实施；2.2.制定部門绩效考核准则，监管部門人員的工作绩效；2.3.控制采购成本、提高采购质量、缩短采购周期；2.4.及时、出色的完成领导临时交待的各项工作任务；3.任职资格：本科及以上纺织学校毕业，8年以上采购管理经验，纺织行业资源广泛；沟通能力強，反应灵敏；知识面广，采购渠道广；熟悉市场及纺织行业标准；组织、控制和协调性好，为人正直，做事踏实认真，任劳任怨。（二）.布料采购跟单员1.权责：跟进面料的采购过程的进度和质量，确保将各类大货面料保质保量的按时采购回厂；2.作业内容2.1接收销售部的订单统计资料核算订单用量；2.1.1根据单件用量核算每个订单的每种物料的用量；2.1.2汇总物料数量、查对色号；2.2确定采购2.2.1对照样板开发资料了解清楚物料的名称、编号、规格、风格及供应商资料；2.2.2.确定能否达到要求的供应商的起订量；2.2.3.要求23家有能力生产此面料也能满足我司质量要求的供应商报价，进行比较，交采购主管审核并报总经理批准； 2.3.按总经理的批准意见下达采购合同到相应的供应商；2.4.资料登记2.4.1及时根据供应商的回复在物料回厂明细里填写预计物料回厂期，以便生产排产；2.4.2.及时回复裁床发出的追料单具体的物料回厂期，以便统一调度；2.5.跟进采购进度2.5.1.跟踪布的坯布、染色及后工序的具体进度；2.5.2.跟踪布料的数量；2.5.3.跟踪通知织布厂发坯布及染厂收坯布，并要求坯布厂传真染厂签收的送货单以进行核对坯布数量，每月底交财务核算；2.5.4.年底组织染厂对在存坯布、在染布、成品色布进行盘点，盘点结果告知采购主管，由采购主管报总经理决定如何处理亏空部分。2.6.跟踪采购质量2.6.1.及时将采购合同复印给到仓库，以便收货；2.6.2.检查布面质量、送货数量、产品规格、缩水率等是否满足要求；2.6.3.发现问题及时报告给主管，根据采购主管的指示及时联系供应商退货、换货，并跟进新料的回厂时间和质量状况；2.6.4.跟进生产过程发现的问题，联系供应商处理，协调车间的生产进度和生产效率，能退的要求退，能换的要求换，能补的要求补；2.6.5.将出现的质量问题以书面的形式通知到供应商，要求内部讨论写出纠正预防措施并切实得到改善；2.6.6.协助主管对各项质量扣款传达到供应商，引起供应商的重视并改善。3.任职资格：高中(含)以上学历，2年以上制衣厂面料采购经验或纺织厂相关面料工作经验；沟通表达能力强，电脑熟练。（三）.辅料采购跟单员1.权责：对公司所有生产辅料的采购质量和物料货期及价格负责；1.1.1.对采购物料的质量和交期负责，滿足生产使用的需要和内在品质要求；1.1.2.对采购过程中采购价格进行初步的询价、比价、议价；2.作业内容2.1.接收生产部提供的辅料汇总表及辅料资料2.2.核对辅料汇总表、样衣、辅料资料等，发现有不相符的立即通知生产部资料员要求提供正确的资料；2.3.下达采购合同，交采购主管签名复核后电邮或传真给供应商。采购合同复印一份交仓库以便收货，原件自己保存2.4. 追踪采购进度；2.5.跟踪采购质量，发现有质量问题的，进行退货、换货等处理；2.6.及时跟踪车间生产过程中发现的问题，联系供应商处理，协调车间的生产进度和生产效率。 3.任职资格：高中(含)以上学历，2年以上制衣厂辅料采购經驗；工作热情积极。（四）.物料及供应商开发员1.责权：保证所有的物料都有一个通畅的采购渠道。1.1.负责供应商的前期开发、收集样板、寻求报价；1.2.负责组织对供应商进行评估、整评估资料并报采购主管复核和总经理批准，整理每季度的合格、不合格供应商名录；1.3.负责跟踪各供应商回签的合作协议等相关供货承诺；1.4.负责协调每个季度的物料开发；1.5对订购的样板料的质量、货期负责；1.6对合格供应商的开发力度负责，包括质量、数量；1.7对供应商报价资料的准确性、及时性和完整性负责；2.作业内容2.1.季前物料开发2.1.1根据公司的开发需求，同设计师沟通，提前在某个时间节点前获得物料开发信息，包括布种、风格要求、色板；2.1.2安排相关织布厂报价，进行比价、议价、比价，然后报采购主管审核并报总经理批准2.1.3.总经理批准后安排织布厂生产坯布，跟踪坯布的质量及规格；2.1.4.安排染厂按照我们的色板进行打色并按颜色报价；2.1.5.将染厂打出来的色板交给设计总监批复，将染厂的加工报价交采购主管审核；2.1.6.安排染厂按照设计部批复的颜色及风格进行染色及相应的后处理；2.1.7.跟踪染色进度，跟进布料规格、缩水等；2.1.8将成品布交给设计部总监签名确认风格、颜色或者大货改进意见等以作为以后大货的品质样或改进方向；2.1.9.将各类样布的资料整理成册，包括布种、编号、供应商、价格、坯布规格、织机的针吋数、纱批、成品规格、缩水率、颜色、色板、色号，后处理工艺、检测结果等，编成样布开发资料，并贴好设计部批复的样布及色板； 2.1.10.将样布的规格汇总成电子文档发给计料员及裁床排嘪架的人员；2.1.11.完整的样布开发资料分发给总经理、设计总监、采购主管、面料大货采购跟单员、仓库、品管；2.1.12.将报价资料整理好报采购主管审核，将已获得总经理批准的价格做成电子文档发放，以备财务核查和大货采购；2.1.13.每个季度末整理当季度的合格及不合格供应商名录；2.1.14.根据设计师的需求开发相应的供应商，寻找相应的物料样板、质量水平、报价等资料给到相应设计师；2.1.15.大货采购前期协助大货采购跟单员清晰各类物料的质量要求、规格、供应商和价格；2.2.供应商开发2.2.1.常规物料供应商开发2.2.1.1.针对常用物料有针对性的挑选附近适合我们质量要求的供应商，要求提供样品和报价；2.2.1.2.在样板质量得到认可、报价合理，并接受我们的结算条件（17%的增值税票，月结30天）的情况下，组织人员进行实地考察；2.2.1.3.认真对供应商的规模、品质控制、技术、产能、客户群体等进行实地考察，实事求是地填写供应商调查表；2.2.1.4.考察合格可以作为合格供应商后，适当的时候安排小单进行试单，并跟踪大货的品质情况；2.2.1.5.在品质、服务都OK的情况下将此供应商登陆合格供应商名录，作为合格供应商，可以批量下单；2.2.2.特殊物料供应商开发2.2.2.1.针对设计师临时提出的一些新颖奇特的物料，及时通过一些渠道联络一些能够生产此产品的供货商；2.2.2.2.索要或者购买样板给设计师确认品质；2.2.2.3.品质确认后，寻求报价，商谈结算条款；2.2.2.4.如有大货，在双方接受的价格条款下安排采购；2.3.供应商维护2.3.1.每季度整理资料，编辑合格供应商名录交采购主管审核，报总经理批准；2.3.2.每月收集品管部的来料质量统计表，对供应商供货的质量状况进行统计；2.3.3.将质量特差的供应商登录到不合格供应商名录，交采购主管审核、报总经理批准；2.3.4.每年年尾组织相关人员对合格供应商进行年度实地审核，双方加强沟通，进一步加深合作；2.4.供应商资料整理2.4.1.收集供应商同我司签订的合作协议及相关品质检测报告或证书，如ISO9001、OEKO-TEX100等；2.4.2.收集供应商的营业执照、税务登记证、工商营业执照、一般纳税人资格证等；3.任职资格：高中（含）以上学历，熟悉各类面料的纺纱、织造、印染、印花流程及相关可能存在的质量风险；对颜色反应敏感、判断准确；較強的團隊精神，良好的敬業精神和職業道德觀；服從上級安排與調度，有大局觀；个人工作能力强，能够独挡一面；抗压能力强，心理素质好，能够沉着应对各种问题、解决问题。（五）.市场现料采购员的工作流程1.对市场现料的采购质量、采购价格、采购货期负责；保质保量按时的进行采购作业。2.作业内容2.1.寻找样板2.1.1.接收采购跟单员或设计师要求寻找样板的需求，包括：风格要求、颜色、参照样板等；2.1.2.在中大轻纺城等专业纺织品集散地收集相关样板、色板、大货布样，并寻求报价以及是否有库存等相关资讯；2.1.3.将相关资料告知提出需求的人；2.2.购买样板料2.2.1.接收设计师经过审批的清晰的办料申购回执单，要求办料申购单上资讯清晰；2.2.1.按照板料申购回执单上的资料到明确的档口购买样板料；2.2.2.购买时需要核对板料是否与贴样的风格、颜色一致？如果不一致，及时跟供应商和设计师确认，避免货不对板。2.2.4.将买回来的样板物料交给设计师签收；2.2.5. 采购跟单员凭由设计师签收的板料申购回执单及送货单去财务进行报销；2.3.购买大货2.3.1.接收采购跟单员的采购合同，采购合同上应清楚注明：档口名称，物料，规格、颜色、数量、单价以及实物贴样；2.3.2.需要现款结算的，及时向财务申请货款；2.3.3.联络档口，下达订单、交钱、提货，查看大货的品质，颜色是否对色？质地是否正确，规格是否合适？2.3.5.发货运回工厂后安排车辆去货运站提货或者要求货运公司送货到厂；2.3.6.将物料及送货单、采购合同、运输费用单等一起交给仓管员，以便品管员验料和仓库收料；2.3.7.跟踪采购质量，根据来料报告上评语联系档口供应商进行退料、换料、补料等处理；2.3.8.凭仓库签收送货单、收料单及运输费用单一起去财务核销；3.任职资格：高中（含）以上学历，3年面辅料市场采购经验，熟悉中大等面辅料集散市场，任劳任怨，能吃苦，敬业四.相关审批权限的规定（一）.采购合同审批权限1.采购跟单员开具采购合同，采购主管复核采购合同；2.单张采购合同采购金额在贰万元人民币以下，采购主管审批有效；3.单张采购合同采购金额超过（含）贰万元人民币的需交总经理书面签名批准；（二）.短码审批的权限的规定1.原则上我们是不允许存在短码，以我们实际打码为准；2.但因为市场现料采购过程中存在不规范行为以及打码的误差（如倒顺毛向等），经过同供应商沟通实在不能补回的，在一定范围内，经以下相关授权人同意可以接受：在2%的范围内采购主管同意视为接受，超过2%的需要得到总经理的批准；（三）.超收超采的审批权限的规定1.最大超收比例1.1.单色1000Y/300kg以下的,允许超收比例为6%;1.2.单色1000/300kg以上的,允许超收比例为3%;1.3.单色最多不能超过100Y/50kg，2.超出以上比例在50Y/25kg以内的，需要得到采购主管的批准；超过以上超收比例超过50Y/25kg以上的审批需要得到总经理的批准； 3.公司拒绝超收的情况，当事采购跟单员必须在两天内要求供应商将超出部分退回,预期产生损失或损坏公司概不负责。五相关考核制度（一）.总体规定1工作不服从安排者：第一次，口头警告；第二次，书面警告；第三次，视为目无组织纪律，不胜任此岗位；2因工作粗心大意，造成公司轻微损失的，书面警告一次；严重损失（超过1万元以上）的，个人承担损失的30%，同时视为工作严重缺乏责任心和工作能力严重缺失，不胜任此岗位。(二).每个岗位的功能考核规定1.开发员：1.1不能在本季末整理合格供应商名录及相关资料给采购主管审核者，从核查之日起下调工资100元/月，第二季仍未能完成者继续再下调100元/月，依此类推；但到第三个季度仍未能完成者，视为不能胜任此岗位。1.2未能完成供应商年度考评者，下一年度工资下调100元/月，下一年继续未能完成者，则视为不能胜任此岗位。1.3未能够完成当季物料开发任务严重拖期者，工资下调200员/月