对我国档案信息化市场的初步分析

对我国档案信息化市场的初步分析刘越男2012-12-22 16:41:32来源：中国档案(京)2009年5期【英文标题】A Preliminary Analysis on the Market of Chinese Archival Informatization【作者简介】刘越男，中国人民大学信息资源管理学院。（北京 100872）【内容提要】 伴随着信息技术在档案管理领域的深入应用，一个新的市场档案信息化也在悄然成长。上至国家的“金档工程”，下到各基层单位的数字化加工、档案管理软件开发与实施，都离不开这个市场的供给，它在向我们展现巨大的容量的同时，也在显示其对档案事业发展的支撑作用。 一、档案信息化市场的构成档案信息化市场主要由客户、服务商及其提供的产品、服务构成。1.客户按照性质，档案信息化市场的客户主要可以分为立档单位和档案馆两类。理论上来讲，每个单位都会形成和利用档案，都是该市场的潜在客户，故而其客户分布极广，数量很大。仅以企业为例，截至2007年6月，全国共有876.1万家。当然，服务商一般将具有一定档案管理规模和水平的单位作为其主要目标客户。2.产品和服务服务商们提供的产品和服务包括硬件、软件、服务三种类型。其中，硬件包括计算机、网络设备、存储设备，数字化加工设备等。软件包括平台软件、档案管理软件，而档案管理软件是档案信息化市场的标志性产品，其普及程度和产品质量是档案信息化市场发展程度的关键指标。服务包括数字化加工服务、咨询服务、监理服务、技术支持服务等。3.服务商除了计算机硬件厂商、网络设备供应商、平台软件供应商、咨询公司、监理公司等一般的服务商之外，档案管理软件厂商是档案信息化市场的中坚力量，其服务能力是档案信息化市场发展程度的另一关键指标。当然，也有不少服务商身兼多职，提供硬件、软件、数字化加工、咨询等多业务的集成服务。二、当前我国档案信息化市场的基本特点1.市场能量初步显现就在本世纪初，很多档案管理软件厂商的日子还是紧巴巴的，靠几千块钱一套地软件推销来维持运营。“十一五”之后，几百万一个项目的单子日益平常。比如：江苏数字档案馆投入6000万，深圳数字档案馆投入3000万，上海浦东数字档案馆投入2700万，浙江数字档案馆预算投入1500万，中国电力档案管理系统一期软件投入600多万。这种情况让业内人士也吃惊不已。长久以来档案部门都是清水衙门的形象，这个“囊中羞涩”的消费者究竟有多大的市场能量？这里我们不妨根据档案数量做个粗略的估算：根据2006年的统计数据，全国各级综合档案馆的纸质馆藏有21656.5万卷，假设每卷100页，馆藏的10%需要数字化，每页数字化的价格为0.04元，而数字化、软件、硬件的价格比大约为433，则仅综合档案馆纸质馆藏的信息化市场就有约21.7亿元。立档单位因为数量众多，理论上其市场容量则要大出很多，笔者了解到有些央企（包括下属单位）档案信息化建设项目的预算达到上亿元。即便其市场规模与综合档案馆持平，全国的市场容量也有43.4亿元。尽管上述估算很不严谨，但我们还是可以从中看出档案信息化市场的巨大容量。为何貌似贫穷的领域有着如此广阔的市场？其根本原因就在于档案工作分布极广，只要产生信息记录，只要这些信息记录需要以信息化方法加以管理，就存在市场需要。从目前的发展来看，这个市场仅仅是初步显现自己的实力。2.与全球档案信息化市场发展同步我国档案信息化市场的快速成长和国际范围内档案信息化市场的崛起是同步的。2002年美国颁布萨班斯奥克斯利法案(Sarbanes-Oxley Act of 2002, SOX)，旨在加强企业监管，防止类似安然公司欺诈事件的发生。这部被布什称为“自罗斯福总统以来美国商业界影响最为深远的改革法案”对文件的归档留存提出了非常严格的要求。如果上市公司不按照这些法案的规定留存档案，则可能面临司法诉讼、高额罚款。这使得原来主要在既定行业应用的存档技术变成了所有企业的普遍需求。2003年3月，Gartner做出预测，SOX法案颁布之后，文件管理将位列许多信息主管们首要考虑的10个问题之内，并且用“从地下室转移到了总统套房”来说明其升温的幅度。全球的软硬件厂商迅速捕捉到了SOX法案的新商机，IBM、Documentum、EMC、Vignette、HP等世界知名IT厂商陆续以大手笔收购文档管理软件厂商，推出与其原有软硬件产品集成的文档管理产品，并获得了丰厚的市场回报。IDC的研究报告指出，截至2008年第一季度，全球存储软件市场实现了连续18个季度的增长。笔者查阅了2006-2007年的相关消息，IDC在其连续四个季度的报告中都指出该市场增长的主要动力之一来自归档软件市场，因为企业面临日益增长的遵守法规、应对诉讼和保存电子证据的需求。3.硬件、软件、数字化三分天下目前档案信息化市场主要是硬件、软件、数字化三分天下。如江苏电信档案信息化建设总计投入1150万元，分三期进行，其中软件总计520余万、硬件350余万、数字化280余万；杭州市档案馆信息化建设总计投入800余万，分四期建设，其中软件200余万、硬件300余万、数字化300余万。数字化是档案信息化领域中非常有特色的一块服务领域，是带动档案信息化市场发展的重要业务。目前的数字化市场主要可以分为两块：第一，以方便网络利用、保护原件为目的的馆（室）藏数字化，主要面向已经进入档案部门的归档文件。这部分的数字化可以视作存量档案的数字化。第二，以支持电子化业务流程为目的的文件数字化，主要面向在业务活动中需要处理的现行文件，这些数字化文件将来也是档案管理系统重要的数据来源。这部分的数字化可以视作增量档案（文件）的数字化。4.市场与行政双重作用1996年国家档案局开始对国内的计算机档案管理软件进行测评和筛选工作，1997年推荐了首批软件，近年来陆续筛选了一些软件在全国范围内推广。各地档案局也根据自身的情况，在本行政区划的范围内推荐、推广有关软件。在强有力的推荐、推广之下，个别地方甚至所有档案馆、机关档案室采用了同一种档案管理软件。不仅如此，不少档案（局）馆还参与或者组建公司开发档案管理软件，并将之推广。由档案行政部门大力推荐甚至是开发、销售管理软件的行为，像一把双刃剑，导致区域性或行业性色彩较为明显。一方面，带动了一批档案管理厂商的成长，档案信息化领域中较为耳熟能详的世纪科怡、量子伟业、清华紫光、东方飞扬、珠海泰坦等公司都位列推荐名单之中。另一方面，导致了市场格局具有明显的行政割据特色，不利于市场公平竞争。一些基层单位因迫于压力同时购买、应用多种档案软件，造成投资浪费，信息分散，管理不便。5.不均衡现象明显档案信息化市场的主要地盘集中在中心城市、高端领域。下大力气开展档案信息化建设的单位，大多位于经济较为发达、信息化整体水平较高的地区，如北京、上海、江苏、浙江、福建等；或者身处经济状况较好的行业，如电力、石油、石化、金融、保险、通信等；或者有较强的财政支撑，中央、省市级单位的档案信息化投入普遍高于县级以下单位。三、我国档案信息化市场的发展预测1.市场将持续升温2006-2020年国家信息化发展战略明确指出“大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措。”信息资源开发利用是决定信息化成效的根本，这决定了档案信息化不仅是档案事业的重点和关键，从长远来看，也关系到国家、机关、企事业单位对信息资源的掌控和应用能力。信息化整体环境的成熟和不断增长的档案管理需求将带动市场的持续升温。以数字化市场为例，“911”恐怖袭击、“512”大地震等突发事件的发生敲响了数据备份的警钟，将档案数字化，并实施异地保存，是防范天灾人祸对档案造成毁灭性打击的有效方法。这一认识将进一步刺激存量档案数字化市场的发展。而随着信息化的深入，越来越多的单位采用了基于计算机网络的工作方式。然而，并非所有业务环节都能直接生成电子文件，尤其是外单位来文、保险合同、银行票据等对外业务中形成的文件，将其数字化，纳入业务系统，可以提升业务流程的整体效率。增量档案数字化市场也将稳步增长。2.不均衡的现象仍将持续一段时间我国整个计算机市场的明星用户已从大中型企业变为中小型企业，从金字工程的行业转为公共服务部门，竞争的重点将由中心城市向地方转移。而档案信息化市场的发展从总体上落后于整个计算机市场的发展，在未来几年内仍将处于重点地区、重点行业的迅猛发展阶段，大量中央级机关、省市级机关、大中型企业、综合档案馆、专业档案馆等高端用户的信息化建设才刚刚开始。3.行政干预将逐步向政策标准引导转变鉴于体制上的原因，以及对档案信息化业务的陌生，在档案信息化建设初期，基层单位对档案行政管理机构的指导、引导呼声很高，其中推荐一款优质软件的希望最为强烈。在定位为档案界草根的网上论坛“档案界论坛”()的档案信息化板块中，咨询档案管理软件的帖子跟帖数最高，其中仍然有用户希望行政管理机构推荐软件。笔者在调研过程中，一线工作者对档案信息化的咨询问题中，关于软件的最多。在相当长时间内，行业、地方双向的行政割据现象仍将存在。即便是在发达国家，当电子文件大量出现和应用的时候，政府机关甚至私营企业也希望国家档案管理部门提供指导和帮助，不过其做法多数为政策标准引导，而非直接开发、推荐或推广产品。近年来，国家档案行政管理部门加强了政策标准的制定工作，电子文件管理办法正在起草过程中，电子文件管理系统功能需求、电子文件管理指南、元数据标准等一批重要标准正在制定过程中。可以预计，行政因素对市场的影响方式将由直接干预逐步向政策标准引导转变。4.整体解决方案需求将增长时至今日，业界对软件的重视程度已经很高，但有时对其作用会抱有不切实际的期望。有些单位认为只要档案管理软件好，便可以一举改变其档案工作的落后面貌。但是实践已经证明：没有从天而降的理想软件，在应用软件的同时，改进基础工作同样重要，没有规范化、精细化的管理，软件的高级功能也只能是形同虚设。因此，在购买软硬件之余，制度设计、整体规划、方案咨询等服务也是当务之急。但是目前的档案信息化市场中，服务业务主要集中在数字化上，上述业务量明显不足。在国内档案信息化投入急速增长的情况下，总体规划和制度建设不足的不良情况已经引起了诸多关注。此外，鉴于信息系统技术生命周期3-5年的现实，持续的增值的技术服务也将成为客户选择厂商的一个要素。总体看来，集成了硬件、软件和服务的整体解决方案将成为客户尤其是高端客户的首选，其中软件和服务的分量将日趋加重。5.档案管理软件的功能将延展经过近20年的发展，档案管理软件在传统载体档案辅助管理功能上已经基本成熟稳定。笔者认为，未来的竞争和发展将向基于数据自动化收集和深度化挖掘的内容管理上延伸，主要集中在两个方面：针对电子文件前端的管理功能，以及针对综合档案信息的知识服务功能。这两个功能是对档案管理软件现有功能两个方向的延伸和拓展。目前的通用性档案管理软件的功能主要着眼于归档之后静态信息的保管上，欠缺前端控制和动态维护功能，完善电子文件管理功能，已无法回避。与此同时，知识管理、知识挖掘、知识服务已经成为21世纪档案工作的新视角和新要求。若要实现档案信息的深入开发和个性化服务，使其内化为利用者的知识，需要以相应的管理系统来支持。正是看到这个方面的现实需要，有关业务领域的服务厂商之间开始了合作。如量子伟业和知识管理咨询企业AMT结成战略合作伙伴关系，并成功实施了重庆移动、江苏移动等公司的企业文档管理系统。虽然当前的档案信息化市场可以用“急速升温”来形容，但是从其整体发展而言，仍处于初级阶段，市场化、产业化程度偏低。未来的市场格局、产业格局，将面临行政推广、产品融合、国际竞争、政策标准导向等多重复杂因素的影响，信息技术的持续推进和竞争加剧的态势将进一步加大市场的变数。各厂商为扩大竞争优势，开始提供集成化的产品和服务，比如：存储设备制造商开始提供归档软件甚至咨询服务，数据库厂商开始进入文档管理业务领域，业务系统供应商也将档案管理作为一个专业化的应用加以开发，档案管理厂商同时也提供办公自动化、知识管理等业务系统。此外，国外企业进入国内市场，本土企业凭借对本土档案业务和用户的熟悉，以及产品的价格和适用性，占据了一定的优势，大型厂商并购小规模企业的行为可能增加。注释：国家工商总局办公厅统计处.全国企业持续稳定发展，企业结构进一步优化./zwxxq/zwgk/ndbg/t20071101_25697.htm国家统计局.中国社会2006年统计数据，/tjsj/ndsj/shehui/2006/htm,/0521.htmJames Lundy, Mark Gilbert, Debra Logan, Records Mana