Outlook2010 使用技巧培训.ppt

Outlook2010使用技巧 真的熟悉Outlook吗 高效管理时间和信息 微软公司出品的Office系列产品Outlook2010是一款优秀的电子邮件客户端 它又不仅仅只是简单的Email客户端 它还可以帮助我们更好地管理时间和信息 跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制 其简单易用的特性与功能 包括行事历 计划调度 安全性的设置等都能够很大程度上提高我们的工作效率 课程安排 Outlook2010新增功能预览邮件帐户配置通讯录管理邮件信息的使用和管理日程规划与时间管理数据信息的存档与备份 Outlook2010新增功能预览 扩展的功能区在Outlook2010中 功能区已替换了以前在Outlook主窗口中使用的菜单 另外 还可以对功能区进行自定义 您还可以个性化的自定义选项卡 以便更好地符合您的工作风格 Outlook2010新增功能预览 Outlook2010新增功能预览 Outlook2010新增功能预览 扩展的功能区现在 在处理邮件时可使用经过改进的对话视图 此视图改进了跟踪和管理相关邮件的方式 而不考虑包含这些邮件的文件夹 一 新建邮件账户 Outlook2010 新建邮件账户 Outlook2010 新建邮件账户 1 启动Outlook2010安装Outlook2010后 我们可以在 开始 所有程序 MicrosoftOffice 中点击 MicrosoftOfficeOutlook2010 图标来启动Outlook 我们还可以在图标上单击鼠标右键点击 发送到 桌面快捷方式 来创建桌面快捷方式 Outlook2010 新建邮件账户 一 添加账户第一步 选择 文件 信息 下的 添加账户 按钮 如下图 会弹出 添加新账户 对话框 如图 第二步 选择 手动配置服务器设置或其他服务类型 M 选项 并点击 下一步 按钮 其中另外两个选项 Outlook2010 新建邮件账户 第三步 选择 Internet电子邮件 T 选项 并点击 下一步 按钮 其中另外两个选项 Outlook2010 新建邮件账户 第四步 输入用户信息 服务器信息 登陆信息 然后可以点击 测试账户设置 按钮进行测试 如下图 Outlook2010 新建邮件账户 如果不成功 前提是用户信息 服务器信息 登陆信息正确 点击 其他设置 按钮 弹出 Internet电子邮件设置 对话框 在 Internet电子邮件设置 对话框中选择 发送服务器 标签页 把 我的发送服务器 SMPT 要求验证 选项打上勾 点击 确定 按钮 完成账户设置 如下图 二 通讯录管理 Outlook2010 通讯录管理 1 导入联系人信息Outlook2010可以方便的新建联系人 创建通讯组列表 还可以导入 导出联系人信息 功能完善 为了方便大家的使用 我做了公司拥有OA账户的员工联系人数据文件 我们点击菜单栏 文件 打开 导入 如图所示 Outlook2010 通讯录管理 选择 从另一程序或文件导入 点击 下一步 Outlook2010 通讯录管理 选择 MicrosoftExcel97 2003 点击 下一步 Outlook2010 通讯录管理 点击 浏览 选择想要导入的文件 点击 下一步 注 图中 选项 处可使用默认设置 也可以根据个人需要更改 Outlook2010 通讯录管理 点击 下一步 Outlook2010 通讯录管理 点击 完成 Outlook2010 通讯录管理 2 新建联系人列表导入联系人后 进入 联系人 界面 在页面左侧 我的联系人 窗口中 右键 联系人 栏 在弹出的菜单中选择 新建文件夹 Outlook2010 通讯录管理 在 名称 处输入想要建立的联系人列表名称 如 综合部 点击 确定 Outlook2010 通讯录管理 这样就建立了一个新的联系人列表 如图所示 然后我们可以将 联系人 中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中 Outlook2010 通讯录管理 3 新建通讯组列表新建通讯组列表可用来群发邮件 点击 新建 下拉菜单中的 通讯组列表 如图 Outlook2010 通讯录管理 输入通讯组列表名称 点击 选择成员 确定成员后点击 确定 单击 保存并关闭 通讯组列表新建完成 Outlook2010 通讯录管理 三 管理邮件 Outlook2010 通讯录管理 邮件管理 邮件的分类整理 高阶邮件发送技巧 邮件众多阅读繁琐查找困难类别混乱 大量会议邀请收件人列表散乱最佳的发送时机邮件是否发送成功 简单高效及时准确轻松 1 导入已有邮件Outlook2010支持向下兼容 我们可以将Outlook2003 2007或OutlookExpress中的邮件导入到Outlook2010中 点击菜单栏 文件 导入和导出 选择 OutlookExpress4 x 或 个人文件夹文件 pst 导入 Outlook2010 管理邮件 2 接收邮件Outlook1010启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮件 而且每隔30分钟就会检查是否有新邮件 注 这个时间是我们设定的 可以改 Outlook2010软件界面友好 它与我们OA邮箱界面 格局基本相同 Outlook2010 管理邮件 3 发送邮件与OA邮件使用基本相同 在 邮件 界面中 点击 新建 就会出现发送邮件界面 Outlook2010 管理邮件 点击 收件人 进入 选择收件人 界面 首先在 通讯簿 下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表 如 综合部 选择收件人 也可以选择通讯组列表群发邮件 如我们建立的 综合部群发 Outlook2010 管理邮件 过滤规则的使用 前奏 在创建规则前 我们先做一下准备工作 在我们的收件箱中为我们每个联系人创建一个文件夹 存放该联系人发送的邮件 创建方法是在 收件箱 文件夹上点击鼠标右键选择 新建文件夹 选项 弹出 新建文件夹 对话框 输入文件名 为了方便查看通常为联系人名如 王宪 荆磊 然后点击 确定 按钮 如下图 输入文件夹名称 创建规则 第一步 规则和通知设置的窗口在同一地方 文件 信息 下的 管理规则和通知 按钮 点击此按钮弹出 规则和通知 对话框 如下图 创建规则 第二步 在 规则和通知 对话框中 点击 新建规则 按钮 弹出 规则向导 对话框 如下图所示 创建规则 第三步 在 规则向导 对话框中的 步骤1 选择模板 下选择 将某人发来的邮件移植文件夹 选项 然后在 步骤2 编辑规则说明 单击带下划线的值 下先点击 个人或公用组 项 弹出 规则地址 对话框 如下图 创建规则 第四步 在 规则地址 对话框的 通讯簿 下选择 建议的联系人 然后就能看到我们之前创建的联系人 然后双击联系人 在图的下方 收件人 旁边会显示出来 点击 确定 按钮 返回 规则向导 对话框 如下图 创建规则 第五步 勾选 启用此规则 邮件自动收发设置 第一步 依次点击 文件 选项 高级 按键 跳出Outlook选项菜单 如下图所示 点击 发送与接收 自动收发 第二步 在弹出的对话框里将 安排自动发送 接收的时间间隔为 选项勾上 并设置间隔时间为3分钟 最后点击 关闭 即可 来信提示 在 文件 标签下选择 选项 按钮 弹出 Outlook选项 对话框 在对话框左侧选择 邮件 选项 右侧弹出具体的设置 如下图 在 Outlook选项 对话框中有很多选项可以供我们进行设置 而且这些设置浅显易懂 读者可以自己试试 编辑签名档 第一步 依次点击 文件 选项 邮件 按键 跳出Outlook选项菜单 如下图所示 点击 签名 编辑签名栏 第二步 在 签名与信纸 对话框里点击 新建 用户可以在此输入自己的用户名 如下图 输入用户名 编辑签名栏 第三步 输入 用户名 点击 确定 后 即可编辑自己喜欢的签名 举例如下图 四 日程 日历 Outlook2010 管理邮件 Outlook2010的一个很实用的功能就是日程 日历的管理 我们可以用Outlook2010的日程管理功能记录下我们待办的工作 会议及约会等 Outlook2010将会在我们设定的时间弹出提醒 这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间 避免遗忘重要的工作内容 Outlook2010的日程提醒界面位于主窗口的右侧 名为 待办事项栏 下图中箭头所指窗口即为提醒列表 Outlook2010 日程 日历 Outlook2010 日程 日历 我们可以在提醒列表窗口中空白处右键 点击 新建任务 Outlook2010 日程 日历 在 新建任务 页面中 填入 主题 设置开始及截止日期 勾选 提醒 以设置提醒时间 最后点击 保存并关闭 Outlook2010 日程 日历 建立提醒任务后 在提醒列表中就会出现我们设定的提醒内容 在运行Outlook2010的前提下 软件将会在设定时间弹出提示框 Outlook2010 日程 日历 我们也可以在 日历 界面中选择相应的时间段新建提醒 Outlook2010 日程 日历 我们还可以在 日历 界面中选择某天的日历或是日程提醒任务作为邮件发送给其他人 Outlook2010 日程 日历 五 数据安全 Outlook2010 数据安全 1 为Outlook2010加密为防止他人未经同意浏览我们的邮件 保证我们的邮件及联系人等信息的安全 Outlook2010可以对我们的个人数据加密 点击菜单栏 文件 账户设置 Outlook2010 数据安全 在 账户设置 界面 点击 数据文件 选项卡 点击 设置 Outlook2010 数据安全 在 个人文件夹 界面 点击 更改密码 Outlook2010 数据安全 在 更改密码 界面 输入新密码 点击 确定 注 旧密码默认为空 Outlook2010 数据安全 设置密码后 以后启动Outlook2010时 会提示输入密码 如下图示 Outlook2010 数据安全 2 更改数据文件路径在 工具 账户设置 界面 点击 数据文件 选项卡 点击 添加 在弹出的 新建Outlook数据文件 界面中 点