学校档案管理制度

学校档案管理制度学校档案管理制度 一 档案建立 一 建立健全学校各类档案 目的主要在于为学校各级领导 上级有关领导部门分析 总结 部署及调度学校工 作和对学校工作作出决策提供准确 可靠的依据 校领导对此应高度重视 并确定一名副职校领导具体负责和指导资料 的收集 分析 筛选 整理 立卷 归档等建档工作 二 有条件的学校建立档案资料室 由文书 或人事秘书兼 专职 或兼职 管理 教导处 总务处 勤工俭学 办公室等行政职能部门和团委应设档案柜 分别明确专职 或兼职 人员具体管理 三 全面系统地建立健全学校档案 教师档案和学生档案 学校档案按类以时间为序建立 教师的一般人事档案 一般职务档案和业务档案按人头建立 学生学籍档案按届 按班分类建立 二 档案立卷 一 档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料 并将筛选后的资料分类 装订 编制目录 进袋入 档 档案袋 档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求 二 卷宗必须注时保存的期限 凡注明 暂存 的资料一般以一年为限 注明 短期 的一般以五年为限 注明 长期 的由学校根据实际需要决定保存期限 三 凡档案资料收集范围细目中未编入 但确有使用 保存价值的其它资料 学校可根据需要自行决定是否留存 三 档案补充 一 教职工任免 考核 晋升专业技术职务 获得学位 学衔 调资 入党入团 奖惩等材料要及时收入个人档 案 二 外来文件 函件由文书 或人事秘书 统一分类编号登记 交待有关领导阅后即立卷归档 三 校内印发的文件是档案补充的重点 平时校长室 教导处 总务处 勤工俭学办公室 团委 少先队大队部 学生会应将此类文件分类保存 每学期结束时 集中交档案人员立卷归档 四 档案转递 一 教职工因工作调动 需要转递档案 必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记 严密包封 并加盖密封 章 通过机要转递 不得公开邮寄或交本人自带 五 档案查阅 一 校外人员来校查阅档案 必须持有单位介绍信 经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案 查阅者 不得查阅本人或亲属的人事档案 职务档案 未经同志不得摘抄档案材料 经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细 核对签署意见 查阅者不得将档案材料拿出档案资料室 二 校内人员借阅业务性档案 学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅 并要办理登记手续 在规定期限内 完好无损地归还 六 档案安全保密 一 档案资料室门窗要加固 要备有消防器材 保持整洁 干燥自然通风 严禁吸烟和放置易燃 易爆 易引鼠 入室的物口 二 档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室 不得外泄档案中的机密 档案室人员在工作中所用的各种草 稿 废纸等 不得乱扔 乱抛 应按保密纸处理或销毁 天镇县第六小学 档档 案案 管管 理理 制制 度度 汇汇 编编 天镇县第六小学编天镇县第六小学编 序 言 为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规 政策和规定 规 范档案的管理 确保档案的完整与安全 便于保管和利用 特制定 学校档案管理制度 本制度共分为 档案管理实施细则 归档制度 档案 保管制度 档案借阅制度 档案统计 鉴定和销毁制度 档案人员岗位责任制度 和 分管领导职责 七项内容 希望学 校各职能科室有关人员认真执行 天镇县第六小学 目 录 1 档案管理实施细则档案管理实施细则 1 2 归档制度归档制度 4 3 档案保管制度档案保管制度 6 4 档案库房管理制度档案库房管理制度 7 5 档案借阅制度档案借阅制度 8 6 档案统计 鉴定和销毁制度档案统计 鉴定和销毁制度 9 7 档案人员岗位责任制度档案人员岗位责任制度 11 8 档案员职责档案员职责 12 9 分管领导职责分管领导职责 13 档档 案案 管管 理理 实实 施施 细细 则则 1 总则总则 1 1 为了加强学校档案工作业务建设 不断提高档案管理水平 根据 国家 省 市档案部门有关档案管理的规定 制定本细则 1 2 档案工作是学校工作的重要组成部分 是提高学校工作效率和工 作质量的必要条件 是维护学校历史真实面貌的一项重要工作 1 3 学校在重要工作活动中形成的全部档案均由学校档案室集中统一 管理 2 档案管理体制档案管理体制 2 1 学校必须建立档案工作 成立综合档案室 负责组织 协调 管 理学校档案工作 配备专职档案人员 负责综合档案室的日常工作和各项具体 的档案工作事项 2 2 档案人员必须忠于职守 严格遵守保密纪律 具有高中以上文化 程度 具有档案专业知识 2 3 档案室由学校领导分管 并纳入主管领导的目标和岗位职责 2 4 各科室应确定兼职档案人员 负责本科室文件材料的积累 整理 并按时向档案室移交 3 文件材料的形成与归档文件材料的形成与归档 3 1 学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料 包括党 政 工 团以及人事 财会 设备等工作中形成的文件材料 都必须向档案室移 交 归档的具体范围 时间和要求按归档制度的规定执行 3 2 根据学校档案的种类 数量 制定归档制度 明确归档范围 时间 和要求 3 3 文件材料的形成和移交必须纳入各职能部门的工作计划和有关人员 的职责范围 4 档案的管理档案的管理 4 1 档案的分类 学校档案分为党群工作类 行政管理类 教育教学 类 设备仪器类 基本建设类 校办企业类 会计档案类 声像实物类 教师 业务档案九种门类 4 2 档案编目 学校档案室应编制室藏全部档案的案卷目录 卷内文 件目录 4 3 档案鉴定 根据上级档案部门的有关规定 编制档案保管期限表 档案保管期限分为永久 长期 短期三种 会计档案保管期限为永久和定期两 种 档案鉴定工作分两次进行 归档前对文件材料价值进行鉴定 归档后对 保管期满的档案进行鉴定 及时销毁失去保存价值的档案 4 4 档案统计 建立档案统计工作 编制档案基本情况统计表 对档 案数量 档案借阅人次 档案利用效果 档案编研情况进行统计 统计数据以 原始记录为依据 做到准确无误 4 5 档案库房管理 配备专门库房 做好防火 防盗 防高温 防潮 防有害气体 防尘 防虫等防护工作 4 5 1 档案存放应有铁制箱柜 排列有序 并编制档案存放示意图 4 5 2 对照片 胶片 磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行 管理 4 5 3 定期对档案保管状况进行检查 清理 核对 做到帐物相符 对 破损档案及时进行修补和复制 4 6 建立全宗卷 以积累存储学校的立卷说明 分类方案 交接凭证 检查记录和全宗指南等 4 7 档案管理现代化应纳入学校办公自动化系统 同步发展 以提高 科学管理水平和服务效率 5 开发档案信息开发档案信息 5 1 在学校内部可实行档案开架阅览 5 2 学校档案室应根据需要编辑文件汇集和各种参考资料 积极主动 地开展档案利用工作 5 3 在档案信息开发与提供利用中 必须严格遵守保密制度 6 附则附则 6 1 本细则根据工作需要可另行补充 6 2 本细则由天镇县第六小学档案室负责解释 6 3 本细则自发布之日起执行 归 档 制 度 为了完整系统地保存学校在工作中形成的各种门类载体的 档案 提高归档文件的质量 更好地为学校各项工作服务 特制定本制度 1 文件材料的归档范围文件材料的归档范围 1 1 凡是反映学校工作活动 具有参考价值的文件材料 声像材料均属 归档范围 具体归档范围按学校制定的 文件材料归档范围 执行 1 2 代管和学校有关的撤销学校的全部档案 1 3 与学校业务工作有关的资料 2 文件材料的归档要求文件材料的归档要求 2 1 应归档的文件材料必须齐全完整 2 2 应归档的文件材料必须字迹清楚 工整 纸张及文件格式符合国家 要求 严禁使用圆珠笔 铅笔 纯蓝及红墨水等书写材料 2 3 归档的文件材料必须是原件 2 4 归档的文件必须保持其文件之间的历史联系 区分不同价值 并进 行科学的分类 立卷 编目 2 5 案卷题名应确切反映卷内文件内容 2 6 文件材料归档必须办理移交手续 3 文件材料的归档时间文件材料的归档时间 3 1 档案在第二年三月底前归档 3 2 会计档案在会计年度终了后 由财会部门整理立卷 保管一年后移 交档案部门 3 3 设备档案在设备开箱时必须会同档案人员进行技术资料核对登记 与安装调试记录等文件材料一并整理归档 4 文件材料的归档份数文件材料的归档份数 4 1 各类文件材料一般归档一式一份 4 2 重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数 5 学校档案室应对文件材料的形成 积累 整理和归档工作进行指导 监督和检查 档 案 保 管 制 度 为了保护好学校的档案 维护档案的完整与安全 便于保管和利用 特制 定本制度 1 接收档案必须认真验收 并办理交接手续 2 存放档案必须有专用柜架 在排列上架时 应按照类别和保管单位的 次序 从左至右 自上而下 以便于管理 查找和利用 3 存放照片 录音带 磁带 光盘需用特制的密封盒和专用的卷盒 按 编号顺序排列在专用柜内 4 定期清理核对库藏档案 检查保管质量 做到帐物相符 对破损或 载体变质的档案进行修复 发现问题及时处理 5 档案库房是集中保管档案的基地 必须有铁门铁窗铁柜等防护设施 6 档案库房应配置调控温 湿度的设施和设备 使库房温湿度基本保持 在温度 14 24 摄氏度 相对湿度 45 60 之间 7 档案库房不应靠近易燃易爆物体和散发有污染腐蚀气体的场所 8 档案库房要防止阳光直射 库房照明光源应用白炽灯 9 库房内要配备消防灭火器材 严禁吸烟和使用明火 10 应保持档案库房整齐干净 档案入库前必须严格检查 消毒 档案 柜内应放置防霉 防虫药物 11 档案对接收 移出 外借必须履行登记手续 借出档案须在规定时 间内归还 档案库房管理制度 1 档案库房是机要重地 为确保安全 防止泄密 非档案人员不得入内 2 档案库房是存放学校档案资料的专用库房 库内严禁吸烟 严禁存放 易燃 易爆及其它有损档案资料的物品 3 库房内必须清洁卫生 要有防光 防盗 防潮 防高温 防火 防尘 防鼠 防虫等设施 及时更换驱虫药物 定期检查电器设备 消防器材等设施 保证安全可靠实用 4 库房里柜橱要按类 按序编号排列整齐 便于通风顺畅 5 档案人员每天对库房温湿度进行检查 记录并采取措施 使库房温湿 度控制在规定的范围之内 6 对库房里的档案资料做到勤检查 发现问题及时报告 并采取必要的 措施 档 案 借 阅 制 度 为了维护档案的完整与安全 服务于学校的各项工作 特制定本制度 1 学校所有工作人员都有保护档案 借阅档案的权利和义务 2 学校人员查阅档案必须办理登记手续 3 在借阅档案时 应做到以下几点 1 按规定办理借阅登记手续 定期归还 2 应该爱护档案 不得遗失 3 所借档案不得随意折叠和拆散 严禁随意更改和涂写 4 借阅和归还档案时 应办理清点手续 由档案人员与借阅者当面核对 清楚 5 档案如丢失 损坏或泄密 要立即追究当事者责任 6 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录 7 调离学校的工作人员必须清理移交档案文件后方可办理调离手续 8 外单位人员借阅学校档案 须持所在单位介绍信和本人有效证件 并 办理有关手续 档案统计 鉴定和销毁制度 为了对库藏档案的收进 移出能够做到心中有数和保证档案质量 保护 好有价值的档案 结合学校的实际情况 特制定本制度 1 档案统计 1 1 对档案的收进 移出 保管和利用等情况进行统计 并按照规定向 档案业务管理学校报送档案工作基本情况统计表 1 2 统计工作应认真 求实 准确 及时 2 档案鉴定 2 1 档案鉴定工作由鉴定小组负责进行 鉴定小组由主管档案工作的领 导 档案员和有关业务管理人员组成 2 2 鉴定小组的任务 负责制定学校档案档案保管期限表 对到期档案 提出存 毁意见 3 确定档案保管期限的原则 3 1 对学校有长远利用价值并能反映学校职能活动和历史面貌的档案应 永久保存 3 2 凡是在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存 3 3 凡是介于两种保管期限之间的档案 其保管期限一律从长 4 鉴定工作应定期进行 5 档案通过鉴定 要求达到划定保管期限准确 保管单位质量达到标准 规定 鉴定中发现档案不准确 不完整 应及时责成有关部门和人员负责修改 补充 6 销毁档案程序 6 1 鉴定小组应列出销毁档案的清册和撰写销毁档案报告并报学校主管 领导审批 销毁清册及报告的档案应保存 6 2 销毁档案时 由单位派二人以上进行监销 在销毁过程中主观失密 或对学校造成损失的 将根据国家和单位有关规定进行处理 档案员岗位责任制度 1 热爱档案事业 忠于职守 遵守纪律 钻研业务 2 及时认真贯彻执行国家 省 市档案部门制定的关于档案工作的各项 方针 政策和业务规范 3 制订学校档案工作计划和长远规划 4 制定各项档案管理制度 5 负责学校文件材料的收集 分类 整理和立卷归档工作 编制档案检 索工具 6 参与学校设备开箱验收工作 确保归档文件材料的齐全完整 7 做好档案统计工作 对档案收进 移出进行登记 8 认真开展档案利用工作 编写适应工作需要的档案参考资料 9 做好档案的统计鉴定工作 10 加强对档案库房的管理 定期对库房档案进行检查 11 对学校内部科