电力企业档案管理标准-doc

QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 1 一 档案分类表一 档案分类表 二 档案的整理二 档案的整理 一 组卷 1 原则与要求 1 原则 遵循项目文件的形成规律和成套性特点 保持案卷内 文件的有机联系和案卷的成套及系统性 便于档案的保管和利用 2 要求 卷内文件应齐全 完整 系统 签字手续完备 文件 的载体和书写印刷材料应符合档案保护要求 2 组卷方法 1 针对具体项目的管理性文件应放入所针对的项目组卷 2 文件应按其专业 单位工程 分部 分项等工程进行组卷 卷盒尽量薄 以方便快捷查找 3 成册 成套的文件保持其原有的形态 不得拆分 三 排列 按专业 系统及成套的特点进行案卷或卷内文件的排列 1 案卷排列 1 8 大类的案卷排列 按 基本建设 类目设置的先后顺序排 列 项目前期 项目设计 项目施工 项目监理 生产准备及试运 行 项目竣工验收等阶段 2 9 大类的案卷排列 按设备审批 开箱验收 随机文件材料 运行维护 检修等阶段排列 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 2 2 卷内文件排列 1 文字材料与图样 文字材料在前 图样在后 2 译文与原文 译文在前 原文在后 3 管理性文件 按问题重要程度 结合时间 1 重要的文件在前 次要的在后 2 结论性的文件在前 依据性的文件在后 3 复文在前 来文在后 4 印件在前 定稿在后 5 正件在前 附件在后 四 编号 见 卷内目录 示例 1 页号 以文件有效内容的页面为一页 1 已有页号的文件材料 可不重新编写页号 成册的文件材料 封面 封底等不需要再编页号 可累计在总页数中 2 各案卷之间的文件页号不得连续编写 2 件号 件号是指卷内文件的顺序号或图纸的张号 1 件号体现在档号章中序号的项目栏内 2 卷内以件为单位分别装订的文件材料 需在每件文件首页空 白处加盖档号章 3 档号章的填写要求 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 3 1 档号 和案卷目录中的档号一致 2 序号 同卷内目录中依次标注的文件材料排列序号一致 档号章的大小样式及填写示例如下 五 案卷编目 五 卷内目录 排列在卷内文件之首 1 格式示例 1 案卷内文件以 件 为单位装订的案卷示例如下 2 案卷内文件整卷装订的案卷 卷内所有文件均装订在一起 示例如下 2 填写项目 1 文件序号 卷内文件的排列序号 用阿拉伯数字依次标注卷内 文件的顺序 一件文件一个流水号 档号序号 0100 8035 0012 15 10 10 单位 mm 35 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 4 2 文件编号 文件材料的文号 图样的图号 设备代号 项目代 号 3 责任者 文件材料的形成者或第一责任者 以文件的落款或印 章为准 4 文件题名 卷内文件的全称 5 日期 文件材料的形成日期 年 月 日 6 页数 页号 根据卷内文件材料的装订形式确定编写及选择 填写方法 a 以件为单位 单份文件 进行装订的案卷 填写每份文件的总页 数 b 整卷装订的案卷 卷内文件均装订在一起 编写案卷内文件材 料的流水页号 填写每份文件 首页 上标注的页号 最后一份文 件填写首尾页上标注的页号 7 档号 与案卷目录等填写的档号相同 8 备注 根据实际需要填写需要注明的情况 六 卷内备考表 排列在卷内文件之后 1 格式 见卷内备考表格式 2 填写项目及要求 1 互见号 填写同一内容不同载体档案的档号 并注明载体类型 2 说明 填写卷内全部文件的总件数 总页数和在组卷及提供使 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 5 用过程中需要加以说明的内容 3 立卷人 立卷责任者签名 4 检查人 案卷质量审核者签名 马鞍山风电场的档案案卷由监 理单位负责初审 由建设单位人员负责终审并在检查人一栏签名 5 档号 该案卷的档号 说明 互见号 0101 804 光盘 说明 1 总件数 10 件 2 总页数 155 页 其中 P6 与 P7 之间漏编 1 页 总页数 已经加上此页 3 卷内所涉及的钢材使用情况在档号 0101 8047 006 存放 立卷人 2008 年 6 月 26 日 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 6 卷 内 备 考 表 示例 七 封面 整卷装订的案卷封面 卷盒封面 1 格式示例如下 检查人 2008 年 6 月 30 日 档 号 0101 8041 001 案卷题名 水处理室土建及设备安装施工记录 验评报批表 立卷单位 XXX 电建公司 起止日期 2008 3 5 2008 6 8 保管期限 永久 密 级 文件上没有标识密级的此项不填 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 7 2 填写项目与要求 1 档号 案卷题名 保管期限虽与卷盒脊背项目重复 但在封面 上也要填写 2 立卷单位 负责文件材料组卷的单位或项目负责单位 3 起止日期 卷内文件材料形成的起止日期 形成的最早与最晚 时间 年 月 日 4 保管期限 组卷时划定的保管期限 5 档号 案卷的档号 6 密级 若未划分密级 绝密 机密 秘密 不能随意填写 内 部 一般 可以空着不填 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 8 7 案卷题名 每一卷案卷的案卷题名 要求简明 准确揭示卷内 文件的内容 有组卷人拟写 a 结构 项目名称 卷内文件内容 能区分具体单位工程的要在项 目名称后加单位工程名称 b 外文档案的案卷题名为中文 c 案卷题名不得重复 不得使用 之一 之二 之三 资料 文件 等文字来概括卷内文件内容 d 前期或共用等管理性文件的案卷题名中的 项目名称 需填写 单项工程名称 e 施工过程等文件的案卷题名中的 项目名称 采用系统或单位 或分项或分部等项目的名称即可 不宜将批准原立项的建设项目名 称全部均标出 避免用大量字数标识项目名称 以防造成案卷题名 的主次不清 不能 一目了然 地查找到所需的卷内文件内容 八 背 卷 脊 1 格式示例如下 卷盒脊背表式 保管期限 QB 电力企业档案管理标准电力企业档案管理标准 9 档 号 案卷题名 2 填写项目与要求 1 卷盒较薄时 背脊可以填写题名的关键字 但在封面 上要填全案卷题名 2 保管期限 档号和封面一致 九 案卷装订 1 整卷装订的案卷 采用三孔一线 棉线装订方法 2 以 件 为单位进行装订的案卷 一份文件页数较多时 采 用三眼一线 棉线装订 一份文件叫薄即页数只有数页时 可在其 左上角的位置 两眼一线装订即可 3 对少量规格较