文秘管理与应用文写作小抄

实用型文章的特征实用型文章的特征 1 主旨单一 集中 明确 2 材料多样 真实 有力 3 结构合理 严谨 固定 4 语言准确 简明 平易 庄重 公文的特点公文的特点 1 法定性 2 政策性 3 实用性 4 实效性 5 规范性 公文的基本功用公文的基本功用 1 颁布法规 传达指示 2 反映情况 请示工作 3 联系工作 商洽公务 4 宣传教育 5 依据凭证 按职能的不同公文分为按职能的不同公文分为法规性公文 指挥性公文 报请性公文 知照性公文 联系性公文 实录性公文 按行文目的不同报告分为按行文目的不同报告分为呈报性报告 呈转性报告 按内容和用途不同通报分为按内容和用途不同通报分为表彰性通报 批评性通报 传达性通报 公文的构成要素公文的构成要素中华人民共和国国家标准 GB T9704 1999 国家行政机关公文格式 将构成公文的诸要素划分为眉首 主体 版记三个部分 公文写作的基本要求公文写作的基本要求 1 要熟悉党和国家的方针政策及有关法规 规定 2 要了解实际情况 3 要遵循各项行文规则 1 文种的选用要正确 2 行文关系的确定要妥当 3 制发程序的安排要合理 制发公文的程序主要包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 等 程序 写作命令的注意事项写作命令的注意事项 1 内容要符合有关法律和政策 2 态度要鲜明 3 文字要简练 结构要严谨 中心要突出 语气要肯定 4 发文机关要合乎 要求 决定的用途决定的用途 国家行政机关公文处理办法 规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关 不适当的决定事项 写作决定的注意事项写作决定的注意事项 1 要作好调查研究 2 要做到观点鲜明 公告的用途公告的用途 国家行政机关公文处理办法 规定适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告的写法通告的写法 1 标题 通告的标题有多种写法 一是完全式标题 包括发文机关 事由和文种 二是省去事由 只写发文机关和文种 三是省略 发文机关 由事由和文种构成 四是只有文种 也就是 通告 2 正文 通告的正文一般由开头 主体 结尾三部分构成 开头概述发文的目的 主体写明通告事项 结尾写明执行要求等 惯用的结束语有 特此通告 等 结尾也可省略 写作公告 通告的注意事项写作公告 通告的注意事项 1 要写得通俗 2 要写得具体 3 要写得清楚 通知的用途通知的用途 国家行政机关公文处理办法 规定适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知的写法通知的写法通知的作用不同 种类不同 其内容和写作要求也不完全一样 1 批示性通知批示性通知有三种 颁发型 转发型 批转型 颁发型 这类 通知的正文一般包括四个方面的内容 一是文件的由来 二是文件名称 三是希望和要求 四是附件 转发型 批转型 其写法一般有二种 其一是照转照发 其二是除转发文件以外 再根据本地区 本部门的具体情况 提出一些具体要求和希望 2 告知性通知告知性通知 发布性通知发布性通知 法规 性文件经有关部门制定以后 需要用通知的形式予以发布 这类通知的正文一般包括四个方面的内容 一是文件的由来 二是文件名称 三是 希望和要求 四是附件 指示性通知指示性通知 上级单位向下级单位对某一项工作的布置 要求 意见等往往用通知的形式传达 这种通知带有指令 性 必须有根据 有目的 有任务 有要求 传达性通知传达性通知 这种通知带有指示性 规定性 多用于上下级之间 职能部门与有关部门之间 对通知中的有关精神 必须遵照办理 贯彻执行 在写法上 一般是先交代问题的来龙去脉 再讲有关指示 意见 规定等 最后谈希望或要 求 通报的写法通报的写法通报一般由标题 正文和落款三部分组成 其各部分的格式 内容和写法要求如下 1 标题 通常有两种构成形式 一种是由发 文机关名称 事由和文种组成 另外一种是由事由和文种构成 此外 有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称 也有的通报标题只有 文种名称 2 主送机关 除普发性通报外 其他通报应该标明主送机关 3 正文 通报正文的结构通常由开头 主体和结尾等部分组成 开头说明通报缘由 主体说明通报决定 结尾提出通报的希望和要求 不同类别的通报 其内容和写法有所不同 现分述如下 1 表扬性通报 表扬性通报 一般在开头部分概述事件情况 说明通报缘由 由于它是作出通报的依据 因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚 如果属于对一贯表现好 的单位或个人进行表彰 事实叙述不但要清楚明白 而且要注意详略得当 重点突击 主体部分通过对先进事迹的客观分析 在阐明所述事件 的性质和意义的基础上 写明通报决定 结尾部分明确提出希望和要求 号召大家向先进学习 2 批评性通报 批评性通报 在机关工作中使用的比较多 对一些倾向性问题具有引导 纠正的作用 批评性通报又分两种情况 一种是对个人的通报批评 其写法和表扬性通报基本一样 要求先写出 事实 然后在分析评论的基础上叙写通报决定 最后提出希望和要求 让大家吸取教训 引以为戒 另一种是对国家机关或集体的批评通报 这种通报旨在通过恶性事故的性质 后果 特别是酿成事故的原因的分析 总结教训 从而达到指导面上工作的目的 所以写法和表扬性通报 略有不同 其正文主要包括叙写事实 分析原因 提出要求和改进措施等项内容 也有的批评性通报 是针对部分地区或单位存在着的同一类 问题提出的批评的 这类通报 虽然涉及的面比较广 但因其错误性质基本相同 所以写法上以概括为主 大体和情况通报相近 3 情况通报 情况通报 主要起着沟通情况的作用 旨在使下级单位和群众了解面上的情况 以便统一认识 统一步调 推动全局工作的开展 正文主要包括两项内容 通报有关情况 分析并作出结论 具体写法 有的是先摆情况 然后进行分析得出结论 有的是先通过简要分析作出结论 再列举情况 来说 明结论的正确性和针对性 总之 写法多样 如何表述可因事制宜 无须强求一律 4 落款 包括发文机关署名和成文时间两个项目内容 有的在通报标题中已标明发文机关名称 这里就不必再写 通报的特点通报的特点 1 严肃性 2 教育性 3 典型性 4 时间性 写作议案的注意事项写作议案的注意事项 1 要依照国家法律规定的职权范围行文 2 要言之有理 报告的用途报告的用途适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告的写法报告的写法 1 标题 报告的标题常见的形式有两种 一种是由发文机关 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 2 正文 报告正文的结 构一般由开头 主体和结语等部分组成 3 落款 如果标题中有发文机关名称 这里不再署名 而一般情况下 要求在右下方署上机关单位或主 要负责人姓名 之后 于其下写明年 月 日期 并加盖单位公章或主要负责人印章 请示的用途请示的用途请示适用于向上级机关请求指示 批准 请示是下级机关向上级机关请求决断 指示 批示或批准事项所使用的呈批性公文 请示的写法请示的写法 1 标题 请示的标题一般有两种构成形式一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事和文种构成 2 主送机关 请示的主 送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 3 正文 其结构一般由开头 主体和结语等部分组成 4 落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容 标题写明发文机关的 这里可不再署名 但需加盖单位公章 撰写请示应注意的事项撰写请示应注意的事项 1 要正确选用文种 2 要做到一文一事 3 要避免多头请示 4 要避免越级请示 报告与请示的区别报告与请示的区别 1 具体功用不同 2 内容含量不同 3 行文时机不同 批复的用途批复的用途 办法 规定 批复适用于答复下级机关的请示事项 下级机关遇有本单位无权 无力 无法解决的事项需要向上级机关请示时 上级机关就使用 批复 这一文种答复请示事项 批复同复函的区别批复同复函的区别 1 行文方向有所不同 2 重要程度有所不同 批复与复函由于都是回复来文的公文 有时也会被混用 两者的区别在于 从 行文关系看 批复是上级机关向下级机关答复用文 属下行文 复函一般是向不相隶属机关答复用文 属平行文 从行文内容看 批复多属于 对重大原则和政策性问题作出决定 批答 复函多用于一般性事项的回复 写作批复的注意事项写作批复的注意事项 1 要态度鲜明 2 要全面周详 3 要迅速及时 写作意见的注意事项写作意见的注意事项 1 看法要明确 2 办法要具体 函的用途函的用途 办法 规定 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关主管部门请求批准事项 函的写法函的写法 1 标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 另一种是由事由和文种构成 2 主送机关 即受文 并办理来函事项的机关单位 于文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 3 正文 其结构一般由开头 主体 结尾 结语等部分组成 4 结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容 署名机关单位名称 写明成文时间年 月 日 并加盖公章 写作函的注意事项写作函的注意事项 1 文种的选用要正确 2 内容要简洁 3 措辞要得体 会议纪要的用途会议纪要的用途适用于记载和传达会议情况和议定事项 会议纪要的写法会议纪要的写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同 就总体而言 一般由标题 正文 落款构成 1 标题有单标题和双标题两种 形式 2 正文 公议纪要正文的结构由前言 主体和结尾三部分组成 3 落款署名只用于办公会议纪要 写明召开会议的机关单位名称 写作会议纪要的注意事项写作会议纪要的注意事项 1 要作好会议记录 2 要突出会议要点 3 要善于整理会议意见 事务文书的特点事务文书的特点 1 对象比较具体 2 格式比较固定 3 写法比较具体 4 时限比较紧迫 事务文书的作用事务文书的作用 1 贯彻政策 指导工作 2 沟通情况 联系工作 3 积累和提供资料 4 宣传教育 检查督促 简报的作用简报的作用简报是传递某方面信息的简短的内部小报 是具有汇报性 交流性和指导性的简短 灵活 快捷的简报又称 动态 简讯 要情 摘报 工作通讯 情况反映 情况交流 内部参考 等 也可以说 简报就是简要的调查报告 简要的情况报告 简要的工作报告 简要的 消息报道等 简报的一般写法简报的一般写法一般由报头 正文 报尾三个部分组成 简报一般都有固定的报头 包括简报的名称 期号 编发单位和发行日期 报尾部分 应包括简报的报 送 发单位 编写简报的要求编写简报的要求 1 选材要精当 2 事实要准确 3 编写要迅速及时 4 内容要简明扼要 调查报告的特点调查报告的特点 1 真实性 2 针对性 3 典型性 调查报告一般写法调查报告一般写法没有固定的格式 常见的写法是由标题 署名 正文几部分构成 标题通常有两种构成形式 一种是单行标题 一种是双行 标题 正文的结构一般由开头 主体和结尾三个部分组成 调查报告的结束语 带有结论性质 总结概括全文提出相关的建议 或对策等 是 分析问题 解决问题的必然结果 要求简明扼要 言尽即止 调查报告的写作要求调查报告的写作要求 1 要认真进行调查研究 充分占有资料 2 要以正确的立场和方法 认真分析并合理组织材料 计划的作用计划的作用 1 预见性 2 指导性 3 约束性 计划的写法计划的写法一般由标题 正文和落款组成 1 标题 一般包括单位名称 适用期限 文种名称组成 2 正文 一般由前言 主体 结尾三部分组成 但有的没有结尾部分 3 落款 一般包括制订计划的单位名称和日期两项内容 制订计划的要求制订计划的要求 1 要符合政策 2 要从实际出发 3 要具体明确 4 要留有余地 总结的写法总结的写法一般由标题 正文和落款组成 1 标题 写法有两种 一种是由单位名称 时间 内容 文种名称构成的 一种是新闻式标题 即概 括总结的核心内容的标题 2 正文 总结正文的结构由前言 主体 结尾组成 3 落款 包括署名和时间两项内容 撰写总结的要求撰写总结的要求 1 要充分占有资料 并实事求是地反映情况 2 要善于分析材料 并找出规律性的东西来 3 要合理地取舍内容 以突出重点 4 要 深入研究问题 以写出特色 写讲话稿的要求写讲话稿的要求 1 针对性要强 2 主题要集中鲜明 3 内容要吸引人 4 语言要通俗生动 章程的写法章程的写法一般包括标题 签署 正文等几个部分组成 标题 通常是由组织或机构名称加文种名称两个要素构成的 签署 通过章程的 会议名称和日期 加括号 置于标题下方 正文 章程的正文一般采用条款形式 而且是 章断条连式 第一章为 总则 中间各章为 分则 最后一章为 附则 条例的写法条例的写法通常是由标题 签署 正文等几个部分组成 标题 标题的格式一般为 事由 文种 签署 条例的发布机关和发布日期 或者通过条例的会议名称和日期 加括号 置于标题下方 正文 正文格式有两种 一是 章断条连式 二是分条列项式 开头部分 总 则 交代制发条例的目的 说明条例的适用对象和涉及范围 主体部分 规定具体事项 结尾部分 附则 说明条例的实施要求 生效日期 解释与修改权属 与有关文件的关系等 规定的写法规定的写法一般包括标题 签署 正文等几个部分组成 标题 两种写法 一是 发文机关 事由 文种 二是 事由 文种 签署 发 布机关和发布日期 加括号 置于标题下方 正文 包括开头 主体 结尾三部分 开头部分 交代制发规定的目的 依据 缘由 主体 部分 写明具体规定事项 结尾部分 交代规定的实施要求 生效日期 解释与修改权属等 办法的写法办法的写法通常由标题 正文和落款几个部分构成 标题一般由发文机关 事由和文种组成 正文内容包括目的 依据 适用范围 主管部门 具体处理方法 罚则 解释权 生效时间 与原来有关法律 决定 的关系等 结构上有章条式和条项式 多数采用条项式 开头部分 制定 办法的目的和依据 主体部分 写明各项要求和措施 结尾部分 交代办法的实施说明 主要交代办法的实施是和要求 修改和解释权限等 经济消息的特点经济消息的特点主要体现在真 新 短 快 活几个方面 经济新闻作用经济新闻作用 1 舆论宣传 2 信息传播 3 经济流通 经济新闻的结构和内容经济新闻的结构和内容一般是由标题 导语 主体 结尾和背景材料五个部分组成的 1 标题分为单行标题 双行标题和三行标题 2 导语 是经 济消息的开头部分 常见的写法有叙述式 描写式 设问式和论述式 3 主体 是新闻的主要部分 是在导语之后具体 详尽地表述新闻内容的部 分 4 结尾部分的写法多种多样 常见的有小结式 启发式 照应式 抒情式等 5 背景材料 背景是与新闻事实相关 对人物或事件产生作用 的历史背景 现实环境及客观条件等 经济新闻的写作要求经济新闻的写作要求 1 事实要准确 2 报道要及时 3 表述要通俗简练 说明书的作用说明书的作用 1 传播知识 2 指导消费 3 宣传企业 产品说明书与广告的区别产品说明书与广告的区别 1 目的不同 2 内容有别 3 形式各异 4 操作殊途 产品说明书的结构和内容产品说明书的结构和内容一般由标题 正文 尾部等几部分构成 1 标题 通常由说明对象或产品名称组成 2 正文 要写明产品的基本情况 产 品的性能 用途 构造以及使用方法 保养维修常识等 产品说明书的写作注意事项产品说明书的写作注意事项 1 要有责任意识 2 要有大众意识 广告的作用广告的作用 1 传递信息 2 传播知识 3 开拓市场 4 指导消费 广告的一般写法广告的一般写法通常包括标题 正文 广告语 附文四个部分 1 标题 可分为直接标题和间接标题 2 正文 正文是广告文案的核心文本 是 广告的主体 广告文案正文的表达方式有很多种 比较常见的有 陈述式 描写式 抒情式 论证式和说明式 3 附文 4 广告语 又称广告口 号 广告标语 是在广告中反复出现的一句简明扼要的口号性语句 广告的写作要求广告的写作要求 1 内容合法 情况准确 2 主题鲜明 定位合理 3 创意独特 形式新颖 4 结构简洁 语言精妙 经济活动分析报告的作用经济活动分析报告的作用 1 总结经验 提高管理水平 2 了解情况 加强法制 更好地发挥政府职能部门的作用 3 掌握规律 预测未来 有助于 正确决策 济活动分析报告的结构的和内容济活动分析报告的结构的和内容大体包括标题 正文 落款及日期几部分 1 标题 有报告式标题和论文式标题 2 正文 它的基本格式包括基本情 况 评估分析 意见或建议三个部分 3 落款及日期 经济活动分析报告的写作要求经济活动分析报告的写作要求 1 要充分占有 活 的材料 2 分析要有全局观念 3 提出的建议和改进措施要具体可行 4 要及时完成报告 市场预测报告的作用市场预测报告的作用 1 有利于作出正确的经营管理决策 2 有利于搞活市场 满足需求 3 有利于制订合理的生产经营计划 4 有利于改善经营 提 高经济效益 市场预测报告的特点市场预测报告的特点 1 科学性 2 综合性 3 预见性 4 时效性 市场预测报告有市场调查报告的异同市场预测报告有市场调查报告的异同相同点 1 都要以事实为基础 2 都要以科学的分析为手段 3 都是以得出正确的结论为目的 不同点不同点 目的不 同 市场调查报告的写作目的是通过调查分析 掌握市场历史或现实的状况 侧重调查现实情况 而市场预测报告是通过分析历史或现实的状 况 预测未来的发展变化 侧重发展趋势 要求不同 预测报告应在调查的基础上提出意见或建议 市场调查报告在这方面没有特殊的要求 市场预测报告的结构和内容市场预测报告的结构和内容大体由标题和正文两个部分组成 1 标题主要有两种类型一种是单标题一种是双标题 2 正文一般由前言和主体两个部 分组成 市场预测报告的写作要求市场预测报告的写作要求 1 要广泛收集资料 周密分析判断 2 要采用准确无误 朴实无华的语言表述方式 可行性研究报告的作用可行性研究报告的作用 1 为领导者提供项目决策的重要依据 2 为保证资金来源提供条件 可行性研究报告特点可行性研究报告特点高度的科学性 严密的论证性 学科的多样性 可行性研究报告的结构和内容可行性研究报告的结构和内容一般由标题 正文 附件几个部分组成 可行性研究报告的写作要求可行性研究报告的写作要求 1 要实事求是 做好调查研究 2 要虚心学习 掌握有关专业知识 3 要认真研究 进行科学的分析 招标投标文书的作用招标投标文书的作用 1 是鼓励公平竞争 提高经济效益的有效手段 2 是消除不正之风 减少违法乱纪现象的有力措施 招标书的写法招标书的写法一般由标题 正文 落款三个部分组成 投标书的写法投标书的写法一般由标题 主送单位 正文 落款 附件几个部分组成 招标书的写作注意事项招标书的写作注意事项 1 要做好调查研究 2 要实事求是地提出要求 3 要有法制观念 4 要做到表述准确 规范 投标书的写作注意事项投标书的写作注意事项 1 要实事求是 2 要有针对性 3 要讲究时效 合同的作用合同的作用 1 合同是发展专业化协作的纽带 2 合同是促进企业经济核算的有效手段 3 合同是国家对企业实施监督的重要凭借 4 合同是维 护当事人的合法权益的有力保障 合同的特点合同的特点 1 合法性 2 合意性 3 平等性 4 诚信性 5 规范性 合同的结构和内容合同的结构和内容一般包括标题 当事人名称 合同编号与签定时间地点 正文 署名和有效期限等 合同的写作要求合同的写作要求 1 内容要合法 2 格式要规范 3 条款要完备 具体 4 表述要准确 简明 民事起诉状的结构和内容民事起诉状的结构和内容通常由首部 正文和尾部组成 1 首部 主要包括标题 当事人的基本情况两个项目 2 正文 主要包括诉讼请求 事 实与理由 证据三个方面的内容 3 尾部 包括结尾和附项 民事上诉状的结构和内容民事上诉状的结构和内容是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 主要包括标题 当事人的基本情况和案由几项内容 2 正文 包括上诉请求和 上诉理由 3 尾部 包括结尾和附项 民事答辩状的结构和内容民事答辩状的结构和内容是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 主要包括标题 当事人的基本情况和案由几项内容 2 正文 主要写明答辩理 由 3 尾部 包括结尾和附项 刑事自诉状的结构和内容刑事自诉状的结构和内容是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 主要包括标题和当事人的基本情况 2 正文 主要包括案由和诉讼请求 事实 与理由 以及证人姓名 住址 其他证据的名称 来源 3 尾部 包括结尾和附项 刑事上诉状的结构和内容刑事上诉状的结构和内容是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 主要包括标题 当事人的基本情况和案由 2 正文 包括上诉请求和上诉理由 3 尾部 包括结尾和附项 刑事答辩状的结构和内容刑事答辩状的结构和内容是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 包括标题 当事人的基本情况和案由 2 正文 是刑事答辩状的重点部分 主 要应当阐明答辩人的答辩意见和理由 3 尾部 包括结尾和附项 刑事申诉书的结构和内容刑事申诉书的结构和内容是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 包括标题 当事人的基本情况和案由 2 正文 包括请求事项 事实司与理由两 部分 3 尾部 包括结尾和附项 行政起诉状的结构和内容行政起诉状的结构和内容 1 首部 包括标题和当事人的基本情况 2 正文 是文书的核心 由诉讼请求 事实与理由 证据等组成 3 尾部 包 括结尾和附项 行政起诉状的写作注意事项行政起诉状的写作注意事项 行政答辩状的内容和结构行政答辩状的内容和结构是由首部 正文和尾部组成的 1 首部 包括标题 当事人的基本情况和案由 2 正文 是文书的核心内容 应当写明 答辩理由 3 尾部 包括结