QP420100文件资料控制程序

管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 1 目的 建立公司文件和资料审核 分发及更新程序 使公司文件均能得到有效控 制 2 范围 适用于涉及文件 含资料 编写 审核 批准 发放 回收及更新的部门主 管及个人 3 定义 3 1 质量体系所产生的受控文件共 3 类 3 1 1 质量手册 3 1 2 程序文件 3 1 3 工作文件 包括如下 A 岗位职责 B 相关部门制订的图纸 工艺卡片 检验标准 操作规程和管理规定等 3 2 外来文件 非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件 如法律 法规 标准 国际公约 惯例和顾客提供的文件等 4 职责 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 4 1 质量手册 4 1 1 ISO 推行小组负责编写 质量手册 及其更新版本 4 1 2 管理者代表负责审核 质量手册 的内容 4 1 3 董事长总经理批准 质量手册 4 1 4 办公室管理部负责 质量手册 的分发 原稿的存档及作废版本 处理 注 质量手册的分发参照质量手册控制分发名单 4 2 程序文件 4 2 1 各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本 4 2 3 管理者代表负责审核程序文件 4 2 4 董事长总经理负责批准程序文件 4 2 5 办公室管理部负责 分发程序文件 原稿的存档及处理作废版本 注 程序文件的分发参照附录 文件分发名单控制表 程序文件涉及的班组依实际情 况进行颁发控制 4 3 工作文件 4 3 1 相关部门主管负责组织编写本部门的 工作文件 及更新版本 4 3 2 公司管理者代表负责审核 的工作文件 内容 4 3 3 董事长总经理负责批准工作文件 4 3 4 办公室管理部负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理 作废版本 注 工作文件的分发参照附录 文件分发名单控制表 工作文件涉及的班组依实际情 况进行颁发控制 4 4 外来文件 4 4 1 办公室管理部负责 控制 分发外来文件及更新版本和处理作废版 本 存档外来文件 4 4 2 各部门主管负责存档本部门使用的外来文件 5 要求 5 1 总则 受控文件的编写 审核 批准 更改 发行 存档 作废等 按本程序职 责说明执行 5 2 受控文件分发前准备 5 2 1 文件的编号和批准 文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下 处理 A 编号 按照 5 12 的要求进行编号 B 批准 按照本程序 4 职责 的要求由相应的批准人在文件上签章使文 件生效 5 2 2 受控文件的登记和标识 A 文件批准后并登录于 文件目录 中 B 交分发者的文件可以是原稿 复印件或传真方式 C 若以原稿或复印件交分发者 则在作为原稿 复印件的文件首页背面盖 受控 章以便识别 D 若以传真方式送分发者 分发者收到传真后在首页背面盖 受控 章以 便识别 E 对于分发给使用部门的原稿或复印件 应由文件的分发部门在相应的文 件的首页正面加盖红色的 受控 章 以表明文件处于 受控 状态 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 F 对于非受控文件 如 用于教育培训的文件等 应于首页加盖 非受控 参考文件 章 以便识别 5 3 受控文件分发 5 3 1 分发前 文件的批准人确定文件分发范围 填写 文件分发名单 文件分发名单确定的原则是 凡是与文件执行内容有关的部门均应得到相应文 件的有效版本 5 3 2 文件分发者按批准人确定的 文件分发名单 复印文件 并将文件分 发给相应的部门或个人 5 3 3 接受文件人在 文件分发记录表 上签章 作为文件接收的证据 5 3 4 如果分发的文件是更新版本 分发者应按照原分发范围 即原有的 文件分发名单 要求文件的接收人出示失效文件 并盖 作废 章做作废处理 或当场销毁 分发者在 文件分发记录表 上签章作已处理失效文件记录 作 废文件的原稿需保留 5 4 受控文件的更改 5 4 1 质量手册 程序文件及工作文件需更改时 如涉及文件内容的更 改 由申请者填写 文件更改申请 表 经管理者代表审核后经董事长总经理 批准 由办公室管理部按照 5 3 节的规定分发至相关单位部门和个人 如果只 是错字或字数的删减等的更改 则可由管理者代表认可后直接在文件上更改 含 原件 并在更改处签章 5 4 2 除非有特别指定 受控文件的更改应由管理者代表审核后经董事长总 经理批准 5 4 3 文件内容做小的改动时 须抽换更改的那一页次及版本页 首页 其 余页次内容不作变更 5 4 4 更改版本号整数位或更改页码时 整份文件换为新版 5 4 5 文件版本更改准则 A 文件的首版 其起始版本号应为 1 0 B 凡是对文件中一般的非原则性差错的更改 每更改一次应顺次提升版本 号小数点后面的一位数 如由 1 0 改为 1 1 由 1 2 改为 1 3 等 C 凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增 减页次等 应更改版本 号整数位 每更改一次顺次提升整数位 1 2 改为 2 0 2 4 改为 3 0 等 每次更改 后的新版本号的小数位应从 X 0 开始 D 表格的版本 版次的更改与文件相同 5 5 受控文件存档 参照 质量记录控制程序 JS QP420200 执行 5 6 受控文件控制 5 6 1 受控文件统一由办公室管理部分发 其他部门未经授权不得分发 5 6 2 如确因实际需要增发文件 可以向文件批准者申请 A 由批准人直接填写在 文件分发名单 中 正式拥有受控文件 B 要求一份复制版本 复制版本盖 非受控参考文件 章 以不列入更新控 制范围 5 7 质量手册 和程序文件的制作内容应包含如下几个方面 工作文 件可根据实际需要对以下内容做适当的选择 5 7 1 目的 为了顺利执行程序 先必须清晰地阐述编写文件的出发点 5 7 2 范围 对文件有影响的组织 功能 条款 范围进行描述 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 5 7 3 定义 恰如其分地解释程序中特定的词 条款或符号 5 7 4 职责 控制 权力和确保任务执行的责任 5 7 5 工作程序 通过特定的工作顺序来完成特定的工作内容 5 7 6 参考资料 确定与程序有联系的特定的文件 资料 5 7 7 报告和记录 列出与程序有关的所有表单或报告 5 8 文件制作章节编号及规定 5 8 1 章节编号规定如下 1 目的 2 范围 3 定义 4 职责 4 1 4 2 5 工作程序 5 1 5 2 5 2 2 A B C a b 5 2 3 A 5 3 6 参考资料 7 报告和记录 5 8 2 章节编号以不超过四位数为原则 超过时以A B C 表示 再次 以 a b c 表示 5 8 3 程序文件参考依 5 8 1 节的项目及顺序编写 若没有参考资料 或流程图时 则在该项目填入 略 即可 5 9 要求 以本规范字体 宋体标小四号字 为标准参考字体 5 10 文件编写准则 5 10 1 质量手册 采用 68 位编码 其规定如下 A 为 质量手册 的别码泉州市坚实水泥制品有限公司的代码 为 质量手册 的别码 为 质量手册 的流水号代码 如 JS QM QM 01 010000 质量手册 此四码为 0000 流水号 流水号 质量手册 质量手册 泉州市坚实水泥制品有限公司 5 10 2 程序文件 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 采用 88 位编码 其规定如下 A 为文件别代号 QP 表示程序文件为泉州市坚实水泥制品有限公司 的代码 JS B 为文件别代号 QP 表示程序文件 对应 ISO 9001 2000 项目 4 8 以 4 8 表示 a 4 质量管理体系 b 5 管理职责 c 6 资源管理 d 7 产品和 或服务实现的过程 e 8 测量 分析与改进 C 为每大项的分项代号 以 1 9 表示 如 对应 ISO 9001 2000 项 目 4 8 以 4 8 表示 a 4 质量管理体系 b 5 管理职责 c 6 资源管理 d 7 产品和 或服务实现的过程 e 8 测量 分析与改进 a 4 质量管理体系 41 总要求 D 为每大项的分项代号 以 1 9 表示 如 42 文件要求 a 4 质量管理体系 41 总要求 42 文件要求 b 5 管理职责 51 管理层承诺 52 以顾客为中心 53 质量方针 54 策划 55 职责 权限和沟通 56 管理评审 c 6 资源管理 61 资源准备 62 人力资源 63 设施 64 工作环境 d 7 产品实现 71 产品实现策划 72 与客户相关的过程 73 设计和开发 74 采购 75 生产和服务的运作 76 测量和监控设备的控制 e 8 测量 分析与改进 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 81 策划 82 测量和监控 83 不合格的控制 84 资料分析 85 改进 E 两位为流水号 自 01 99 号由各部门依据需要以流水号方式 编号 如 JS QP 42 01 00 QP 文件此二码为 00 流水号 流水号程序文件分项代号 程序文件分项代号程序文件 程序文件泉州市坚实水泥制品有限公司 5 11 表格编号准则 采用 108 位编号方法 其规定如下 5 11 1 为文件表单代号 FM 表示表格 表单泉州市坚实水泥制 品有限公司的代码 JS 5 11 2 为对应程序文件的编号 详见 5 10 2 D 和 5 10 2 E 的规定 文件表单代号 QR 表示表格 表单 5 11 3 为为表格的流水号 自 01 99 号由各部门依据需要以 流水号方式编号 如 厦门华南龙水泥 制品有限公司文件目录表 FM420101 FM 4201 0 1 文件目录表 流水号 对应程序文件编号 对应程序文件编号 代表表格对应程序文件的编号 详见 5 10 2 D 和 5 10 2 E 的规定 5 11 4 为表格的流水号 自 01 99 号由各部门依据需要以流水号方 式编号 如 JS QR 4201 01 文件目录表 流水号 对应程序文件编号 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 代表表格 泉州市坚实水泥制品有限公司 泉州市坚实水泥制品有限公司文件目录表 JS QR4201 01 5 11 6 外来表单 如国家 行业 质检站等统一制订的表单 采用原编 号 5 12 工作文件的编号准则 同程序文件编号准则 只是 QP 改为 WI 其他不 变 5 12 1 采用 7 位编号 其规定如下 5 12 2 为泉州市坚实水泥制品有限公司的代码 JS 5 12 3 为文件代号 以 WI 表示工作文件 5 12 4 对应工作文件的流水号 自 001 999 号由各部门依据 需要以流水号方式编号 如 JS WI WI 63 01 0010 工作文件流水号 工作文件代号对应程序文件编号 工作文件代号泉州市坚实水泥制品有限公司 泉州市坚实水泥制品有限公司工作文件 JS WI 001 5 12 7 外来文件延用原编号 如国家标准 GB 行业标准 JC 等 若需要 可用本公司文件编号准则进行 6 参考资料 6 1 质量记录控制程序 JS QP 42 0200 7 附件及表单 7 1 文件目录 JS QRFM4201 01 7 2 文件分发记录 JS QRFM4201 02 7 3 文件更改申请单 JS QRFM4201 03 7 4 文件分发名单 JS QRFM4201 04 管理资源吧 提供海量管理资料免费下载 更多免费下载 尽在管理资源吧 附录