档案管理功能操作说明

同济大学档案管理系统同济大学档案管理系统 操作手册操作手册 同济大学档案馆 二 八年五月 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 1 目 录 第一章第一章 系统简介系统简介 1 第二章第二章 档案管理档案管理 3 1 档案信息录入 3 2 档案查询与打印 9 3 文件调整 11 4 档案实体销毁 12 5 辅助立卷与批量修改 12 6 文件识别 13 7 邮件系统管理 15 第三章第三章 名名词词解释解释 16 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 2 第一章第一章 系系 统统 简简 介介 本系统采用浏览器 服务器结构 具有维护方便 不需要安装客户端软件 客户端只需要 一台联网 局域网 校园网 互联网 的计算机就可以应用 具有操作简单 维护方便 安全 可靠 功能齐全等特点 该系统包括档案管理 科技档案 文书档案 会计档案 声像档案 实物档案管理等 收 发文管理 全文自动著录与标引等子系统 其主要功能特点如下 一 系统构架及运行平台 浏览器 服务器 B S 结构作为客户机 服务器 C S 的替代技术已经成为目前各类网络管理 系统的主流技术 本系统正是基于浏览器 服务器 B S 结构 具有易安装 易维护 易操作 与操作系统 后台数据库无关等特点 二 系统主要功能 1 全文自动著录与标引 系统设计了面向 21 世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集 自动著录 即自 动从电子文件全文提取各个著录项 自动标引分类号 档号 主题词 保管期限与全文任意 关键词自动检索 实现了档案文件的采集 著录与标引自动化和人工智能化 对办公自动化过 程中形成的电子文件的利用十分方便 大大提高了档案工作效率和自动化程度 2 全文管理与全文检索 本系统的全文管理通过高效的全文检索算法 实现了全文的高速检索 系统还支持用户远 程上载各种格式的电子文件全文 纸质文件扫描图像 从而实现了对档全文检索 打印 下载 上传 备份等的全方位管理 3 图像 录像 录音等多媒体档案管理 系统对扫描图像 录像 录音等多媒体档案进行统一管理 用户可以远程上载图像 多媒 体文件到系统中 对于录音录像档案还可以进行在线点播 4 档案信息统计 系统可以对各类档案资料进行灵活的统计 并且可以绘出个直方图 统计表等各种统计图表 5 档案借阅利用 系统实现了档案管理借阅利用的网络化 用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中 就可以查阅馆藏档案信息 确定所要借阅的档案实体 系统即可纪录完整的借阅利用信息 并 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 3 可以进行借出档案实体的催还 借阅利用信息的统计等操作 6 公文图像的 OCR 识别 本系统可以自动识别扫描的文件图像 客户端通过系统的上传模块将文件扫描图像上传到 服务器上 服务器端自动利用系统自带的 OCR 识别模块将该图像识别成文本 存入系统数据库 这样用户就可以实现对文件扫描图像的内容的查询 经过我们的大量测试 该 OCR 模块具有识 别率高 识别速度快等特点 三 系统主要特点 1 档案信息远程录入 各种格式的电子文件全文 纸质文件扫描图像文件的上传 由于该系统是基于 TCP IP 网络互联协议 协议的 所以系统用户不受地域限制 只要 有一台接入互联网的计算机就可以登录到该系统中 使用系统的各种功能 2 系统功能齐全 不仅可以管理文件级 案卷级 全宗级的档案 还可以进行收发文管理及多媒体档案管理 3 信息录入与信息输出格式标准规范 档案著录项目 著录项目标识符 著录格式 著录用文字 载体类型标识等方面完全依照 国家档案著录规则 同时也遵循新的档案管理细则 可以进行文件级管理也可以进行案卷级管 理 4 信息安全可靠 该系统的安全机制主要包括三个方面 一 利用 MD5 算法对数据库中用户密码等数据进行 加密 二 用户身份认证 三 数据授权等 同时实现了数据的自动定时备份 确保了网上录入 档案数据的安全性及可靠性 5 文档一体化及办公自动化系统的接口 目前很多单位都已经或正在实行办公自动化 一般的办公自动化软件都忽视了档案管理这 块功能 大部分办公自动化软件的档案管理都做的非常简单 不能满足档案管理部门的要求 档案管理网络管理系统充分考虑到这一现状 为各种办公自动化软件预留了标准的数据交 换接口 可以非常容易地和各种办公自动化系统进行连接 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 4 第二章第二章 档档 案案 管管 理理 由于该系统是浏览器 服务器结构的系统 客户端的计算机只要通过浏览器就可以登录档 案管理系统 在同济大学校园网计算机的浏览器的地址栏中输入 http 192 168 250 32 或者 http 192 168 250 32 login asp 即可打开档案管理系统登录页面 输入用户名和密码即 可进入档案管理系统的应用 第一节第一节 档档 案案 信信 息息 录录 入入 用户成功登陆 档 案网络管理系统 6 0 后 系统自动进入 档 案信息管理 的功能页 面 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示 在此页 面下用户可以实现创建 删除 编辑新的档案数 据等一系列针对档案信 息的操作 档案数据的操作档案数据的操作 我们可以对所列出的档案表进行一系列的操作 1 以 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 为例 在 教学 JX 档案表中 我们可以看到 档案名称 文件数 创建人 创建时间 权限 和 操作 等栏目 栏中的 打开 对应于一个超链接 即 此时 如果用户将鼠标悬停在这个超链接上 鼠标将变 成手的形状 原本黑色的链接将变成蓝色 这表示该链接可以点击 2 鼠标左键点击 打开 超链 接 系统进入 编辑档案信 息主页面 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示 该页面显 示当前打开档 案表中的所有案卷或文件记录 并以类目结构显示 左边显示的是类目结构 右边是相应 类目下的案卷 文件记录 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中存在一个档案表 档 案馆 教学 JX 它的下面有个 教学综合 JX11 的类目 图 1 图 2 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 5 3 用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件记录信息 鼠标左键点击页面左栏上 方的 添加案卷 或 添加文件 按钮 系统进入案卷或文件信息输入窗体 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示 该窗体分为三部分 即 文件 案卷所属类别 红框 文件 案卷输入项 蓝框 和最下方的按钮组 黄框 图 3 4 在 文件 案卷所属类别 中 我们可以看到当前档案表的名称 当前所在类目 以及系 统中已经存在的类 目 若要新建一个 类别 可以点击 选择类目 按钮 系统进入选择类目 窗口 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示 分别选择一级类目 二级类目和三级类目 注意一 二级类目的选择一定要根据档案馆规定的类目表进行选择 不能自行任意输入 5 在 文件 案卷输入项 中 我们可以按照档案录入要求 逐项输入各类信息 案卷必输项目 项目名称输入格式示 例 全宗号2 代表同济大学 2 实体分类号年代号 实体分类号 2005 JX1214 图 4 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 6 案卷 盒号及件号案卷号 18 保管期短期 长期 永久下拉选择 密级公开 内部 秘密 机密 绝密下拉选择 正题名输入完整卷名 的通知 页数输入案卷总页数 58 起止时间用 8 位码表示一个时间 2004 04 05 归档单位输入归档的单位 全称 学院 其它项目的内容可以根据案卷的要求和需要输入 保管期的选择 短期为保管 15 年以下 长期为需保存 16 50 年 按 同济大学档案立卷 部门 归档范围和保管期限表 执行 密级的选择 公开 指可以向所有人公开的文件 内部 指在同济大学内部可以查阅 的文件 秘密 机密 绝密 按文件密级决定 文件必输项目 项目名称输入格式示 例 全宗号2 代表同济大学 2 实体分类号年代号 实体分类号 2005 JX1214 案卷 盒号及件号案卷号 文件流水号自动生成 1 0001 保管期短期 长期 永久下拉选择 密级公开 内部 秘密 机密 绝密下拉选择 正题名输入完整卷名或文件名 的通知 第一责任者输入成文单位 全称 校长办公室 页数输入文件的起止页数 1 5 时间用 10 位码表示一个时间 2003 11 30 归档单位输入归档的单位 全称 学院 文号 图号输入文件号或图号同档 2003 003 号 其它项目的内容可以根据文件的要求和需要输入 正题名 案卷名 文件名 中如有表示 时间的字 词 一律使用阿拉伯数字表示 如 2005 年 3 月 4 日 12 45 如有括号 书 名号 单双引号等标点符号 前后一定要一致 6 用户设定好档案类目和输入完档案信息后 用鼠标左键点击最 下方 添加 按钮 系统弹出 添加案卷 文件档完成 对 话框 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示 点击 确定 按钮关闭对话框 系统回到 添加案卷 或 添加文 件 页面 可以继续添加操作 7 添加完毕后关闭 添加案卷 或 添加文件 页面 此时如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示的 编辑档案信息主页面 右栏就显示出了所创建的档案表的 档案馆 教学 JX 的三级类目结构 8 鼠标左键点击类目名称 则主页面的左栏的就显示出这一级类目下所有的案卷或文件的记 录信息 并可以对其进行操作 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示 9 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中序号为 1 档号为 2 2001 JX1312 24 是一 图 5 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 7 个案卷 序号为 2 3 档号为 2 2001 JX1312 24 0001 2 2001 JX1312 24 0002 是该案卷下的两个文件 用户可根据使用需要添加案卷或文件记录 鼠 标左键点击 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 右上方 添加案卷 或 添加文件 按 钮 进入 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示的案卷信息输入窗体 10 案卷或文件添加成功后 用户可对其进行一系列操作 如删除 编辑等 图 6 删删 除除 如果用户需要删除某 一案卷或文件 只需将鼠标 悬停于该案卷或文件 操作 栏 的 上 箭头 状的鼠标图标变成 手 的 形状 并出现 删除该记录 的标识 左键点击 系统弹 出对话框询问是否放到回收 站里 点击 确定 按钮 则该案卷或文件则被放入回收站 此时在页面左侧的三级目录 下方 将出现一个 回收站 的图标 点击 回收站 的图标 在页面右侧就会出现刚才 被放入的案卷或文件 点击 还原 按钮 可以将该案卷或文件还原到原来的位置 再次 进行删除操作 则完成彻底删除 删除后不可恢复 若选择多条记录后 进行 批量删除 则为永久性删除 操作时一定要注意 编编 辑辑 在该页面下系统实现的最重要功能就是对案卷或文件的编辑功能 用户如果需要对 案卷或文件进行编辑 只需鼠标左击所要编辑案卷或文件 编辑 栏的 图标 系统 即可进入 编辑案卷 或 编辑文件 页面 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 更改案卷的排列顺序更改案卷的排列顺序 有时为了查找 组卷的需要 要使案卷的排列按照一定的顺序 可 以用鼠标悬停在 档号 密级 题名 或 责任者 上 鼠标将变成手的形状 原本 图 7 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 8 蓝色的字体将变成红色 点击后案卷将按该列内容顺序排列 Error Reference source not found 左面第一列中的箭头是用来改变卷内文件的次序 点击向上的箭头可使该文件移动到上面文件的前面 点击向下的箭头可使该文件移动到下 面文件的后面 图 8 11 用户在编辑页面下 可以对所选的案卷或文件的基本信息 进行修改 修改完成后需用鼠标左键点击页面最下方的 保存 按钮 系统弹出 修改案卷 文件完成 对话框 点击 确定 按钮 关闭对话框 修改完成 12 档案网络管理系统 6 0 除了可以支持用户实现对案卷 文件的基本信息的录入 编辑 修改外 还支持用户远程上 传各种格式的电子文件全文 纸质文件扫描图像以及录音 录像等音频 视频多媒体文件 从而实现了对档案的全方位 现代化管理 首先需要指出 如果用户 需要对案卷或文件进行全文 图像或多媒体的操作 可以有 两条途径进入操作页面 用户可以在 档案文件信息管 图 9 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 9 理 页面 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 下 通过点击对应案卷或文件操作栏 右侧的三个超链接 即右图中红线所框出的部分 用户也可以在 编辑案卷 文件 页面 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 下 点 击 输入员 右侧的三个按钮 即图中红线所框出的部分 a 全全 文文 用户要对案卷或文件进行 全文操作 可点击 全文 超 链接或是 全文 按钮 系统 进入 案卷 文件提要 页面 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 该页面分为两部 分 分别支持用户实现案卷或 文件全文提要信息的录入和附 件包括电子文件全文的上传 全文提要信息录入全文提要信息录入 用户可以在 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示的 文件 案卷提要 页面 上部的文本框中录入案卷或文件全文的提要信息 如 在 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容 录入完成后 用户切记用鼠 标左键点击下方的 保存 按钮 系统自动弹出如右图所示 的对话框 鼠标左键点击 确定 完成录入 附件上传附件上传 用户在 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 所示的 文件 案卷提要 页面上可以实现电子文件全文的上传操作 可利用两种方法进行上传 FTP 方式上传 1 若您是初次使用 电子文件上传 功能 则需要安装上传程序 如图 10 中所示 电子文件上传插件手工安装程序 点击此链接 下载 webftp rar 进行解压 安装 安装成功后 点击 电子文件上传 则弹出对话框如 图 12 1 可对硬盘中文件进行 上传 支持 crtl 键和 shift 键 批量上传 图 10 图 11 图 12 1 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 10 浏览上传 2 鼠标左键点击 选择文 件 右侧的 浏览 按钮 用户可以查找本地计算机以 及局域网上所要上传的电子 文件 用户还可根据自己的 使用需要 重新命名上传文 件以及设置文件上传的方式 图 12 2 中选择了本地计算机 E 盘 档案馆文件 下的 档案管理系统操作手册 doc 作为上传文件 并设置其 文件题名 为 操作手册 上传方式 为 上传整个 文件 选择好上传文件并完成设置后 用户可点击下方 上传 按钮 系统完成附件的上传 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中红线所框出的部分表示已上传到服务器中的附件 如果用户需要删除所上传的电子文 件 则需点击 删除 超链接 系统 弹出对话框询问用户是否真的要删除 点击 确定 按钮完成删除 如果用户需要更新所上传的电子文 件 则需点击 更新 超链接 系统 进入更新页面 右图 点击 浏览 按钮选定更新的电子文件 点击 更 新 按钮完成操作 图图 像像 用户要对案卷或文件进行图像操作 可点击 图像 超链接或是 图像 按钮 系统进 入 案卷 文件相关图像 页面 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 该页面分为 两部分 分别实现 图像预览 和 图像文件的上传 与上面所述的 浏览上传电子文件 的方法一样 用户鼠标左键点击 选择文件 右侧的 浏览 按钮 可以查找本 地计算机以及局域网上所要上传的 图像文件 注意上传的图像文件最 大不要超过 5MB 建议使用 JPG 格式 若是扫描图像分辨率请用 100dpi Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中选择上传的图像文件是本地计算机 E 盘 新建活页夹 下的 dagl jpg 图 12 2 图 13 图 14 图 15 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 11 并重命名为 图像 01 选择好要上传的图像文件后 用户可用鼠标左键点击 上传 按钮 系统完成图像的上传 在 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中 用户可 以用鼠标左健点击 预览图像 浏览已上传到服务器上的图像文件 如果用户需要删除所上传的图像 可点击对应图片删除栏下的 删除 超链接 系统 弹出对话框询问用户是否真的要删除 点击 确定 按钮完成删除 如果用户需要浏览某张上传图像原貌 可点击对应图片的预览图像 用户可在系统打 开的 web 页面下浏览到的上传图像 还可以放大 缩小该图像进行观看 如果用户需要浏览所上传的一系列图像原貌 可鼠标左击 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中的 浏览所有 按钮 则该案卷下所有图像在系统打开的 web 页面下依次 排列 供用户浏览 b b 媒媒 体体 用户要对案卷或文件进行媒体 操作 可点击 媒体 超链 接或是 视频 音频 按钮 系统进入 案卷相关视频音频 页面 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 与上文所述的电子文件全文上传的操作方法一样 用户鼠标左键点击 选择文件 右 侧的 浏览 按钮 查找本地计算机以及局域网上所要上传的音频视频档 注意本系 统目前支持上传的音视频档类型仅限于档扩展名为 mp3 asf wma wmv 四种 图 14 中选择上传的音频文件是本地计算机 E 盘 新建文件夹 下的 讲话 mp3 并重 命名为 音频 01 设定的上传方式为 上传整个档 选择好要上传的音频或视频文件后 用户可用鼠标左键点击 上传 按钮 系统 将完成文件的上传 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 中用户可以看到已经上传 到服务器中的音频档题名 长度 格式等基本信息 注意由于媒体文件一般较大 上 传整个文件时 系统会 有一定的时延 用户请 耐心等候 如果用户需要删除所上 传的音频或视频档 可点 击相应档删除栏下的 删除 超链接 系统弹出对话框询问用户是否真的要删除 点 击 确定 按钮完成删除 如果用户需要播放所上传的音频或视频档 可点击相应档播放栏下的 图标 系统将启动相应的媒体播放器 如 Windows Media Player 进行播放 第二节第二节 档案信息查询与打印档案信息查询与打印 图 16 图 17 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 12 一 一 查查 询询 系统为用户提供两种查询接口 一 综合查询 二 针对具体档案的查询 表内查询 1 综合查询 综合查询可以提供给所有用户使用 包括没有账号的访问者 该查询接口的查询范围比较 宽 对于没有登录的用户 可以查询所有密级为公开的案卷和文件 对于已经登录系统的用户 而言 用户可以查询所有登录者本人创建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表 2 针对具体档案的查询 表内查询 该查询只有登录系统的用户才可以使用 在用户打开某一个档案表后 利用该查询接口 用户可以对该档案表中的案卷和文件进行查询 该查询有多种方式 任意关键词查询 实体分类号 案卷号的组合查询 题名 密级 保 管期 实体分类号 案卷号 全文等查询方式 用户完全可以根据自己的需要选择不同的查询 方式进行查询 任意关键词查询 这种查询方式是目前最流行的查询方式 各大网上的搜索引擎都是利用该搜索方式为用户 提供查询服务 用户只要输入所要查询的关键词 点击查询按钮 系统就自动开始搜索包含该 关键词的案卷和文件 任意关键词查询对所有字段进行匹配 包括题名 责任者 密级 时间 实体分类号 全文 附注 主题词等 只要其中含有用户所输入的关键词 系统就会自动将其 归入查询结果中 另外用户还可以用多个关键词 以提高搜索精度 如用户要查询一个关于校 庆的通知 只要输入关键词 校庆 和 通知 即可 不同的关键词用空格隔开 单项 组合查询 如果用户明确地要在哪个字段中进行查询 如要查询题名中包含 通知 的所有案卷和文 件 用户可以在 选择查询方式 中选择题名 然后输入关键词 如要查询某个类目内 题名 中包含 通知 的所有案卷和文件 用户可以在 选择查询范围 中选中该类目 在 选择查 询方式 中选择题名 然后输入关键词 组合查询不能输入两个以上的关键词 二 二 打打 印印 目目 录录 系统参照国家档案局 2002 年最新颁布的有关标准 系统为用户预制好了各种常用的目录格 式 如案卷目录 卷内文件目录 全引目录 案卷封面 如 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 等 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 13 图 18 如图 18 所示 用户可根据需要选择左上方和右上方的各种已定义目录格式 若有其他需 求 可再在左下部分自行点选是否打印 序号栏 页面顶部文字 页面底部文字 等选项 本管理系统默认勾选 自动设置边距 集成自动设置打印参数功能 如图 18 右下部分所 示 一般情况下用户无需再进行设置即可点击 打印预览 进行正常打印 点击 打印预览 后 若发生页面只有滚动条 无其他反应的现象 原因是用户未进行打 印插件的安装 如何才能正确执行打印预览 安装数字证书 打印插件 在 http 192 168 250 32 登录页左下角 点击 安装南大之星数字证书 1 在 internet explorer 浏览器 菜单栏依次点击 工具 internet 选项 安全 2 自定义级别 将 ActiveX 插件和控件 项目下各个条目点选 提示 或 启用 完成以上两个步骤 再执行图 18 的 打印预览 功能 则会弹出插件安装提示 用户允 许其安装即可 安装结束后 就能够正确显示打印页面 第三节第三节 文文 件件 调调 整整 文件调整包括 不同目录之间移动文件 不同档案表之间移动 复制文件 该功能可以让用户自行调整文件案卷的位置 如将指定的文件案卷分别放到相应的不同的 目录中 也可以将指定的文件案卷复制或移动到不同的档案表中 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 14 目录之间文件目录之间文件 案卷的调整案卷的调整 图 19 如上图 为目录之间调整案卷 文件的操作界面 如果要将指定的案卷 文件 在要调 整的案卷 文件前方框内勾选 调整到一个已有目录中 则点击 选择目录 出现 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 的选择页面后 在已有目录中选择相应的目录即可 如果已有 目录下拉列表中没有您需要的目录 则在目录输入框中输入您所需要的目录名称 然后点击 更改类目 按钮 则系统会自动将您所指定文件案卷移动到所指定的目录中 如果要将该目 录下所有文件也一起移动 则先勾选 移动当前类目下所有文件 前的方框后 再点击 更改 类目 按钮 档案表之间调整文件档案表之间调整文件 案卷案卷 图 20 如上图 为档案表之间调整文件案卷的操作界面 调整有两种方式 复制 移动 并且可以保 持原有文件案卷的目录位置不变 即文件在原来档案表中的目录信息也同时被带到目的档案表 中 同样也可以使指定的文件案卷调整到目的档案表中的其他目录中 第四节第四节 档档 案案 实实 体体 销销 毁毁 档案实体销毁功能是对要销毁的文件案卷进行鉴定销毁 并且打印出销毁清单 如下 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 是鉴定销毁的操作界面 图 21 选中所要销毁的文件和案卷 然后点击 销毁实体 按钮 这些文件案卷信息就记录成销毁状 态 如下 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 已经被销毁的文件案卷的题名上被加上删 除标志 并且显示出被销毁的时间 并且可以打印出销毁清单 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 15 图 22 第五节第五节 辅助立卷与批量修改辅助立卷与批量修改 辅助立卷辅助立卷 如下 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found found 用户可以将需要归入一卷 盒 的文件选 中 然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号 在盒 案卷号输入 框中输入相应的案卷 盒 号 点击提交按钮 则系统会自动将所选中的文件归入指定的 案卷 盒 中 批量修改批量修改 批量修改是针对具体的档案著录项目而言的 如实体分类号 题名 密级 保管期等进行 批量修改 首先选中需要进行修改的文件案卷 然后在批量修改界面中选择修改项目 并 且输入修改值 点击 修改 按钮 则系统会自动将所选文件中的指定的著录项修改为指 定的值 该功能为批量数据修改提供了一个便捷的途径 图 23 第六节第六节 公公 文文 识识 别别 公文识别是档案网络管理系统 6 0 OCR 版 的一个功能 我们知道 目前档案的介质主 要以纸为主 对于这些纸质档案的数字化的最有效途径 就是将他们扫描成数字图像文件 然 后通过档案软件对之同一管理利用 标准版中仅仅提供了对纸质档案的扫描图像的管理 但是 如果要对这些数字图像文件档案进行全文检索 显然就有些力不从心了 为此 我们对标准版 进行了改进 增加了 OCR 图像识别 功能 这样通过图像识别模块 就可以将数字图像档案识 别成可以进行全文检索的文本文件 您只要输入一个关键词 系统就可以在全文中搜索您的关 键词 并将搜索结果返回给您 档案网络管理系统 6 0 同济大学档案馆 16 图 24 关于数字图像档案管理可以参照前面档案信息录入 这里重点放在图像档案的识别上 用户首先将一个扫描的数字图像文件通过系统的上传功能上传到系统中 然后进入识别模 块 如下 Error Error ReferenceReference sourcesource notnot found