外贸部岗位说明书.xls

浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 业业务务部部总总监监岗岗位位说说明明书书 版次 页码 职职位位名名称称 业业务务部部总总监监岗岗位位编编码码 所所属属部部门门 业业务务部部岗岗位位定定员员 1 1人人 职职级级 所所辖辖人人员员 工工作作关关系系 直直接接上上级级 总总经经理理 直直接接下下属属 国国内内业业务务员员 单单证证 外外销销业业务务员员 内内部部关关系系 公公司司各各部部门门 外外部部关关系系 职职位位目目的的 根据公司发展战略和经营计划 组织公司国内外销售业务管理工作 确保公司销售目标的如期达成 职职责责一一工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 制订本部门工作计 划 1 根据公司经营计划目标和预算 制订 本部门年度工作计划 每年末进行年终总结时 同时制定下一年度的 年度工作计划 年度 工作计划 应与公司年度战略目标和预算相一致 目标明确 步骤切实可 行 责任落实到人 结果可衡量 2 制订部门日常工作计划 分解落实公 司年度出口 国内内销目标 根据部门年度工作计划 制定部门季度 月度工作计划 按照计划主持协 调部门内资源的配置 分解计划 责任到人 督导检查计划执行 职职责责二二工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 领导外贸业务的管 理 国内业务员的 管理 1 策划 指导市场开发 建立外销产品信息收集渠道 认识和了解向本行业购买产品的买家 建立 基本的潜在客户数据库 内销同上 拟订 市场开拓计划书 报请总经理批准后实施 开拓潜在客户群 评 估客户资信 确认客户需求 负责样品室管理 保持样品室整洁与安全 组织策划参加相关展会及有关客户的来访和接待工作 协助总经理制定发 展战略及销售计划 并根据市场反馈情况及时调整 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 业业务务部部总总监监岗岗位位说说明明书书版次 页码 职职责责二二工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 领导外贸业务的管 理 国内业务员的 管理 2 合同管理 组织出口产品的合同评审 评审内容包括 配套能力 采购周期 生产能 力 交货期 配套规范 技术标准 质量要求 外观及包装要求 知识产 权等 内销同上 合同的签订 合同的签订 除总经理授权外 均应经总经理批准后实施 3 跟踪外贸业务进度 跟踪内销业务进度 对出货计划与合同 订单的一致性 正确性进行审核 对向客户发放的样品进行审核 组织 协调 监督本部门各成员实施并完成公司销售计划和售后服务 协调和处理合同纠纷 与客户核准退货金额及善后补货工作 4新产品推广 市场动态的研究和分析 为公司的设计研发提供依据 协助 指导技术部开发组开发外销样品 5 跟催已下达的生产订单的生产进度 审核签发排产单 组织检查跟进原辅材料供应 工艺技术 生产 质量 包装 报关 发运 的每个环节到位情况 做到万无一失 按时 按质 按量交货 每月将已接订单的完成情况汇总并向相关部门和总经理通报 6 监督检查外贸产品结算 1 监督检查收汇和货款结算回笼工作 2 负责在每月月底前将本月全部出货的结算合同汇总 核查无误交财务开 增值税发票及缴款书 收到增值税发票及缴款书后及时同外贸公司结算应 收货款 并对所有销售订单的货款回收负责 7 建立健全客户档案管理 1 建立健全客户档案 做好售前 售中 售后服务工作 做好国际市场及 顾客信息的收集 整理 分析研究工作并定期写出市场调研报告 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 业业务务部部总总监监岗岗位位说说明明书书版次 页码 职职责责二二工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 领导外贸业务的管 理 国内业务员的 管理 7 建立健全客户档案管理 2 做好统计管理工作 建立销售合同台帐 按时上报销售月报 季报 年 报 做好电话 电邮 传真 信函 样品的收发记录和整理归档 部门文 件的整理归档 客户样板的登记归档 3 进行客户来源与满意度调查 职职责责三三工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 部门管理 1 贯彻执行公司规章制度 督导属员日常行为和对作业流程执行情况 发现问题 及时纠正 严重者 记录于考核档案 2 控制费用支出 按照部门的实际预算 严格控制本部门的费用支出 3 编制本部门各岗位的岗位说明书并规 范化 并及时更新 职位说明书格式和动词规范 职责界定清晰 内容全面 重点突出 有职 位变动时及时进行更新 每年组织一次对职位说明书的常规修订工作 4 组织本部门员工的绩效考核 组织制定和完善下属职位的考核指标库 选择各职位当前阶段的考核指标 依据考核细则定期进行考核 5 组织本部门员工的培养 培训 培训应以绩效改进为核心目标 注意向关键岗位和关键人才倾斜 6 提出本部门的人员配置 晋升 奖惩 等建议 人员配置要符合部门的实际需要 重点考虑人和岗位的匹配 晋升和奖惩 要符合企业的相关规定 7 内外部沟通 建立良好的内外部沟通渠道 协调部门间的业务沟通 定期召开部门例会 日常问题随时沟通 以及时解决工作中遇到的问题 岗岗位位权权限限 1 有对本部门制定的销售计划 销售政策等的修改 解释权 2 有对本部门工作分工和调配权 3 有对本部门属员的任免辞聘权 4 有对本部门属员考核评价权和奖惩 晋升 晋级的建议权 5 有对本部门工作制度的制定 修改和审核权 6 有本部门管理规范的制定 修改和审核权 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 业业务务部部总总监监岗岗位位说说明明书书 版次 页码 任任职职资资格格 性别 不限 年龄 30 50岁 学历 大专以上学历 专业 国际贸易 英语 技能技巧 熟练使用办公自动化软件 具备基本网络知识 极好的沟通协调技巧 较好的计划和执行能力 知识结构 通晓外贸管理知识 掌握一定的市场营销 心理学 合同法及财务等知识 英语6级以上 工作经验 5年以上外贸工作经验 2年以上外贸业务经理工作背景 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 外外贸贸业业务务员员岗岗位位说说明明书书 版次 页码 职职位位名名称称 外外贸贸业业务务员员岗岗位位编编码码 所所属属部部门门 业业务务部部岗岗位位定定员员 5 5人人 职职级级 所所辖辖人人员员 工工作作关关系系 直直接接上上级级 业业务务部部总总监监 直直接接下下属属 内内部部关关系系 公公司司各各部部门门 外外部部关关系系 外外贸贸公公司司 各各相相应应客客户户 职职位位目目的的 在业务部总监领导下 负责寻找客户 洽谈订单事宜 完成销售任务 确保部门目标的达成 职职责责工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 外贸业务操作 1 市场开拓 建立行销 网络 寻找买家 1 客户开发 收集潜在客户基本信息 客户基本信息包括 是否终端客户 年采购能力 消 费区域 以及产品的用途 规格及质量要求 我公司是否能够生产等 2 对于外商的邮件 传真 应在24小时内答复 特殊情况需要延期的 应及时向外商解释及 大概需要的时间 3 参与策划参加展会 预定展位 申请样品 安排样品发运和回运 布展撤展 负责公司及 产品推荐 报价和发放样本并做详细记录以便于追踪 收集行业及竞争对手信息 2 报价 1 报价要有统一的报价格式 针对最终消费市场的不同和客人定位的不同做分别报价 报价 单内容主要包括 产品的型号规格 产品的材质 产品的数量 产品的包装要求 是否有特 别的要求 以及产品的交货期和运输方式等 2 报价必须于当日发出 并以电话或其他方式确认客人已经收到 3 报价发出后 每周需跟踪一到两次 及时反馈客人意见 4 每月做报价统计 列明客户 产品和价格信息 呈交部门经理 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 外外贸贸业业务务员员岗岗位位说说明明书书 版次 页码 职职责责工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 外贸业务操作 3 发样 若买方有来样 可以根据买方的来样做一个对等样品并邮寄给买方确认 如果没有来样 那 么客户可以把自己的产品邮寄过来 同样予以确认 4 签订合同 1 在签订合同中 要写清楚各项细节 包括商品名称 规格型号 数量 价格 装运期 付 款条件 结算等信息 2 做完合同后 盖章传给客户 等待客户的盖章回传 3 将合同的所有要求以书面出货令形式转到跟单员 4 如果客户有需要 应把产前样邮寄给客户 5 催证审证 1 当一票货物快生产完的时候 应及时和客户联系 让客户把货款尽快打到卖方的帐户上或 开出信用证 2 如果订单是信用证的付款方式 业务主管需负责催客人及时开立信用证 并负责审证 对 其中的不合理条款提请客户修改 6 跟踪订单进程 1 及时从跟单员处了解货物的进程 如客户提供包装资料的 催促客户提供 2 掌握客人货代资料 及时了解货物发运情况 3 审核议付和结汇单据并要求不迟于提单日10日内拿到全套正本结汇单据或议付单据的复印 件 并向客人发装船通知 4 在确认没有付款风险的情况下将正本单据立即快递给客人 并做相应记录 7 包装 1 如果客户没有什么特别要求 就按国际通用的标准进行包装 另外 要特别注意外箱上的 唛头 要认真核实 让其符合信用证的规定 2 当客人需要事先打样的 业务员负责与广告或制版公司联系 要求其在风格 内容 文字 和图片方面满足客户的要求 3 实际打样由跟单协助采购部完成 8 验货 1 在交货期前一周 以 工作联系单 方式通知本公司品管部QC验货 2 若客户指定验货人员来验货 要在交货期一周前 约客户查货并将查货日期告知生产部 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 外外贸贸业业务务员员岗岗位位说说明明书书版次 页码 职职责责工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 外贸业务操作 9 跟踪结汇 货款到期日前一周提醒客人到期后按时付款 在到期日前后催促客人付款并确认已付出 并 及时将付款情况通知财务 并与财务核对 10 处理客人质量投诉 对于客人在验货时提出的质量问题 或在出货后客人提出的质量投诉 前者由跟单员填制 质量信息反馈单 后者由业务员填制 在做当日流转后 根据反馈的内容需向客人做原因 分析 并给出解决方案和实施时间 11 接待客户 1 安排车辆接送 请总经办做相应接待准备 了解客人情况 重点介绍其感兴趣的产品和我 司新产品 根据客人和市场的不同做报价 2 如需要则带领客人参观工厂 做相应介绍 会议期间做会谈纪要 会后整理并归档备查 12 样本制作保证所有描述内容正确 确保新产品无遗漏和过时产品不会出现 岗岗位位权权限限 1 有对本部门业务规划参与权 2 有对公司内部管理的合理化建议权 任任职职资资格格 性别 不限 年龄 25 40岁 学历 大专以上学历 专业 国际贸易 英语 技能技巧 熟练使用办公自动化软件和财务软件 具备基本网络知识 较好的沟通协调技巧 知识结构 通晓外贸管理知识 掌握一定的市场营销 心理学及基本的财务知识 工作经验 2年以上外贸工作经验 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 外外贸贸单单证证员员岗岗位位说说明明书书 版次 页码 职职位位名名称称 外外贸贸单单证证员员岗岗位位编编码码 所所属属部部门门 业业务务部部岗岗位位定定员员 2 2人人 职职级级 所所辖辖人人员员 工工作作关关系系 直直接接上上级级 业业务务部部总总监监 直直接接下下属属 内内部部关关系系 公公司司各各部部门门 外外部部关关系系 商商检检 货货代代等等 职职位位目目的的 在业务部总监领导下 负责外贸单证制作与出口报关工作 并会同财务部做好核销工作 确保部门目标的达成 职职责责工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 外贸单证制作与报 关 1 制备基本文件1 基本文件包括 装箱资料 制作出口合同 出口商业发票 装箱单 报关单等文件 负责查阅每票信用证 对于最迟装运期等一些基本条款及其它一些特殊条款应以 L C特殊条款通知单 及时 通知业务员及采购部 租船订仓 1 及时与业务员沟通 了解每票货物的具体出货期 2 如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款 应尽早与货代联系 告知发货意向 了解将 要安排的出口口岸 船期等情况 确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前 以及 船期能否达到客人要求的交货期 应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知 INGORDER 3 如果是由卖方支付运费 应尽早向货运公司或船公司咨询船期 运价 开船口岸等 4 如果货物不够一个小柜 需走散货时 向货代公司定散货仓位 拿到入仓单据时 还 要了解截关时间 入仓报关要求等内容 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 外外贸贸单单证证员员岗岗位位说说明明书书 版次 页码 职职责责一一工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 外贸单证制作与报 关 3 租船订仓 5 向运输公司定仓时 一定要传真书面定仓单据 注明所定船期 柜型及数量 目的港 等内容 以避免差错 6 出货后应及时核对提单的内容并经业务员确认后方可让货代出提单 跟催货代以便尽 快取得正本提单 去商检做好各类产品的检测及相关手续 7 在放提单之前把所有单据交业务员审阅确认后并由业务员及总经理签字后方可寄给客 户 4 安排拖柜 1 货物做好并验货通过后 委托拖车公司提柜 装柜 1 选择安全可靠 价格合理的拖车公司签定协议长期合作 以确保安全及准时 2 发给拖车公司传真资料 内容包括 定仓确认书 放柜纸 船公司 定仓号 拖柜委 托书 注明装柜时间 柜型及数量 装柜地址 报关行及装船口岸等 3 如果有验货公司看装柜 要专门声明 不能晚到 并要求回传一份上柜资料 列明 柜号 车牌号 司机及联系电话等 2 货物出货后应马上向外贸跟单员索取实际出货清单并根据业务员提供的 单证移交清 单 制作正式发票及装箱单 应仔细核对单价 数量 金额并交业务员审阅确认 5 委托报关 1 通常要给报关留出两天时间 船截关前 报关时 应提供一份装柜资料 内容包括 所装货物及数量 口岸 船公司 定仓号 柜号 船开截关时间 拖车公司 柜型及 数量 以及本公司的联系人和电话等 2 全权委托货代 提供资料包括 报关委托书 核销单正本 以及发票 箱单 合同 报关单的副本 6 获得运输文件 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单 仔细核对样本无误后 向船公司书面确认提单 内容 若提单需客人确认 先传真提单样板给客人 得到确认后再要求船公司出正本 浙浙江江剑剑达达电电器器有有限限公公司司编号 外外贸贸单单证证员员岗岗位位说说明明书书 版次 页码 职职责责工工作作任任务务工工作作规规范范 项项目目细细分分 步步骤骤或或流流程程 2 及时支付运杂费 付款后通知船公司及时取得提单等运输文件 支付运费应做登记 外贸单证制作与报 关 7 准备其他文件 1 商业发票 L C要求提供的文件中 对商业发票要求最严格 发票的日期要确定在开 证日之后 交货期之前 发票中的货物描述要与L C上的完全相同 小写和大写金额都 要正确无误 L C上对发票的条款应显示出来 要显示唛头 如果发票需办理对方大使 馆认证 一般要提前20天办理 2 FORMA原产地证书 FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办 注意运输日期要 在L C的交货期和开船日之前 在发票日期之后 未能在发货之前办理的 要办理后发 证书 需提供提单等文件 经香港转运的货物 FORMA证书通常要到香港的中国商检公 司办理加签 证明未在港对货物进行再加工 3 一般原产地证 一般原产地证可在中国贸易促进会办理 或发货后补办 如