2012年后新版-第十-会计档案

第十章 会计档案本章知识点简介 本章主要介绍了会计档案的概念、内容、归档、保管及其查阅、销毁等规定。本章学习的重点是会计档案的归档、保管等方面的有关规定。 本章的主要内容包括： 一是会计档案的概念和内容。会计档案的基本内容具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他会计资料。 二是会计档案的归档。各单位对会计档案的归档和保管应根据财政部、国家档案局联合发布的会计档案管理办法执行。包括编制会计档案保管清册，办理移交办理交接手续。 三是会计档案的保管期限。不同的会计档案发挥作用的时期不同，各种会计档案的保管期限也就不相同。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照会计档案管理办法的规定执行，各单位不得擅自变更。 四是会计档案的查阅和复制。各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。 五是会计档案的销毁。会计档案销毁是会计档案管理的重要内容，必须严格规范，有序进行。第一节 会计档案概述会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计法规定各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。 会计档案是各单位在办理会计事务中形成的记录企业经济业务的会计资料，是会计活动的客观产物，是检查各单位遵守财经纪律情况的客观依据，也是各单位总结经营管理经验的重要参考资料。加强会计档案的管理具有重要意义，包括四个方面：反映作用；史料作用；查证作用；监督作用。 【例10 -1】下列各项中，不属于会计档案的是( )。 A会计移交清册 B原始凭证 C月度财务计划 D记账凭证 【答案】C二、会计档案的内容 会计档案的基本内容具体包括以下四大类： 1会计凭证类 包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 2会计账簿类 包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿，以及其他会计账簿。 3财务会计报告类 包括月度、季度、年度财务会计报告和其他财务会计报告。 4其他类 其他类主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料（如存储在磁性介质上的会计数据和财务数据统计资料等）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。 预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。 【例10 -2】我国的会计档案分为( )。 A会计凭证类 B会计账簿类 C财务会计报告类 D其他类 【答案】ABCD 【例10 -3】下列各项中，属于会计档案的有( )。 A银行对账单 B银行存款余额调节表 C会计档案保管清册 D会计档案销毁清册 【答案】ABCD三、会计档案的种类及分类方法 1会计档案的种类 会计档案是会计活动中形成的客观记录，是一种有专业性的档案，可以按不同的标准进行分类。 (1)按会计工作性质可分为公司、企业会计档案、预算会计档案和银行会计档案。 (2)按管理期限可分为永久会计档案和定期会计档案。 2会计档案的分类方法 会计档案的分类要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法： (1)年度形成分类法。即把一个年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告和其他四大类，然后分别组成若干保管单位（卷）。这一方法适用于企业、事业单位。 (2)年度机构分类法。即把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务报告和其他四类分别组成保管单位。这种方法一般适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。第二节 会计档案保管会计档案的归档 （一） 会计档案的归档和保管要求 根据财政部、国家档案局联合发布的会计档案管理办法，各单位对会计档案的归档和保管应做到： 1各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。 3移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 4交接会计档案时交接双方应当办理交接手续： (1)移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，其格式如表10 -1所示。表10 -1 年会计档案移交清册 编号 文件名称 起止卷号 应保管期限 已保管期限 保管地点及其他移交单位： 移交人： 接受单位： 接受人： (2)交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。 (3)交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 5未设立档案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。 6对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 7采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。 8单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管： (1)单位终止：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。 (2)单位分立：单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管，各方可以查阅、复制与其相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。 (3)单位合并：单位合并后原单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位（存续方）统一保管。单位合并后原各单位仍然存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。 【例10 -4】各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。( ) 【答案】对 【例10 -5】为了加强会计档案的管理，企业当年形成的会计档案也必须有专门的档案管理机构，而不能由会计机构暂行管理。( ) 【答案】错 【例10 -6】单位会计机构对会计档案立卷归档之后，在保管( )期满后移交单位的会计档案管理机构。A3个月 B半年 C1年 D2年【答案】C（二） 会计档案的归档程序1对会计档案进行整理立卷。各单位每年形成的会计资料，年度终了，应由会计人员按不同要求对其进行整理并装订立卷。 2对会计档案进行编制卷号。会计档案整理立卷后，会计机构首先要按不同要求对各类会计档案编制卷号。 3编制保管清册。对会计档案编制卷号后，会计机构应当编制会计档案保管清册，将会计档案的名称、种类、卷号、数量、起止日期、应保管期限等一一登记人册，并一式两份。会计档案的保管期限 不同的会计档案发挥作用的时期不同，各种会计档案的保管期限也就不相同。 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。单位和其他组织会计档案中，年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册为永久保管会计档案，其他为定期保管会计档案。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。其中，月、季度财务报告的保管期限为3年；固定资产卡片、银行存款余额调节表和银行对账单为5年；各种会计凭证总账、明细账、辅助账簿和会计档案移交清册为15年；现金和银行存款日记账为25年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照会计档案管理办法的规定执行，各单位不得擅自变更。各类会计档案的保管原则上应当按照表10 -2和表10 -3所列期限执行，表中会计档案保管期限为最低保管期限。各单位会计档案的具体名称如有与表中所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。表10 -2 企业和其他组织会计档案保管年限 序号 档案名称 保管年限 备 注一会计凭证类 l原始凭证 15年 2记账凭证 15年 3汇总凭证 15年二会计账簿类 4总账 15年包括日记总账 5明细账 15年 6日记账 15年库存现金和银行日记账保管25年 7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年 8辅助账簿 15年 三财务会计报告类包括各级主管部门汇总财务报告 9月季度财务会计报告 3年包括文字分析 10年度财务会计报告（决算） 永久包括文字分析续表 序号 档案名称 保管年限 备 注 四其他会计资料类 1l会计移交清册 15年 12会计档案保管清册 永久 13会计档案销毁清册 永久 14银行余额调节表 5年 15银行对账单 5年表10 -3 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 保管期限序号 档案名称财政总 预算行政、事 业单位税收会计 备 注会计凭证类 1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 IO年10年 2各收入机关编送的报表 10年 3行政单位和事业单位的各种会计凭证 15年包括原始凭证、记账凭证和传票汇总表 4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年 5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证 15年包括拨款凭证和其他会计凭证 6农牧业税结算凭证15年会计账簿类 7日记账 15年15年 8总账 15年 15年15年 9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账 25年 10明细分类、分户账或登记簿 15年 15年15年 11现金出纳账、银行存款账 25年25年 12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位资产报废清理后保管5年 三财务会计报告类 13财政总预算 一 永久 14行政单位和事业单位决算 10年 永久 15税收年报（决算）10年永久 矿 16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年续表 保管期限序号 档案名称财政总 预算行政、事 业单位税收会计 备 注 18财政总预算会计旬报 3年所属单位报送的保管2年 19财政总预算会计月、季度报表 5年所属单位报送的保管2年 20行政单位和事业单位会计月、季度报表 5年所属单位报送的保管2年 21税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年、所属税务机关报送的保管3年 四其他会计资料类 22会计移交清册 15年 15年15年 23会计档案保管清册 永久 永久永久 24会计档案销毁清册 永久 永久永久注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。 【例10 -7】根据会计档案管理办法的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。定期保管的会计档案，其最短期限是( )。 A.1年 B2年 C3年 D5年 【答案】C 【例10 -8】计算会计档案保管期限的开始时间是( )。 A每一月份的第一天 B每一季度的第一天 C每半年度的第一天 D每一会计年度终了后的第一天 【答案】D 会计档案保管期限，原则上按表9 -2和表9-3中规定的期限执行，但涉及外事的会计凭证、会计账簿，不需要永久保管的部分，可由有关主管部门另行制定保管年限。 【例10 -9】按照会计档案管理办法的规定，原始凭证的保管期限是( )。 A3年 B5年 C15年 D永久 【答案】C【例10 -10】银行存款日记账的保管期限是( )。A3年 B5年 C25年 D永久【答案】C【例10 -11】企业年度财务会计报告的保管期限是(A3年 B5年 C15年 D永久【答案】D【例10 -12】事业单位的各种会计凭证的保管期限是(A25年 B15年 C5年 D3年【答案】B三、会计档案的查阅和复制 各单位应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。具体应做到： 1各单位保存的会计档案为本单位提供查阅使用，不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。 2外部人员查阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经本单位负责人批准后，方可办理查阅手续；单位内部人员查阅会计档案时，应经会计主管人员或单位负责人批准后，办理查阅手续。 3办理查阅手续时，查阅人应认真填写档案查阅登记簿，将查阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚。 4查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换。 【例10 -13】会计档案不得借出，如有特殊需要可以提供查阅或者复制，查阅或复制时，应办理登记手续。( ) 【答案】对四、会计档案的销毁 会计档案销毁是会计档案管理的重要内容，必须严格规范，有序进行。 （一）保管期满的会计档案销毁 对于保管期满需要销毁的会计档案，销毁程序如下： 1由本单位档案机构提出销毁意见，编制“会计档案销毁清册”，其格式女I表10 -4所示。表10 -4 会计档案销毁清册单位名称： 年 月 日 档案名称 卷号 册数 起止年度 应保管年限 已保管年限主管部门审批：本单位领导意见：会计机构意见：档案部门意见：监销人员签名或盖章：销毁人员签名：2将已编制好的销毁清册及销毁意见报本单位负责人，单位负责人审核后，应在销毁清册上签署意见。 3会计档案销毁前，监销人员要按照清册所列的内容，对要销毁的会计档案进行清点校对、检查会计档案是否已保管期满、内容和卷号是否相符、编号是否连续等。 4会计档案销毁时，应按规定指派人员监销。 (1) -般企事