档案资料的收集与管理

1 竣工文件内容及编制要求交底竣工文件内容及编制要求交底 一 编制依据编制依据 交通部 公路工程竣工验收办法 交公路发 1995 1081 号 及省交通厅 浙江省公路 工程竣工文件编制办法 中铁二十三局集团第一工程有限公司质量 职业健康安全与环境整 合管理体系 程序文件 结合本工程实际编制 二 二 职责职责 项目部根据统一管理 各级负责的原则 对本工程的文件材料收集 归档工作进行监督 和指导 形成一套完整的档案工作管理网络 本项目部在工程建设之初 提高档案管理工作 的思想意识 将该项工程纳入工程项目管理工作中 建立健全档案管理制度 并同时建立了 文件材料管理领导人责任制 使档案管理有章可循 分工落实 责任明确 严格管理 三 三 要求要求 1 项目部配备了专人负责管理档案资料收集归档工作 2 建立施工资料台帐和借阅制度 人员如有变动 办理有关移交手续 确保工程资料不会流 失 3 项目部设有档案室 并配有电脑 资料柜等必备工具 还须安装统一的档案软件 4 归档资料必须书写工整 字迹 线条清楚 纸张便于长期保管 格式统一 文件材料幅面 原则为 A4 纸 210 297 打印文字材料原则采用 3 号仿宋体 表头标题原则采用 20 号 仿宋体 表格文字 数据原则采用 5 号标准仿宋体 5 禁止使用圆珠笔 铅笔等不易长久保存的书写工具 6 凡由易褪色书写材料制成的文字材料应复印保存 7 原始记录中应签字确认 并加盖项目部及驻地办公章 四 档案资料的收集和质量要求档案资料的收集和质量要求 一 收集 1 档案的收集必须保证资料的原始性和真实性 确保数据材料来源于施工现场 2 组卷应遵循自然形成规律和成套性的原则 分类科学 便于查找利用 3 凡是反映与本工程有关的重要活动 重要部位 隐蔽工程的文件材料 相片等具有查考利 用价值的各种载体都应收集齐全 4 施工阶段形成的文件材料按路线方向 结合单元工程 含分部 分项 及不同专业分别组 卷 必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设完成情况及时收集 2 5 所有质检 试验检测 计量支付数据等应实行计算机管理 并实现计算机联网管理 二 质量要求 1 文件的完整性 一个文件的内涵丰富 格式必须符合要求 要有标题 正文 时间 作者 填写内容要完整 表达要准确 例 红头文件 正本和底稿要完整 请示文件 请示和批示要完整 2 文件的价值性 看该文件需不需要归档 3 文件的有效性 a 内容有效 字体清楚 图纸要整洁 该签字的必须要有认可手续 b 自给材料要有效 要采用符合永久 长期保管要求的材料 禁止使用圆珠笔 铅笔 红蓝 墨水 纯蓝墨水等 4 文件的准确性 a 文字内容要保证无错 漏 差 b 图纸和文字要相符 c 图纸和实物要相符 d 总体和分部要一致 五 归档文件的编制格式 一 卷宗编目 卷宗构成的顺序依次为外封面 内封面 卷内目录 文件材料 备考表 文件材料幅面原则为 A4 纸 210 297 打印文字材料原则采用 3 号仿宋体 表头标题原则采用 20 号仿宋体 表格文字 数据原则采用 5 号标准仿宋体 1 页号 单页书写的文字材料在右下角编写页号 双页书写的文字材料 正面在右下角 背面在左 下角编写页号 且与目录相对应 图样页号编写在标题栏外 保管单位之间不连号 成套图样或印刷成册的文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页号 与其他文件材料组卷的 应排在卷内文件材料最后 已编有页号的只需在卷内文件目录页次中 填写册数 不比重新编写页号 可在备注中注明总页数 案卷封面 卷内目录 原有图样目录除外 卷内备考表不编写页号 2 案卷封面和脊背 案卷外封面只需填写档号 指档案分类号和案卷顺序号 项目名称 案卷提名等项目 3 案卷内封面需填写案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 档号等项目 案卷题名 应包括公路工程建设项目的起讫里程 单位工程 含分部 分项 名称及文件名 称 如桥梁 隧道等工程项目 还应同时标明结构 部位的名称 案卷题名应能简明准确反 映出案卷的基本内容 项目名称以初步设计的批复为准 编制单位 是指案卷形成的单位 编制日期 是指案卷形成日期 卷脊填写档号 3 卷内目录由顺序号 文件材料题名 文件编号 责任者 日期 页次 备注等项组成 顺序号 填写文件材料排列的顺序号 用阿拉伯数字从 1 起依次标注 文件材料题名 应填写文件材料标题全称 没有标题或标题不能说明文件材料内容的 应自 拟标题 文件编号 填写文件材料的原始编号或图样图号 责任者 填写文件材料的直接形成部门或主要负责者 责任者可采用通用的标准简称 日期 填写文件材料的形成日期 年 月 日 页号 填写每份文件首页上标注的页号 最终件标注起止号 卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前 4 备考表 应标明卷内文件材料的件数 页数 不同载体形式文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中 需要说明的问题 立卷人应由责任立卷人签名 立卷日期应填写完成立卷的日期 检查人应由案卷质量审核者签名 检查日期应填写审核日期 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号 档号后标明档案 载体形式 并用括号括起 5 案卷装订 文件采用盒装 具有长期保存价值的重要竣工文件 最终计量支付报表 可同时采用光盘或缩 微技术进行归档 保存 竣工文件采用整卷装订 图纸及其他不便装订的文件材料可不装订 但每份图纸或文件材料右 下角加盖档号章 档号章内容包括该份图纸所在案卷的档号和在本案卷中所在页次 文件装订 应采用三孔一线方法装订 每卷装订厚度一般为 10mm 20mm 30mm 40mm 为宜 特殊情况可用 4 50mm 60mm 装订时靠装订边和下边取齐 不得使用糨糊 普通胶水和金属丝等其它方式 每 卷文件装订线一边至少应空出 25mm 其他各边空出 10mm 文件部分上下应多空出一些 对批语 签注意见写在文件装订线上的 应予以粘贴补宽 对纸张规格大小差别较大的文件材料应适当 粘贴或折叠 二 设计图 设计图应按初步设计图和施工设计图两大部分装订 设计变更资料必须经监理工程师审核确 认 设计资料扉页要加盖设计单位公章并符合图纸出版的有关规定 三 竣工图 竣工图纸参照原设计图的编法 根据工程施工的实际情况进行绘制 竣工图应能全面 准确反映竣工路线 路基 路面 桥梁 隧道 涵洞 路基防护 互通式立交工程 安全设 施等的全部施工实际造型和特征 要求图面整洁 文字工整 清晰 模糊不清的图纸应重新 绘制 全部合格后再装订 凡按图施工没有变动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章 凡有一般性图 纸变更及符合杠改或划改要求的变更 可在原图 新图 上修改 加盖修改专用章 并加盖 竣工图章 凡结构 工艺 平面布置等重大改变及图面变更面积超过 10 的 应重新绘制竣 工图 参照远施工设计图顺序按实际竣工图图纸的数量重新编写图号 并把图号的第一拼音 字母 S 代表施工图 改 J 代表竣工图 重复使用的标准图 通用图可不编入竣工图中 但必须在图纸目录中列出图号 指明该图所在位置并在编制说明中注明 不同的建筑物 构 筑物应分别编制 竣工图规格一般按 A4 297 210mm 或 A3 420 297 mm 装订 底图不折叠 平放 在专用底图柜内 大于 1 号的底图也可卷放装筒 四 竣工图的更改方法 1 利用施工图更改必须注明更改依据 如设计更改通知单 洽商记录等的文件编号 和 更改日期 2 一般是杠 划 改 局部可以圈出更改部位 在原图空白地重新绘制 当无法在图纸 上表达清楚时 应在标题栏上方或左边用文字说明 3 图上各种引出说明应与图框平行 引出线不交叉 不遮盖其他线条 4 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的 应在修改变更处进行杠改 当变更内 容较多时 可采用注记说明的办法 5 更改应用黑色墨水或碳素墨水 禁止使用圆珠笔 铅笔书绘 5 6 竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表 表中的竣工数量必须与计量支付相符 7 竣工图必须经监理工程师审核确认 竣工图文件扉页要加盖单位公章 五 竣工图章的使用 1 竣工图章尺寸为 70mm 50mm 内容有 编制单位名称 图号 编制人 技术负责人和 编制日期 监理单位 监理工程师 2 竣工图章签字要求填写齐全 不得代签 3 竣工图章盖在图纸反面 距底边 40mm 距左边 30mm 处 4 竣工图章应使用不褪色红印泥 六 档号 国道 省道具体项目号由省公路局统一确定 县 乡道项目号由市交通局 委 确定 申 报项目号要求明确项目所在线路并附初步设计批复 项目中如含单独验收隧道 桥梁需分别立 项 并单独给予项目号 一般建设项目 由建设单位统一按竣工文件内容及编制要求排序编制 案卷流水号 档号示例 GL 5 1 2 03 Z 科 公 道 省 杭 具 建 案 技 路 路 道 金 体 设 卷 档 工 线 项 单 流 案 程 目 位 水 号 号 大型建设项目 以编制单位为单位 按竣工文件内容及编制要求排序分别编制案卷流水号 编制单位号 施工单位直接为合同段号 其他单位以编制单位首字拼音的第一个字母 例 指挥部字母为 Z 监理单位字母为 J 和序列号组成 档号示例 施工单位 GL 5 1 02 1 01 科 公 道 国 沪 具 合 案 技 路 路 道 瑞 体 同 卷 档 工 线 项 号 流 6 案 程 目 水 号 号 六 档案资料的管理 一 文件控制 1 文件的分类 文件按管理类型分为三类 1 一类文件 体系文件 包括 管理手册 程序文件 项目质量 职业健康安全和环境管理计划 等 2 二类文件 技术文件 分为专用性和通用性技术文件 专用性技术文件包括 作业指导书 施工组织设计 技术交底书 和设计施工图纸 图 纸会审记录 表单等 通用性技术文件包括 国家 行业标准 规范 规程和通用性图纸等 3 三类文件 管理性文件 分为法规性和事务性文件 法规性文件包括 内部和外来的与体系相关的法律 法规 规章和管理规定 管理办法 实施细则及合同文件等 事务性文件包括 与体系相关的法规性文件以外的其他管理性 事务性文件 2 文件的控制办法 1 一类文件 体系文件 的控制方法 编写唯一的受控号 登记签收 建立 文件清单 2 二类文件 技术文件 的控制方法 a 专用性 设计施工图纸 技术文件 专用性图纸编写唯一的受控号 登记签收 建立 文件 清单 其他专用性技术文件登记签收 建立 文件清单 b 通用性技术文件 登记发放 建立 文件清单 3 三类文件 管理性文件 的控制方法 a 法规性文件 登记签收 建立 文件清单 b 事物性文件 登记签收 3 文件的编写与审批 1 一类文件 体系文件 的编写与审批 项目质量 职业健康安全和环境管理计划 由项目部编写 子公司安全质量管理部审核 7 管理者代表批准 并报公司备案 编写格式与要求按照公司 体系文件编写导则 的规定执 行 2 二类文件 专用性文件 的编写与审批 由项目部相应的程序主管部门负责编写并审核 项目经理批准 编写 包括编号 要求 按照项目部相应程序主管部门的有关规定执行 同时应符合甲方及合同的相关要求 3 三类文件 管理性文件 的编写与审批 由项目部各相关部门编写并审核 项目经理批准 编写格式与要求按照 文书处理方法 的有关规定执行 合同文件的编写格式与要求按照相关规定执行 总之 所有文件均需格式规范 字迹清晰 标识准确并标明日期 4 文件的编号与发放 1 一类文件 体系文件 的编号和发放 项目质量 职业健康安全和环境管理计划 由安质科负责编号和登记发放 2 二类文件 技术文件 的编写和发放 专用性文件由项目部编写 或接收 文件的部门负责编号和登记发放 3 三类文件 管理性文件 的编号和发放 a 公开发行的法律 法规性文件版本及合同文件由各相关部门负责收集和登记发放 b 其他三类文件由办公室负责编号和登记发放 4 实行 收发文记录 文件的接收和发放均应使用 收发文记录 进行登记签收 本部门编写的文件使用 发文 记录 接受外来文件使用 收文记录 文件的发放可采取领取签收 传达签收和邮寄等方 法 5 一类文件的发放应首先填写 文件发放审批表 经发放部门负责人批准后再使用 发文 记录 进行发放 5 文件的修改 1 一类文件 体系文件 需要修改时由需要修改文件的部门填写 文件修改审批表 审批 后按批准修改的内容在原文件的相应位置进行修改 如因位置所限 可在当前页另加附页 修 改后的文件内容应明确 清晰并随时填写程序文件首页的 修改记录 栏 2 二类文件 专用性技术文件 需要修改时应按照文件的编写与审批规定和要求执行 3 文件的修改 审核与批准权限应按照编写与审批规定执行 6 外来文件的辩识 8 1 外来文件中的技术性文件和公开发行的法规性文件由文件的相关部门进行跟踪和识别 经 本部门负责人批准后纳入本部门文件管理体系 2 外来文件中的其他管理性文件的辩识按照 文书处理办法 的相关规定执行 二 文件的管理 1 建立 文件清单 项目部建立本部门的 文件清单 并对其变动情况实行动态管理 随时掌握 文件的现行修订状态和有效版本 保证各使用场所文件的适宜性和有效性 文件清单 的内容包括 本部门适用的一类文件 二类文件和三类文件中的法规性文件 文件清单 应注明编制部门 编制人 并经本部门的领导审核批准 并报送项目部办公室 2 文件的借阅 借阅文件应填写 文件借阅登记表 经文件保管部门批准后即可借阅 涉密文件的借阅按 照 文书处理办法 的有关规定执行 3 文件的复制 复制一类文件和专用性文件应填写 文件复制登记表 经文件的发放部门负责人批准后 即可复制 文件的发放部门应对复制件进行核对和标识 确保清晰无误 复制管理性文件按 照 文书处理办法 的有关规定执行 4 文件的补领 体系文件在丢失或破损严重影响使用时 使用人应向文件的发放部门申请补领新文件 同 时填写 文件发放审批表 经发放部门负责人批准后 即可领取新文件 新文件的受控号 仍然使用原文件的受控号 破损文件应同时上交发放部门 文件持有人在调离工作岗位时应将文件交回文件的发放部门 5 文件的销毁和留用 1 作废文件的销毁使用者将已作废的体系文件和专用性技术文件及时向文件的发放部门移 交 文件的发放部门应对其进行标识 加盖 作废文件 印章 销毁以上文件应填写 文件销毁登记表 由文件的发放部门负责人审核批准后及可销毁 管理性文件和涉密文 件的销毁按照 文书处理办法 的有关规定执行 2 作废文件留用 因工作需要留用作废的体系文件和专用性技术文件 应填写 作废文件留用登记表 由文件的发放部门负责人批准并对其进行标识 加盖 作废留用 印章 6 文件的保管 9 保管文件应用专门的文件柜 并装盒 编目 卷内文件目录 编号保存 单位撤销时 应将需要归档的文件向上一级档案部门移交 单位合并时 全部文件应随之合并管理 所 有文件上报下发均应建立收发文登记簿 履行签收手续 所有文件应编号存档 归类管理 便于查阅 并应满足贯标要求 文件归档执行 企业档案管理办法 7 图纸管理 设计施工图纸要加盖受控章 编写唯一的分发号 登记签收 建立 文件清单 在领 取到新图后 应将旧图上注明 作废 并注明作废日期和 依据 如系变更图 应补装在 原图后面 与原图合并存放 并用彩笔在原图中标注清楚 以便施工中正确选用和编制竣 工资料时采用 8 资料管理 文件 图纸以外的各种资料 应有技术人员负责认真填写 收集保管 整理归类后 及时移交资料员存档 存档的资料应明确标识 并编号分类存放 备有目录 及时编制有 效文件清单 做到完整性 系统性和可查性 备编制施工总结和竣工文件使用 加强内业资料档案管理工作 建立完善的内业资料档案目录 指派专人负责此项工作 集中管理 分类建档 原始资料是工程实施中形成的未经任何修改的原始记录 认真做好原始资料的保护 搜集 整理和归档工作 档案资料贯穿整个施工过程 是自然形成的 真实的 成套的 具有原始性 真实性 广泛性 多样性 成套性 专业性等特点 需要我们每个施工人员认真对待 10 技术资料管理 1 技术 资料管理范围包括全管段内合同建设项目各阶段设计文件 施工图纸 标准设计图 有关协议 纪 要 现场调查 设计核对和技术交底 变更设计 施工总结等各项施工技术资料 以及设计施工规范 规 则 标准 手册 科技情报资料 学术活动资料等 2 文件管理 所有文件上报下发均应建立收发问登记簿 履行签收手续 所有文件应编号存档 归类管理 便于查阅 并 应满足贯标要求 3 图纸管理 在领取到新图后 应将旧图上注明 作废 并注明作废日期和依据 如系变更图 应补装在原图后面 与原图合并存放 并用彩笔在原图中标注清楚 以便施工中正确选用和编制竣工资料时采用 4 资料管理 文件 图纸以外的各种资料 应有技术人员负责认真填写 收集保管 整理归类和移交资料员存档 施工日志要求每位技术员认真填写 为大家自己方便 暂时由大家保管 待工程完工时再移交档案室存档 其他技术性资料要求在每个分部分项单元完成后三天内将资料移交档案室存档 不得超过第三天的下午 18 00 时 移交时办理相应的资料移交手续 存档的资料应明确标识 并编号分类存放 备有目录 及时编制有效文件清单 做到完整性 系统 性和可查性 备编制施工总结和竣工文件使用 1 建立资料移交台账 每个分部分项单元都记录在内 技术员 档案员在资料移交时都得签字 责任必须 分明 不能出现互相推托现象 3 资料的要求份数 2 资料的整理始终贯彻三标一体的原则 文件的控制均按如下图所示来执行 11 文文 件件 控控 制制 程程 序序 图图 二类文件 二类文件 技术文件 分专用性和通 用性技术文件 专用性技术文件包括 作业指导 书 施工组织设计 技术交底书和设 计施工图纸 图纸会审记录 表单等 通用性技术文件包括 国家 行业 标准 规范 规程 通用性图纸等 三类文件三类文件 管理性文件 分为法规 性和事务性文件 法规性文件包括 与体系相关 的法律 法规 规章和管理规定 管理办法 实施细则及合同文件等 事务性文件包括 与体系文件 相关的法规性文件以外的其他管理 性 事务性文件 一类文件一类文件 体系文件 包括 管理手册 程序文件 项目质量 职业 健康安全和环境管 理计划 等 控制方法 控制方法 加盖受控章 编唯 一分发号 登记签收 列入 文件清单 控制方法 控制方法 专用性技术文件 设计施 工图纸编写唯一的受控号 登记签收 列入 文件清单 其他登记签收列 入 文件清单 通用性技术文件 登记发放 列入 文件清单 控制方法控制方法 法规性文件 登记 签收 列入 文件清单 事务性文件 登记签收 编写 修改 审批 编写 修改 审批 管理手册 由安质部 编写 管理者代表审核 总经理批准 程序文 件 由各主管部门编写 安质部审核 管理者代 表批准 项目质量 职业健康安全和环境管 理计划 由项目部编写 安质部审核 管理者代 表批准 修改文件填 写 文件修改审批 单 文件字迹清 晰 注明日期 编写 修改 审批编写 修改 审批 作业指导书 施 工组织设计等专用性技术文件由项目 部相应程