某集团办公系统解决方案(doc 57页).doc

北京华胜龙腾软件技术有限公司 华胜龙腾办公系统解决方案华胜龙腾办公系统解决方案 北京华胜龙腾软件技术有限公司北京华胜龙腾软件技术有限公司 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 1 页 共 73 页 目目 录录 一 公司简介一 公司简介 4 4 二 典型用户二 典型用户 4 4 三 企 事业办公中的困惑和华腾公司的一剂良方三 企 事业办公中的困惑和华腾公司的一剂良方 5 5 四 企 事业实施办公系统的益处四 企 事业实施办公系统的益处 7 7 五 华腾公司的设计思想 设计目标及开发策略五 华腾公司的设计思想 设计目标及开发策略 9 9 1 华腾公司产品设计思想 9 2 华腾公司的设计目标 10 3 华腾公司的开发策略 10 1 1 NotesNotes 作为平台作为平台 10 2 2 流转智能化 流转智能化 11 3 3 简化开发与管理 简化开发与管理 11 4 4 集成有效性 集成有效性 11 5 5 开放的文档格式 开放的文档格式 12 6 6 完整的工作管理模型 完整的工作管理模型 12 7 7 过程优化与华腾软件 过程优化与华腾软件 12 六 系统特点介绍六 系统特点介绍 1313 1 完全的浏览器架构 13 2 文件格式自定义 14 3 图形化的工作流程自定义 14 4 图形化的流程跟踪 16 5 与 OFFICE 软件无缝集成 17 6 文件修改痕迹保留 17 7 实时的文件提示功能 18 8 集成 XML 技术解决了 B S 结构下处理文档的安全性 19 9 支持全文检索 19 10 电子印章 20 11 方便的信息发布平台 21 12 实现内外邮箱的统一 21 13 网上会议和视频会议的管理 22 14 与关系型数据库连接 23 15 系统门户自定义 23 16 支持手机短信 24 17 系统支持电子手写痕迹和真迹的同时保存 25 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 2 页 共 73 页 七 系统模块的功能七 系统模块的功能 2525 一 个人办公 25 1 1 邮件管理 邮件管理 25 2 2 计划总结 计划总结 26 3 3 日程安排 日程安排 26 4 4 名片夹通讯录 名片夹通讯录 26 5 5 手机短信 手机短信 26 二 流程管理系统 26 三 行政办公 29 1 1 公文管理 公文管理 29 2 2 档案管理 档案管理 30 3 3 会议管理 会议管理 31 4 4 人事管理 人事管理 31 四 机关办公 32 1 1 车辆管理 车辆管理 32 2 2 考勤管理 考勤管理 32 3 3 资产管理 资产管理 33 4 4 办公用品 办公用品 34 五 内部信息 35 1 1 新闻中心 新闻中心 35 2 2 公告管理 公告管理 35 3 3 通知管理 通知管理 36 4 4 人员动态 人员动态 36 5 5 交办事宜 交办事宜 36 6 6 共享资源 共享资源 36 六 系统管理 37 1 1 系统管理系统管理 37 2 2 权限设置权限设置 37 3 3 其他维护其他维护 37 4 4 系统备份系统备份 37 七 即时消息及视频会议系统 37 八 数据处理系统 38 八 系统应用的环境八 系统应用的环境 3838 附页一 针对办公自动化项目我们的建议的实施及技术方案附页一 针对办公自动化项目我们的建议的实施及技术方案 3939 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 3 页 共 73 页 1 成立专门的项目负责小组 39 2 注意相关功能之间的联动处理 39 3 实现多项功能的综合查询 39 4 公司原有内容及系统的充分利用和有效集成 40 5 办公网和 INTERNET的连接方案 40 6 通过创建复本最后达到数据同步的目的 43 7 系统的安全性 44 8 利用 LOTUS 公司群集功能 加强系统的安全性和效率 48 附页二 华腾办公自动化软件构架及报价附页二 华腾办公自动化软件构架及报价 4949 附页三 项目实施和系统维护服务附页三 项目实施和系统维护服务 5252 一 项目实施方法 52 一 项目开发管理制度 一 项目开发管理制度 52 二 项目实施模式 二 项目实施模式 53 二 项目实施周期 53 一 制定项目实施周期计划表 一 制定项目实施周期计划表 53 二 制定项目计划 二 制定项目计划 53 三 项目实施阶段说明 三 项目实施阶段说明 53 三 项目实施策略 55 一 实施技术原则 一 实施技术原则 55 二 项目控制 二 项目控制 55 三 需求变动控制机制 三 需求变动控制机制 56 四 项目组织结构 四 项目组织结构 56 五 项目实施工作活动 五 项目实施工作活动 56 四 系统维护服务 57 一 公司简介一 公司简介 北京华胜龙腾软件技术有限公司 简称华腾 是以计算机软件开发为主 集应用系统集成 计算机网络工程 技术咨询 技术培训等为一体的综合性科 技公司 公司技术力量雄厚 坚持 以人为本 的原则 尊重知识 尊重人才 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 4 页 共 73 页 使优秀人才在公司的发展中脱颖而出 是一支充满活力的青年队伍 目前 公 司运用现代企 事业管理制度的方法和手段 不断地扩大规模 使公司走上了 持续 快速 健康的发展轨道 成为中国软件行业的一颗新星 华腾软件公司自成立以来 先后开发了一系列高起点 高层次的大型管理 系统 在北京电信 巴蒙电信 中央电视台 中国港湾建设总公司 上海联合 基因集团 长春一汽实业总公司 北京朝阳区政府成功实施应用 以及最新推 出了基于 Internet 的网上分销管理系统 北京华腾软件公司最近还成功签约 中国储备棉管理总公司 北京审计局 北京通州区社会和劳动保障局 北京图 书大厦 中国长城工业总公司 中国电信北京研究院等的大型办公自动化管理 系统 华腾软件 凭借中关村科技园区的多种优势 发扬 团结 拼搏 奋进 的精神 不断地开拓进取 凭借实用可靠的产品风格和踏实稳健的市场策略服 务于中国企 事业管理软件的需要 赢得了用户的广泛尊敬和信赖 公司坚持 以市场需求为导向 正确运用先进的计算机技术 将数字信息化的管理思想和 方法融入科学及管理领域 创造行业模式与标准 为中国信息化进程的加快不 断努力 二 典型用户二 典型用户 北京电信 中国电信北京研究院 内蒙古巴盟电信公司 陕西铁通分公司 中央电视台 中国一汽实业集团公司 中国港湾建设总公司 中国储备棉管理总公司 鞍山证券 上海联合基因集团公司 北京市审计局 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 5 页 共 73 页 北京朝阳区政府 北京市通州区劳动和保障局 中直北戴河办公室 贵州梅岭化工厂 上海信谊金朱药业 广州金发科技公司 北京科锐配电自动化股份公司 黑龙江八五四农场 上海银河宾馆 三 企 事业办公中的困惑和华腾公司的一剂良方三 企 事业办公中的困惑和华腾公司的一剂良方 在企 事业办公中我们可能会常常遇到以下烦恼 集中化的办公可控制性 总部对于分支机构的运转情况不能够及时的获悉 由于出差等原因 对办公室内本已急迫的工作无能为力 各部门之间相互孤立 已有的资源却不能很好利用 管理工作中公文和会议繁多 请示汇报程序复杂 员工和领导之间无法进行有效沟通 使得管理层的精神无法及时准确传达 拥有大量的业务子系统 但缺乏有效的整合 无法充分发挥现有计算机系统 的优势 办公成本居高不下 办公效率低下 管理体制不规范 针对企 事业上述困惑 华腾公司将通过实施以下工作解除您的困苦 一 建立内部的通信平台 建立组织内部的邮件系统 使组织内部的通信和信息交流快捷通畅 二 建立信息发布的平台 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所 例如电子公告 电子 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 6 页 共 73 页 论坛 电子刊物 使内部的规章制度 新闻简报 技术交流 公告事项等 能够在企 事业或机关内部员工之间得到广泛的传播 使员工能够了解单 位的发展动态 三 实现工作流程的自动化 我们都知道 各个单位都存在着大量流程化的工作 例如公文的收发 文 各种审批 请示 汇报等 都是一些流程化的工作 通过实现工作流 程的自动化 就可以规范各项工作 提高单位协同工作的效率 四 实现文档管理的自动化 可使各类文档 包括各种文件 知识 信息 能够按权限进行保存 共享和使用 并有一个方便的查找手段 每个单位都会有大量的文档 在 手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里 因此 文档的保 存 共享 使用和再利用是十分困难的 另外 在手工办公的情况下文档 的检索存在非常大的难度 五 辅助办公 它牵涉的内容比较多 像会议管理 车辆管理 物品管理 图书管理 等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公 实现了这些辅助 办公的自动化 六 信息集成 我们每一个单位 都存在大量的业务系统 如购销存 ERP 等各种业 务系统 企 事业的信息源往往都在这个业务系统里 办公自动化系统应 该跟这些业务系统实现很好的集成 使相关的人员能够有效地获得整体的 信息 提高整体的反应速度和决策能力 七 实现分布式办公 这就是要支持多分支机构 跨地域的办公模式以及移动办公 现在来 讲 地域分布越来越广 移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求 四 企 事业实施办公四 企 事业实施办公系统的益处系统的益处 1 1 规范企 事业的管理 提升管理素质 规范企 事业的管理 提升管理素质 制定规范的工作流程 使管理科学化和制度化 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 7 页 共 73 页 依据先进的管理思想 ISO9000 CRM 提升企 事业的管理水平 提供详细及时的信息 使决策科学 准确 及时 2 2 快捷的电子商务 提升企 事业的形象 快捷的电子商务 提升企 事业的形象 企 事业站点的动态信息发布和管理 方便企 事业的电子商务 政务 开展 和服务对象的网上沟通 改善企 事业的服务形象 及时的信息交互 加快了企 事业对服务对象 合作伙伴的反应速度 建立良好的互动关系 3 3 节约开支 节约开支 浏览器客户端 低维护成本 完全基于浏览器 简单易用 节约培训费用 网上办公 减少了会议 电话和交通开支 4 4 强大的工作流 提升企 事业办事效率 强大的工作流 提升企 事业办事效率 方便的图形化流程监督 基于 JAVA 的流程绘制器 工作流生成器 简单易用 方便灵活 设计思想独特 可定制的文档和流程 领先于其他同类产品 基于条件的路由规则 流程跳转 委托功能 方便流程的设定和管理 5 5 安全机制 安全机制完备完备 Domio Notes 优越的安全机制 具有集成性 自成系统的完备性和独 立于操作系统的独立性 内置公共密钥基础设施 PKI 公认的基于数字证书的安全认证体系 提供了的权限控制 加密解密和数字签名的功能 还可以延伸到 Internet 如支持 SSL X 509 和 S MIME 等各种标准 多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源 详细的系统安全日志和程序日志详细的记录了所有访问系统的用户 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 8 页 共 73 页 详细的文档操作修订记录 记录对文档的所有操作人员和时间 完善的文档痕迹保留功能 保证历史操作的可追溯性 6 6 办公自动化的崭新境界 办公自动化的崭新境界 具备国际标准的功能模块 覆盖企 事业信息化的各个方面 在一个集成的平台下 提供给您电子邮件 待办事宜 通讯录 文档 日程安排等所有信息 工作流生成器 简单易用 适用性强 可由客户随意定制 内置信息搜索引擎 您在使用时遇到任何问题 都可以随时查询相关 的信息 7 7 B SB S 体系结构 优于传统体系结构 优于传统 C SC S 构架构架 节省了企 事业投资 传统的办公系统多采用基于 C S 构架与 Internet 相连接的技术 企 事业构建办公系统需要购置昂贵的软硬 件产品 包括 服务器 计算机终端 网络设备 专线 或多条电话 线 系统软件 数据库产品等 华腾办公系统基于 B S 构架达到了为 企 事业 瘦身 消肿 的目的 使企 事业各分支机构减少大量 开支 华腾公司充分利用自身的资源优势 作为办公软件解决方案的 提供商 专业的应用系统开发队伍和强大的系统维护部门为企 事业用 户提供全方位的服务 用一句通俗的话来表示 就是用户只需要提供 自己的业务模式 以及数据源 根据用户的业务模式 华腾为用户开 定义适合其特点和需求的应用系统 使用户以低成本的投入方式得到 了高质量的技术和服务保障 从而确保了企 事业办公系统的顺利实 施 简化了用于维护计算机系统的人员队伍 传统的办公系统要求企 事 业配备一支庞大专业化的系统维护队伍 以保证系统出现故障时可以 及时修复 保证系统正常运转 对企 事业来说 平时系统不出现故 障时并不需要如此庞大的维护队伍 因为这样无疑加大了企 事业信 息系统的运作成本 华腾办公系统的 B S 结构使企 事业数据可保留 由电信托管的服务器上或在企 事业的服务器中 保证了企 事业终 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 9 页 共 73 页 端的简洁易维护性 使企 事业仅需要极少专业技术人员就可以保证 系统的稳定运行 大大降低了企 事业人力资源成本 加强了对异地分支机构的监管力度 利用 LOTUS DOMINO 提供的强大 复制技术 将分公司的数据以最小文件的方式 定时更新报送总公司 解决由于报送不及时造成双方数据不一致 不利于企 事业领导的决 策 五 华腾公司的设计思想 设计目标五 华腾公司的设计思想 设计目标及开发策略及开发策略 1 华腾公司产品设计思想 华腾公司产品设计思想 产品功能的设计产品功能的设计 以办公系统中文件流转过程的控制 和文件的存放管理为核心 自动完成 与业务系统相关的部分数据的自动形成和形成数据流转过程中 环节控制点数 据的控制核对 系统部分数据的形成依靠现有业务系统自动得到 系统数据形 成以后可以方便流畅地将数据归档或发布 使用系统过程中改变原来第二代办 公系统只是对文件流转过程控制的缺点 完成对过程和数据的集中管理 产品使用范围的设计产品使用范围的设计 产品基于浏览器 服务器模式 客户端采用浏览器的方式 普通人员对系 统的使用除 win98 系统的默认安装外无需其他附加软件的安装 在大规模系统 推广的过程中减小系统的维护运行费用 产品安全方面的设计产品安全方面的设计 系统的客户端到服务器的连接采用安全的 https 的连接方式 系统支持多 种证书服务器的集成使用 数据传输过程中按照 512 位的加密算法对数据进行 加密 后台数据本身依靠 domino 的存取控制列表对数据的安全进行控制 2 华腾公司的设计目标 华腾公司的设计目标 总体目标总体目标 建设一整套具有各行业特色 满足企 事业实现办公管理现代化 实现各 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 10 页 共 73 页 种业务环节的量化管理和控制需要和发展要求 采用先进的技术平台与成熟的 应用方案相结合 国际企 事业管理机制与适合中国国情的管理模式相结合 高性能 高可靠性 界面友好美观 操作便捷 易用高效安全的办公信息系统 使之能够直观 科学 准确 实时地反映企 事业管理 为企 事业的办公管 理提供决策依据 增强经济效益和提高现代化管理水平 从而全面提升企 事 业的竞争优势 3 华腾公司的开发策略华腾公司的开发策略 华腾软件是在 Lotus Notes 平台上长时期开发各类关键性业务办公自动化 应用而演化出来的经验成果 1 1 NotesNotes 作为平台作为平台 Lotus Notes 是目前全球最流行的 工作组 产品 它所具有众多的强项 是创建工作流程的理想平台 但它本身并非是工作流程产品 Notes 提供了成熟 复杂的数据复制服务和 VIM 传输协议所形成的应用集 成的标准 并可以访问各种外部数据库 其 RTF 域又能帮助管理各种信息类型 文字处理 电子表格 影像 图形等 Notes 还可在所有市场上流行的硬件 平台中运行 包括主机 小型机 UNIX 工作站与微机 其应用开发的环境亦被 公认为是最简易的软件平台之一 所有这些都为工作流程的解决方案提供了基 本的要素 但就本质而言 用 Notes 来支持有效工作流程的应用环境 需要开 发人员投入大量的精力 2 2 流转智能化 流转智能化 华腾软件借助于 Notes 提供的强有力的功能 对流转自动化实施了一整套 的规则和工作过程技术 其重点在于处理那些结构化的和可定义的工作过程 华腾公司的观点认为 除了极少数以工程类型为主的特殊项目的处理过程外 绝大部分行业的信息处理工作过程都有一定的结构性规则 某些工作过程表面 上看来是非结构化 只是因为办事人员习惯于凭经验惯性处理事务 忽略了结 构性规则的提炼 此外 在手工作业的环境中 办事人员往往会人为地引发一 些例外处理事件 这是某些工作过程被视为非结构化的另一原因 实践证明 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 11 页 共 73 页 采用计算机化的工作流程解决方案是可以帮助人们把作业环境规范化 减少失 误与重复劳动 缩短办理周期 提供过程优化的依据 从而达到提高效率和科 学管理的目的 3 3 简化开发与管理 简化开发与管理 虽然这些工作过程是结构性和可定义性的 但它们并非固定不变 工作过 程中的任何任务可能要增加或减少 任务的执行者可能要替换 处理规则可能 被重新定义 采用华腾软件作为开发工具使所有这些调整都无需重新编程 华 腾软件提供一个图形设计界面工具 帮助创建或修改工作过程 定义一经提交 马上自动实现 4 4 集成有效性 集成有效性 结构化的工作流程可能是一个解决方案的根基所在 却并非解决方案的整 体 它提供了过程管理的设施 但尚需充实构成解决方案的其他 工作工作 部分 如应用 数据 文本 影像 图形等等 这些主要借助于 Notes 面向开放系统 相互协作的能力 而华腾软件对有效集成上述内容提供了理想的工具和应用模 板 5 5 开放的文档格式 开放的文档格式 和标准的 HTML 格式的文件无缝结合 用 Microsoft FrontPage 等通用工 具就可以定义出企 事业所使用的各类文档的格式 同时对文档中的字段可以 根据不同的人和环节进行安全的控制 设定编辑 只读 隐藏的属性 满足企 事业不同部门 不同管理模式的要求 6 6 完整的工作管理模型 完整的工作管理模型 华腾软件使 Notes 用户实现真正的工作管理环境成为可能 除了流程智能 化和应用集成能力外 管理是华腾软件的又一价值所在 机构的领导将会被提 供方便的跟踪 监控和统计工具 以了解工作流程支持下的作业如何执行 这 些信息将反映所有相关内容 华腾软件提供的信息将包括衡量每个工作过程 任务 角色和经办者的实际情况 这些信息将是业务与行政办公再工程化的重 要科学依据 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 12 页 共 73 页 7 7 过程优化与华腾软件 过程优化与华腾软件 华腾软件以提高生产效率与服务质量为核心 过程优化一般可分为以下几 个阶段 业务目标的定义是领导根据业务环境需要而制定的决策 这是完全倚赖人 的智能与经验 华腾软件并不能提供多大的帮助 有了业务目标 接下来是对处理过程的分析 此阶段主要仍是倚赖人的智 能与经验 但华腾软件提供了可视化的过程定义环境 在反复研究分析的过程 中提供了直观及易于改动的工具 分析的结果可能引至处理过程需要重新设计 再工程化 华腾软件固定流 程在此大大发挥了其用途 它不仅是一个直观的画图工具 还能把用户设计的 流程正式生成 一经提交 过程能马上实现 毋需另作编程 若用户当执行某一任务时 可随时按 查看流程查看流程 的按钮 查看当前任务 的图形过程定义 当前任务处于哪一个环节 要处理的事项是从哪一个环节传 送过来的 往下的传送路径又是什么等等 处理过程实现后 华腾软件会记录过程的所有有关活动 用户可利用华腾 软件跟踪某事项的处理状态 监控其过程 任务 角色 参与者的工作量及逾 时情况 发出催办单 并执行各种活动的统计 作为辅助决策的科学依据 领 导根据统计结果 在修改业务处理目标时 能掌握真实情况 减少决策失误的 机会 总之 华腾软件可以帮助您实现公文 业务处理过程自动化 让您有能力 与不同的应用系统集合 并提供广泛的信息让您掌握公文 业务处理的实际情 况 增强管理的能力 综合起来 令您能真正有效地优化业务处理的过程 六六 系统特点介绍 系统特点介绍 1 完全的浏览器架构 完全的浏览器架构 全部的功能模块均可在浏览器方式下使用 浏览器 B S 结构是信息技 术发展的趋势和必然要求 方便用户的使用和维护 是个非常重要的进步 就 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 13 页 共 73 页 像 DOS 到 WINDOWS 一样重要 2 文件格式自定义 文件格式自定义 提供了大量的文件格式自定义功能 以适应企 事业现在和未来对办公以 及公文 业务文件格式的需求 这些自定义功能包括 企 事业的组织机构 应用公文和文件传输流程等 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 14 页 共 73 页 3 图形化的工作流程自定义 图形化的工作流程自定义 通用工作流系统可方便地定制出企 事业所需的各种文件传输流程 图形 化定制流程 操作人员只需画图就可定制流程 大大减少流程定制的复杂程度 可根据本单位情况自行定义流程 流程的最后实现由办公室负责人和各部门负 责人批准后实现 支持按照设定条件规则为对应的文档自动选择相应流程 方 便了用户的工作 设定条件规则为对应的文档自动选择相应流程 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 15 页 共 73 页 4 图形化的流程跟踪 图形化的流程跟踪 操作人员通过图形实时了解文件的位置 从而有效控制文件的流转和工作 的进度 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 16 页 共 73 页 5 与 与 OFFICE 软件无缝集成软件无缝集成 与微软 OFFICE 产品系列如 WORD EXCEL 等 的进行无缝集成 用户可以 使用这些熟悉的办公软件完成文件的起草 批阅等工作 方便用户使用熟悉的 办公方式 对用户推广应用 减少学习量和学习成本很重要 6 文件修改痕迹保留 文件修改痕迹保留 可使不同的办公人员对同一文档进行修改 并以不同颜色保留修改痕迹 使工作的全过程可追溯 同时支持手写笔输入方式 对领导可有效引入手写输 入功能 解决了领导对键盘使用的不便 圈阅功能 领导可在原稿上进行修改 同时系统可分别保存原稿 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 17 页 共 73 页 7 实时的文件提示功能 实时的文件提示功能 对于有些重要工作及文件可对其工作人进行有效的时间控制 做到提前提 醒 过期未审批 系统通过手机短信或自动发送邮件提示 提示审批人和文件 拟稿人 有效控制文件审批时间 1 文件提示功能 如有新文件到达 系统会跳出窗口自动提示当前操作 人员 文件个数和情况 2 今日工作 开机提示今日需办及预约的所有工作 实时提示最新信息 和工作要求 方便用户及时了解需办的工作而不必在各系统内查询 避免漏办 耽误工作 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 18 页 共 73 页 8 集成 集成 XML 技术解决了技术解决了 B S 结构下处理文档的安全性结构下处理文档的安全性 通过集成 DOMINO DOC 既分布式文档管理解决了 B S 结构下处理文档的安 全性和因为网络稳定性将影响流程的持续流转式应用问题 利用 DOC 分布式管 理的特性使使用人员把文档下载到本地进行处理 处理结束后再将文档上传到 应用服务上进行流程流转 9 支持全文检索 支持全文检索 支持全文检索和条件检索 有效控制和监控文档 对文档进行全面的可追 溯 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 19 页 共 73 页 10 电子印章 电子印章 电子印章 可通过密码 将自己的亲笔签名和单位印章随时调出使用 对 非专业计算机人员使用提供方便 提高系统的安全性 11 方便的信息发布平台 方便的信息发布平台 信息发布主要为了方便企 事业各个部门以及下属分支机构之间进行相互 协调和了解提供一个平台 企 事业各个部门及下属分支机构可将本部门的相 关信息发送到主页上 供企 事业领导或职员查询 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 20 页 共 73 页 12 实现内外邮箱的统一 实现内外邮箱的统一 华腾软件采用 LOTUS 公司 DOMINO NOTES 为开发平台 后台数据库为 DOMINO 开发工具为 DESIGNER DOMINO 数据库的可扩展性很强 能和微软公 司 OUTLOOK 的相集成 充分利用微软公司的邮件系统 从而解决内外邮箱相统 一 同时降低职员的学习时间及成本 13 网上会议和视频会议的管理 网上会议和视频会议的管理 在产品中专门提供了 Sametime 应用模块来解决网上会议和视频会议的管 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 21 页 共 73 页 理 是实时的协同工作解决方案 可以帮助用户很容易的发现在网上的同事 不管他们在那里工作 都能迅速与之进行通信 14 与关系型数据库连接 与关系型数据库连接 华腾软件提供数据中心 可按照灵活定义和其他基于关系型数据库系统无 缝连接 随时提取各种数据 华腾软件提供 LEI 和 DECS 数据接口可与关系型数据库进行连接 供领导 随时调出各种数据 从而方便领导查阅整个企 事业的各种情况 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 22 页 共 73 页 15 系统门户自定义 系统门户自定义 方便办公人员使用系统的各个模块 无须通过系统层层的导航就能进入自 己的常用模块 使得办公人员能够按照自己的工作需要和爱好设计自己的桌面 16 支持手机短信 支持手机短信 用户可以受到系统通过手机短信发送的紧急通知 并且可以回复短信到系统 扩展了无线办公的模式 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 23 页 共 73 页 17 系统支持电子手写痕迹和真迹的同时保存 系统支持电子手写痕迹和真迹的同时保存 用户采用习惯的签字笔直接在纸张上批注 就可同时保留电子痕迹和纸张 的记录 二者完全相同 保证了系统的安全性和易用性 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 24 页 共 73 页 七七 系统模块的功能 系统模块的功能 一 个人办公 一 个人办公 个人办公系统主要包含我们个人日常办公中所需的一些办公工具 主要有 邮件管理 计划总结 日程安排 名片夹通讯录 手机短信等 1 1 邮件管理 邮件管理 打开用户的个人邮箱 用户可以收发 Notes 邮件或其它种类的邮件 包括 互联网邮件 用户可对邮件进行签名 加密发送 并可定义具有回执的邮件 Notes 提供的邮件系统是世界上领先的电子邮件系统 其安全性可靠性得到了 国际多家权威机构的认证 以邮件系统和文档型数据库为标志的 Domino Notes 平台是业界最先进的跨操作系统的通信平台 2 2 计划总结 计划总结 包括新建计划 总结 待批计划 总结 已批计划 总结 和计划 总结 模板 具有权限的人员可通过建立计划总结 将个人 部门的工作计 划安排或工作总结报告提交给主管领导 审批人可按照所有计划 总结的紧急 程度进行排序审批 3 3 日程安排 日程安排 3 1 备忘录 提供给用户时间与工作的紧密结合的工作台 用户可以充 分的安排工作时间表 把各项工作与时间紧密联系起来 同时可设置闹铃 系 统在您设置的提示到期时 自动以邮件方式或提示铃声进行提醒 3 2 更改口令 个人用户可修改个人登陆密码 3 3 工作提示 可设定工作提示窗口的显示内容 4 4 名片夹通讯录 名片夹通讯录 4 1 名片夹 提供给用户个人联系的友好平台接口 用户可登记联系人 的信息 方便快捷地进行查询 并可将工作中经常联系的人员进行分组 增加 多人联系的方便性 4 2 通讯录 企业内部的通讯簿 具有权限的人员可将企业内部的部门 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 25 页 共 73 页 名称 电话 负责人进行登记 方便使用人员查看 5 5 手机短信 手机短信 除在公文管理等模块集成了手机短信功提醒能外 系统同时支持短信群发 功能 接收人员可将回复内容发送到系统内部 以便查阅 二 流程管理系统 二 流程管理系统 在此模块中提供了对在线文档的智能化管理 文件可以上载到华腾软件文 档管理系统中 或从系统中下载至本地硬盘 系统自动跟踪记录文件版本历史 文档的签出类似文件独占 一旦有用户签出了某文档 该文档即被系统锁定 其他用户都无法修改 以确保文件版本的一致性 文档可以分类存放到预定的 文件夹中 并可以为每一个文件夹设定可访问群组 确保文档资料的高度安全 特性包括 按文件夹组织文档 环节时间控制 和完成情况统计 文件流转程序智能化 版本控制 签出 签入 对文件夹和文档的多层权限控制机制 对文件修改痕迹的保留 对文件的签名使用电子图章提高系统的安全性 智能查找功能 通讯录集成 详细说明详细说明 分布式编辑 华腾软件利用 Domino 的复制技术使不同部门的 人员能够在本地服务器上操作文档 并保持文档在整个分布式 企 事业内部保持其一直性 全面的文档管理 华腾软件支持所有的主要文档管理特性 包 括签入 签出 版本管理 跨所有管理内容的全文检索 审核跟 踪 文档改变的邮件通知及其它特性 文档流转顺序按照华腾软件的图形化定义功能根据条件自动跳 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 26 页 共 73 页 转环节 可以控制在某个环节拥有不同的处理权限 生命周期管理 华腾软件在一个应用中可以有效管理文档的整 个生命周期 包括编写 评阅 审批 发布和归档 选择您喜欢的客户端 您可以利用 Web 浏览器或 Notes 客户端 在网上进行文档的协同工作 也可以在 Lotus Word Pro Microsoft Word 或其它 ODMA 兼容的应用程序中 直接利用应 用菜单中的命令 访问和存储在华腾软件中的文档 具有企 事业级文档管理的强大功能 在当今延伸的各行业中 越来越多的工作由跨地区和跨部门的工作组来完成 为满足这 些分布式工作组的需求 华腾软件利用 domino 的特性将文档管 理从小型专家组的专门应用变成企 事业内部每个用户都可以 使用的可扩展 灵活的基础设施 从文档管理到知识管理 从文档中发现所包含的显性知识 而 不论其存储的格式和位置 是知识管理行为的一个关键目的 华腾软件的分布式多媒体内容存储功能 使之成为内容广泛的 知识管理解决方案的一个理想组成部分 更低的投入 更高的回报 华腾软件让您可以选择喜欢的客户 端 在整个文档生命周期内进行管理文档 从而提高了有效性 并使技术投资的回报最大化 开放的接口使华腾软件可以和其 它应用集成 以提高文档的一致性 无缝访问基于文档的知识 减少商务过程中文档生命周期的时间 创新的解决方案 华腾软件是一个基于 Domino Notes 的应用 Lotus Notes Domino 是世界上唯一的集通信 群件和 Web 应用 于一体的分布式企 事业通信基础设施 它利用了 Domino 的服 务 提供企 事业级文档管理和知识管理所需的公认的伸缩性 灵活性和低拥有成本 许多重视知识的企 事业已经迅速地使 用华腾软件 所以它也是目前国内销量最好的文档管理解决方 案之一 特性一览特性一览 复制机制 华腾软件利用了 Domino 领先的复制技术 解决了分 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 27 页 共 73 页 布式环境中文档修改的管理问题 伸缩性 现在有一些很大的网络在运行 Domino 服务器 华腾 软件的文档管理的最大用户数已经超过了 8 万个 安全机制 华腾软件提供了公认的行业领先的 Domino 安全机制 包括基于证书的认证 SSL 加密以及文档级的访问控制 分布式编辑 华腾软件使您可以在本地编辑文档内容 并在整 个分布式企 事业中保持对文档的控制 分布式内容存储 华腾软件可在服务器间复制文档库 复制的 文件柜完全支持签入 签出 文档锁和新文档创建等功能 分布式冲突解决 编辑者可以通过一个简单的表单 方便地合 并工作文档和主文档的差别 华腾软件提供全面的文档生命周期管理 强大 直观编辑功能 建立多个投稿人的文档编辑功能非常简 单 而且很容易从多个客户端来访问 通过填写一个表单 可 以很快定义生命周期过程 多级的版本管理使草稿能得到很好 的组织 自动评阅和审批 可以方便地对原文档更新或增加注释 过期 事件和提醒通知使评阅和审批周期更流畅 灵活的分布方式 可方便地向多个用户传递内容 从 Intranet 到 Intranet 自动触发各种格式的转换 在管理访问的同时 可 采用任何适合分布式文档需求的格式 归档 而不是废弃 根据灵活的原则 自动将文档移动到另外 一个库中 代理文档仍然保存 以便于查找 搜索和恢复 三 行政办公 三 行政办公 行政办公系统主要针对政府和企事业单位的日常行政事务以及办公室等部 门所涉及的办公事务 1 1 公文管理 公文管理 实现所有公文 如收文 发文 签报等 从起草 登记 开始直至办理 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 28 页 共 73 页 完毕后自动归档全过程的自动流转管理功能 提供催办 督办 会签 签发 改发 收回等流转监控功能 根据实际情况定制安全控制机制 保证文件不被 未授权的人处理 为保证公文管理的实用性 系统提供以下功能 随意定制公文类型 随意定制公文种类 随意定制公文表单样式 随意定制公文的实际处理流程 随意定制公文管理员 公文字号 收文流水号以及收文登记人 强大而灵活的监控功能 催办 督办 会签 签发 改发 收回等 公文处理过程的全面跟踪功能 严密的安全机制 公文正文编辑采用 Microsoft Word 软件 保留修改痕迹 文档一体化 公文内容流转完毕自动转到档案管理中 统一的操作界面 提供全文检索功能 条件检索功能 新公文到达 提醒功能 待办公文 已办公文 正办公文按各级分开 便于处理和检索 提供各种打印功能 如收发文登记单 标准的正文 流转历史等 2 2 档案管理 档案管理 主要管理本办公系统内文件的保存和文件的借阅 一般企 事业因工事繁 多并因长时间积攒 导致文件 文档和资料较多 进行手工管理 对大量的文 档 资料进行查找 调阅人工费时费力并不能及时准确查找文件 华腾办公自 动化档案管理模块对企 事业的所有文档 资料进行系统 科学的分类放置 档案管理员只需一人就可以完成同时间的大量查询 调阅工作 不会感到繁琐 和吃力 档案管理模块提供的文件查询分全文检索和条件查询 可使用户很方 便迅速的查找文档 资料 档案管理模块的借阅管理 要借阅文件的人员直接 填写借阅申请单 档案管理员查看完详细情况 直接单击同意即可 一份档案 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 29 页 共 73 页 可以同时借给多个人阅读 档案管理员有权随时收回文档 案卷定义 按照档案管理规则进行规范的案卷定义 为后来的文档分卷 立卷及拆封做准备 文档分卷 对数据库中大量的原始文件资料进行档 案目录的编制 规范其名称和编号 作为档案封卷的前奏 档案拆卷 封卷及注销 档案管理员根据需要对已分好卷的文档进行封 卷 拆卷及注销 严格遵循档案管理的规则 档案的查询和借阅 具有查询权限的人员可对数据库中的档案进行分 类统计和按关键字快速查询 若要借阅档案 先由借阅人向档案管理 员申请借阅某一类别或某一特定编号的档案 得到管理员的批准后方 可借阅 管理员可以指定其借阅资料的阅读范围和归还期限 当归还 条件成立时 借阅者无权继续阅读 需办理续借手续方可继续借阅 3 3 会议管理 会议管理 会议管理使用户摆脱了实际组织中各种会议活动安排的繁琐过程 只需简 单地起草一份会议安排 系统便以电子邮件的方式快捷 安全地将会议通知传 达给会议主持人和各与会人员 并能随时查看到会议安排的回执情况 以便及 时通知 统筹安排 会议安排 会议组织者先起草一份会议安排通知 会议安排通知中指 定好会议的时间 地点 主持人及邀请人和列席者 并指定好会议纪 要的建立人 提交后系统会把通知以邮件方式发送给有关人员 会议回执 有关人员接到通知后进行反馈 同意参加者只需按下同意 按钮 系统便会替其向会议组织人发送一份回执 不同意者需填写缺 席原因和对召开会议的建议 系统也自动回执给会议组织人 查看回执和取消会议 会议组织人只需按下查看回执按钮 便可对所 有会议回执情况一目了然 当然在会议举行之前组织人还可取消这次 会议 填写取消原因后 系统便会通知所有相关人员关于这次会议取 消及取消原因的消息 会议纪要 被指定的会议纪要建立人在会后可为会议建立会议纪要 并可将会议纪要提交给档案管理人员归档 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 30 页 共 73 页 4 4 人事管理 人事管理 人事管理分为 招聘登记 和 员工信息 两部分 方便企 事业单位人 事部门对于职员信息的管理 可在系统内实现对新员工录用的审批 在职员 工的信息录入登记 离职 辞职 辞退 退休人员的基本资料的查看与查询等 操作 招聘登记 操作人可将应聘人员的个人基本情况 工作情况 教育情 况 培训情况等信息进行录入 并提交给人事部主管领导和改人员所应聘部门 主管领导审批 员工信息 分为在职人员 离退休人员 辞职辞退人员 待岗人员等 具有权限的人员可进行查看和查询 四 四 机关办公机关办公 1 1 车辆管理车辆管理 在车辆管理中设有 车辆调度 一职 只能有一人 车辆管理包括所有车 辆 驾驶日 月 报表 借车单审批 加班单审批 维修单审批 交通事故单 所有车辆 进入后会看到目前的所有车辆 包括车辆的状态 驾驶日 月 报表 此处列出的是车辆的驾驶日 月 报表 也可以 在此出新建驾驶日 月 报表 车辆调度 借车单审批 进入后 列出的是待批的借车单 可以看见借车单的状 态和当前审批人 点击进入后 即可编辑 签名 当办公室主任审批 完毕后 借车单会自动流向车辆调度 等待车辆调度的审批 当车俩 调度审批完毕后 就会同直接车人 可以出车了 已批和待批是分别 察看已经审批的接车单和尚未批似的借车单 加班单审批 车辆调度进入后 可以新建加班单 也可以察看加班单 的审批情况 填写加班单时要填写是一段时间内的加班情况 要填写 审批人 上报到办公室主任处 办公室主任审批完毕后会发邮件通知 车辆调度 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 31 页 共 73 页 维修单审批 当车辆调度填写完借车单 上报到办公室主任处审批 审批后可以在此查看 交通事故单 使用同上基本一样 但当办公室主任审批完毕后 会自 动流向主管领导处审批 审批后 会通知车辆调度 2 2 考勤管理 考勤管理 包括系统内人员上下班签到 签离 外出管理 请假登记和生成统计报表 上下班签到 管理员可设定正常工作日的工作时间 如员工迟到 或早退须填写原因方可保存 当日无签到 签离登记者视为旷工 外出管理 外出人员须填写外出地点 事由 时间等信息并提交 给主管领导审批 外出归来后要进行记录撤销 请假登记 管理员可对临时请假人员的原因 时间等信息进行登 记 统计报表 具有权限的人员可将当月考勤记录进行统计 生成报 表 3 3 资产管理 资产管理 对于企 事业的各种固定资产 设备 房产等财产的管理系统 固定资产 等财产是企 事业日常管理非常重要的一部分 完善的财产管理可以从很大程 度上减少财产的损失 浪费 提高使用效率 延长使用寿命 非常直接的节约 成本 本系统对财产的目录 登记 增加 减损 报废 请购 领用 请修 保管等数据非常细致的管理起来 固定资产数据库 财产数据库详细的记录了每件财产从申请购入的一 刻起到最后报废的全过程的数据 比如 申请购买人 品牌 参数 价格 性能 供货商 折旧 领用情况 维修情况 现在状态等非 常详细的数据 确保每次与财产相关发生的变化均记录在库 有据 可查 资产请购管理 通过财产请购管理流程确保购买财产的理由是充分的 是经过层层审批之后确定有必要购买的 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 32 页 共 73 页 资产采购流程 严格的采购流程保证采购渠道的正当 价格的透明 产品品质的保证 采购人的每次采购进行行为都清晰地记录在库 而且每次都有必要进行认真的价格比较 这样从流程和电子化两方 面保证采购的正常进行 资产入库管理 以入库流程和财产数据库为基础 实现财产入库 数 据同时入库 资产的领用管理 详细的纪录每次领用人 财产状况 参数等 确保 财产出库之后有专门的领用人保管 领用发生后 自动入财产数据 库纪录 资产出库管理 对于出库财产 详细的纪录了出库原因 时间 负责 人 入库时间等数据 确保出库的准确纪录 资产移交处理 对于移交转移保管人或者使用人的财产 如果不方便 重新办理入库 也可以直接办理财产移交管理 对于每次次财产移 交管理 同时要对财产进行详细认真的检查和状态的记录 移交人 和接受人都要认真填写移交单并记录当时财产的实际状况 资产维修管理 对于财产需要维修的事务进行管理 详细记录每一件 财产的维修历史 所发生的费用 维修后的状况等 资产数据库的统计功能 提供对财产数据的各种复杂的统计功能 并 可生成各种图表 对管理层的决策支持有很大的帮助 4 4 办公用品办公用品 分为领用人维护 出库记录 入库维护和统计查询 领用人维护 具有办公物品管理权限的人可以进行领用人维护 进入 后列出领用人的一些简单的信息 如 姓名 员工编号 性别 头衔 所属部门等等 这里可以新建领用人 也可以查询领用人 普通人员 部具有查看权 出库纪录 具有办公物品管理权限的人可以查看出库纪录 此处是查 看出库纪录和出库纪录填写的地方 出库单填写时会自动的将出库单 号加一 同时纪录当前的时间 可以选择库存中已经纪录的物品 入库维护 具有办公物品管理权限的人可以查看入库维护 此处是查 北京华胜龙腾软件技术有限公司 第 33 页 共 73 页 看入库纪录和入库纪录填写的地方 入库单填写时会自动的将入库单 号加一 同时纪录当前的时间 统计查询 具有办公物品管理权的人进入后 可以对某个领用人在一 段时间内的另用情况进行查询 也可以对某种物品在一段时间内的具 体被领用的情况进行查询 还可以对库存中全部或单项进行统计查询 普通人员进入后 可以查询当前领用人在一段时间内的领用情况 也 可以查询单项物品在库存中的情况 五 五 内部信息内部信息 1 1 新闻中心 新闻中心 新闻中心功能模块为了方便企 事业各个部门以及下属分支机构之间进行 相互协调和了解提供一个平台 企 事业各部门及下属分支机构可将本部门的 相关信息发送到主页上 供领导或职员查询 信息可以是业务报告 报表 活动通知 业务方案 简报 规章制度 公 告 新闻等方面的内容 系统支持常用的文件格式 如 Word Excel Html 文本等 发布到网上的信息可以按照栏目和使用权限进 行管理 并可对其显示方式 发布时间 发送部门进行选择 使信息查询更方 便 安全性能更可靠 提高信息管理和应用水平 是一种方便 实用的信息共 享方式 发布主界面为企 事业信息页面 各个部门都有自己的主界面 点击部门 名称便切换到本部门界面中 每个部门维护自己的主页同时发布本部门信息 信息发布平台为企 事业主页 它分为四个发布区 左边为各部门最新信 息 各部门在自己主页发布后会自动更新到企 事业主页上 中间为企 事业 重要信息发布区 右边为企 事业特殊区域 它包括企 事业的公告板 办公 室发布区 企 事业活动区 上部为各部门主页区 信息发布的