记录控 制程序.doc

记 录 控 制 程 序 1 目的 建立有效运行的记录管理系统，为质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系的有效运行提供客观证据；通过统计分析为产品质量符合规定要求、环境/职业健康安全绩效达到预期目标要求的持续改进提供依据。 2 适用范围 本程序文件适用于家用空调所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理相关的记录。 3 职责 3.1 品质管理部负责编制汇总表格总览表 （第二、三层文件引用） ，内容应包括：各种记录表格的编号、版次、名称、保管责任部门及记录保存期限等；负责本程序文件的归口管理。 3.2 各相关部门负责本部门有关记录的编制、正确使用、维护和各项记录的处理流程的管理工作。 3.3 各部门主管负责本部门作废记录的处理的批准，处理方式与部门作废文件相同，必要时部分作废记录的处理由管理者代表批准。 4 工作流程 4.1 记录的范围 凡是质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系要求（含供方）的记录、报告、检验和验证报表等均属记录范畴。包括： a) 与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录、法律与其它要求的记录等管理体系相关记录； b) 与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程活动有关的记录：与产品有关要求的评审记录、设计开发评审验证确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量设备检定记录、不合格品控制记录、质量计划相关记录、环境因素/危险源识别及评价记录、运行控制记录、紧急事件及应急措施、能源/资源的消耗记录、服务及顾客投诉记录等体系活动相关记录。 4.2 记录的编码标识及填写要求 4.2.1 记录的编码标识 公司现行记录编号及格式（版次/修改次数）。放置于表格/记录标题的下一列的右上角，如该记录有部门编号,则位于公司文件/记录编号之下。其格式如下： a) 第一类:在第二层程序文件中引用的记录表格编码具体编号方法如下： “ *表(记录或表格标题) ” ZG/JL - 版次/修改次数例:(A/0) 同一类型的表式用顺序号用01，02表示 顺序号用01，02来表示 与该程序文件相同的顺序号 部门自有的编号 b) 第二类:在第三层文件中使用的记录表格具体编号方法如下： “ *表(记录或表格标题) ” ZG/JL- 版次/修改次数例（A/0） 同一类型表式用顺序号用01,02表示 该文件顺序号用01，02来表示 文件编制代号 部门自有编号 (注:1.如该记录在部门有其编号,则位于公司编号的下方，对本部门较复杂的自有编号方法应有部门相关的文件支持。） 4.2.2 记录的填写要求 4.2.2.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核和批准。 4.2.2.2 记录不得随意更改，确需更改时，采取画改的方式，并在更改处签名。 4.3 表格的管理 4.3.1 各种记录表格由各归口部门设计，到品质管理部审定表格格式、领取表格编号、备案并上传到Lotus，保证各有关工作场所都能收到相应的表格； 4.3.2 程序文件及第三层文件引申出来的记录表格由品质管理部根据文件受控时汇总,编制成表格总览表并及时刷新，同时将表格电子版本存放于办公信息系统（Lotus）受控文件专栏共享； 4.3.3 各职能部门编制本部门的部门表格一览表 ，品质管理部对所有现行使用的记录的表格存档一份，以备查。 4.3.4 记录格式不得随意更改。若记录表格格式需新增加、更改，应填写文件更改申请单由部门主管审核，经品质管理部审定，管理者代表批准后由品质管理部进行重新受控存档备案，品质管理部通知相关部门使用新记录格式。如因某些特殊原因需继续使用旧表格的，需到品质管理部备案，并注明预计使用截止时间。凡使用现场出现未受控及按规定应处理掉的记录表格被非预期使用，将追究使用部门主管及相关责任人的责任。 4.3.5 表格格式用X/N 表示版本状态和修改次数，如A/0 表示该表格格式的版本状态为第A 版第0 次修改，原则上表格格式经第3 次修改后或大幅度修改后应进行换版，原版次表格格式作废。 4.3.6 品质管理部将作废的电子版本的表格格式统一放在“已作废文件夹”中。按每冷冻年度对“作废文件夹”进行一次备份，如刻录成光盘或放在备份磁盘中等。 4.4 记录的保管和贮存要求 4.4.1 记录应按记录的类别分类进行归档，各部门负责本部门记录的汇总、编目，并将记录按顺序或日期进行归档，便于查询和检索。 4.4.2 记录应保存在防潮、防霉等适宜的环境，以防止损坏、变质和丢失。电子文档记录应注意备份和安全，防止数据被任意更改和丢失。 4.5 记录的保存期限 记录保存期限根据记录的用途来确定，一般按以下原则进行： 4.5.1 一般性记录： a) 与产品质量、环境绩效、职业健康安全绩效、产品有害物质监测无关，属行政或事务性的记录，保存期为三个月； b) 顾客或政府法律、法规有特殊要求或合同约定，则按其规定的保存期限保存。 4.5.2 与产品质量、环境绩效、职业健康安全绩效、产品有害物质监测相关记录： a) 涉及产品设计开发的相关记录，应保存三至五年； b) 监测和测量设备的校验记录，特种设备定期检验记录，应保存至校验的有效期延期半年； c) 产品和生产检验相关的记录、设备及工装档案、供应商档案，保存期为产品保修期延期一年； d) 环境监测报告、工作环境职业卫生监测报告、防雷监测报告、职业病体检报告的保存期为三年。 e) 目标、指标及管理方案监控记录应保存到设定期限后延期一年；特种设备注册资料应保存到特种设备报废后延期一年； f) 环境影响评价报告、批复意见、环保验收、消防验收应永久保存。 4.5.3 体系管理与持续改善相关记录： a) 管理评审记录、内审报告和纠正与预防措施报告等与体系管理有关的记录，应保存三年； b) 涉及到RoHS方面的相关记录,一般保存四年； c) 人事档案、人员培训、技能考核、三级安全教育等相关记录，保存期为人员离职后半年。 其它记录的保管期限由保管部门根据实际需要自行确定，具体记录保存期限参见表格总览表。 4.6 记录的借阅 a） 记录的借阅征得保管部门负责人的同意，并在文件借阅记录单进行借阅登记后，才可借阅，并应在规定的期限内归还原保存部门。电子文档记录也应征得保管部门负责人的同意方可阅读（属保密性的记录按相关规定执行）； b） 借阅的记录不得更改、损坏和拆页； c） 合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客（或其代表）、供方查阅。 4.7 记录的处理 4.7.1 过期的或没有必要保存的记录，由部门保管人员填写文件/记录销毁申请单，经部门主管审核批准后，必要时部分记录由管理者代表批准才可销毁，并作好记录。 4.7.2 具有保存价