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XX地产顾问有限公司采购合同管理实施细则 采购合同管理实施细则编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人2019-5-2A1全文修改1.目的使合同的编制、签订、履行规范化，降低经营风险。 2.适应范围本办法适用于深圳市XX地产顾问有限公司所开发或受托经营管理项目的工程施工、监理/咨询服务、材料设备供货等工程类项目采购合同管理。 3.术语和定义无4.职责4.1.本部采购管理部4.1.1.负责编制标准合同文本。 4.1.2.负责审核超出一定金额的合同/补充合同审核。 4.2.本部成本管理部4.2.1.参与编制标准合同文本。 4.2.2.负责审核超出一定金额的合同/补充合同审核。 4.3.一线公司采购管理部门4.3.1.负责项目合同/补充合同的起草、定稿。 4.3.2.负责项目合同/补充合同的审批发起。 4.3.3.负责项目合同/补充合同的审批交底、交流。 4.3.4.负责采购下单和付款（或由项目工程部门负责）。 4.4.一线公司成本管理部门4.4.1.参与项目合同/补充合同的审批交底、交流。 4.4.2.负责合同/补充合同、付款的审核。 4.5.一线公司工程管理部门4.5.1.负责采购下单和付款（或由项目工程部门负责）。 4.5.2.参与合同的交底、交流。 5.合同管理关键活动5.1.标准合同文本5.1.1.本部采购管理部已完成2类标准合同文本，包括1）通用标准合同文本；2）具体采购项目标准合同文本。 5.1.2.通用标准合同文本包括5个文本，分别是1）总包工程标准合同文本；2）分包工程标准合同文本；3）材料设备采购标准合同文本；4）零星工程采购标准合同文本；5）补充合同标准文本。 5.1.3.具体采购项目标准合同文本包括集中采购类和专业型采购标准合同文本，已编制文本详见公司共享平台。 5.2.项目采购合同文本的起草和定稿5.2.1.在项目采购招标资料编制时起草项目采购合同。 5.2.2.合同起草时，可从公司标准合同文本中选择，如果没有对应的专用标准合同文本，可用通用标准合同文本修改，具体参照标准合同文本使用指引，见共享平台资料。 5.2.3.定标后，将定标内容及价格清单等编制到起草的合同文本中，工程、设计负责提供技术资料。 5.2.4.采用标准合同文本编制时，采用修改模式，便于审批。 5.3.合同签订的时机及处理5.3.1.指合同签订对应项目进度的时间点，主要区分针对销售展示区/样板房和项目大批量采购，主要考虑对象是本部已实施集中采购项目。 5.3.2.如果合同内容不存在价格调差问题，合同可安排在展示区/样板房前签订，但需要把配合展示区/样板房的付款方式单独分开。 5.3.3.如果合同内容存在价格调差问题，则根据展示区/样板房部分合同金额大小，确定是否采购甲指乙供方式，由施工单位支付货款。 原则上，有条件的项目均采用甲购方式。 5.4.采购合同审批5.4.1.一线公司尽可能采用纸质合同审批表完成内部审批。 5.4.2.属一线公司权限范围的审批，可邮件发送纸质合同审批表扫描件，知会本部及合作方。 5.4.3.需要本部或合作方总部审批情况，可邮件发送纸质合同审批表扫描件，完成后续审批手续。 5.4.4.根据公司最新的合同审批流执行。 5.4.5.OA系统启用后，在OA系统进行合同审批并打印存档。 5.5.合同交底、交流5.5.1.合同签订后，采购部门负责召集成本、工程、设计对合同内容进行交底、交流。 5.5.2.交底、交流内容包括但不限于合作单位、联系方式、价格清单、付款方式、工期、产品质量要求、安装/施工质量要求、售后服务、双方职责和权限等。 5.6.施工进场通知及采购订单5.6.1.对于施工/安装类合同，合同签订后，由项目工程部门给合作单位发送正式进场通知。 5.6.2.采购类合同，合同签订后，根据工程进度情况，由项目工程部门或采购部门负责给合作单位发生采购订单（通常邮件形式），订单的数量信息由施工单位提供，并且施工单位对采购量负责。 材料设备供货到现场，需要按附件材料设备验收单、材料设备供货价格清单进行签字确认。 5.7.合同款项支付5.7.1.项目工程部门或采购部门根据合同约定的付款方式办理付款手续。 5.7.2.合同付款填写完成后项目成本部门审核，对照并及时录入合同、付款台账。 5.7.3.付款审批根据公司最新的审批流程执行，分资金计划内和资金计划外两种审批流程。 5.7.4.一线公司按确定的付款日付款。 5.8.合同变更、补充合同签订5.8.1.严格禁止通过补充合同的形式扩大原合同的承包范围，加大工作内容。 5.8.2.当合同执行过程中发生设计变更或增减工程量，并且增加工程量或金额大于原合同额的20%（具体参照设计变更和工程指令相关程序要求），应签订补充合同。 5.8.3.签订的补充合同参照公司标准合同文本。 5.8.4.补充合同按特殊采购审批流程审批，同时适用超出目标成本合同的审批流程审批；取严格审批流程。 5.9.合同资料管理5.9.1.合同资料包括合同审批表及合同文本。 5.9.2.合同资料的管理参照采购资料管理指引执行。 6.支持性文件6.1.工程采购管理办法6.2.项目采购管理实施细则6.3.采购资料管理指引6.4.通用标准合同文本、集中采购类和专业型采购标准合同文本6.5.以上制度和实施细则与本管理办法同时发布，各一线公司也可根据实际情况，在不违反本管理办法的前提下根据实际情况编写具体的补充操作指