质量管理体系文件编写指南

第 1 页 共 5 页 1 目的 规定质量管理体系文件的编写程序 格式和内容 确保其规范性和协 调性 2 适用范围 适用于本公司质量管理体系文件的编写 3 职责 3 1 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作 4 工作规程 4 1 总要求 4 1 1 质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调 各级体系文件之间也要相互协调 4 1 2 质量管理体系文件编写时力求 表达清楚 准确 全面 简单 扼要 实现唯一理解 不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出 现和使用 4 1 3 遵循 现场 现实 现物 的原则编写各类文件 应确保在实 际工作中能完全做到 4 2 文件编写和格式 4 2 1 编写 管理者代表负责组织相关人员成立编写小组 根据标准及公司要求编 写质量管理体系文件 4 2 2 编码方法 质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法 见 文件编 码规定 4 2 3 版面格式 4 2 3 1 纸张 a 质量管理体系文件 不包括书面记录 都采用 A4 纸 21 0 29 7 厘米 排版单面打印 第 2 页 共 5 页 b 实际工作中书面填写的记录表格一般采用 A4 纸 21 0 29 7 厘米 也可根据实际情况采用其他格式 内部使用的表格在不影响记录准确和 完整的情况下 可双面印刷填写 4 2 3 2 面页 以 质量手册 封面及批准页 为例 程序文件 和 作业指导 书 类似 4 2 3 3 正文 质量体系文件采用 Microsoft Word 作为排版软件 a 页边距 单位 厘米 质量手册 程序文件 和 作业指导书 上 4 0 下 2 5 左 2 5 右 2 5 装订线 0 页眉 1 0 页脚 1 5 封面及批准页 北京 物业服务有限公司 质质 量量 手手 册册 文 件 号 BJOCTPM QM 版 本 号 01 生效日期 2008 7 01 编制 审核 批准 盖 受控文件 印章 第 3 页 共 5 页 表格 上 2 0 下 2 0 左 2 0 右 2 0 装订线 1 0 页眉 1 5 页脚 1 5 b 页眉示意图 见本页页眉 表格无页眉 包括 CI 文件标题 黑体小二号 文件号 版本号 修改码 和生 效日期 幼圆体小五号 以及页眉分隔线 c 页脚示意图 见本页页脚 表格无页脚 第 x 页 共 x 页 页码 黑体五号 以及页脚分隔线 d 字体 小标题 如 1 目的 黑体四号字体 行间距 24 磅 首行缩进 1 厘米 两端对齐 文本 宋体四号字体 行间距 22 磅 首行缩进 1 厘米 两端对齐 表格 标题黑体三号 字数少时可用小二号 表格内文字一般用宋体 小四号 行间距 0 磅 文件号 版本号 记录号 说明等用宋体 五号 流程图或其它非纯文本内容 一般文字用宋体 其它只要表达清楚 版面美观整洁统一 不作 具体要求 4 2 3 章节编号 a 文件章节编写采用阿拉伯数字编排 如 1 1 1 1 1 1 依次 表示 b 章节以下内容是并列关系时 可采用英文的小写加半括号编排如 a b c 表示 c 在 a b c 中如仍需分段叙述 则用 表示 4 2 4 正文结构 a 质量手册 章节按 GB T19001 2000 idt ISO9001 2000 标准描述 的质量管理体系各条款一一对应 每点条款描述的结构如下 1 总则 第 4 页 共 5 页 描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用 2 概述 对过程或活动的简单描述 可参照下文 b 程序文件 4 程序 3 支持文件 支持本条款的程序文件 作业指导书或其表格 b 程序文件 对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制 1 目的 一般简要地说明为什么要开展这项活动 即描述为什么要制 定此程序 2 适用范围 此程序适用于哪些范围的活动 指出开展此项活动所涉及的 有关部门 相关人员 产品等 必要时应说明禁止事项 3 职责 规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限 包括哪 个部门协调配合 4 程序 按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤 明确规定 5W1H Why 要达到什么效果 What 做什么 Who 由谁来执行 When 在什么时候做 Where 在什么地方做 How 具体怎样做 应采用的材料 设备 文件等 如何进行控制 应保留的记录 第 5 页 共 5 页 应注意的例外特殊情况 必要时辅以流程图 5 相关文件和记录 开展此项活动应形成的报告 必须应用的记录 表格等 可 附表样或只注明其编码和名称 c 作业指导书 编写时应坚持 最实际 最有效 的原则 使其具 有良好的可操作性 形式与 b 程序文件 基本相同 只是 4 程序 改为 4 工作规程 更加详细描述具体操作 适用于工作现场实际操作指导 d 记录表格 作为质量管理体系实施和保持的证据 表格应整洁美观统一 便于填 写 原则上在其作业指导书上有填写说明 而且应有完整的记录要素 如 填写内容 填写人 填