公司接待管理制度定稿.doc

公司接待管理制度定稿 Xxx科技有限公司接待管理制度接待管理制度第一章总则第一条为使公司接待工作有章可循，特制定本制度；第二条本制度适用于公司所有接待工作，公司所属驻外机构可参照本制度另行规定；第三条本制度经总经理办公会审议通过后生效，原接待相关规定、制度作废；第四条本制度由总经理办公室负责拟定、解释。 第二章接待事务分类第五条类贵宾接待，指公司重要客人、公司重要客户、集团来访客人、外宾及参观团或地方政府部门的接待；第六条类业务接待，指营销客户的接待；第七条C类普通接待，指一般来访人员的接待。 第三章接待场所管理第八条公司接待地点分为三类行政中心办公楼贵宾接待室、各楼层洽谈室及会议室、展厅洽谈区。 第四章接待职责分工第九条接待工作是公司重要的窗口工作，对于塑造企业良好形象、充分展现企业文化，实现品牌营销的战略目标，具有十分重要的意义。 各相关部门及人员要高度重视且应谨慎规范操行。 3第十条接待内容包括迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。 分工如下（一）各接待场所场所隶属部门保障提供良好接待环境及备品准备；（二）警卫值班提供安全保障及来客导入； (三)前台接待负责信息沟通及来客记录（三）总经办提供来客调度及安排来客食宿；（四）经办部门负责接待洽谈、参观介绍并全程陪同直至来宾离开；（五）总经办主任对接待工作负有全面责任。 第五章接待方式第十一条贵宾接待门卫通知前台来人信息并引领至前台后，由前台联系领导指定人员或联系总经理办公室按指令要求迎接来客到指定接待场所入座，根据来访客人性质安排相应公司领导陪客接待，并准备好咖啡、冷饮、热茶、水果等备品待用，如须就餐由公司领导或总经理办公室指定专人陪同安排就餐。 第十二条业务接待门卫通知前台来人信息并引领至前台后，由前台联系相关部门主办人员迎接客户于接待室洽谈，由相应人员陪同并服务，以茶、饮料方式招待。 原则上安排工作餐，相关经办人陪同。 如须安排宴席就餐，由相关部门负责人申请并经分管领导批准后，指派相关人员陪同，但要控制陪餐人员，以不超过来宾人数为准，一4般不超过3人，特殊情况需提前申请并经分管领导批准后执行。 第十三条普通接待门卫通知前台来人信息并引领至前台后，由前台联系业务部门接待并服务，以普通茶水方式招待，需提供餐饮的由部门指定人员陪同，总经办安排工作餐，但要控制陪餐人员，以不超过来宾人数为准，一般不超过3人，特殊情况需提前申请并经分管领导批准后执行。 第六章接待规则第六章接待规则第十四条接待一般程序警卫值班员询清来由通报前台并引领至前台，由前台联系部门确定接待并登记后，由相关部门人员接迎；由于当事人不在或拒绝、不便接见的来访客人，前台人员要礼貌送客；属政府职能部门检查人员或市领导来访要及时通报相关部门或分管副总，并根据要求做好接待衔接；第十五条接待礼仪要点（一）接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生；（二）陪同接待人员须密切注视接待动态，适当控制接待过程，保证规范进行，出现意外变故及时通报主管领导；（三）接待过程中遇来客提出办理限制事宜，须婉言解释或请示领导后再行相应办理；第十六条接待用品准备（一）通用备品水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 5（二）特殊备品咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等按接待标准和特殊要求配备。 （三）备品采购按采购控制程序进行，总经办负责。 第十七条环境标准（一）物品摆放整齐，表面无灰尘；（二）地面干净无脏物，空气流通清新；（三）室温适度，灯光合适，辅助设施调好；（四）备品齐全。 第七章来访宾客参观安排第十八条来宾接待的主责部门总经办、综合保障部、技术中心办公室、市场部、信息部。 第十九条来宾接待归口市场部负责客户、业务关系单位等经营性来访的组织与对口接待；总经办负责政府参观、集团来访及其他来访的组织与对口接待。 其他部门不得自行带领外部人员参观公司，各相关部门如有来访接待任务，应按照来访人员性质，来访行程等详细情况提前提报总经办，由总经办统一安排接待事宜。 第二十条各部门分工总经办负责公司外围环境治理及活动组织协调；生产系统负责各工序生产现场的整顿；技术中心办公室负责测试中心试验室设备正常运行并配合现场解说；市场部负责展厅管理和现场解说；信息部负责录摄像和电视台录制记者的相应邀请。 6第二十一条接待参观路线来访客户或有特殊要求的来宾，拟定参观路线为展厅冲压综合仓库电镀压铸喷塑总装生产调度区技术研发区检测中心试验室一般性来宾或政府部门，按此路线展厅综合仓库北门电镀压铸喷塑总装生产调度区检测中心试验室其他来访人员，一般只安排展厅或特别关注部门及部位第二十二条来宾划分及接待方式根据来宾单位及来访目的分A、B、C、D、E五类A类来宾为政府部门及集团人员来访，由总经办组织并安排解说，公司相关负责人陪同，信息部负责录摄像，车间各参观点要有负责人现场配合迎送；B类来宾为公司客户（重要、关键客户）需公司领导陪同，由市场部组织并解说，信息部负责录摄像，车间各参观点要有负责人现场配合；C类来宾为政府部门安排来访，不需要公司主要负责人陪同的，由总经办组织并解说，安排接待，无特殊要求可不安排录摄像；D类来宾为公司一般客户，由市场部组织并接待、讲解，可不安排录摄像；E类来宾列为其他来宾，由总经办或相关部门负责组织并讲解，可不安排录摄像。 7第二十三条接待活动通知每次接待来访活动，根据来访人员情况，由总经办按此规定拟定参观流程事宜并通知相关部门，各主责部门要积极配合，按照流程圆满完成接待任务。 第二十四条接待活动中的注意事项（一）前台确认来访人员的接待并登记后，负责为来访宾客分发并要求佩戴参观证。 （二）参观期间原则上不准录像和拍照，特殊情况由业务经办部门提报分管领导或以上人员批准后执行，接待部门负责监督。 （三）不了解背景的来访人员只允许参观展厅。 （四）各部门接到来访参观通知后，需将参观事宜及要求提前提报总经办，由总经办根据实际情况拟定参观流程后通知相应主责部门提前做好准备（如须公司负责人陪同的提前通知相关领导参加）。 第八章非定点外出接待规定第八章非定点外出接待规定第二十五条公司现在定点合作单位有金鑫宾馆、盛世佳业、龙悦生态庄园（常规接待）。 不在定点单位用餐需要外出的客人标准为不超过50元/位（自带酒水），超标准接待需所属领导及总经理签字由总经理办公室接待备案后予以执行。 所有用餐都必须提前到总经办填写用餐申请单后方可执行，所有用餐单据报销均按照公司正常手续执行，最终需要总经理签批。 第九章礼品领用规定第九章礼品领用规定第二十六条来访客人礼品的领用需要填写礼品领用申请单，8统一到总经理办公室接待处领取，礼品严格按照一人一份的原则领取由公司指定准备的礼品，特殊需求须分管领导及总经办主任审批。 第十章特别规定第十章特别规定第二十七条各项参观须提前提报总经办批准，并由总经办统一安排；第二