14基建体系档案管理制度.doc

14基建体系档案管理制度 三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第1页共23页编制人辜令波更改记录修订版处数更改依据编制人更改日期确认人吴建华曾令华V1基建档案工作规范张娜xx-7-21V2V1精简版基建体系工程文件归档操作手册张娜xx-8-31V3实际操作版基建体系档案管理标准张娜xx-3-23批准人王佐春向文波V4基建体系档案管理制度张娜xx-11-18V5多处部门管理职能调整辜令波xx-12-13V6多处基建体系调整辜令波xx-02-181目的建立基建体系档案统一管理标准，规范全体系对工程文件的归档工作，加强基建档案管理电子信息化建设，达到国家及城建档案馆要求。 2范围本制度适用于三一重工及下属所有分（子）公司的基建业务，国内各事业部（子公司）等同执行，海外事业部（子公司）参照执行。 3.职责3.1乙方项目负责人包含施工单位、勘察单位、咨询单位、设计单位等外部单位负责人，负责向甲方项目负责人提交符合要求的文件或档案成果，并配合各基建工程部完成当地城建档案馆竣工资料的备案工作。 3.2项目监理部负责人3.2.1负责指导施工单位编制竣工资料，并在工程预验收时，组织资料验收、竣工图查验等工作；3.2.3负责督促施工单位进行预验收不合格项资料的整改，并组织整改后的验收；3.2.4对于合格竣工资料，负责在基建项目竣工档案报审表上签字确认；3.2.5负责向各基建工程部档案室移交工程监理资料。 3.3甲方项目（技术支持部、基建工程部、造价成本部、报规报建）负责人3.3.1各区域基建工程部负责收集基建工程从立项至竣工验收全过程资料，在24小时内将纸质版与电子版资料同步移交至各区域基建工程部档案室存档；3.3.3各区域基建工程部负责向基建工程部档案室移交工程竣工资料；3.3.4各区域基建工程部负责城建档案馆备案工作；3.3.5技术支持部负责核实纸质版施工图与电子版施工图是否相符；3.3.6技术支持部负责针对图纸/变更类文件，填写图纸/变更发放说明表，并移交存档；3.4.7造价成本部负责向各区域基建工程部档案室移交预算签字审批的原件和10万以下的结算终审资料，10万以上的结算终审资料移交至基建总部档案室存档。 3.4.8报建专干或项目经理，在领取证件天之内必须移交至各基建工程部档案室归档，并双方履行签收手续。 3.4各区域基建工程部综合管理专员3.4.1对项目负责人移交的资料，及时进行审核，不符合归档要求的文件限期整改；3.4.2审核通过后，将接收的文件当天进行项目分类、编号、登记、并加盖档案室收发文专用章进行扫描，及时将扫描版及对应的电子版上传至基建体系服务器，完成资料及归档；同步将文件发放给相关人员，并履行签收手续；三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第2页共23页3.4.3基建C类及以上项目竣工文件由各区域基建工程部综合管理专员负责终审，合格后15天之内录入清华紫光档案管理系统归档入库，原件由各区域基建工程部档案室存档。 3.4.4单体建筑工程整体竣工验收后3个月之内，将全过程资料（包括前期规划设计、招投标、施工过程、竣工资料、结算报告等）收集并移交至当地事业部总经办机要档案室或董办档案室归档。 3.4.5将报建相关证件扫描后录入清华紫光档案管理系统存档备份，原件移交至当地事业部总经办机要档案室或董办档案室归档，并履行交接手续。 3.5基建总部档案管理员3.5.1负责履行湖南工程部综合管理专员的职责；3.5.2负责开展档案管理情况季度巡检，并随时提供技术支持；3.5.3负责编写基建体系档案管理制度、规范、要求等；3.5.4负责10万以上结算资料由基建总部档案室的统一归口管理；3.5.5负责对各区域基建工程部各类工程档案管理归档情况进行抽查，并出具归档情况报告。 44流程图4. 1、档案管理流程图三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第3页共23页档案管理流程各部门基建项目部基建总部档案室需求部门开始02.收集、审核、移交（项目经理）03.验收确认（综合管理专员）04.归档、文件发放（综合管理专员）05.装盒入库、移交（综合管理专员）07.需求审批（二级部门负责人）06.借阅需求（申请人）09.鉴定销毁(综合管理专员/护卫队负责人）08.归还（综合管理专员）审核移交文件产生接收移交归档借阅、归还、销毁01.提交（负责人）结束三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第4页共23页44.1. 1、档案管理流程说明步骤工作事项责任岗位事项说明流程时间关联附件/表单1提交乙方项目负责人1.提交项目实施阶段产生的各类文件。 1天/2收集、审核、移交项目经理/设计经理/报建专干1.认真核查文件内容是否准确无误，签字盖章是否齐全，与电子版是否对应。 2.将文件及电子版在24小时内移交至档案室。 附录1:基建体系内部文件归档目录、报建成果归档目录3验收确认综合管理专员1.综合管理专员接收到文件后，再次确认是否准确无误。 半天4归档文件发放综合管理专员1.文件按集团公司区域产业园单体建筑合同进行分类；2.将文件盖档案室专用章,扫描对应发放,并登记台帐后上传服务器。 3.文件接收人必须履行签收手续。 2天/5装盒入库、移交归档综合管理专员1.将合格、有效、齐全的文件按国家标准档案盒装盒,并按清华紫光系统标准打印脊背、填写封面，分类存放入档案柜。 2.所有项目的竣工文件，按内部文件管理要求录入清华紫光档案管理系统，原件入库存档；3.单体工程整体验收后，全过程资料原件移交至当地总经办机要档案室，并办理交接手续。 竣工文件16天；单体工程整体验收90天附录1:基建体系内部文件归档目录、附录2基建档案移交清单6提交借阅需求需求部门申请人1.档案原件原则上不外借，需借阅人一级部门长签字审批。 2.档案借阅时间每次不超过7天；1天基建档案利用审批表7需求审批需求部门二级部门长1.需求部门二级门部门负责人在审批表上签字审批，并对档案借阅需求的合理性负责。 1天8归还综合管理专员1.仔细核实文件的完整性；确定无误后，办理归还手续。 7天9鉴定销毁综合管理专员/护卫队负责人1.对作废或过期的档案，进行鉴定，无保存价值的应编制销毁清单报部门主管领导审批后进行销毁；2.档案销毁必须在档案管理员与保卫部护卫队员的共同监督下进行。 /三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第5页共23页44. 2、图纸管理流程图图纸管理流程设计单位技术支持部档案室项目部开始01.提交成果（项目负责人）02.审核、填表移交（设计经理）03.归档、发放（综合管理专员）04.接收确认（项目经理）提交成果归档发放审核移交结束4.2.11图纸管理流程说明步骤工作事项责任岗位事项说明流程时间关联附件/表单1提交成果设计单位项目负责人1.提交经审核通过的最终版施工蓝图(或签字版方案白图)、蓝图装订版及光盘；图纸变更需明确变更原因说明、版本、图号、日期。 1天/2审核移交技术支持部设计经理1.核实蓝图及光盘的准确性，无误后移交档案室，并填写图纸/变更说明表。 5天附表3:图纸/变更说明表3归档发放基建工程部综合管理专员1.接收图纸再次确认无误后，进行分类、编号、盖章，登记，并发放相关人员，办理签收手续；2.将电子版上传服务器，装盒，粘贴脊背后进行归档入库。 2天/4接收确认基建工程部项目经理1.对发放的图纸资料进行签字确认并发放给施工单位。 1天/三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第6页共23页44. 3、竣工资料报审流程图竣工资料报审流程施工单位监理部基建项目部基建总部档案室开始01.提交成果02.初审（总监理工程师）提交成果归档入库审核移交03.复审、移交（项目经理）04.终审、入库（综合管理专员）结束44.3. 11、竣工资料报审流程说明步骤工作事项责任岗位事项说明流程时间关联附件/表单1提交成果施工单位项目经理1.提交竣工资料及竣工图光盘。 1天附录2基建竣工资料归档标准目录、附近录4城建档案馆档案归档目录2初审总监理工程师1.组织监理部对竣工资料进行初审。 2天3复审移交基建工程部项目经理1.对竣工资料进行复审，并审核光盘内容是否与现场情况相符。 2.将合格的竣工资料移交至档案室。 2天4终审基建工程部综合管理专员1.将ABC类项目竣工资料进行终审，并归档入库，移交。 10天附表1竣工资料报审表5确认基建工程部部长1确认项目竣工资料移交归档。 2天三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第7页共23页5.其它说明各基建工程部如需报当地城建档案馆备案，按当地城建档案馆要求执行。 66.激励措施如有违反基建项目管理责任体系的规定中的相关事宜，则按相关条款进行处罚。 77.相关文件7.1建设工程文件归档规范GB/T50328-xx7.2资产权证管理制度7.3附录基建体系内部文件归档目录7.4附录基建竣工资料归档标准目录7.5附录报建成果归档目录7.6附录城建档案馆档案归档目录仅供参考，按当地政府要求执行88附表8.1附表1基建项目竣工档案报审表8.2附表2基建档案资料移交清单8.3附表3图纸存档及变更说明表8.4附表4基建档案借阅审批表8.附加说明本制度由基建总部综合管理部起草，并负责解释和归口管理。 三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第8页共23页附表1基建项目竣工档案报审表部门编号工程名称合同编号合同金额开工日期竣工日期项目分级竣工文件数量册本声像资料有无竣工图光盘有无参建单位设计单位施工单位监理单位竣工图审核说明此竣工图及竣工图光盘内容与现场实际情况相符提交签字项目监理工程师/总监理工程师项目工程师/项目经理综合管理专员工程管理部部长三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第9页共23页表附表2基建归档资料移交清单本清单共页项，一式两份。 交接日期年月日。 移交部门，移交人。 接收部门，接收人。 特别声明本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。 移交资料清单序号资料名称页数备注三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第10页共23页附表33图纸存档或变更说明表项目名称图纸名称变更主题设计单位变更依据原原图号变更图号原图日期变更图日期变更专业提出变更部部门图纸/变更情况说明设计项目负责人签字数量日期图纸移交人签字数量日期基建工程部档案室接收人签字数量日期基建工程部项目部接收人签字数量日期三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第11页共23页附表44基建档案借阅审批表序号档案名称密级利用方式复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）复印借用（天）用途申请部门审批人经办人档案管理员办理日期xx年月日利用序号注“利用序号”为6位流水号。 三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第12页共23页附录11基建体系内部资料归档目录序号归档文件保存部门基建总部基建工程部监理部招标部一立项文件1使用需求报告、协调函、产能规划保存2项目经理任命书保存3立项报告保存二规划设计文件1设计前期文件（地勘报告、规划要点、红线图、地形图、市政管线等）保存A、B类保存C类2设计任务书保存A、B类保存C类3设计招(议)标申请保存A、B类保存C类4设计合同及合同评审纪要保存A、B类保存C类5经公司领导审批方案总平面图、效果图、工艺图（签字版）保存A、B类保存C类6初步设计方案、修建性详细规划、施工蓝图、设计计算书保存A、B类保存C类7施工图评审记录保存A、B类保存C类三造价成本控制文件1招标范围及技术要求保存2工程量清单（或拦标价）保存四招投标文件1招投标答疑保存2招(议)标申请保存3招标澄清记录保存4合同评审记录保存5施工合同及报价清单保存五工程管理文件1开工请示保存2开工报告保存3技术交底及图纸会审记录保存4企业及人员资质报审文件保存5施工组织设计方案保存6施工组织设计及各专业方案报审文件保存7（非）设计变更审批单保存8（非）设计变更签证单保存9隐蔽验收申请表保存10隐蔽验收资料（必须有隐蔽照片）保存11隐蔽工程验收统计表保存12监理工程师通知单保存13材料数据统计表保存三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第13页共23页序号归档文件保存部门基建总部基建工程部监理部招标部14进场材料检验记录表保存15材料样品审批单保存16委外实验室资质审查记录保存17工程材料构配件设备报审表及相关质量证明文件保存18建筑安装材料、设备及配件产品进场验收统计表保存19见证取样送检记录保存六工程竣工文件1竣工验收记录及项目交接表保存2竣工资料报审表及移交清单保存3工程质量保修协议保存4竣工资料及竣工图保存七工程结算文件1竣工结算终审报告注 1、本目录中所列文件为公司基建内部管理文件，作为上传基建服务器的信息化共享平台及清华紫光档案管理系统的资料归档标准； 2、表中所注“保存”为原件保存，工程管理文件中，除开工报告及设计变更审批单存档OA审批记录，其余现场资料均存于竣工资料内，不需扫描。 3、基建总部档案员履行湖南基建工程部档案员的职责； 4、最终由基建总部档案室归口解释，所有基建资料均按基建档案管理制度执行。 三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第14页共23页附录22基建B B类及以上工程竣工资料归档标准目录工程类别类金额100万序号号类别主要内容问题说明1封面目录内容是否明晰齐全，卷内目录有否编制页码2管理资料立项报告(三一内部)3工程开工报审表及开工报告(签章)4开工报告(三一内部)5施工合同及工程量清单6企业及人员资质7施工技术准备文件施工组织设计及各专业方案(报审表)8技术交底9图纸会审记录(评审签字盖章)10设计变更单及变更签证单11工程联系函12地基处理记录桩基资料【原材进场资料、施工记录表、挖孔桩成孔记录、隐蔽记录、土方开挖后桩基复核、桩基试验】13土方开挖及回填施工检查记录14验槽记录15施工过程记录工程定位测量16基槽开挖线测量17沉降观测记录、建筑物垂直度、标高、全高测量记录18地下室防水效果检查记录表19混凝土施工记录20屋面泼水、淋水、蓄水试验记录表21厕所等有防水要求的地面淋水、蓄水试验记录表22材料进场资料砼后浇带施工检查记录23材料进场审批记录(签字)24材料质量证明文件(出厂检测报告、合格证)25施工试验记录材料复检检测报告【水泥、砂、石、防水材料、钢材、墙体、门窗、铝合金、幕墙、水电材料等】(汇总表)26砼&砂浆强度、配合比、焊接及实体强度检测、钢结构探伤、钢网架承载力、外饰面砖粘接强度节能检测、击实度试验等各试验(汇总表)27商品砼资料28隐蔽工程需编制汇总表、需有图片资料、需工程隐蔽部位齐全（打印彩色三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第15页共23页照片）序号号类别主要内容问题说明29工程质量检验记录检验批资料30分项验收记录31分部(子分部)验收记录(签章)32预验收记录表(三一内部)33竣工验收报告及项目移交表(本部总监签字盖章)34竣工验收记录及保修协议书（甲乙双方签字盖单）(三一内部)35竣工图竣工图登记表36图纸及光盘37资料装订三孔穿线装订、用档案盒封装递交，案卷内容用铅笔注明，资料装订有序38建筑设备安装工程通用原材进场检查记录、质量证明文件、复检报告39安装隐蔽工程验收记录40各相应检查记录及施工记录41给排水及采暖工程卫生器具及管道灌水、通水、通球试验记录42采暖管道系统运行及调试记录43电气安装工程电缆敷设记录44防雷引下线连接记录45电气线路绝缘强度测试记录46电气设备送电验收记录47通风及空调安装工程风管制作安装检查记录及漏光、漏风量测试记录48冷却塔安装记录49分机盘管、制冷系统、凝结水盘检查及试验记录50燃气工程阀门试压记录、样板房施工记录、隐蔽工程记录、管道连接、防腐记录、设备调试记录三一集团有限公司管理制度基建体系档案管理制度ZD/JJ011-xx版本V6实施日期xx年3月1日第16页共23页基建