业务规范-供应链管理.doc

供供应应链链管管理理 二 一 年 1 1 目 录 1 总则 1 1 1 编制说明 1 1 2 适用范围及主要用途 1 1 3 编制依据 2 1 4 发布说明 2 1 5 解释权 2 1 6 版权 2 2 业务规范概述 3 2 1 公司业务规范架构 3 2 2 供应链管理规范概述 4 2 2 1供应链管理简介 4 2 2 2规范总体架构 4 2 2 3角色定义 5 2 2 4与其他规范的关系 6 3 供应链管理业务规范 7 3 1 供应商管理 7 3 1 1供应商入围管理 7 3 1 2供应商信息管理 9 3 1 3供应商考核管理 10 3 2 采购管理 12 3 2 1采购预算管理 12 3 2 2采购作业管理 14 3 2 3采购结算管理 21 3 3 仓库管理 22 3 3 1入库管理 23 3 3 2出库管理 25 3 3 3存货盘点管理 26 2 4 附件 29 4 1 术语及相关定义 29 4 1 1无需进行采购流程的采购种类 29 4 1 2安全库存 29 4 1 3供应商信息 29 4 2 输出成果汇总 30 4 2 1文本文件汇总 31 4 2 2表格文件汇总表 35 1 业业务务规规范范概概述述 1 1 1 1 业业务务规规范范架架构构 业务规范从工作使用的角度 可以分成两个层面 营销 Marketing 和 销售 Sales 客户信息数据 产品数据 供应商 分包商信息数据作为营 销和销售的公用数据 满足两方面用户的使用 在业务规范的编制过程中 需 要全面贯彻风险意识和服务意识 营销主要是面向市场管理人员在市场管理过程中的主要职能的集中体现 销售主要是在售前 售中 售后等过程中业务的销售人员需要涉及的各个环节 可以通过流程的方式加以体现 营销和销售两个层面的工作可以通过下面的视 图集中体现 业务规范包括市场营销管理 客户关系管理 产品管理 招投标管理 供 应链管理 分包管理 销售管理 商机管理 合同管理 项目跟踪及核算管理 等十个分册 各分册功能说明及管理数据的规范见下表 序号分册功能模块管理数据 01 市场营销管理 经营计划管理 营销活动管理 经营数据 预算数据 02 客户关系管理 客户接触管理 客户价值管理 服务质量管理 客户信息管理 客户数据 地域数据 服务质量数据 客户接触数据 03 投标管理 投标管理 04 产品管理 产品目录管理 产品需求管理 产品的业务数据 竞争对手信息 0 05 5 供供应应链链管管理理 供供应应商商管管理理 采采购购管管理理 仓仓库库管管理理 供供应应商商数数据据 商商品品数数据据 采采购购结结算算数数 据据 2 序号分册功能模块管理数据 06 分包管理 分包预算管理 分包商管理 分包业务管理 分包商数据 分包结算数据 07 销售管理 销售计划管理 销售活动管理 销售文档管理 销售过程数据 报价 费用 08 商机管理 商机采集 商机维护 商机共享 商机信息数据 09 经营合同管理 合同立项 合同变更 合同执行 合同归档 合同数据 10 项目跟踪及核 算管理 项目跟踪 项目核算 项目进度 项目服务质量 项目核算 等数据 1 1 2 2 供供应应链链管管理理规规范范概概述述 2 2 1供应链管理简介 供应链是指由供应商 制造商 仓库 配送中心和渠道商等构成的物流网 络 对于公司各专业公司 供应链主要涵盖供应商 服务提供方 仓库 配送 中心等方面内容 供应链管理执行供应链中从供应商到最终用户的物流计划和控制等管理职 能 使企业更好地采购制造产品和提供服务所需原材料 生产产品并将其递送 给客户 2 2 2规范总体架构 供应链管理的内容包括 供应商管理 采购管理 仓库管理等 主要关注 供应商的入围 考核及供应商信息 采购及结算过程 出入库的管理等活动 系统功能模块如下图所示 3 供应链管理 入 围 管 理 考 核 管 理 信 息 管 理 预 算 管 理 作 业 管 理 结 算 管 理 入 库 管 理 出 库 管 理 库 存 信 息 管 理 存 货 盘 点 管 理 供应商管理采购管理仓库管理 2 2 3角色定义 角色定义是对本规范涉及的相关角色在本规范中的主要职责说明 本规范 涉及的角色 除市场部相关人员外 其他角色均为各专业公司的人员 序号角色职责说明备注 1 专业公司管理层 对供应商入围 考核及变更进行审批 对采购预算 采购结算进行审批 对采购方式 初选供应商进行审批 对仓库盘点报告进行审批 2 销售部门主管 提出残 次 冷 背存货的处理方案 3 销售部门负责人 对残 次 冷 背存货的处理方案进 行审核 部门可为市场部或 业务部门 4 财务部主管 仓库盘点 提出残 次 冷 背存货的处理方案 5 财务部负责人 对仓库盘点结果审核 对残 次 冷 背存货的处理方案的 审核 6 供应商管理员 主管供应商入围 考核及供应商信息 的相关工作 属于采购管理部门 7 采购员 年度采购预算的分析 采购作业的执行 执行采购的结算 供应商的评分 属于采购管理部门 8 采购管理部门负 责人 对供应商入围 考核及变更进行审核 与供应商签订框架合同 对采购预算的执行情况进行审核 4 对采购方式 供应商的选择进行审核 对采购结算的审核 9 仓储管理员 对仓库入库 出库 盘点及库存信息 进行管理 10 仓储部门负责人 对残 次 冷 背存货的审核 11 货物接收人 验收货物质量 审核采购结算 属于货物接收部门 12 货物接收部门负 责人 对采购结算进行审核部门可为仓储部门 或业务部门 13 生产管理员 对采购结算的审核属于生产管理部门 14 生产管理部门负 责人 对采购结算的审核 15 配送员 配送客户需求的货物属于配送部门 16 配送部门负责人 审核配送车辆信息也可为客户指定或 企业委托的第三方 物流 17 货物使用人 提出需求申请 提交 项目货物使用质量报告 发出配送通知 属于货物使用部门 18 货物使用部门负 责人 审核 货物使用质量报告 审核需求申请及配送通知 部门可指业务部门 或其他部门 19 招标管理员 招标采购时 招标结果的反馈属于招标管理部门 20 询价小组 执行询价采购 21 谈判小组 执行竞争性谈判采购 2 2 4与其他规范的关系 本规范与其他规范之间的关系包括 在与供应商签订年度框架合同以及采购合同时 需参考 合同管理规范 5 2 2 供供应应链链管管理理业业务务规规范范 2 2 1 1 供供应应商商管管理理 供应商是给企业提供项目所需材料 设备的第三方公司 供应商管理包含 对供应商的入围管理 信息管理以及考核管理 供应商的入围管理指对拟入围供应商的资质 注册资金 经营业绩 主要 产品与价格等方面进行初步评定 审批通过后形成 供应商信息库 供应商的信息管理是指以 供应商信息库 的形式展示出供应商信息 并 在需要变更信息时 对信息进行变更的流程 供应商的考核管理分为季度与年度考核 考核从质量 成本 交期以及服 务等方面进行 并在年度考核中综合评定供应商等级 对年度考核中不合格的 供应商取消下一年度入围资格 对综合评定较好的供应商可在市场份额等方面 着重考虑 流程的主要参与人包括 专业公司管理层 采购管理部门相关人员 货物接收部门相关人员 业务部门相关人员 3 1 1供应商入围管理 1 相关流程 6 供应商入围流程 专业公司管理层采购管理部门 通过 通过 部门审核 收集供应商 信息 选择待 入围供应商 审批 签订 框架协议 发布入围供 应商信息 列入 供应 商信息库 备注 若采用招标方式选择入围供应商时 供应商管理员需启动招标流程 并 在招标结束后将招标管理部门提供的入围供应商信息列入 供应商信息库 当货物使用部门需临时新增供应商时 应向采购管理部门提出申请 并 按照上述供应商入围流程进行审批 2 工作内容 供应商管理员 收集供应商相关资质信息 将收集到的待入围供应商 信息以及填写的 供应商资质信息表 上报审批 时间控制点 原则每年一次 采购管理部门负责人 完成对供应商入围的部门审核 专业公司管理层 完成对供应商入围的审批 采购管理部门负责人 与供应商签订框架合同 依据权限范围 采购管理部门 发布入围供应商信息 供应商管理员 将入围供应商信息列入 供应商信息库 7 注 有 的工作存在控制点 3 输出成果 供应商资质信息库 详见4 2 2 1 供应商信息库 详见4 2 2 2 3 1 2供应商信息管理 1 供应商信息变更流程 供应商信息变更流程 专业公司管理层部门负责人采购管理部门 通过 通过 供应商信息 变更申请 部门审核 领导审批 修改信息 2 工作内容 供应商管理员 根据供应商的申请或考核结果 填写 供应商信息变更 单 申请变更 供应商信息库 采购管理部门负责人 完成权限内对供应商信息变更申请的部门审核 专业公司管理层 完成对重要供应商信息变更的审批 供应商管理员 审批通过后修改 供应商信息库 相关信息 3 输出成果 供应商信息变更单 详见4 2 2 3 供应商信息库 详见4 2 2 1 8 3 1 3供应商考核管理 对供应商考核可分为季度考核和年度考核 3 1 3 1供应商季度考核 1 相关流程 供应商季度考核流程 货物使用部门货物接收部门专业公司管理层采购管理部门 供应商评分 供应商成本 及服务等情况 记录 供应商产品 质量以及交期 等情况记录 部门审核 领导审批 通过 通知供应商 通过 供应商产品 的质量情况 2 工作内容 采购员 定期 时间控制点 每季度一次 在 供应商评分表 中评 价供应商服务以及成本等情况 并提交至供应商管理员 货物接收人 货物验收入库后 提交 货物验收单 以便供应商管理 员对供应商质量以及交期的考核 时间控制点 货物验收入库后 货物使用人 项目完工后 对供应商的产品质量情况向供应商管理员 提交 货物使用质量报告 时间控制点 项目完工后 供应商管理员 定期 时间控制点 每季度一次 根据 供应商评分 9 表 货物验收单 货物使用质量报告 等表单对供应商产品质量 价 格 交期和服务等情况综合评分 形成 供应商季度考核表 采购管理部门负责人 对 供应商季度考核表 进行审核 专业公司管理层 对 供应商季度考核表 进行审批 供应商管理员 对供应商评分结果进行整理 并告知相关供应商 3 输出成果 货物验收单 详见4 2 2 4 供应商评分表 详见4 2 2 5 货物使用质量报告 详见4 2 1 1 供应商季度考核表 详见4 2 2 6 3 1 3 2供应商年度考核 1 相关流程 供应商年度考核流程 专业公司管理层采购管理部门 统计季度评 分 评定等级 部门审核 领导审批 通过 通知供应商 通过 10 2 工作内容 供应商管理员 对 供应商季度考核表 进行统计 评定供应商等级 并指出建议淘汰分包商 形成 供应商年度考核表 采购管理部门负责人 对 供应商年度考核表 进行审核 专业公司管理层 对 供应商年度考核表 进行审批 供应商管理员 将考核结果通知相关供应商 3 输出成果 供应商年度考核表 详见4 2 2 7 2 2 2 2 采采购购管管理理 采购 purchasing 是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或 服务作为企业资源 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动 本规范主要针对生产运营所需材料 设备等物品的采购活动 包括采购预算管 理 采购作业管理与采购结算管理 采购预算是公司全面预算的重要组成部分 是采购部门在一定计划期间 年度 季度或月度 编制的材料采购的用款计划 各专业公司通常按年度编 制预算并定期进行分析 采购过程管理规范采购员在接到需求申请后执行采购直至到货的过程 其 中需求申请由货物使用部门提出 采购结算是指对采购物资的结算 付款流程的管理 流程主要参与人 专业公司管理层 采购管理部门相关人员 货物使用部门相关人员 生产管理部门相关人员 3 2 1采购预算管理 3 2 1 1 采购预算制定 采购管理部门负责采购预算的制定 需考虑当年预算执行情况 下年度经 营计划 生产用料计划等因素 其审批及调整流程可参照公司的预算管理办法 11 执行 本规范中不再描述 3 2 1 2 采购预算执行分析 1 相关流程 采购预算分析流程 专业公司管理层采购管理部门 统计分析采 购成本 编制报 告 部门审核 领导审批 通过 发布 采购 分析报告 通过 2 工作内容 采购员 定期 时间控制点 月度 季度 年度 统计采购成本 分 析成本控制情况 提出相关建议 形成 采购分析报告 采购管理部门负责人 对 采购分析报告 进行审核 专业公司管理层 对 采购分析报告 进行审批 采购管理部门 发布 采购分析报告 3 输出成果 采购分析报告 详见4 2 1 2 3 2 2采购作业管理 3 2 2 1 采购作业 12 1 相关流程 采购作业流程 公司管理层招标管理部门采购管理部门货物使用部门 否 需求申请 选定供应商 领导审批 订购 签订 合同 选择采购方 式 通过 跟踪订单 部门审核通过 直接提货 否 流程结束 是 进入相应采 购流程 到货 备注 当采购方式为单一来源采购时 采购部门接到需求申请即可直接将采购 供应商上报审批 审批通过后即可制定订购单并签订合同 13 在零星采购或紧急采购等特殊情况下 货物使用部门经采购管理部门许 可后可直接采购 2 工作内容 货物使用人 需求申请经部门审核后向采购员提交 货物需求单 采购员 结合 库存明细表 判定直接提货或是采购 如可以直接 提货 参考4 3 2节 出库管理 本流程结束 采购员 选择合适的采购方式 上报部门审核 金额控制点 超过专 业公司规定的一定金额时采用招标采购 具体采购方式的种类见本规范4 1 1 节 采购管理部门负责人 对货物采购方式审核 专业公司管理层 对货物采购方式审批 依据权限范围 采购员 进入相应的采购方式流程 包括后续的招标采购流程 询价采 购流程 竞争性谈判采购流程 采购员 领导审批通过后 确定供应商 采购员 发出 订购单 根据权限范围与供应商签订合同 具体对合 同的管理详见 合同管理规范 采购员 跟踪 订购单 直至到货 3 输出成果 货物需求单 详见4 2 2 8 询价单 详见4 2 2 9 订购单 详见4 2 2 10 3 2 2 2 招标采购 1 相关流程 14 招标采购流程 招标准备招标实施招标结果处理 专业公司管理层招标代理机构招标管理部门采购管理部门 通过 接收招标 结果 发中标通知 书 中标结果 通知书 招标实施 资料归档 是 否 通过 通过 提交招标计 划 上报审批 本公司招标 审查计划 安徽公司统 一招标 是否委托 代理招标 明确 招标单位 自行招标 启动委托代 理招标 发送中标 结果 部门审核 领导审批 通过 15 2 工作内容 A 招标准备阶段 采购员 经部门审核后 向招标管理部门提交 招标计划书 招标管理员 针对 招标计划书 内容组织会议讨论审查 专业公司管理层 审批通过的 招标计划书 招标管理员 专业公司管理层审批通过后 根据招标项目的产品类型 金额等因素 决定是否提请公司统一招标 不需公司统一招标的由专业公司组织招标 同时将招标相关事项上报公 司领导 确认招标单位的标准参见后续公司相关规定 招标管理部门需要决定自行招标或者委托代理招标 并启动相应流程 自行招标要求招标单位符合招标法规定的自行招标的条件 采用自行招 标可以对项目了解较清楚 责任落实 便于项目实施 委托代理机构招标更容 易做到公开 公平 公正 透明度高 易于实施广泛的监督管理 招标程序规 范 招标质量有保证 B 招标实施阶段 无自行招标资质的专业公司如果需要招标 应采用委托代理招标 招标的 具体实施过程可参考后续的招标业务的运营规范 C 招标结果处理阶段 招标管理员 向部门负责人发送评标结果 代理机构制作的 评标报告 审核 招标管理部门负责人 审核评标结果 专业公司管理层 审批评标结果 招标管理员 向中标单位发 中标通知书 向落标单位发 中标结果 通知书 招标管理员 将招标结果通知采购管理部门 招标管理员 在招标结束后 及时汇总收集各方面资料 并装订成册 归档备查 3 输出成果 招标计划书 详见4 2 1 3 中标通知书 详见4 2 1 4 16 中标结果通知书 详见4 2 1 5 3 3 3 3 询价采购 询价采购是指对几个供货商 通常至少三家 的报价进行比较以确保价格具 有竞争性的一种采购方式 对于公司和各专业公司 询价采购是指在供应商库 能满足采购需求时 在供应商库中选择供应商而定义的采购方式 1 相关流程 询价采购流程 专业公司管理层询价小组采购管理部门 成立询价 小组 制定 询 价通知书 确定供应 商报价 选择供应 商 通知供应 商 资料归档 部门审核 领导审批 2 工作内容 17 采购员 根据采购需求成立询价小组 询价小组由采购人的代表和有关 专家共三人以上的单数组成 其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二 询价小组 根据采购需求制定 询价通知书 询价小组 询价小组根据采购需求 从符合相应资格条件的供应商名单 中确定不少于三家的供应商 并向其发出 询价通知书 让其报价 询价小组 在供应商报价后 根据符合采购需求 质量和服务相等且报 价最低的原则确定成交供应商 并由采购员将结果 格式可参考采购流程中的 评标报告 发送至部门领导审核 采购管理部门负责人 对选择的供应商进行审核 专业公司管理层 对选择的供应商进行审批 将结果告知所有被询价的供应商 格式可参考 中标通知书 与 中标 结果通知书 采购员 对询价采购的文件进行归档 3 输出成果 询价通知书 详见4 2 1 6 3 3 3 4 竞争性谈判 竞争性谈判 是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采 购事宜进行谈判的方式 1 相关流程 18 竞争性谈判采购流程 专业公司管理层谈判小组供应商采购管理部门 成立谈判 小组 制定谈判 文件 确定参加 谈判的供应 商 谈判 二次报价 提出成交 候选人 选择成交 公司 部门审核 领导审批 通知供应 商 资料归档 19 2 工作内容 采购员 组织成立谈判小组 谈判小组由采购人的代表和有关专家共三 人以上的单数组成 其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二 谈判小组 制定 谈判文件 谈判文件 应当明确谈判程序 谈判 内容 合同草案的条款以及评定成交的标准等事项 谈判小组 谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三 家的供应商参加谈判 并向其提供谈判文件 谈判小组 与单一供应商分别进行谈判 在谈判中 谈判的任何一方不 得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料 价格和其他信息 供应商 谈判结束后 在规定的时间内进行二次报价 谈判小组 在供应商二次报价的基础上 评审出成交候选人 采购员 从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求 质量和服 务相等且报价最低的原则确定成交供应商 并将结果 可参考招标采购中的 评标报告 发送至部门领导审核 采购管理部门负责人 对选择的供应商进行审核 专业公司管理层 对选择的供应商进行审批 采购员 将竞争性谈判结果通知所有参加谈判的供应商 格式可参考 中标通知书 与 中标结果通知书 采购员 对采购中的相关文件进行资料归档 3 输出成果 谈判文件 3 2 3采购结算管理 1 相关流程 20 采购结算流程 运营管理部门财务部 专业公司 管理层 采购管理部门 通过 部门审 核 制定结算 单 通过 付款流 程 通过 通过 部门审 核 审核 领导审 批 2 工作内容 采购员 在与供应商达成一致后 根据采购合同约定的付款条件以及采 购发票 货物验收单 等相关凭证制定 结算单 采购管理部负责人 审核 结算单 生产管理员 根据合同等依据审核 结算单 生产管理部门负责人 审核 结算单 专业公司管理层 审批 结算单 财务部 进入付款流程 3 输出成果 结算单 详见4 2 2 11 2 2 3 3 仓仓库库管管理理 仓库管理分为入库管理 出库管理 存货盘点管理三个部分 21 入库管理是指对申请入库的货物进行检查 验收的活动以及对货物入库做 出相应登记 出库管理是指对申请出库的货物进行配货 核对以及登记等活动 货物出 库方式有三种 客户自提 委托发货 公司送货 客户自提是客户自己派人或 派车来公司的仓库提货 委托发货是委托第三方物流提供送货服务 公司送货 是企业派自己的货车给客户送货 存货盘点管理是指相关人员定期对仓库存货进行盘点 分析盘点结果 处 理残 次 冷 背存货 进而修改库存 对已过安全库存的货物提交 货物需 求单 至采购管理部门进行采购 流程主要参与人 专业公司管理层 仓储部门相关人员 货物使用部门相关人员 配送部门相关人员 财务部相关人员 销售部门相关人员 3 3 1入库管理 1 相关流程 22 入库管理流程 仓库管理部门 是否存在 问题 货物验收 收货 否 入库 通知采购部 门处理 是 修改库存 备注 当货物直接运至客户时 仓储部门应办理虚拟出入库手续 客户收到货 物若验收没有问题 需在虚拟的 出库单 上签字确认 若验收时发现问题 可向货物使用部门反映或直接向采购管理部门反映 当业务部门需要退料入库时 需填写 退料申请单 经部门领导审核 通过后 交仓储部门检查入库 由仓储部门开具红字 出库单 2 工作内容 仓储管理员 在货物到场后 根据 订购单 接收货物 并检查货物是否 存在质量与数量的问题 若发现问题则通知采购部门进行处理 若未发现问题 则在供应商的发货单上签字 开具 入库单 货物验收单 并修改库存 23 3 输出成果 货物验收单 详见4 2 2 4 入库单 详见4 2 2 12 出库单 详见4 2 2 13 退料申请单 详见4 2 2 14 3 3 2出库管理 1 相关流程 出库管理流程 配送部门仓储部门货物使用部门 修改库存信 息 配送通知 安排车辆配 送 配货 包装 核对数据 提货 送达客户指 定地点 部门审核 备注 若客户自提货物时 需携带货物使用部门提供的 配送通知单 并在仓库出库单上签字 2 工作内容 货物使用人 在配送申请经部门审核通过后 发出 配送通知单 仓储管理员 接到 配送通知单 配货 包装并填写 出库单 配送员 根据 配送通知单 填写 发车单 安排车辆配送货物 24 配送部门负责人 审核 发车单 信息 配送员 与仓储管理员核对数据 提货 并在 出库单 上签字确认 配送员 将货物发送到配送单指定地点 客户确认签字 仓储管理员 修改库存 3 输出成果 出库单 详见4 2 2 13 配送通知单 详见4 2 2 15 发车单 详见4 2 2 16 3 3 3存货盘点管理 1 相关流程 25 存货盘点流程 专业公司管理层财务部销售部门仓储部门 存货盘点 残 次 冷 背存货的 处理方案 是 部门审核 领导审批 通过 通过 部门审核通过 通过 与销售部门 主管处理存货 修改库存 是否有残 次 冷 背存 货 结果整理 结束流程 否 审批 2 工作内容 仓储管理员与财务部主管 定期 时间控制点 月度 季度 对仓库 存货进行一次盘点 形成 存货盘点单 与 库存明细表 进行核对 并指 出残 次 冷 背存货 提出处理意见形成 存货盘点报告 仓储部门与财务部负责人 审核 存货盘点报告 专业公司管理层 审批 存货盘点报告 26 仓储管理员 整理领导审批结果 若存在残 次 冷 背存货 则将结 果发送至财务部与市场部 财务部与销售部门主管 提出 残 次 冷 背存货处理方案 财务部与销售部门负责人 审核 残 次 冷 背存货处理方案 专业公司管理层 审批 残 次 冷 背存货处理方案 仓储管理员 与销售部门主管共同处理残 次 冷 背存货 更新 库 存明细表 3 输出成果 存货盘点单 详见4 2 2 17 存货盘点报告 详见4 2 1 8 残 次 冷 背存货处理方案 详见4 2 1 9 库存明细表 详见4 2 2 18 27 3 3 附附件件 3 3 1 1 术术语语及及相相关关定定义义 4 1 1无需进行采购流程的采购种类 1 零星采购 零星采购是指业务部门采购货物金额不超过各专业公司规定的零星采购金 额时 无需提交请购申请可直接进行的采购 采购结束后 通过发票实行报账 2 紧急采购 紧急采购是指遇到紧急情况 如天灾 人祸或项目需紧急完成时 急需采 购一批物资 无需提交请购申请可直接进行的采购 采购结束后 通过发票实 行报账 4 1 2安全库存 安全库存是指当不确定因素已导致更高的预期需求或导致完成周期更长 时的缓冲存货 用于满足提前期需求的存货 通常有两个方面 1 在任何工位上存放的货物 原材料 在制品 或成品 用来预防 因为上游工序生产能力不足 导致的缺货 断货的问题 通常也称为紧急库存 2 为了防止由于不确定性因素 如大量突发性订货 交货期突然延期 等 而准备的缓冲库存 4 1 3供应商信息 供应商信息包括供应商的基本信息 联系信息 产品信息 质量体系等 1 基本信息 供应商基本信息是指供应商公司层面的相对固定的信息 公司名称 公司性质 公司关联方 成立时间 注册资金 相关登记 经营范 围 法人代表 地址信息 是否涉及重大纠纷 人力资源 经营业绩 2 联系信息 供应商联系信息包括 28 公司联系信息 联系人信息 联系人联系方式 3 产品信息 供应商产品信息包括 供应商等级 业务区域 主要客户 产品名称 产品厂家 产品商标 品牌 产品型号 规格 产品标准配置 产品价格 产品保质期 维修与服务 其他 4 质量体系 供应商质量体系包括 质量方针 质量体系认证 3 3 2 2 输输出出成成果果汇汇总总 本规范输入及输出情况汇总见下表 编号编号类型类型名称名称所在章节所在章节 W01 文本文件货物使用质量报告 4 2 1 1 W02 文本文件采购分析报告 4 2 1 2 W03 文本文件招标计划书 4 2 1 3 W04 文本文件中标通知书 4 2 1 4 W05 文本文件中标结果通知书 4 2 1 5 W06 文本文件询价通知书 4 2 1 6 W07 文本文件谈判文件 4 2 1 7 W08 文本文件存货盘点报告 4 2 1 8 W09 文本文件残 次 冷 背存货处理方案 4 2 1 9 E01 表格文件供应商资质信息表 4 2 2 1 E02 表格文件供应商信息库 4 2 2 2 E03 表格文件供应商信息变更单 4 2 2 3 E04 表格文件货物验收单 4 2 2 4 E05 表格文件供应商评分表 4 2 2 5 E06 表格文件供应商季度考核表 4 2 2 6 E07 表格文件供应商年度考核表 4 2 2 7 E08 表格文件货物需求表 4 2 2 8 E09 表格文件询价单 4 2 2 9 29 编号编号类型类型名称名称所在章节所在章节 E10 表格文件订购单 4 2 2 10 E11 表格文件结算单 4 2 2 11 E12 表格文件入库单 4 2 2 12 E13 表格文件出库单 4 2 2 13 E14 表格文件退料申请单 4 2 2 14 E15 表格文件配送通知单 4 2 2 15 E16 表格文件发车单 4 2 2 16 E17 表格文件存货盘点单 4 2 2 17 E18 表格文件库存明细表 4 2 2 18 4 2 1文本文件汇总 4 2 1 1 货物使用质量报告 货物使用质量报告是对货物质量情况的反馈 内容主要为xx项目使用的货 物清单 及货物使用情况 有无质量问题 是否影响项目进度 影响程度如何 供应商如何处理 相关内容表格如下 序号项目内容 1 项目名称 2 货物清单项目使用的相关货物名称及数量 3 使用情况相关货物在使用过程中使用情况 4 质量问题哪些货物存在何种质量问题 5 质量问题对项目的影响 货物质量问题产生哪些影响 包括工程质量方面 工 程量方面 工程进度方面 客户满意度方面等 6 问题处理 供应商是否及时对质量问题进行处理 其处理的方式那否让项目组 客户满意 4 2 1 2 采购分析报告 采购分析报告是对采购成本的统计并对控制情况的分析 具体内容如下 1 当期采购的物品分类 对采购物品的单价 总额 提供的供应商 30 需求单位 所用的项目名称的汇总 2 对采购成本与预算中的采购成本进行对比并分析成本控制情况 3 下一步采购工作的建议 4 2 1 3 招标计划书 文件的主要内容包括 1 招标项目名称 2 招标项目金额估算 3 招标期限 4 投标单位一般条件 4 2 1 4 中标通知书 文件的主要内容包括 中标通知书中标通知书 招字 第 号 中标单位名称 公司 项目于 年 月 日公开开 标 按照国家法律 法规和招标文件的规定 经过评标委员会公平 公正的评 议 确定你单位中标 标书标号 中标项目 中标价 请你单位接此通知后 按照招 投标文件的约定尽快与 签订合同 招标人 盖单位章 法定代表人 签字 年 月 日 31 4 2 1 5 中标结果通知书 文件的主要内容包括 中标结果通知书中标结果通知书 未中标单位名称 公司 项目于 年 月 日公开开 标 按照国家法律 法规和招标文件的规定 经过评标委员会公平 公正的评 议 确定 中标单位名称 为中标人 感谢你单位对我们工作的大力支持 招标人 盖单位章 法定代表人 签字 年 月 日 4 2 1 6 询价通知书 询价通知书代替了招标采购中的招标公告和招标文件 它既有招标公告的 告知功能 又有招标文件的要约功能 其内容大致分为三大部分 第一部分为 告知供应商采购人开展的采购活动基本情况 第二部分为标的的简介和合约的 基本条款 第三部分为供应商的情况简介 1 采购活动的基本情况 主要内容有项目名称 编号 采购人 采购 代理机构 标书收受时间 开标时间与地点 货款支付时间与方式 项目负责 人 联系方式及保证金等 2 标的的简介和合约的基本条款 主要内容有标的物简介 报价单 具体格式见4 2 2 8 3 供应商的情况简介 4 2 1 7 谈判文件 谈判文件大致包含的内容有 1 谈判的基本情况 主要内容有项目名称 编号 文件收受时间 谈 32 判时间地点及谈判程序 货款支付时间与方式 项目负责人 联系方式及保证 金等 2 标的的简介和合约的基本条款 主要内容有标的物简介 报价文件 服务承诺等 3 供应商的情况简介 4 2 1 8 存货盘点报告 盘点报告是对存货盘点结果的分析 若与库存明细表数据不一致时 需分 析差异原因 具体内容大致包含一下几个方面 1 盘点基本信息 如盘点日期 盘点单编号 盘点仓库 盘点人员等 2 盘点结果 详见 存货盘点单 在 存货盘点单 中标注是否属 于残 次 冷 背存货 3 指出与库存明细表不一致的数据 分析原因 4 对残 次 冷 背存货提出处理意见 5 盘点结论 对仓库管理的参考价值 4 2 1 9 残 次 冷 背存货处理方案 残 次 冷 背存货需进行有效处理 能有效控制资金流失 具体内容大 致如下 1 盘点基本信息 如盘点日期 盘点单编号 盘点仓库 盘点人员等 2 残 次 冷 背存货的基本属性 如编号 品名 型号及配置 数 量 入库时间等 3 残 次 冷 背存货的处理 包含处理方案 价格等信息 4 处理的结果 如减少损失 带来收益等 33 4 2 2表格文件汇总表 4 2 2 1 供应商资质信息表 序号序号分类分类字段名称字段名称字段说明字段说明 1 注册信息 1 1 公司名称 1 2 公司性质 国有 集体 联营 股份合作制 私营 个体户 合伙企业 有限责任 股份有限 1 3 公司关联方合作单位 上级单位 下属单位等 1 4 成立时间 1 5 注册资金 1 6 相关登记工商证号 税务证号 国税 地税等 1 7 经营范围包括主营与兼营 1 8 法人代表 1 9 是否涉及重大纠纷 2 基本信息 2 1 公司人员员工总数 生产人员 技术人员 中高级职称等 2 2 工作业绩 2 3 经营的主要产品产品名称 年产量 2 4 产品价格 2 5 主要客户 3 质量体系 3 1 质量方针质量方针或质量政策 3 2 质量体系认证是否通过质量体系认证 4 2 2 2 供应商信息库 序号序号分类分类字段名称字段名称说明说明 1 基本信息 1 1 公司名称 客户的完整名称可参考工商部门的营业执照 客 户简称 1 2 公司性质 国有 集体 联营 股份合作制 私营 个体户 合伙 企业 有限责任 股份有限 1 3公司关联方合作单位 上级单位 下属单位等 1 4法人代表企业法人代表 1 5 地址信息 固定办公地址 包括国家 地区 省 市 区 县 街道 门牌 栋 单元 层 房间等 1 6 企业联系方式 邮政编码 对外的办公联系电话 传真 企业邮 箱等 1 7 业务联系人信息 联系人的姓名 性别 所在单位 部门 职务 分管业务 直接上级 下属成员 1 8 联系人联系方式 通信地址 邮政编码 办公电话 手机 多部 家庭电话 传真 公务邮箱 个人邮箱 34 序号序号分类分类字段名称字段名称说明说明 QQ 号码 MSN 号码等联系方式 其他 1 9账号信息开户银行 账号 2 产品信息 2 1供应商分类专业公司对供应商的评级 2 2业务区域供应商的业务覆盖区域 2 3产品名称产品的全名 产品简称 2 4产品厂家产品的生产厂家 2 5产品品牌产品的商标 品牌 2 6产品型号产品的型号 规格等 2 7产品配置产品的标准配置 接口等 2 8 产品价格 产品的单价 批发价格 相应配件的价格 消耗 品的价格等 2 9产品保质期产品的保质期 2 10 维修与服务 保质期内的维修 服务方式 联系电话 保质期内的维修 服务方式 联系电话 2 11其他与产品供应相关的其他需要说明的部分 4 2 2 3 供应商信息变更单 供应商信息变更单是申请变更供应商信息的表单 因此需在表单 供应商 信息库 的基础上增加两个字段 如下 序号序号分类分类字段名称字段名称说明说明 1 变更信息 1 1 变更内容需要变更的内容 1 2 变更原因 1 3 申请变更人 35 4 2 2 4 货物验收单 基本信息基本信息 编号 订购单编号 收货单位 收货地点 收货单位联系人 收货单位联系人电话 供货单位 供货单位联系人 供货单位联系人及电话 发票编号 收货清单收货清单 序号品名厂家型号规格配置单位 送达数 量 单价 元 金额小计 元 1 2 3 合计 元 验收内容 1 供应商送达货物的外观包装是否完好 质量是否合格 能正常使用 2 需要安装 施工的项目是否文明安装 施工 3 若收到的货物发票 填写的客户名称 合计金额 数量 品名和规格 是否与送达货物 采购部门开具的订购单一致 4 收到的货物质量证书 使用说明 保修卡及售后服务承诺是否明确 5 收到货物的其他需要特别验收的情况 其它意见或建议 36