物业管理有限公司合同评审备案管理办法.doc

物业管理有限公司合同评审备案管理办法 xx物业管理有限公司合同评审备案管理办法第一章总则第一条为加强公司的合同管理工作，防范和降低风险，有效控制成本，根据公司要求和xx物业管理有限公司合同管理办法的规定，特制定本办法。 第二条物业总公司本级所签订的合同，由职能部门发起，相关部门进行评审。 物业总公司对所属各单位所签订的合同进行指导监督，所属各单位应当完善合同，履行并承担风险。 第三条本办法适用于物业总公司及所属各单位价款超过人民币5万元（不含）以上的合同。 第二章评审备案合同分类第四条按物业公司现行成本分类，分为十二类。 （一）管理办公类合同办公用品/设备采购、信息系统、食堂膳食采购、公务车租赁/购买、办公设备租赁、服装制作/采购（除秩序维护类）、企业文化、VI设计制作、企业宣传类合同等；（二）人力资源类合同劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤类合同等；（三）客服类合同保洁服务、生活垃圾清运合同等；（四）工程类合同电梯维保、成品保护、物业用房装修、工程施工、装修垃圾清运、园林绿化、工程类物料采购、化粪池清掏、建筑物防雷、二次水箱检查、其他设备设施维护保养合同等；（五）安保类合同保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等；（六）财务类合同审计、税务、融资类合同等；（七）品质类合同社区活动、品质管理类合同等；（八）咨询顾问类合同法律顾问、物业顾问、风险内控培训、税务咨询及其他咨询类合同等；（九）前期类合同项目物业前期服务协议，前期物业服务、物业服务、物业服务补差合同、售楼处物业服务合同等；（十）经营类合同房屋租赁、场地租赁、广告位租赁、电信业务、其他多种经营类合同等；（十一）投资类合同战略投资、股权合作、合资合作、项目收购类合同等；（十二）其他类合同其他合同。 第五条物业公司合同分为重大合同、重要合同和一般合同，实行不同的合同评审流程，进行区别管理。 重大合同，应当由总公司成本合约部、法律合规部和分公司（或项目）主管领导、财务负责人、外聘法律事务机构或法律合规管理员全程参与，另有规定的除外。 第六条物业公司的重大合同，是指物业总公司或所属单位订立的下列合同（一）战略合作协议。 （二）股权投资、合资合营合同。 （三）资本运营合同。 （四）兼并重组合同。 （五）前期物业服务合同、物业服务合同。 （六）物业服务补差合同。 （七）项目物业前期服务协议。 （八）融资合同、担保合同。 （九）涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密、企业名称等知识产权合作开发、委托开发、转让许可、服务咨询等合同。 （十）不动产买卖及处置合同。 第七条物业公司的重要合同，是指日常保安、保洁、绿化、电梯维护保养及合同估算价超过人民币30万元（不含）以上的合同。 第八条物业公司的一般合同，是指除重大合同、重要合同以外的合同。 第三章评审备案合同要求第九条合同文本应当统一编号，实行1份合同1个编号，不得重号、漏号。 采用合同相对人提供的合同文本时，即使已有对方编号的，仍需按我方规则对我方持有的合同文本进行编号。 编号规则为，所在城市简写-项目名称简写-合同-年-月-三位流水号（每月单独编号）。 如物业总公司xx年5月第1份合同，合同编号为BJ-WYGS-HT-xx05001。 补充协议的编号应采用原合同编号的基础上加后缀“-补编号”，如物业总公司xx年5月第1份合同的第1份补充协议，合同编号为BJ-WYGS-HT-xx05001-B1。 第十条合同价格约定。 （一）一般采用固定总价合同模式，合同条款必须严谨、计价原则必须明确。 采用固定单价方式的合同必须预估总价，保证成本计划可控性。 合同总价应对含税总价、税率、税额及不含税价格进行明确。 （二）采购类、工程类合同必须采用明确的采购量、工程量清单模式，严禁采用模拟清单方式招标、签订合同。 第十一条付款。 物业总公司、分公司（或项目）需制定合理的资金使用计划，合同付款约定满足资金计划需求，严格按合同条款要求付款，严禁超合同付款额度付款。 第十二条严禁分公司(或项目)采用化整为零，降低合同总价的方式规避招标和物业总公司的评审。 第四章合同评审备案流程第十三条合同评审遵循监管有力、工作高效原则，分为分公司（或项目）和物业总公司两阶段评审、备案。 (见附图一流程示意图)第十四条分公司（或项目）根据合同专业类别，由各单位相关业务部门组织评审程序。 评审表为xx物业管理有限公司合同评审表（适用于本级合同）（见附件1）。 分公司（或项目）评审每份合同的总时间控制在4个工作日以内。 第十五条合同评审依据合同草案及电子版（采用合同示范文本填写的合同应报送修订模式电子版）、订立依据（招投标文件、呈批件等）、相对人资信材料、相关合同准备资料。 第十六条分公司（或项目）的重大合同、重要合同都必须通过OA系统分类平行发至物业总公司专项业务部门,由物业总公司相关业务部门及领导进行评审。 分公司（或项目）的一般合同（合同额在人民币5万元（不含）以上30万元（含）以下的）报物业总公司成本合约部备案。 序号发起部门合同内容评审部门公司评审领导1综合部办公用品/设备采购、信息系统、食堂膳食采购、公务车租赁/购买、办公设备租赁、服装制作/采购（除秩序维护类）合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理2人力资源部劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理3客户服务部前期物业服务、物业服务、售楼处物业服务、保洁服务、生活垃圾清运、房屋租赁、场地租赁、广告位租赁、电信业务、其他多种经营类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理4工程部电梯维保、成品保护、物业用房装修、工程施工、装修垃圾清运、工程类物料采购、化粪池清掏、园林绿化、建筑物防雷、二次水箱检查、其他设备设施维护保养、物业顾问服务类合同、项目物业前期服务协议等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理5秩序维护部保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理6计划财务部审计、税务（税务咨询）、融资类、战略投资、股权合作、合资合作、项目收购类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理7成本合约部物业服务补差合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理8品质部社区活动、品质管理类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理9法律合规部法律顾问、物业顾问、风险内控培训、咨询类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理10党群部企业文化、VI设计制作、企业宣传类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业务分管领导、总法律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理注表格中的评审部门、公司评审领导根据公司组织架构做相应调整。 物业公司所属各单位根据各单位组织架构及实际情况自行订立评审部门、评审领导，但是主管领导必须参与合同评审。 第十七条物业总公司各部门评审内容和职责。 序号部门评审合同分工评审内容1综合部办公用品/设备采购、信息系统、食堂膳食采购、公务车租赁/购买、办公设备租赁、服装制作/采购（除秩序维护类）合同等从业务角度评审合同内容和条款2人力资源部劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤类合同等从业务角度评审合同内容和条款3客户服务部前期物业服务、物业服务、售楼处物业服务、保洁服务、生活垃圾清运、房屋租赁、场地租赁、广告位租赁、电信业务、其他多种经营类合同等从业务角度评审合同内容和条款4工程部电梯维保、成品保护、物业用房装修、工程施工、装修垃圾清运、工程类物料采购、化粪池清掏、园林绿化、建筑物防雷、二次水箱检查、其他设备设施维护保养、物业顾问服务类合同、项目物业前期服务协议等从业务角度评审合同内容和条款5秩序维护部保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等从业务角度评审合同内容和条款6品质部社区活动、品质管理类合同等从业务角度评审合同内容和条款7党群部企业文化、VI设计制作、企业宣传类合同等从业务角度评审合同内容和条款；评审所有合同的廉洁承诺协议。 8计划财务部所有合同评审财务类合同相关内容和条款；评审其他类合同的收付款条款。 9成本合约部所有合同评审合同经济条款、投入产出分析评价等。 10法律合规部所有合同从法律角度评审合同的合规合法。 第十八条物业总公司对分公司（或项目）的重大合同、重要合同评审流程。 评审流程为物业总公司各相关业务部门评审物业总公司相关领导评审。 评审表为xx物业管理有限公司合同评审表（适用于所属单位上报合同）（见附件2）。 物业总公司每份合同评审的总时间控制在7个工作日以内，各业务部门必须在4个工作日内完成评审工作。 物业总公司评审合格后，分公司（或项目）履行盖章手续。 双方签字盖章完毕后3日内，合同以PDF版上报物业总公司成本合约部备案，文件包名采用“合同编号+合同名称+BA”的方式命名。 第十九条物业总公司对分公司（或项目）的一般合同备案流程。 分公司（或项目）的一般合同，合同双方签字盖章完毕后3日内将招标结果（开标记录表、符合性和完整性评审意见记录表、推荐中标候选人、评标报告、中标通知书、中标单位资质）及合同相关文件（合同评审表、已正式签订的合同（PDF版）、与签订合同相关的授权委托书等）打包文件后报物业总公司成本合约部备案，文件名采用“合同编号+合同名称+BA”的方式命名。 第二十条合同存档。 物业总公司成本合约部存本级全部合同（含原件）、合同评审表，其他部门存业务相关合同。 分公司（或项目）的合同由分公司（或项目）合同管理专员完整保存合同及相关文件档案，其他部门存业务相关合同。 第二十一条各分公司（或项目）按照本办法完成合同的评审备案流程，并及时建立、更新合同台账（见附件3）。 第二十二条分公司（或项目）重大合同、重要合同的协议条款、单价发生变更，必须重新启动评审流程。 一般合同的协议条款、单价发生变更必须启动备案流程。 第五章附则第二十三条本办法自下发之日起执行。 第二十四条本办法由物业总公司成本