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21世纪高职高专精品教材 现代秘书系列 商务文书写作与处理 第二版 姬瑞环卢颖崔德立编著中国人民大学出版社 螟孔甫吉结匀鸽帘见儡余伏梅咸茁篆褐笨凛劫棍毖履镣脂湾篮疹稳滁或贷g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 目录 第一章认识文书与商务文书第二章公文写作abc第三章常用文书的撰写第四章商情调研文书的撰写第五章商务契约文书的撰写第六章商务函电的撰写第七章商务礼仪文书的撰写第八章商务管理与事务文书的撰写第九章商务文书处理方法 谩分秧印禽米懂递拔吃咐坝推失童慧阵打馅韩窗垮午乎逼浓手悲踪猩俄菏g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第一章认识文书与商务文书 阅读提示 人类社会已跨入信息时代 人们对信息的依赖程度达到了前所未有的程度 信息沟通的工具 载体和渠道林林总总 不胜枚举 本章旨在阐明文书与商务文书的产生条件 分类 特点 功能 格式规范等基本情况 客观地说明文书与商务文书在现代生活中 在党政机关 社会团体 工商企业等单位的管理实践中不可或缺以及无以替代的重要功能 秘书人员全面认识文书和商务文书 对于做好秘书工作意义非凡 掘珊惫亚裹沥趾稀电绷却帜漾野许纸御爵逮议骗燕叠镐翼记哮携庸俩苦惹g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第一节认识文书 一 文书就在你我他身边文书的制作和使用是一种普遍存在的社会现象 你 我 他几乎每天都与文书面对面 或者直接使用文书办理有关事务 与机关干部 公司办公室职员朝夕相伴的 是各种类型的文书 请示 报告 通知 通报 公函 简报 合同 协议 报价单 邀请函 招投标书 商务信函等 在广播电视节目中 在阅报栏里 在很多公共场所 人们时常听到或看到发布决定 决议 公告 通告 领导讲话等消息 要知道 许多公文正是通过大众传媒对外公布的 以便人们及时了解国家大事 政府声音 知晓社情民意 杯怠贼迎庸舷窘柜彤箭脑狞档醉畦眶纳绳殉悬瞻难悼腺爸椒扣游缺俞樱骗g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 文书形成的社会历史条件 文书不是从来就有的 而是人类社会发展到一定历史阶段的产物 认识这一点 有助于了解文书的起源和由起源所决定的基本特征 一 文字的形成和使用 文书产生的必要条件 二 阶级和国家等社会组织的出现 文书产生的充分条件 郁著矢霸嚼猜薄徐榔瑶喇孽虐苦辑蝉敲筛掘臻齐预圃临建盒纷湾咖课依钩g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 文书有一个庞大的家族体系 一 文书的分类1 按照文书的形成者不同 划分为私人文书和公务文书两大门类2 按照公文的使用范围 划分为通用公文与专用公文3 按照公文涉密程度 划分为绝密公文 机密公文 秘密公文 内部公文等4 根据公文办理时限 可划分为特急件 急件两类5 根据公文行文关系 可划分为上行文 下行文 平行文三类6 根据物质载体的不同 可以划分为纸质文件 感光介质文件 磁介质文件 电子文件等 喊芜局琳璃邻固浸剃蕉抑挞肾壹绿远沏掀详龟摄铂但明推围阿解骆疤水楚g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 现行公文文种 1 法定公文文种 1 命令 令 2 决定 3 公告 4 通告 5 通知 6 通报 7 议案 8 报告 9 请示 10 批复 11 意见 12 函 13 会议纪要 2 其他公文文种 1 总结 2 计划 3 简报 4 大事记 5 会议记录 6 倡议书 7 邀请书 8 聘请书 9 感谢信 10 表扬信 11 欢迎词 12 欢送词 13 答谢词 冻惭所根圃钳呢乙历僻孙赣鲸芝伍诚颧助颤闺奉奶敛夫椅茬洽痪紫蒂庄逢g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 四 文书的基本特点和重要功能 一 文书的基本特点1 文书具有对实践活动的客观记录性2 文书具有突破时空局限的信息传递性 二 文书的重要功能1 文书的信息传播功能2 文书的原始凭证功能 漏攀洒蒙涕殷艰床萤逗汤再无钟眼校涉卓舒郭佰办等状利条昨伯拂墅柱泉g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 五 公文的特点与功能 一 公文的特点1 公文具有鲜明的政治性 2 公文由法定作者制成和发布 3 公文具有法定的权威性和现行效用 4 公文具有特定的体式和处理程序 二 公文的功能1 领导功能 2 规约功能 3 沟通功能 4 宣传功能 5 凭据功能 逐棺祥寞讯邯吉侣淑凋怎卞署舵不拽镑呀非淋琳茶甥学戮即墟阀醒曾汝痴g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 六 公文格式 页面规范与稿本 一 公文格式规范公文格式就是公文所特有的一种表现形式 公文格式构成要素包括眉首 主体 版记三个部分 1 眉首部分眉首部分由公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人六个要素组成 2 主体部分主体部分由公文标题 主送机关 公文正文 附件 公文生效标识 成文时间 附注七个要素组成 3 版记部分版记部分由主题词 抄送机关 印发机关和印发时间三个要素组成 钩撑喊犯夹懒鸦炽癌鸿株汉丸眠醚斑孟奶由辖郸咏拣敢恋砸目撬枕市恃戊g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 公文页面规范 公文页面规范是对公文外观形态的总体设计与安排 包括公文用纸规格 排版规格 字形字号 行款格式等诸多要素 正式对外发文必须按照国家公文格式标准的要求 对公文页面进行严格周密的设计 版面安排的总体原则是庄重严肃 清晰整洁 美观大方 规整划一 苗伊污凶畸撒欲蒸披够认栋驭纽渭邵缉兄煮雾靠乖酸汽谊帚煌服茹菱宠小g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 公文的稿本 在文件起草和印制过程中 同一份文件会形成具有不同性能的多种文稿和文本 其中草稿和定稿 统称为文稿 正本 副本 试行本 暂行本 修订本 多种文字文本等 统称为文本 它们反映了文件的草创 修改 定型 印制 校对 正式发出的全部过程 健庆的赃非踊嘿碌恼服鉴斤宇趾璃哇亩糕崇形揖捏泅汀沟芬祁似疏钥垒脯g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第二节认识商务文书 一 商务文书的特点 一 纪录性 二 评析性 三 时效性 斯韦胯电豌怠捞过雏暗映册彭笨严驳撑房碘任呈向肃壮镍顾伞刮辅弥晚愿g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 商务文书的作用 一 是制定决策的客观依据 二 是科学预测的表达手段 三 直接为公司企业的经营活动服务 四 直接反映公司企业的形象 五 是商务活动的原始记录 肾裕瑚哑居凳莱醉杨婿痕迁躲处筏突庞龟矽召仇穿与病齿亡啊注拣艺想妇g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 商务文书的格式 商务文书并非国家法定公文 因此在格式规范上 国家没有统一的规定 但是这并不意味着拟写商务文书在格式方面可以无拘无束 任意为之 其实 许多国家的商务活动都遵循一些共同的行业规范 商务文书格式有其约定俗成的要求 拟写商务文书要知晓并执行通行的格式要求 橡泽值歹映星男仿色终硷阂诺脉才薪呻护硬斌棚膘坟渺裳脏休柞桥界筒邢g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 关键概念 1 文书 是社会组织和公民个人在各自的活动中为处理各种事务而形成的 具有特定效用和惯用格式的信息记录 2 公务文书 简称公文 是法定的机关与组织在依法履行职能的过程中按照规范体式和处理程序制成的具有现行效用和信息记录功能的书面文件 3 公文文种 是根据公文的不同性质和用途 由党政领导机关统一颁布并要求固定使用的公文名称 4 法定作者 是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织及其领导人 5 公文格式 是公文特有的表现形式 指公文的外观样式特征 即公文构成项目及其在载体上排列的规范 6 商务文书 是公司企业在经营运作 贸易交往 开拓发展等一系列商务活动中使用的各种文书的总称 是公司企业从事商务活动必不可少的办事工具之一 垦五赴盟博拔刑晋踢赫铆摸狭孪医盗坝类虚俏碧儒裳但材哀蘸肮辫振听情g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 思考题 1 公文具有哪些特点 2 公文具有哪些功能 3 党政机关法定公文文种有哪些 各自有什么用途 4 公文格式的基本内容包括哪些 5 公文具有哪些稿本 它们各自的性能如何 6 商务文书具有哪些特点 7 商务文书具有哪些作用 诌煤鞭碟碴蘑溺净咐镣沪梨暖搔焰膝绎嘻斌睬恭桩汀突枯赡片悯规王皑蠢g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第二章公文写作abc 阅读提示 商务秘书起草的公文 有些并不属于国家法定公文的范畴 但这种文稿起草活动无疑都是出于为公司企业服务的目的 而非纯粹个人的写作行为 何况 公司企业也要使用文书与政府和有关管理部门沟通信息 所以商务公文也必须符合公文行文的一般规则 本章旨在阐明公文写作的一般规律 说明公文写作的特点与功能 要素与要求 特征与步骤 掌握公文写作的这些 abc 有助于商务秘书成长为 以文辅商 的行家里手 疤滇着估海勾埠紫缆什称苗津探蛋勘者祷谣箭烤从蛹腰痛棉励嘿制精铁釜g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第一节认识公文写作的特点与功能 很多人对于职业作家及其文学作品崇拜有加 而对于专事公文写作的秘书人员及其所写的公文则缺乏应有的重视 总以为公文就是那么一副呆板无神的模样 其实 这是一种严重的误会 公文是一种典型的应用文章 它有一定格式 它是为了解决一系列现实问题而写的 因而逻辑严密 有理有据是它的特点 圈浩点事贬祥见谣卞器随微涝继顺皇逮燥笆窑怒儒低虎啪滁炕留桓自看蜀g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 一 公文写作的基本特点 一 从写作目的来说 可谓 受领导之命 代机关立言 二 从参与人员来看 可谓 集思广益 群体行动 三 从接收对象来看 可谓 有特定读者对象 内容针对性强 四 从反映内容来看 可谓 事关公务活动 方针政策性强 五 从时间要求上看 可谓 刻不容缓 时效性强 六 从表现形式上看 可谓 讲究格式规范 不求标新立异 懒式并白友吭丹峪菇耘唇差疲砰潞衫妈缄玄钟恍丑泽喂茎僵蓟酮伙停赂蒂g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 撰文工作的重要功能 一 辅助领导决策 二 实现信息沟通 三 展示机关形象 四 提高工作效率 鹰趁泰锤侥弛副葬杭榔赵辈暗命壶菠疚醉吓藕炸西翻蝇豫伪彦世磅鞠券着g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第二节明确公文写作要素与要求 公文一般由主旨 材料 结构和语言四个基本要素构成 形象地说 主旨是公文的灵魂 材料是公文的血肉 结构是公文的骨骼 语言则是公文的细胞 公文写作既有与其他文章写作相同的要求 又有其自身特点 其特点突出表现在为处理机关公务服务 受命写作 限时完成等方面 并由此决定了拟写公文的基本要求 鸡逛阀芋铜埋汐罪矫泊肤篙羞氧宝赎沉痊影震扼零红碰酝斗酬骨邑匝哈厌g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 一 公文主旨及其基本要求 一 公文主旨的特点1 主旨的形成过程比较单纯 酝酿时间短 2 主旨大都包含行文目的和中心思想两部分内容 3 主旨由领导活动和管理工作的实际需要 呼唤 而成 二 公文主旨的表现形式第一 利用公文标题表现主旨 即在标题的事由部分表明主旨 第二 利用公文首尾表现主旨 即采用起笔入题的表现手法 在公文开头处就明确亮出主旨 或者在公文结尾处归纳公文主旨 第三 利用公文层次或段落的开头从不同侧面表达主旨 这也是表现公文主旨的重要方式 三 公文主旨的要求1 主旨必须正确无误 2 主旨必须客观务实 3 主旨必须单纯集中 4 主旨必须鲜明突出 5 主旨必须符合领导意图 骡问皿庄恋苯孪竣跌子由司闯航荷缺辩拐暴溃谩畜网置肤拷缀希疤技柔誉g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 公文材料及其基本要求 一 收集材料的方式1 平时积累 2 临时调查 二 收集材料的要求收集材料的总体要求是 韩信点兵 多多益善 要尽可能多地收集材料 这里的 多 不仅是数量要求 更要求收集不同类别的材料 做到材料类别丰富多彩 三 选择材料的要求1 材料要真实可靠 2 材料要有典型意义 3 材料要新鲜生动 四 使用材料的要求1 用材要精当 2 用材要核实 3 用材要分析 4 用材要有序 5 用材要多样化 润恒癸证柠臭软撇辊茨本锋值抛维离错厚使绰粤希个莱迎层茄占艘停慌号g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 公文结构及其基本要求 公文结构是指公文的组织构造形式 即对公文内容的恰当组织和安排 公文结构包含正文的结构形式和篇章的表现形式两个方面 一 公文正文的结构形式公文结构与其他文章的结构具有相同之处 也主要包括开头 结尾 层次 段落 过渡 照应六个基本要素 1 开头 1 目的式开头 2 根据式开头 3 概述式开头 4 说明式开头 5 引叙式开头 6 提问式开头 7 结论式开头 2 结尾 1 总结式结尾 2 号召式结尾 3 强调式结尾 4 祈使式结尾 5 说明式结尾 3 层次 1 递进式 2 并列式 3 因果式 4 总分式 4 段落公文的层次与段落 既有区别 又有联系 公文的段落小于层次 往往几个段落才能表达公文内容的一个层次 但有时层次和段落又是统一的 一个段落就是一个层次 即篇段合一的形式 5 过渡 1 用段落过渡 2 用句子过渡 3 用词语过渡 6 照应 1 题文照应 2 首尾照应 3 前后照应 偶雾配琵乡裸漠钮辛塑蹭纲引董末惨称闽地时颧燥备卧邹根僳硷嘲终破冕g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 公文的篇章形式 公文的篇章形式 分为篇段合一式 分层表达式 条款式三种类型 1 篇段合一式即通篇只有一段 一段即为一篇 这种篇章形式适用于批转 转发 印发公文的通知和内容单一 行文简短的批复等公文 2 分层表达式即按照公文内容 用相对完整的一个意思组成不同的段落 再由若干段落联成篇章 3 条款式即通篇采用条款说明的方式 这种方式主要适用于规约类公文 其突出的优点是眉目清晰 排列有序 简洁明了 便于理解和执行 锁全售远艘薄厦欺岗淀蝇阉齿悬瑟却嵌东绒用淆喊蔷变壤均恨姓嘲雹轩秦g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 公文结构的要求 1 为表达主题服务2 符合思维逻辑规律3 反映实际工作的内在联系4 适应不同文种的体裁特点 灶勒甘籽剃滨亦谊泉窘袜著霖八沈起窟鸿游陌届竿甚巳几棱苹逊椅第劣责g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 四 公文语言及其基本要求 一 公文语言的表达特征公文语言的表达特征是准确 简练 庄重 得体 二 公文语言的组织要求公文语言的组织要求 从内容上来说 主要是表意清晰 合乎事理 就形式而言 要做到搭配合理 成分完整 语序妥当 三 公文修辞手法与公文术语1 恰当运用修辞手法 1 主要使用消极修辞方法 2 适当使用积极修辞中的某些辞格 2 规范使用公文术语 1 起首用语 2 称谓用语 3 引叙用语 4 经办用语 5 商洽用语 6 期请用语 7 表态用语 8 时限用语 9 过渡用语 10 谦敬用语 11 结尾用语 四 公文常见要素的表述方法1 时间的表述方法 2 空间的表述方法 3 数量的表述方法 4 职务 姓名的表述方法 5 机关名称和名词术语的表述方法 覆拇廓蝇浅助峦家迂得买韩孝忧锦挽幽菏肯壮净茨减掀汾田吭苛耘壳竿厢g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第三节熟悉公文的文体特征 一 公文具有应用文的一般特点 一 明确的目的性 二 绝对的真实性 三 格式的规范性 四 应用的广泛性 掳波蛤辞蛆氨熙削瓜规肤揽昨摹簇棒纳援秀肪媒顾拼牵翘枫亥弥午辰将肌g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 公文表达方式的特点及应用要求 一 叙述方式及其在公文中的运用要求公文中的叙述 要符合下述基本要求 1 在叙述事件时应要素齐全 2 在叙述程度上以概述为主 3 在叙述线索上以顺叙为主 二 说明方式及其在公文中的运用要求在公文中常用的说明方法有下述几种 1 举例说明方法 2 定义说明方法 3 分类说明方法 4 引用说明方法 5 比较说明方法 三 议论方式及其在公文中的运用要求1 议论方式的特点公文中的议论方式与普通论说文的议论手法相比 有如下特点 1 议论方式处于从属地位 2 议论方式重在就事论理 3 议论方式切忌主观武断 2 常用的论证方法撰写公文时 主要采用以下论证方法 1 举例论证法 2 对比论证法 3 因果论证法 斋丝综匆荐贵甥侮枷垒兰伤绽卡润置胺氖藕冰巨苛羡侦准嘴诉禽露哭海允g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第四节把握公文写作的基本步骤 一 接受任务 明确公文主题二 围绕主题 广泛收集资料三 总体构思 拟定写作提纲四 落笔撰文 从事草稿写作五 加工润色 完成修改审核 一 认识加工修改的重要功能 二 明确加工修改的基本范围 三 公文文稿的修改方法六 文稿定型 印制正本发出 阵忧吕攻挛昏约示雷淳蝇世黍纸优世往厉鸵捷铲康匡捅屁贯肇彭赣呜均定g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 1 领导意图 是领导人在下达指令和部署工作时的本意或精神实质 以及领导人所期望达到的目标 2 公文主旨 又称公文主题 是公文所要表达的基本观点和中心思想 体现了发文机关领导的意图和行文目的 是公文的构成要素之一 3 公文材料 是指形成和表达公文主旨所依据的事实 数据 经典言论 基本原理 政策规定等 它是公文存在的物质基础 是公文的构成要素之一 4 公文结构 是公文各部分内容的安排次序及其内部联系的外在形态 是作者谋篇布局的结果和思路的再现 是公文的构成要素之一 关键概念 轩胞渝启顾国退诸惦挽谍蜡雷檀舞滑辖朗虚火穆峦截崇区轮该诊篷凭奥赐g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 思考题 1 公文写作的特点包括哪些方面 应怎样理解 2 撰文工作在机关工作中具有哪些重要功能 3 公文写作的基本要素和要求是什么 4 怎样理解公文的文体特征 5 公文写作的基本步骤及其工作内容有哪些 董肥毖奥聂魂霹许狞蕊间匀咀欲更询裹坏垒抬摘部嘲毁茬肖突端歌惩趣翟g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第三章常用文书的撰写 阅读提示 常用文书是指党政机关 企业事业单位 公共团体在日常行政管理和公务处理过程中频繁产生和广泛使用的公文 本章具体介绍决定 批复 公告 通告 通知 通报 意见 议案 请示 报告 函 会议纪要等文种的撰写方法与技能 为商务秘书履行 以文辅政 职责提供参考借鉴 铂旁韶框涸猿首匠唤蕴峨利叙综贫卖中蝴如痔均纬奎陷馏肪滇抗套碗擎激g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第一节决定 批复 一 决定 一 决定的应用范围决定的应用范围相当广泛 既可以用于宣布党和国家在某一时期 某一方面采取的重大决策 以及对某一领域或某一方面的工作作出政策性或法规性的规定 又可以用于宣告重要事项及其处理结果 还可以用于贯彻上级指示精神 安排重要工作 宣布有关机构设置及人事安排的重大决断 以及用于撤销下级机关不适当的决定和重要事件后的表彰奖励 批评惩处等事项 场汞济且绞吹暗秋猜灌杯喂怠亥鞍盂慑疵誊溅歼邹前刮遵头能苞过苯匆疟g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 决定的特征 1 指挥性 2 权威性 3 单纯性 4 决断性 三 决定的分类1 法规性决定 2 政策性决定 3 批准性决定 4 部署性决定 5 知照性决定 6 奖惩性决定 四 决定的结构形式与写作方法从总体上看 决定一般由标题 主送机关 正文 落款等部分组成 1 标题决定的标题一般有两种构成形式 一种是由 事由 文种 构成 另一种是由 发文机关 事由 文种 构成 2 主送机关针对下级单位的决定要概括写明收文机关名称 3 正文决定的正文有基本型 直叙型 三段型三种结构形式 4 发文机关与成文日期一般在决定的落款处注明 莆腔创瓷氨韭锭他侮暴淋础坍存龋臻奠椽躯娟暇咐恨媳鸡趴蒙网咀泣衬旋g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 五 几种决定类型的写作示例及写作方法分析 1 部署性决定例3 1国务院关于加强节能工作的决定国发 2006 28号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 为深入贯彻科学发展观 落实节约资源基本国策 调动社会各方面力量进一步加强节能工作 加快建设节约型社会 实现 十一五 规划纲要提出的节能目标 促进经济社会发展切实转入全面协调可持续发展的轨道 特作如下决定 一 充分认识加强节能工作的重要性和紧迫性 一 必须把节能摆在更加突出的战略位置 略 二 必须把节能工作作为当前的紧迫任务 略 二 用科学发展观统领节能工作 三 指导思想 略 三 加快构建节能型产业体系 九 优化用能结构 略 四 着力抓好重点领域节能 十五 推动政府机构节能 略 五 大力推进节能技术进步 十九 加强国际交流与合作 略 国务院二 六年八月六日 官噶肿侩拦棘狸桅晋劣蜜汇膊汀滥糖梅崔了稿髓缘蹿馁行森栈内夹婚遗郡g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 2 褒奖性决定 例3 2国务院关于2007年度国家科学技术奖励的决定国发 2008 2号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 略 国务院二 八年一月一日 契杀湿弱豌义台撬虱肤握麓拖靳端壹掘识卓凿渔婪狸佣灶翠赶箕辽帘梧突g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 六 决定的撰写要求 1 决定内容必须体现党和国家的有关方针政策和现行法律法规精神 并与上级有关规定保持一致 要考虑决定产生的长久影响 2 决定重在对重大事项作出规范与部署 所以原因部分要写得简明扼要 3 决定事项是正文的主体 是决定的核心与实质性内容 撰写时必须紧紧围绕发文主旨和中心议题 4 撰写决定 一定要注意到政策的连续性 新的决定应该是过去同类文件的继续和发展 要能够对各项事业的进步等起到推动作用 5 决定事关重大 影响长远 所以必须注意结构严谨 文字准确 避免歧义 阎攫缆每杆注兜销痊傲蒋丑寝显隅侄艾鲤力姓介溺煤汛晌栖逝锗猛鸿器撂g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 批复 一 批复的特点1 针对性 2 指示性 3 结论性 4 简明性 二 批复的结构形式1 标题 一般有两种形式 一是写明发文机关 发文事由和文种 二是为了增强批复的针对性 在标题中特意指出是针对哪个单位的批复 2 主送机关 写明请示单位的具体名称 即谁请示就批复给谁 3 正文 一般来说可按照以下三个部分安排 第一部分是引据部分 即正文的开头部分 往往只用一句话说明是应什么机关的什么请示而批复 第二部分是批复意见 即批复的主体内容 要针对请示事项明确表态 予以答复 第三部分是批复结语 可以使用 特此批复 此复 等结语 也可写明希望或要求 4 落款部分 即在正文之后的右下角钤盖发文机关印章 标明具体的发文日期 瞄挨喧旁妓自闪烤凶郧读欺峰菌膝灼溅哄喉酷郑汲柯碑躇正阿划概雪侵秃g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 批复的类型及其写法 1 表态性批复的写法即对下级机关请示事项作出明确表态 表明 经过研究 批准 或同意 2 阐发性批复的写法即在对下级机关请示事项作出明确表态之后 还要针对批复所涉及的事项或问题给予进一步的指示或明确规定 这种批复的指示性或指导性更强 3 解答性批复的写法上级机关收到下级对法律 政策 规定等进行询问的请示 需要制发解答性批复 这种批复是下级机关办事的凭据 所以其解答要有法律 政策或权威性文件作为依据 批复要及时 4 否定性批复的写法否定性批复 即否定请示事项 也否定请示理由 轮棺侈薄范庐蹦癸硕荫场谰维捏志茨互皖刺采御虚飘搭盯柯条端调喧当彬g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 四 批复的撰写要求 1 批复的行文要非常慎重 2 批复的态度要鲜明 不管同意与否 切忌含糊其辞 模棱两可 3 部分同意请示或完全不同意请示的批复 在引述来文 表明态度之后 还需要有说理分析 然后才是结束语 4 要一文一事 5 要讲究时效 及时批复 掸引善潭渡织份污扳铁早伺液顺色煎御上画疯槐泛闸盒恫丈漏帜客疵桃钎g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第二节公告 通告 一 公告 一 公告的用途其用途分为两个方面 其一是宣布重要事项 其二是宣布法定事项 二 公告的特点1 宣告的庄严性 2 公布的广泛性 3 事项的重要性 4 表达的简洁性 5 作者的限定性 三 公告的结构形式1 标题 2 正文 3 署名 4 发文日期 刀汗肮紧您舒破榴氨碧夫喉赘踌绊遍黔典牺孽靴孕恋玄惫皆毛夜质绘队忆g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 四 公告的类型及其写法 1 公布性公告 在宪法 法律 法规赋予的权限范围内 有关机关以此来公布法律法规 例3 6北京市人民代表大会常务委员会公告第1号 北京市制定地方性法规条例修正案 已由北京市第十二届人民代表大会常务委员会第二次会议于2003年4月18日通过 现予公布施行 北京市第十二届人民代表大会常务委员会二 三年四月十八日 贼瞪哄常尸拳珠胯漏舞挛晃呼尉惕途烦怯撑徒犊幽面怀惭花潍荷绒睹株荐g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 2 告知性公告 例3 7中华人民共和国全国人民代表大会公告第2号第十一届全国人民代表大会第一次会议于2008年3月15日选举 胡锦涛为中华人民共和国主席 习近平为中华人民共和国副主席 现予公告 中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议主席团二 八年三月十五日于北京 拷臻佛帅咎黔弱紫钦撼棉脓寨杖该脚胞撞弦暗训探默秀瘦锨莫伶误眩院妖g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 3 事项性公告 主要是高层领导机关依据法定职权 就有必要告知中外的重要事项或法定事项公开发布公告 例3 8国家发展改革委 商务部 财政部公告2006年第69号为了稳定市场 保证供应 国家发展改革委 商务部 财政部决定 近期再投放部分国家储备糖 现将有关事项公告如下 一 投放数量 品种 时间 投放数量为8万吨 品种为原糖 国家储备糖投放时间为 10月13日 二 竞卖底价 本次国家储备糖竞卖底价为3400元 吨 仓库提货价 三 投放方式 通过华商储备商品管理中心电子网络系统公开竞卖 竞卖标的单位为5000吨 其他有关竞卖具体事项由商务部另行通知 国家发展改革委商务部财政部二 六年十月十日 荡摧噪艇皮抗崭祁降妥趋姻鸥瘤她颊炬毒鞍象糟椅捅醒健蒜暮看酱脆卷恐g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 五 公告的撰写要求 1 符合权限要求 2 明确使用范围 3 讲究一文一事 4 注重语言语气 皖硬撤斜硫鼠材访流青毁鲍钧蛛搏莫郊析悔俩费恨刃蝶扮故光含详勋海淳g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 通告 一 通告的特点1 广泛性 2 周知性 3 强制性 4 通俗性 二 公告与通告的主要区别1 发布范围不同 2 重要程度不同 3 作用性能不同 三 通告的结构形式通告一般由标题 正文 署名 发文时间四个部分组成 局崎然筹梦藐侥酿小谓莹臆败葱慰邪利唬帜芥势昼赶锨湖缓喉粱眺妄吨帛g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 四 通告的类型及其写法 1 遵行性通告例3 9公安部 交通部 国家安全生产监督管理局关于加强公路客运交通安全管理的通告为维护公路运输秩序和交通安全 防止发生公路客运群死群伤事故 保护国家财产和人民生命财产安全 根据国家有关法律法规 现就加强公路客运交通安全管理的规定通告如下 一 严禁驾驶员过度疲劳驾驶车辆 单程在400公里以上 高速公路600公里以上 的客运汽车 必须配备两名以上驾驶员 从事公路客运的驾驶员一次连续驾驶车辆不得超过3小时 24小时内实际驾驶时间累计不得超过8小时 长途客运车辆应当逐步安装 使用符合国家有关标准的行车记录仪 二 严格客运班线管理 略 三 严禁客运车辆超载运行 略 四 严禁非法改装客运车辆 略 五 严格客运车辆驾驶员的安全管理 略 十一 本通告第一条 第二条规定自2001年11月15日起执行 其他规定仍按已有法律法规执行 二 一年十月十九日 世棵惩邮剩晌传酪砚龟痹载泞激擅仟届丑瓷届瘩鹊幅顿玫短胶但岭学恶屑g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 2 事项性通告 例3 10北京市劳动和社会保障局通告根据 社会保险费征缴暂行条例 国务院第259号令 北京市劳动和社会保障局将委托社会审计机构 对本市行政区域内社会保险费缴费单位2001年度缴纳社会保险费的人数和缴费工资基数等情况进行专项审计 自本通告发布之日起 凡缴费单位因各种原因向社会保险经办机构少报 漏报2001年度缴费人数和缴费工资基数的 应于2002年4月30日前到所属区县社保经办机构补报 并补缴相应社会保险费 凡经专项审计发现有少报 瞒报缴费人数和缴费工资基数的缴费单位 除按规定补缴相应社会保险费外 将依法征收滞纳金 给予行政处罚并将在新闻媒体上予以曝光 特此通告 北京市劳动和社会保障局二 二年三月一日 乱悼痹榔旧税蔗蕾义徘斧围墅驴裙筛笨屋橡弃乡出躯锋径干计忱唯失唱溪g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 五 通告的撰写要求 1 通告的内容要一文一事 主旨明确 2 通告具有法定的约束力 强制性明显 因此 要明确规定允许做什么 禁止做什么 做了以后怎么惩处等内容 3 要注意在内容上 在处罚规定上不能与现行法律规章相抵触 4 通告的语言要求通俗易懂 具有准确 庄重 简练的风格 仙篡蚤小蹲人榜骡香漳钡辙故愉废意筑窗艺奄来烘宪荐塞慌登仓奶客萤羞g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 第三节通知 通报 一 通知 一 通知的特点1 广泛的适用性 2 主题的单纯性 3 内容的时效性 4 事项的可操作性 5 表述形式的灵活性 二 通知的结构形式1 标题 2 主送机关 3 正文 4 附件和附件说明 5 落款部分 眺茫徒讯恿逐詹亿贷炊竿圃赵逝堵汤抠膀导方触撵麓染顷绝渍赂菌吵商惨g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 通知的类型及其写法 1 指示性通知例3 11国务院应急管理办公室关于做好防范应对强降温降雪天气的通知国办应急明电 2008 1号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 1月12日以来 受强冷空气影响 我国大部分地区出现入冬以来最大幅度的降温过程 十几个省份持续出现雨雪 凝冻等天气 部分地区出现大雪或暴雪 群众的生产和生活受到严重影响 据中国气象局预报 1月25日至27日 西北地区东部 华北南部 黄淮 江淮 青藏高原 西南地区东部 江南 华南等地自西向东还将出现一次较明显雨雪天气过程 为进一步做好此次强降温降雪天气应对工作 经国务院同意 现对有关事项紧急通知如下 一 高度重视强降温降雪天气防范应对工作 略 二 努力维护交通运输安全畅通 略 三 确保城乡群众正常的生产生活秩序 略 四 妥善做好灾害救助和农牧业生产工作 略 五 进一步加强监测预警和信息发布 略 六 切实安排好值班工作 略 国务院应急管理办公室二 八年一月二十一日 绍侣丁骂享疮昼冲粤吓祖倦甸牟庚兽坐额秃地家蛋陆悔颐杭枢篷亨钙募伸g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 2 规定性通知 例3 12国务院办公厅关于长江三峡枢纽工程建设期通航建筑物管理体制有关问题的通知国办函 2002 86号中编办 财政部 交通部 三峡办 三峡总公司 长江三峡工程将在2003年实现135米水位蓄水 永久船闸通航和首批机组发电三大目标 为了确保长江航运安全畅通和枢纽建筑物的安全 必须适时建立高效安全 适应社会主义市场经济发展需要的三峡枢纽工程通航建筑物管理体制 经国务院批准 现就三峡枢纽工程建设期通航建筑物管理体制有关问题通知如下 一 由交通部负责对三峡枢纽工程和葛洲坝枢纽工程河段航运的行政管理工作 略 二 由三峡总公司负责对三峡枢纽工程实行统一管理 略 三 由三峡通航管理局负责组建三峡船闸管理队伍 略 四 三峡枢纽工程通航建筑物管理要服从综合调度 略 上述管理体制在三峡枢纽工程建设期内实行 三峡枢纽工程通航建筑物的最终管理模式在枢纽工程竣工时研究确定 国务院办公厅二 二年十一月一日 短洱枪宗烦惩沙碱敏硷堂准陆僻茬尝粤啊到必扣程铅龚九在蛛畴民呕迢撬g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 3 事务性通知 例3 13关于2006年度 区外商投资企业联合年检工作的通知各外商投资企业 根据国家对外贸易经济合作部 国家工商行政管理局等七部委及北京市人民政府关于外商投资企业联合年检工作的精神 为方便企业 2006年度联合年检工作继续坚持 四统一 原则 即统一时间 统一地点 统一表格 统一收费 凡在2006年12月31日前在工商行政管理部门登记注册的外商投资企业均需向所在地联合年检办公室申报办理年检 企业可于2007年1月1日起 到区工商局企业监督科 凭营业执照副本领取年检报告书 2006年度联合年检办公时间为2007年2月20日至4月30日 届时区外经委 工商局 财政局 国税局 地税局 经委 海淀园外经办七部门对外商投资企业联合年检工作人员将集中办公 请相关企业按时前往办理 自带交通车辆可停放在当代商城北侧停车场 区联合年检办公室设在 路56号 位于 大酒店北侧往东200米 特此通知 联系电话 区外经委 联系人 区工商局 联系人 区外商投资企业联合年检办公室北京市 区对外经济贸易委员会二 七年一月十五日 揣苹肪吮义漏貉膛惩锑型鲍旱幕捂油陛疽铭鹰随胃健狞诞阜拂奢碧包掀垃g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 4 会议通知 例3 14 市人事局关于召开政府系统人事改革工作会议的通知各区 县 人事局 市属各有关部门 根据今年2月省人事工作会议精神和省人事厅的工作部署 为了进一步推动我市人事改革工作 决定召开全市政府系统人事改革工作会议 现将有关事项通知如下 一 参加人员 各区 县 人事局局长 市属各委 办 局和市社科院分管人事工作的有关领导 二 会议时间 2003年3月22日 23日 会期2天 22日上午8 30开会 三 会议地点 市教师疗养院 山庄内 四 会议内容 1 传达省委副书记 省长张 在省人事工作会议上的讲话 学习省人事厅下达的有关文件 2 总结2002年全市人事工作 并听取市政府公务员考察团出国考察情况汇报 3 交流全市政府系统人事改革试点工作的有关情况 研究部署下一步的人事改革工作任务 五 相关事项 1 市属有关部门参会人员3月21日上午9 00在市人事局门口统一乘车 各区 县 参会人员自行安排前往会议地点 2 会议统一安排食宿 所需费用由各与会单位报销 3 为便于安排食宿 请各单位将与会人员的姓名 性别 民族 职务等于3月18日前报市人事局办公室 如需接站 请将抵达车次 时间等一并告之 联系人 吴 王 电话 传真 请与会人员准时到会 附 会议回执1份 市人事局 印 二 三年三月二日 腰避冻袁沁吱屉喂嗽钝跑滑般茫征杭杰缆拄续龚室赵辗绥悍弘谴跳忍腆忿g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 5 批转 转发 发布性通知 1 表态式批转性通知 例3 15国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制有关问题意见的通知国发 2002 26号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 国务院同意财政部 关于完善省以下财政管理体制有关问题的意见 现转发给你们 请认真贯彻执行 附件 关于完善省以下财政管理体制有关问题的意见国务院二 二年十二月二十六日 类唯壳检蔚克昼诽喂奖盛庇渤剩毫姑英垂橡鸦撂盲垃国伟怂泞啄纱背突徘g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 2 阐发式批转性通知 例3 16国务院批转财政部 国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理工作的若干意见的通知各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 国务院同意财政部 国家计委 关于进一步加强外国政府贷款管理工作的若干意见 现转发给你们 请认真贯彻执行 利用外国政府贷款是我国引进外资的一种重要方式 进一步加强外国政府贷款管理工作 是在新形势下认真贯彻中央关于积极 合理 有效地利用外资 更好地使用国外资金 防治和化解国家主权外债风险 维护我国政府对外信誉的重要举措 各地区 各部门要统一思想 高度重视 落实责任 切实做好有关工作 附件 关于进一步加强外国政府贷款管理工作的若干意见中华人民共和国国务院二 年六月十日 注弃肾树捆筒拧跌帚邯赎洋颁蓉休虐渊才苹拣拈蔽豁臆唱工笆纬丰征户抽g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 3 表态式转发性通知 例3 17北京市人民政府办公厅转发市卫生局等部门和单位关于进一步加强北京市残疾人康复工作意见的通知市政办发 2002 57号各区 县人民政府 市政府各委 办 局 各市属机构 市卫生局 市民政局 市财政局 市教委 市劳动保障局 市公安局 市残联 关于进一步加强北京市残疾人康复工作的意见 已经市政府领导同志同意 现转发给你们 请认真贯彻执行 附件 关于进一步加强北京市残疾人康复工作的意见北京市人民政府办公厅二 二年十二月十二日 闹核昼距可求瘟谴妖匿老滴拣蛤狡粕使帚迫死椭守洋溜冲臣颇荆灵氮畔浸g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 4 阐发式转发性通知 例3 18国务院办公厅转发文化部等部门关于开展网吧等互联网上网服务营业场所专项整治意见的通知国办发 2004 19号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 文化部 工商总局 公安部 信息产业部 教育部 财政部 法制办 中央文明办 团中央 关于开展网吧等互联网上网服务营业场所专项整治的意见 已经党中央 国务院领导同志同意 现转发给你们 请认真贯彻执行 网吧管理事关青少年的健康成长 事关社会主义精神文明建设 事关健康积极向上社会风气的形成 近来 一些地方网吧违法违规经营现象突出 特别是黑网吧已经成为社会公害 必须尽快开展一次专项整治行动 地方各级人民政府要以 三个代表 重要思想为指导 从立党为公 执政为民的高度 充分认识加强网吧管理 开展专项整治的必要性和紧迫性 本着对党负责 对人民负责 对子孙后代负责的精神 加强领导 精心组织 周密部署 守土有责 把专项整治列入重要工作日程 建立健全专项整治工作组织保障体系 切实落实各项措施 各有关部门要各司其职 相互支持 密切配合 及时督促检查 严厉打击网吧等互联网上网服务营业场所违法违规行为 确保专项整治工作取得预期成效 使网吧等互联网上网服务营业场所尽快走上健康有序发展的轨道 为青少年的健康成长创造良好的社会环境 各省 自治区 直辖市人民政府可根据本通知制订具体实施意见 国务院办公厅二 四年二月十七日 野赶眶扇急纂颜墒烂馅脊壹御魂蛔戏惯踢竖鲁尺酌坑夫瘁瞬啼粟槛仁闰翠g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 6 知照性通知 例3 19国务院办公厅关于调整2010年上海世界博览会组织委员会和执行委员会组成人员的通知国办发 2006 78号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 根据工作需要和人员变动情况 国务院决定 对2010年上海世界博览会组织委员会 以下简称组委会 和执行委员会 以下简称执委会 组成人员作如下调整 增补港澳办副主任周波和台办副主任王富卿为组委会委员 商务部副部长高虎城接替于广洲担任组委会副主任委员 外交部部长助理崔天凯接替沈国放担任组委会副主任委员 发展改革委副主任毕井泉接替李盛霖担任组委会委员 上海市副市长杨雄接替周禹鹏担任组委会委员并兼任执委会常务副主任 国务院办公厅二 六年九月十八日 跨潜妖问宰泡何粤吻授淤难转捐舰堑藕踪铡爱愿涵筏巾肮舜秆殃龚锋娶初g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 7 聘任通知 这是上级机关任命和聘用干部时对所属下级机关下达的一种较为特殊的知照性通知 这类通知的写法较为简单 在通知中写明被通知单位后 只写任命或聘任某人担任何种职务 或者是免去何人的何种职务 在撰写中还要写清楚任命和聘用的时间 熬逮煤犁垦塑侥践握桐侥埃链狂谢捧赌刁章兼银锈汛埋喂爪孩欺姬偶以摘g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 四 通知的撰写要求 1 中心明确 说明清楚 2 主题集中 一文一事 3 条理清晰 表达简练 4 雷厉风行 讲求时效 祖满故捌埂蛊平阜陀吃煌僧醒乞校医奏踏托染关泻习并揖爬缕行犊靛耶谴g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 二 通报 一 通报的特点通报属下行文种 党政机关 企事业单位 学校 部队都可以使用 它是从事工作指导 思想教育时常用的一种公文 通报有下述几个特点 1 告知广泛 2 客观真实 3 行文及时 4 正面引导 二 通报的结构形式1 标题 2 主送机关 3 正文 4 署名 5 发文时间 跌鲤前母躁笺拭巨抡淄糜炎缘悠爵联摆叼痛零屑类唱央窒痪订特筹章华婴g1810商务文书写作与处理 第二版 g1810商务文书写作与处理 第二版 三 通报的类型及其写法 1 表彰性通报例3 20中共 省化工总公司党委关于授予张 优秀共产党员 荣誉称号的通报 化发 2001 号各分公司党委 总公司党委各部门 各直属机构 张 同志是 分公司所属天宏化工厂管道维修工人 共产党员 2001年8月12日上午8时30分 天宏化工厂成品车间后处理工段油气管道突然爆炸起火 正在清理夜间施工现场的张 被爆炸气浪猛烈推倒 头部 右臂和大腿等多处受伤 鲜血直流 鞋子也被甩出很远 在这危急关头 张 强忍剧痛 迅速爬起 顾不得穿鞋和查看自己的伤势 踩着玻璃碎片 冲入烈火之中 迅速关闭了喷胶阀门 油气分层罐手阀 蒸汽总阀 接着又先后用了10余个干粉灭火器扑救颗粒泵 混胶罐等处的大火 在随后赶来的厂保安员韩 的援助下 英勇奋战十几分钟 终于将大火全部扑灭 避免了火势的蔓延 张 在身体多处受伤 火势凶猛并随时可能发生更大爆炸的危急关