科怡档案管理系统BS新特性介绍.doc

科怡档案管理系统(BS)V2.0产品白皮书 版本记录日期版本建立/修改内容建立/修改人部门审核人2012-06-202.0建立肖日义产品部汪明钊2013-03-012.1建立李灵产品部汪明钊关于本手册版权和商标版权所有 2013 广州市科怡信息科技有限公司 保留所有权利。广州市科怡信息科技有限公司授权您将本文档用于参考、教育以及其它非商业用途，前提是 (1) 所有副本均含有文档中的本篇和所有其它版权和所有权声明；(2) 不要企图将本文档据为己有；(3) 不对本文档进行修改。未经 广州市科怡信息科技有限公司 明确的事先书面许可，不得出版或发布本文档及其任何部分。本文档对广州市科怡信息科技有限公司采取或避免采取的任何活动均不做任何承诺，广州市科怡信息科技有限公司可自行更改文档内容，恕不另行通知。除非在与广州市科怡信息科技有限公司达成的书面协议中另行规定，否则会原样提供文档，广州市科怡信息科技有限公司对文档的使用及其可能包含的不准确性不承担任何责任。关于本文档主题本手册介绍 科怡档案管理系统(BS) V2.0 版本中的新功能和特性。读者本手册面向的读者是该软件以前版本的用户，他们想要了解该软件的这一版本有什么新功能和不同之处。以前版本用户清单科怡2008档案管理系统(BS)科怡档案管理系统(BS)V1.0增强功能特性科怡档案管理系统(BS) V2.0以下各部分介绍 V2.0 版中的新特性和功能。注意在发行版本 V2.0 之前，科怡档案管理系统(BS) 称为 科怡档案管理系统产品简介科怡数字档案管理系统(BS)V2.0版采用了清新、简洁的界面设计风格，在技术上使用三层设计模式，将数据、业务和用户操作进行分离，采用组件组合的方式进行开发，以提高系统后期的扩展。新的产品系统在用户体验方面大量采用了Jquery、Ajax(异步操作)等技术，提高了用户操作系统的简便性和友好性，同时在业务规则和权限方面同CS全面兼容，新的2.0系统兼容和支持各种主流浏览器，具体包括IE核心浏览器、Firefox浏览器、Chrome浏览器等。产品性能描述在旧版本中普遍存在的用户操作时会反复提示的超时提示在此版本中已全面修复，新的版本中采用Ajax技术和Memcached分布式存储技术来实现数据的处理，同时使用StateServer进程外机制，屏弃了旧版本中大量使用的Session数据存储操作，极大的增强了系统的稳定性等各个方面。新的版本中同时大量采用了jquery等富客户端脚本技术，将以前所有都放在服务器端处理的事情分离部分到客户端来进行操作，节省了不必要的数据回传，提升了系统的性能和用户操作的体验性。产品主要功能介绍科怡数字档案管理系统(BS)V2.0主要功能包括了文件管理、图书资料管理、档案管理、文件归档、档案检索及利用、全文检索、利用管理、数据统计分析等功能。用户登录用户登录提示更加友好，当系统用户不存在、密码错误、账号锁定等情况下，提示用户信息更全面。 用户其他地方登录提示u 由于账号和密码等被非法用户获得，当用来在其他地方登录时，系统会自动提示用户当前账号已在另外地点登录的详细信息。数据显示界面数据显示界面更加友好，新设了原文提示、借出提示、直接进入案卷和卷内数据按钮、增加上传、修改和删除数据按钮，同时提供数据显示记录数快速选择，操作更加流畅，增加了当前选择档案类别提示信息和返回上一次操作按钮。u 原文提示显示更加直观 （有原文） (无原文)u 档案借出提示，当档案被借出时系统会在当前记录自动添加借出标记。(借出) (正常)u 增加案卷和卷内按钮，点击可以直接进入卷内信息内容区，同时显示案卷信息，操作更加明了。u 增加返回操作，可以直接返回到上一次操作的界面。u 更快捷、更好友的设置记录显示数数据排序u 增加数据排序定制功能u 支持鼠标双击选择排序数据u 支持鼠标拖动调整排序字段顺序批量修改在新版本中增加了批量修改和替换功能，在和CS版本中进行功能兼容的基础上增加了合并数据和复制数据项两项功能。u 合并数据：将两个字段的内容进行合并到一个新的字段中去。u 复制数据：将其中的一个字段内容复制到另一个新的字段中去。电子文件批量上传增加电子文件批量上传功能，一次性上传多个文件，支持上传进度条显示。数据编辑页面全新的数据编辑页面，增加了原文管理功能，在编辑和显示数据项时可以直接操作其相关的电子文件信息。u 添加数据项时业务规则全面同步CS客户端修正了以前版本中，业务数据不能自动同步CS端规则项，自动生成档号、继承数据项、自动累加数据项以及自动生成输入人、输入时间等u 数据添加删除时权限验证全面同步CS,提示信息更加友好。u 支持对电子文件的直接上传、浏览和删除操作。目录序列展示目录序列设置功能更加人性化，支持双击和拖动等操作，设置后能自动定位到左边的目录数据区。在旧的版本中设置此功能后需要再次手动展开树列表进行定位。浏览界面设置支持浏览界面设置，允许用户按照自己的使用习惯对数据显示列进行定义。检索利用检索利用更加人性化和智能化。u 支持检索数据时显示用户等待提示。u 结果显示区更加友好,利用更加便捷。u 加入智能分析，对搜索结果进行自动分类展示，对分类结果进行再次分类显示，选择分类结果显示不同的数据。u 对检索结果支持直接利用，支持在线查阅申请、在线预约申请等。u 支持数据按全文方式进行搜索，实现对百万数据秒级检索全文检索支持对PDF、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PPT、PPTX、TIF、TXT、RTF等文件格式的全文搜索，支持按文件属性进行全文搜索，对搜索结果进行直接查阅和利用。注意全文检索功能在标准的网络版中并不包括。利用管理电子文件利用申请系统对查询结果的利用更加强大，支持多种方式下的利用和更加灵活、强大的授权方式。u 用户授权结果查看更加便捷、体验性更强，授权后的数据更加安全授权后数据用户直接点阅读可以进行浏览，对于没有授权下载的操作用户无法进行下载。实体档案在线借阅申请实体档案借阅流程清晰，需要利用申请的用户通过查询后发起申请，通过管理员授权通过后再到档案室进行档案领取登记以完全整个利用申请，申请借出的档案只有进行领取后才算正式借出。在线利用管理科怡档案管理系统(BS)V2.0中在线利用管理功能，可以进行管理员在线登记档案借出、档案归还、档案续借、档案利用结果查询、利用人员管理，利用状态自动同步业务数据,实现部门档案管理员权限管理，分全宗档案管理员只能管理授权范围内的利用数据。u 利用归还管理实现对所有借出的未归还档案进行管理，包括续借、归还等操作。u 利用查询管理查询所有档案利用结果，包括实体借出、电子查阅、预借等记录，并实现对不同的利用结果显示不同的状态提示，以方便管理员操作。u 利用人员管理支持部门、人员的添加和删除等操作。u 支持利用权限管理不同的用户登录，操作的权限不一样，当分公司管理员登录时其只能查看其分公司利用数据，分公司管理员可以实现对本部门的人员进行管理。u 利用登记操作对需要借出实体档案的用户，系统支持在线进行利用登记操作，借出后的数据会自动同步到业务区的数据利用状态。数据导入增加在线数据导入功能，系统支持对excel和csv格式的记录进行直接导入。在线导入功能支持以下特性和功能:u 支持xls格式文件不需要转换直接导入u 支持对导入的数据格式进行合法性检查，具体为：非空数据检查、重复字段数据检查、非权限范围内数据检查系统安全在新版中对安全增加了登录账号MAC地址、IP地址绑定功能，防止用户在未经授权的机器上进行登录操作。增加用户安全策略定制，可以实现对用户密码复杂度、密码长度、密码使用期限等方面进行控制，以保障系统安全。增加三方动态口令系统，让系统更安全高效。统计分析实时企业数据汇总为管理员提供实时的企业总体数据情况汇总，方便了解企业数据现状。日/月数据分析统计为企业提供每日和每月数据情况分析，系统自动形成相关图形报表。强大的用户自定义统计分析系统提供用户自定义统计，可以设定要统计的档案类别、档案范围以及按相