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论基本建设项目档案的信息化管理摘要当前，随着科学技术的迅速发展，以及计算机在各个领域的广泛应用，每一个行业都在逐渐呈现出高知识含量的特性。基础建设项目作为一个国家、政府大力投入的工程，对其的管理也显得越来越重要，尤其是对基础建设项目档案工作的信息化管理更加引起了人们的重视。为此，本文首先概括的介绍了基础设施项目以及档案工作的相关知识，接着文章研究了美国政府在档案工作管理上值得借箭的经验以及当前中国基建项目档案信息化管理的发展现状，在研究这些的基础上，之后，笔者提出了当前加快我国基建项目档案管理信息化所面临的困难、问题，随后相应的提出了一些解决的对策、方案。最后，笔者以秦山核电公司CEAS系统中电子文件管理流程为例，对基建项目的档案管理工作做了实证分析.关键词：基础建设项目，档案管理，信息化 Abstract：At present, with the rapid development of science and technology,the computer are became more and more popular in many fileds, and the knowledge which depatments contained are becoming more and more rich. Infrastructure projects, which one government made great efforts to put into them, are getting more and more cocern, especially its information management of archives work. Therefore, at first, this article introduced the outline of infrastructure projects and the related knowledge of archives work, then we reserched the experience of the file management of the U.S. government and the development present situation of China in this filed. In these based on the work, we find the problems of the infrastructure projects information management of files, then we give some feasible suggestions according to the questions. At last, we research the electronic file management process of the Qinshan Nuclear Power Companys CEAS system and finish the empirical case.Key Words: Infrastructure Projects，File Management，Information Management目 录摘 要Abstract目 录 第1章 绪论 11.1 研究背景和意义 11.2 研究内容和研究思路 1 1.2.1 研究思路 1 1.2.2 研究内容 2第2章 基本建设项目档案的信息化管理概论 3 2.1 基本建设项目概论 3 2.1.1基本建设与基本建设投资 3 2.1.2基本建设项目及其分类 4 2.2 档案管理概论 6 2.2.1 档案的定义 6 2.2.2 档案的价值与作用 7 2.2.3 档案工作的内容、性质、原则 82.3 基建项目档案的信息化管理 10 2.3.1 登记工作的组织 10 2.3.2 登记工作的要求 11 2.3.3 建设项目档案资料的收集 11 2.3.4 建设项目档案资料的管理 12第3章 国内外基建项目档案的信息化管理论述 123.1 美国政府基建项目档案信息化管理经验介绍 12 3.1.1 法律管理 13 3.1.2 合同管理 13 3.1.3 行政手段 13 3.1.4 经济手段 14 3.1.5 宣传教育手段 14 3.1.6 诚信约束 14 3.2 我国档案管理实现现代化的条件与现状 14 3.2.1 我国档案管理工作信息化的条件 14 3.2.2 我国基本建设项目的档案管理的信息化建设现状与前景 14 第4章 当前我国基建项目档案的信息化管理所面临的问题及原因分析 15 4.1 档案管理信息化进程的快速推进与当前各主体参与程度不高之间的矛盾 16 4.1.1 档案管理人员的素质偏低 16 4.1.2 施工单位对于档案管理的重视不够 16 4.2 基建项目档案管理信息化的高要求与当前客观现实之间的矛盾 16 4.2.1 没有建立设备齐全的档案室 17 4.2.2 资料收集比较困难，现场条件较差 174.3 基建档案管理的信息化的高难度与各项保障机制不健全之间的矛盾 17 4.3.1 缺乏档案管理的法律意识，管理制度并不健全 17 4.3.2 档案的交接缺乏一定的约束机制 17 4.3.3 档案工作的服务机制不够完善 18第5章 加快我国基建项目档案的信息化管理的对策建议 185.1 努力提高档案管理人员的综合素质 19 5.1.1 加强对档案管理人员的招募与筛选工作 19 5.1.2 着重加强培训 19 5.1.3 培育综合性的档案管理人才 19 5.2 创新信息化的技术手段 19 5.3 提高对档案工作的重视程度 205.4 转变观念，使得档案的信息化主动服务于基建单位的发展 205.5 加强法律建设，最终规范我国的档案管理工作 205.6 加大投入力度，夯实档案工作的基础 205.7 加速档案工作的标准化、规范化工作 21第6章 实证分析-以秦山核电公司CEAS系统中电子文件管理流程为例 216.1 CEAS系统中电子文件管办理流程简介 21 6.1.1 文件产生之前的管理 23 6.1.2 文件的创建、生效管理 23 6.1.3 文件的分发 23 6.1.4 文件的鉴定、归档 24 6.1.5 文件归档后的维护、提供利用 246.2 CEAS系统中电子文件管理流程分析与评价 24 6.2.1 业务活动的性质 24 6.2.2 业务活动的结构化 246.2.3 文件管理制度、文件管理组织结构的配套实施 256.2.4 其他相关业务制度的支撑 256.2.5 将电子文件管理系统设计纳入CEAS系统设计中 256.2.6 文档管理人员的个人因素 26参考文献 27论基本建设项目档案的信息化管理第1章 绪论1.1 研究背景和意义基本建设是固定资产投资的重要内容，在国民经济发展中具有十分重要的作用，是扩大再生产、增加社会物质财富、推动技术进步、调整国民经济结构和国家实施宏观调控的重要手段，同时对提高人民群众物质文化水平，具有十分重要的意义。随着我国国民经济的快速发展，社会主义各项事业对基本建设的需求日益增长。近两年，国家实施积极地财政政策，中央财政与地方财政均不断加大对基础设施建设的投入力度。与此相适应，许多企业与单位筹集了大量资金用于基本建设。作为建设单位，必须保证基建项目档案的信息化管理有计划的进行，精打细算，合理安排，防范基本建设项目管理过程中的差错与舞弊，合理使用基本建设资金，提高资金使用效益，因此，加强基本建设项目档案的管理势在必行。近年来，基本建设项目的信息化管理建设过程中出现了诸多问题，如档案的搜集并不及时，鉴选也不是十分得当，没有把有保存价值的东西都集中在档案馆、库，也就没有为开发利用信息资源创造条件；档案整理过程当中又经常出现分类错乱、混淆，使得档案的搜索、查找工作效率低下；对档案价值的鉴定也偏向于简单化；此外，我国档案管理在更多的情况下是为了将一些东西归档而归档，真正的使用价值并没有体现。为此，我们只有从基本建设项目档案管理过程中的资料搜集、资料分类、资料鉴选、资料使用等各个环节入手，不断强化对档案的信息化监督和规范管理，才能有效提高基本建设项目档案管理的质量和水平，从而充分发挥建设资金的使用效益并提交出合格的基本建设成果。目前，我国基本建设项目档案管理的信息化建设相对滞后于经济发展的需要，同时有关基本建设项目档案管理的制度化的规定散见于各个时期不同的制度规定与文件当中，基建单位档案管理的相关人员往往不能够全面、系统的掌握这些制度，这便导致了基建项目档案的信息化管理出现了种种问题，对基本建设项目的有效管理也形成了制约。1.2 研究思路和研究内容1.2.1 研究思路本文首先基本建设（基建项目）进行了一定程度的概述，包括基本建设项目的内涵，基建项目的特点以及分类，基建产品的特性等等；进而文章对基本建设项目档案的信息化管理进行了阐述，这其中包括档案的内涵、属性、价值与分类等等；之后本文又探讨研究了国内外关于基本建设项目档案的信息化管理进行了研究，主要包括对美国政府关于基建项目档案信息化管理的经验借鉴以及我国当前基本建设项目档案信息化管理的现状与前景探索；在完成这些工作的基础上，笔者在文章中简要的概括分析了当前我国在基建项目档案的信息化管理过程之中存在的一系列的问题，包括在资料收集、整理、鉴选、使用过程之中存在的一些问题；然后追溯根源，提出了从法律、行政、监督等方面的一些意见与建议；最后笔者通过研究秦山核电站公司CEAS系统中电子文件管理流程这一案例对基本建设项目档案的信息化管理进行了论证与实证分析。本文写作按以下照框架图进行：理论分析档案管理研究背景与意义基建项目动因分析可能性基本建设项目档案的信息化管理的对策实证研究图1 论文写作框架1.2.2 研究内容：1.基建项目与档案管理各有什么特点，又有了什么的不同等理论性问题是探讨基建项目档案信息化管理的理论前提。本文第二章在理论角度分析了基建项目和档案管理的基本理论，阐明了基建项目的定义、任务、性质和特点，分析了档案管理的内涵、特点和要求。2.我国多年对于档案的信息化管理的发展，虽然有了一定的成绩和效益，但还是和国际的项目管理公司有很多的差距，如何和国际接轨是我们当前遇到的重要问题。我们当前存在的一系列的不足以及与国外公司之间的差距是研究基本建设项目档案的信息化管理的必要因素。本文第三章在前面第二章的基础上，分析和比较了国内外对于基本建设项目档案的信息化管理的不同，并分析了美国政府对于他们的基建档案信息化管理的做法，希望得到一些借鉴。3.随着基本建设项目档案的信息化管理建设的紧迫性的加速，国内基本建设项目档案的信息化管理建设过程中存在的一系列问题，更加需要其有条不紊的进行。本文第四章正是在在前三章的基础上研究分析了国内在基本建设项目档案的信息化管理过程中存在的不足，并分析了产生这种不足的内在、外在动因。4.总结前文的重要内容，本文第五章从实践的角度探讨了基本建设项目档案的信息化管理的一些有益的策略。5.以前面的理论和实践为基础，进行了实证分析即案例分析-研究秦山核电站公司CEAS系统中电子文件管理。第2章 基本建设项目档案的信息化管理概论2.1基本建设项目概论2.1.1 基本建设与基本建设投资1.基本建设基本建设就是形成固定资产的过程，指利用国家预算内的基建拨款、自筹资金、国内外基本建设贷款以及其他专项资金进行的，以扩大生产能力或者新增工程效益为主要目的的新建、扩建工程，以及项目施工前的可行性研究、勘察设计、征购土地等各项工作。例如工厂、矿井、铁路、农田水利、住宅、商店、学校、医院等工程的建造和机车船舶、飞机等的购置。基本建设是国民经济的重要组成部分，是社会物质文明建设的重要基础。基本建设具体包括以下几个方面：（1）为经济、科技和社会发展而平地起家的新建项目；（2）为扩大生产能力或者生产效益而增建分厂、主要生产车间、矿井、铁路干支线、码头泊位等扩建项目；（3）为改变生产力布局而进行的全厂性迁建的项目；（4）遭受各种灾害，损坏严重，需要重建整个企业、事业的恢复性项目；（5）没有折旧基金或者固定收入的行政、事业单位增建业务用房和职工宿舍的项目。行政、事业单位购置零星设备、仪器和进行零星土建工程，按照国家现行规定，凡是单台设备或者单个项目不超过5万元的，由行政、事业费用开支，超过5万元的，由基建费用开支。一些单位添置不需要安装的车辆、船舶、工具等，虽然其没有建筑安装过程，但只要投资额在规定限额以上，也属于基本建设范畴。这其中，更新改造措施是指利用企业基本折旧基金、国家更新改造措施预算拨款、企业自有资金、国内外技术改造贷款等资金，对现有的企业、事业单位原有的设施进行技术改造以及相应配套的辅助性生产、生活福利设施等工程和有关工作。更新改造与基本建设的区别，一是尽量少搞土建，单项工程新增建筑面积不能超过原有面积的30%；用于土建工程的资金，一般不得超过资金总额的20%。二是主要内容，主要是用新设备、新工艺、新技术，对现有的设施进行技术改造，而不是搞“厂内外延”。其目的，是要在技术进步的前提下，通过采用新技术、新工艺、新设备、新材料，努力提高产品质量，增加花色品种，促进产品升级换代，降低能源和原材料消耗，加强资源综合利用和治理污染等，提高社会综合经济效益和实现以内涵为主的扩大再生产。限额以上的技术改造项目，必须按照基本建设办法进行管理。限额以下的技术改造项目，如果单项工程新增建筑面积超过原有面积的30%，属于扩建性质，应按照基本建设办法管理。2. 基本建设投资基本建设投资是以货币形式表现的基本建设工作量，是反映基本建设规模的综合性指标。基本建设项目的一些费用，如施工机构转移费、建设单位管理费、职工培训费等，虽然不属于增加固定资产的费用，然而他们是保证建设工程正常施工以及竣工后顺利投产所需要的，所以，也列为基本建设投资。基本建设投资的来源主要有财政性资金、自筹资金、银行贷款、利用外资以及其他资金。2.1.2 基本建设项目及其分类1. 基本建设项目的概念基本建设工程总费用，及工程造价，包括建筑以及设备安装费用、设备以及工器具购置费用和工程建设其他费用。其中，对设备以及工器具安装费用的界定比较简单，因为这是一种价值的转移；对工程建设其他费用的界定，也可以根据国家和地方各级部门的规定，或根据调查资料进行计算；对建筑以及设备安装费用的计算，要考虑到建筑以及设备安装施工是一种生产活动，是在转移价值的同时创造新价值的过程，必须根据设计资料计算出间接费用、计划利润和税金，这就是一件较为复杂的工作。我们必须对基本建设项目进行科学的分析、分解，找到便于精确计算活劳动和物化劳动消耗的各种基本构造要素，先求出每一基本构造要素的工料消耗量及其价值，然后层层汇总，才能求出建筑以及设备安装费用。为了编制基本建设预算和进行会计核算，需要将基本建设工程项目划分成建设项目、单项工程、单位工程、分部工程和分项工程。（1） 建设项目建设项目亦称基本建设项目，是指具有独立的设计任务书，按照一个建设单位的总体设计进行施工，在经济上实行独立核算，在行政上具有独立组织形式的项目，是基本建设活动的具体体现。其中，每个建设项目又可以分为单项工程、单位工程、分部工程和分项工程4个层次。（2） 单项工程单项工程也称作工程项目，是指在一个建设项目中具有独立的设计文件，竣工后可以独立的发挥生产能力或者使用效益的工程。在基本建设中，工程项目按照它建成后所起的作用划分为许多种类，例如工业建设中有主要建设项目，附属生产以及服务项目，等等。工程项目是具有独立存在意义的一个完整工程，也是一个极为复杂的综合体，他是由若干极为复杂的单位工程构成的。（3） 单位工程单位工程一般是指在单项工程中具有独立的施工图纸和施工条件，建设单位可以独立的与施工企业签订合同，将其发包给施工企业进行施工的工程。每个单位工程都由若干分部工程组成。单位工程按照其构成一般可以划分为单位建筑工程、单位建筑安装过程、单位设备及其安装工程。（4） 分部工程分部工程一般是对各单位工程按照不同的工程部位、结构、材料、设备器材和种类型号、安装方式等具体条件进行的再划分，由于每一部分都是有不同工种的工人，利用不同的工具和材料完成的，在编制基本建设预算时，为了计算供料等方便，做出了一定的划分。在分部工程中，影响工程消耗量大小的因素仍然很多。例如土石方工程中的挖土，由于土壤类别不同，挖土深度不同，施工方法不同，每一单位土方工程消耗的工料就有差别，这说明分部工程依然是一个极其复杂的综合体，每一个分部工程都由若干个分项工程组成。（5） 分项工程分项工程是用适当的计算量单位表示假定的单位合格建筑安装产品，它是按照不同的材料规定、不同的构造方式、不同的施工方法等具体条件对哥哥分部工程进行的划分。由于每一项分项工程对于工程价格计算所必需的各种条件因素的划分已经达到非常明确和详尽的程度，因此，分项工程是确定建设工程造价最基本的计算单位。2. 基建项目建设的特点（1）工程项目的一次性项目建设必须遵循一定的建设程序，经过特定的建设过程，而且个个阶段、各个环节都由=有一定的先后顺序，必须循序渐进。工程项目的进程是不可逆转的，如果出现质量问题，或者是项目不可行，则不可能重新回到原始状态，最终可能导致工程的报废，造成的经济损失十分巨大。所以工程项目的建设只能一次成功，不能失败。（2）生产的单件性这是基本建设产品的主要特点，不同于一般的工艺生产，建筑产品的多样性要求工程项目单独设计，一句每个工程不同的建设地点、时间、规模、结构、造型和装饰，去组织施工或者选用不同的材料或者设备，式建筑生产最终表现为单件性的特点。（3）产品的固定性、生产的流动性项目的选址和设计方案确定以后，其位置就固定下来了。建造项目的建造需要大量的劳动力。机械和建造活动必须围绕其固定的产品开展活动。这正好与工业的流水生产相反，工程项目全部施工完成，施工单位将原产品原地交付给施工单位。产品固定的特点，决定了工程项目对基地的特殊要求。（4）产品的形体庞大工程项目是由大量的工程材料、设备以及制品构成的实体，体积庞大，无论是房屋或是铁路、桥梁、码头，都占有很大的外部空间。因此只能进行露天生产，其质量受气候和环境的影响较大。同时，资源消耗大、生产周期长、占用资源多。（5）产品的社会性建筑产品受当地当时的社会、政治、文化、风俗、历史以及传统等多种因素的影响。工程项目建成后，就成为了社会环境的一部分，对自然环境和生态环境也有影响，另外建筑产品具有很强的排他性，不论是房屋建筑还是构筑物、市政工程以及任何建筑产品都占据一定的地上或者地下空间，某一空间一旦被建筑产品占用，就不能建造其他建筑产品或者另作他用。（6）建筑生产一般是先确定买卖再进行生产建筑生产是先订货后生产，同时由于工程产品一般为隐蔽工程，建成后不能拆检，一般建筑生产单位也应该参与到建筑施工生产中来，对施工进度予以管理和确认。（7）具有一定的约束条件这种约束一般表现为时间上的约束、资源的约束以及质量的约束。3. 基建项目的分类建设项目的分类繁多，我们一般按照其性质进行分类。（1）新建项目是指从无到有，“平地起家”，新开始建设的项目，有的建设项目原有基础薄弱，经扩大建设规模后，其新增的固定资产价值超过原有固定资产价值的三倍以上的，也属于新建项目。（2）扩建项目是指原有的企业、事业单位在原有的场地内或者其他地点，为扩大原有的产品的生产能力或者生产效益，何为增加新品种生产能力而增建的主要生产车间或者主要工程、独立的生产线或者总厂下设的分厂等建设项目或者工程。（3）改建项目指拥有企业、事业单位对原有工程项目或者固定资产改造建设的项目；为提高综合生产能力，增减一些附属或者辅助车间和非生产性工程，也属于改建项目。（4）恢复项目指企业、事业、行政单位的原有固定资产因自然灾害、战争或者人为灾害等原因，已经全部或者部分报废，又重新投资恢复建设的项目。（5）迁建项目指现有的企业、事业单位由于改变生产布局、环境保护、安全生产或者其他需要，移动、搬迁到另外的地方进行建设的项目。如三峡工程建设中的移民工程。 2.2 档案管理概论2.2.1 档案的定义 1.档案的定义人们在长期的社会实践中，对于经常使用的档案不断的加深了意识，形成了档案的定义。对于档案概念的内延和外含的理性认识和专门阐述，则是随着现代档案学的产生和发展而演进的。20世纪以来，特别是近几年来，关于档案的定义很多，对档案内涵的揭示也日益深入，但是由于所处的历史条件不同，人们认识档案的角度和强调的方面也有所不同。中华人民共和国档案法第一章“总则”第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而借鉴中外许多档案定义的优点，结合当前的实际需要，笔者将档案的定义作如下表述：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。或者可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。2.档案的基本含义第一，档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。档案的重要特点之一，就是在这种历史记录材料的产生和积累始终根源于特定的形成单位以及它自身所进行的职能活动，由此而形成的记录材料之间有着十分密切的历史联系。第二，档案是保存备查的历史记录。各机关单位和某些个人在自身活动中，为了相互交往和记录事务，总要产生和使用许多文件材料，又称历史记录材料。由于工作的持续、事业的发展以及流传后世等各种需要，人们把日后仍需查考的材料有意识的留存下来，这就成为档案。但是并非一切历史记录都需要和成为档案。档案是由作为原始记录的文件有条件的转化而来的。文件转化为档案一般需要三个条件：（1）办理完毕的文件才能成为档案.这其中又包括以下三种情况：文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕；文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序；不需要具体办理，只需完成文书处理程序也算办理完毕。从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。（2）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。第三，档案的形式是多种多样的。档案的形式是丰富多彩，有是不断变化发展的。档案的形式在档案的形成和档案工作的发展中起着重要的作用。档案信息的表达方式和裁体的革新，标志着档案和档案工作发展的不同阶段，也反映了社会文明的发展水平。档案工作者必须明确档案的范围，把应该保存的各种形式的历史记录收集齐全。第四，档案是直接的历史记录。档案是直接的历史记录，或者说档案是历史的原始记录。档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反应其形成机关或者人物特定活动的历史记录，具有很强的记录性，因而具有很高的查考价值。档案又不同于一般的信息资料，它是特定形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或者随意收集的材料，因而具有原始性的特点。所以档案具有集原始性与记录性于一体的特点，以此鲜明的特点而区别于其他材料。2.2.2 档案的价值与作用 1. 档案价值的含义及其决定因素 在人类的社会文明中，档案需要保存并且世代流传，其生命力的根基，就在于它具备特有的价值和作用。关于什么是档案的价值和作用，我们一般做如下叙述：档案的价值就是档案在人们认识世界和改造世界之中的意义或者对实践的作用。 决定档案价值的因素有很多，归纳起来一共有两个方面：客体因素和主体因素。所谓客体因素，是指档案本身的有用性（价值性），所谓主体因素，是指档案利用者的需求。承载知识、信息的档案材料可以满足人们的各种需求，这种客体对主体需要的满足表现出档案价值的属性。档案价值的实质，是档案对社会实践活动的作用，即人们在认识世界和改造世界中的意义。 2. 档案的一般作用 上面讲到的档案的价值是由档案自身的价值属性和利用者的需要体现出来的，而利用者的需求则是由人们的社会实践活动决定的。人们的社会实践活动主要表现在机关工作、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育等方面，所以档案的具体作用也就体现在以下方面：第一， 机关工作的查考凭据档案记录了各机关、单位过去活动的状况，其中包括行使职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。否则只靠记忆处理工作则有时无以为凭，往往有失准确，对时隔日久的事务难免被人遗忘。许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制定规则等活动中，大量地查考档案，顺利推动了工作。假若档案散失，无案可查的话会给工作造成许多困难。事实证明大到制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。第二， 生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、教训。从自然资源、生产手段到生产程序以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考资料。第三， 政治斗争的必要工具档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况。这些原始资料，历来都是成为统治阶级进行各种政治斗争的工具。如我国现存的大量档案，记载国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。第四，科学研究可靠的资料无论是自然科学还是社会科学、思维科学的研究都必须详细的占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两个方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面：专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。总之，档案是科学研究的必要条件。第五，宣传教育的生动素材档案翔实的记载了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹。利用档案写回忆录、著书立说、进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动，都具有极强的说服力和感染力。第六，档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益。其中包括立法性质的文件、证明文件和互相交往的各种材料，例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件，书信、账本、单据，存根等等。这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。一旦在这些方面发生疑问、争执和纠纷时，档案就是最为有力的证据证明这些权益的归属 2.2.3 档案工作的内容、性质、原则1. 档案工作的内容档案工作的内容，从广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等；从狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。如图所示：收藏编研利用整理归档检索保存鉴定档案工作图2 档案工作的内容具体来看：第一，档案的收集。各机关在工作和生产活动中形成的文件，是由各单位或单位内部的各个组织机构分散形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定的集中，为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，就需要将分散的文件经过挑选，按照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。第二，档案的整理。收集起来的档案内容复杂，数量很大，有的还成包成捆。如果原封不动，还是处于相对凌乱的状态，既不好管理也无法提供利用，这就需要对这些档案加以系统化。为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾，必须把这些档案分门别类，有条不紊地进行系统整理，这就形成了档案的整理工作。第三，档案的鉴定。随着社会的发展，时间的推移，档案的输了了不断增多，档案的保存交织也在不断的发生变化。一定时间以后，有的档案还有继续保存的必要，有的档案则已失去了保存的价值，这就要对档案进行审查、鉴别，去粗取精，将确实已经失去保存价值的档案剔除，于是就形成了档案的鉴定工作。第四， 档案的保存。由于自然和社会条件的原因，档案总是处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受突发性的破坏，而社会则需要长远利益档案，要求尽可能延长档案的寿命，为了解决档案的不断毁损和长远利用要求的矛盾，就需要采取各种保护措施，防止档案遭受损失，饱着呢个档案的安全与完整，想方设法采取各种保护措施，进行系统、科学地管理使其延年益寿，折旧形成的档案的保管工作。第五， 档案的检索。档案的数量很多，类型多样，文种复杂，它们都有自身的形成规律，为了满足社会对档案的多方面的特定要求，就需要通过多种途径和形式提示档案的内容，给利用者提供检索档案的多种手段，这就形成了档案的编目和检索工作。第六， 档案的编研。档案的编研是对档案材料进行编辑和研究的总称。是为了解决原始档案材料孤本多，借阅面窄的限制与社会对档案的广泛利用需求之间的矛盾、对档案材料进行专门的研究、汇集，编写各类专门材料，并通过公布、出版等方式，积极主动地在更大范围内提供服务。第七， 档案的利用。保存档案的目的就是为了提供档案为党和国家各项工作服务，而收集、整理、鉴定、保管、检索等工作，只是为提供利用奠定了基础和可能性，为了把可能性变为现实性，满足社会利用档案的需要，更好地开发档案情报资源，就需要通过各种方式介绍和实际地提供档案，这就形成了档案的提供利用服务。2.档案工作的性质第一，档案工作是一项管理性的工作。档案管理工作不能为社会直接产生物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一项特殊业务。目的是在科学管理的基础上，以提供原始档案材料的方式为党和国家的各项生产活动服务。 人们在工作实践中要形成档案，这些档案对今后的工作具有重要的查考价值，管理者要想搞好本单位的管理，都必须建立档案工作，并运用科学的理论原则和技术方法，通过收集整理坚定、检选、技术保护等一系列具体措施建立起科学的管理系统、检索系统、利用服务系统。第二，档案工作是一项服务性的工作。档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会服务，是档案工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案，进行编著、统计、分析等活动，但最终目的是为了更好地适应社会的利用需要。第三，档案工作是一项政治性工作。在阶级社会里，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利利益，为一定的统治阶级所掌握，为其经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分方案不对外开放，而多数档案则要在规定期满才能开放，这种机要性也是档案工作 政治性的具体表现。3.档案工作的原则1996年9月5日公布的中华人民共和国档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本原则。第一，统一领导、分级管理。所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查；所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理；所谓行政机构分层负责管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。第二，维护档案的完整与安全。这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。其中维护档案的安全包括数量上，保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；质量上，维护档案的有机联系，不能人为的割裂分散，或者零散的堆砌。而维护档案的完整包括物质安全（力求档案本身不受损坏，尽量延长档案寿命）、政治安全（保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃、失密）。维护档案的完整与安全是辩证统一的关系。只有维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全；散乱和丢失，则会造成档案的损坏和政治上的不安全。同时，只有维护档案的安全，才能保证档案的完整；档案遭受损失和破坏，则会影响档案的完整。第三，便于社会各方面对档案的利用。便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确；便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标；便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。2.3 基建项目档案的信息化管理基建项目的档案资料，是指在整个工程建设过程中形成的，应当归档保存的各种文件资料，包括从建设项目的提出到竣工投产，交付使用全过程之中形成的文字材料、图纸、图表、计算、照片、影片、磁带等。建设项目档案既是建设项目的历史记录，也是工程建设及竣工投产、交付使用的必备条件，更是项目投产后运行、维修、管理、扩建和技改的重要依据。为了做好国家重点基建项目的档案工作，确保重点建设项目档案信息的完整、准确、系统和有效利用，从1997年开始，我们国家的国家档案局建立国家重点建设项目档案管理的信息化等级制度。 2.3.1 登记工作的组织第一，国家档案局每年转发国家发改委发布的国家重点建设项目名单，并统一对国家重点项目的档案管理工作进行部署；各个项目主管部门的档案机构和项目所在地的省级档案行政管理部门应做好对本部门和本地区国家重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。第二，凡新建、再建、收尾、竣工试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务院行业主管部门的，由项目主管部门的档案机构负责组织、填写“国家重点建设档案管理登记表”，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于互相配合，监督指导。属于地方的，由项目所在地省级档案行政管理部门负责组织、填写“国家重点建设档案管理登记表”。第三，登记表共分三种，分别与项目开工后6个月内、项目档案预验收1个月内和项目正式竣工验收1个月内填写，并逐级报至国家档案局经济科技业务指导公司。第四，国家档案局于每年12月底汇总国家重点建设项目档案管理登记情况，并及时向全国公布。对未按照规定进行登记的单位予以通报，并限期登记。 2.3.2 登记工作的要求第一，项目主管部门的档案管理机构应该和地方档案行政管理部门互通情况、互相合作，以保证做好国家重点建设项目的档案管理登记工作。第二，项目主管部门的档案管理机构和项目所在地省级档案行政管理部门对于新建项目，应及时组织和监督建设单位做好档案管理登记，建立档案工作。对于未进行竣工验收的国家重点建设项目，每年填写报送项目及项目档案工作的进展和变化情况。第三，要保证项目档案工作与项目建设同步进行，特别要做好项目档案的预验收工作。国务院各行业的主管部门档案管理机构应主动与建设部门加强联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并会同委托项目所在地的省级档案行政管理部门组织预验收。隶属于地方的项目，省级档案行政管理部门及时对登记的项目组织预验收。第四，项目竣工验收后，应将项目档案验收情况填表并且报送。国家档案局根据填表情况不定期对项目档案进行抽查。 2.3.3 建设项目档案资料的收集从建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策、计划安排，到勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产交付使用的全过程中，有关的上级主管机关、建设单位、勘察设计单位、施工单位、设备制造单位以及有关的环保、市政、银行等部门，都应该注意建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保存工作，尤其要管理好建筑物、构筑物和各种管线、设备的档案资料。对于有引进设备、技术的基建项目，还要做好引进设备、技术的各种图纸、文件的收藏工作。竣工图是基建项目的实际反应，是工程重要的档案资料，在施工协议中，要对竣工图的编制审核、交接、验收工作做好规定。施工单位在施工中，要做好施工记录、检验记录，整理好变更文件，并及时作出竣工图，保证竣工图质量。对竣工图以及竣工文件的验收，是工程竣工验收的重要内容之一。（注意，图案引用自刘越南经典论著档案管理理论）图3 基本建设项目建议书和项目可行性研究报告定制、审批流程示意图2.3.4 建设项目档案资料的管理在工程建设中，工程建设的现场指挥机构要有一位负责人分管档案的资料工作，并建立于档案工作相适应的管理部门，配备胜任工作的人员，制定严格的管理制度，集中统一管理工程项目的档案资料。在竣工生产、交付使用前，工程建设的现场指挥机构要将完整的工程档案资料向建设单位移交。凡属于新建的大中型基建项目，在设计建设时应当设计和建造符合要求的档案资料室，并配置档案资料保管和提供利用所必需的设备，其投资应该列入基建总投资中。第3章 国内外基建项目档案的信息化管理论述3.1 美国政府基建项目档案信息化管理经验介绍 美国是成熟的市场经济国家，又是世界目前最打的经济强国，其政府投资项目的规模比较大、涉及面也十分广，主要包括教育、文化、医疗、社保、养老、农林、水利、交通运输、住宅及城市规划、军事和国防设施、政府办公用房等方面。政府对于这些基建项目档案进行管理的方法、制度、体制经过多次改革，已经变得日臻完善。美国政府在基建项目的档案的信息化管理方面的许多经验值得我们借鉴学习。 美国政府关于档案管理的机制，基本如下所示：联邦政府设有住宅与城市建设部、交通部、拓管局、国家公园