信息化项目组织体系中及角色定位与缺失.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除信息化项目组织体系中的角色定位与缺失核工业计算机应用研究所 钱兵 100037摘要：本文以信息化项目组织机构和角色定位为基础，讨论了项目组织管理中的角色缺失问题，并以此为基础，强调了科学的组织体系、明确的角色定位和合格的角色扮演者对项目建设目标实现的重要作用。关键字：信息化 项目 组织 角色 定位 缺失信息化作为一项基本国策，已经成为国家发展战略的重要组成部分，党的十六次全国代表大会明确提出“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子”。在一系列相关政策和措施的推动下，我国各行各业信息化建设事业的发展可谓方兴未艾，其中成功的经验和失败的教训都与信息化项目组织体系有着或多或少的联系。客观地讲，健全的信息化项目组织体系是信息化项目工作开展的基础，组织体系中合理的工作角色定位和分工协作机制是信息化项目成功的必要条件，各工作角色人员称职、工作尽责是项目目标实现的根本保证。一、组织保障的疑问信息化项目从过去常谈的“一把手工程”到“各级一把手工程”，进而发展到“全员动员工程”，其讨论问题的核心均在于信息化项目的组织保障和组织方式。但这种讨论只注重了信息化项目组织体系中业主方（用户方）这一局部的组织保障问题。本文讨论的是信息化项目组织体系中更为广泛的组织关系范畴。为促进和规范信息化项目建设，国家有关部委曾出台多项政策措施，大力推广信息化项目招投标制和项目监理制，从政策、法律角度界定信息化项目中业主方、建设方、监理方的责任、义务和权利。在此政策引导下，许多企业、机构在开展信息化项目工作中贯彻了这种组织体系指导原则，制订了严格的项目招投标管理程序和工作纪律，聘请监理公司协助项目的技术监督和管理（组织体系参见图1）。但是，在项目实践过程中，如此健全的信息化项目组织体系，往往不能保证信息化项目既定目标的有效实现。与之形成对比的是，部分与此组织原则背道而驰的项目也能实现既定工作目标。就此，许多人产生了如下疑问：“组织保障真的是关系到信息化项目工作成败的关键因素吗？”。经过深入分析，本人认为，影响组织良性运转的关键因素是人，作为信息化项目的组织管理者而言，项目组织体系的建立可根据本单位自身特点，采取不同的组织形式。但在关注项目组织体系的同时应更加关注组织体系中的角色定位，避免角色缺失，并选择适合的人承担相应角色，保证项目工作达到“事情有人干、过程有人查、问题有人管”。二、角色定位与缺失是影响项目目标实现的关键在实际工作中，业主方、建设方最容易受到重视，监理方的角色和作用往往被忽视。客观地讲，业主方、建设方、监理方的工作角色在信息化项目中必不可少，但可采用多样化的组织形式。例如：业主方可通过项目管理公司代为行使项目建设过程中业主方的职权，这种方式在西方发达国家已经推行多年，目前，国内部分大企业也在此方面进行了有益的尝试。再如：根据项目资金投入情况，监理方的角色职能可由业主方指定的内部相关部门代为行使等。缺失本身代表着角色遗漏和角色失位两方面问题，需要强调的是，无论采取何重组织形式，信息化项目中业主方、建设方、监理方的角色定位应明确，任何缺失都可能对项目工作带来难以预测的不利影响。1、业主方的角色定位与缺失在任何工程项目建设工作中，业主方均是项目工作中的核心，其关键性不仅体现在项目出资人方面，同时体现在对项目目标的严格把控上。业主方作为一个集体，在信息化项目中扮演的角色可简单概括为：明确目标、落实合同、理顺关系、协调资源。任何集体均有一个当家人，业主方的当家人就是我们常谈的“一把手”。“一把手”对项目目标实现与否承担着不可推卸的责任。但在项目实际运作过程中，“一把手”往往不能随时关注项目的细节问题，只能委托一个项目管理团队代其行使项目管理职权。这个项目管理团队一般由项目分管领导、技术负责人、业务负责人及相关人员组成，项目管理团队中角色的定位与缺失往往受到忽视，但这个团队却是直接关系到项目目标实现与否的关键。项目分管领导是项目管理团队的核心，是明确目标、落实合同、理顺关系、协调资源的关键。其角色应由目标明确、头脑清醒、执行能力强的人员担任。在实际项目中，部分企业“一把手”出于对项目的关注，往往直接扮演项目主管领导的角色，但因自身经常陷于繁杂的业务工作中，不能真正发挥项目主管领导的作用，造成角色缺失；部分企业委托本单位技术专家担任项目主管领导，但往往因其对技术的关注大于对项目目标的关注，也造成角色缺失；部分企业项目主管领导主观意志过强，在决策过程中屏蔽了技术负责人、业务负责人的应有作用，造成其他重要角色缺失，导致自身角色缺失；类似的例子还有很多。项目分管领导角色的缺失会给项目执行造成不可估量的严重后果，会给“一把手”堆积并遗留下难以解决的复杂问题。项目技术负责人承担着业主方技术方向和技术过程总体把控职责，在部分项目中，同时扮演着项目局部或整体技术监督的角色。实际工作中，这一角色最容易得到业主方的理解和接受，因此，一般不会出现遗漏性角色缺失。但注重细节，忽视方向，会造成技术负责人在项目工作中的失位性角色缺失。特别在承担项目技术监督任务时（项目未聘请监理方），会造成技术过程管理失控、重复劳动现象增多、受建设方技术表象迷惑等现象的发生，这些问题所带来的后果是灾难性的。业务负责人在企业信息化项目中扮演着不可替代的角色，是“业务梳理、流程再造”的驱动力量。在实际工作中，这一角色往往被忽视，业务负责人们经常作为“局外人”审视着信息化项目的建设。由此不难预见，这一角色缺失对信息化项目最终目标实现的影响。信息化建设项目的根本来自业主方的需求，业主方应明确自身角色及内部分支角色的地位和作用，有效地组织和调配自身资源，为项目建设目标服务。“一把手”始终只能扮演资源组织、调配决定者的角色，并承担工程成败的最终责任。在信息化工作中，“一把手”所在的业主方工作集体和在集体中服务的工作角色则是资源申请、资源组织、资源调配的真正参与者、执行者。2、建设方的角色定位与缺失信息化项目的建设方是项目各项工作的具体承担者，在项目综合关系体系中，理应处于与业主方平等的地位。但在实际工作中，其平等地位经常丧失，导致建设方的地位和作用处于不利或弱势位置。从本质上讲，这也是角色缺失的一种表现。维护建设方权益和地位的基础是项目建设合同，具体落实则体现在建设方项目人员对合同和建设目标的理解和把控上。大批建设方为在竞争中获得合同往往不得不放弃自身应有权益，接受业主方的苛刻条款，导致项目建设过程中成本加剧、目标实现遥遥无期，最终造成业主自身利益损失和项目目标难以实现的严重后果。这种结果是项目业主方、建设方都不愿看到的。信息化项目建设方工作集体一般由项目负责人、技术负责人、技术人员组成，而项目负责人、技术负责人的优质组合往往能够直接影响项目的成败。在IT技术和产业高速发展的今天，各大IT公司均发出了共同的感叹：“招到适用的人才真难！”。在信息化项目中，人才匮乏，特别是项目负责人、技术负责人的匮乏是困扰建设方最大的难题。项目负责人应由懂技术、重规范、思路清晰、项目经历丰富、沟通能力强、事业心和责任心突出的人员担任，在项目中其角色承担着目标把控、协调沟通、团队建设、节点控制、经济目标实现等任务，这一切建立在对合同的充分理解和认识的基础上。技术负责人则更强调沟通能力和技术背景，在项目中承担着技术把关、问题协调、技术指导、团队协同、落实规范等任务。此外，为人、处事、性格等因素也是项目负责人、技术负责人不可或缺的选人条件。由此可见，失位性角色缺失是造成建设方角色定位缺失的关键因素，追根溯源是建设方人力资源状况不满足项目用人的需要，这要求建设方在日常工作中将人才队伍建设放在首要位置。当然，规范、高效的协同工作体系和技术平台建设等方面也应成为建设方认真关注的问题，但这些不是本文讨论的重点，在此将不赘述。此外需要强调的是，在大型或重点项目中，建设方应充分注重项目负责人和技术负责人的角色区分和定位，避免内部“一言堂”现象的发生。3、监理方的角色定位与缺失国家有关部委推行信息化工程项目监理制已有几年历史，但信息化工程项目监理对很多单位而言依然是一项新鲜事务。影响信息化工程项目监理制推行的直接因素是经费投入，许多信息化项目业主单位均有着一个共同的疑问：“监理的劳务真值那么多钱吗？”。在此，本人无意讨论监理业务的价值和成本因素，仅将监理方作为信息化项目组织体系的一个方面，对其角色定位与缺失加以必要的讨论。监理方在信息化项目建设过程中扮演者中立角色（界于业主方、建设方之间），承担着项目目标掌握、任务界定、过程监督、质量保障等业务职能，是促成项目目标实现的必备力量。在实际项目操作过程中，可通过外委专业公司承担此业务，也可在业主方内部组织中委托有关部门扮演此角色。毕竟，小型项目也外委专业监理公司的做法确实会对业主方造成一定的成本压力。监理方在信息化项目中的角色定位虽然很明确，但其角色缺失却在当前大多数信息化项目中普遍存在，究其原因可归纳为以下两点，第一，业主方忽视监理在信息化项目中的作用，在项目建设过程中没有引入监理机制，造成角色缺失；第二，监理方的具体工作受到业主方和自身利益因素左右，造成其角色缺失。相比之下，第二种因素的角色缺失对信息化项目造成的危害程度更深。监理方工作集体一般由监理负责人和监理工程师等组成，其中，监理负责人是监理业务把控的关键，应由原则性强、理解合同、熟悉规范、项目经验丰富、技术背景强、善于沟通的人员担任。可见，监理方同样存在人力资源状况不满足项目用人需要的问题。综合评价，遗漏性角色缺失和失位性角色缺失对监理方而言是普遍存在的现象，因