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关于二级学院档案管理论文 第一篇 一、高校二级学院档案工作的重要作用 做好二级学院档案管理工作具有较强的历史价值和重要的现实意义学校的每个档案资料都来源于各个二级学院因此二级学院档案是学校档案的基础对学校和二级学院的发展有着重要的作用 （一）在教学评估和项目申报方面的作用 二级学院的各项工作在学校的统一部署下有自己的运行方式形成的文件资料体现了教学质量和教学管理水平二级学院档案记载着学院的发展历史包括教学、科研、行政管理等多方面的档案反映了二级学院的发展过程和取得的成就评估工作是学校工作的一项重要内容二级学院的档案是评估工作和项目申报中最有说服力的原始材料丰富系统的档案材料是高校开展教育评估和项目申报工作的基础和依据 （二）在二级学院教学改革中的作用 高校二级学院的教学改革是普遍的、越来越深化的不管如何改革都与学院的档案管理水平有着密切联系如增加或修改专业、课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革都是形成档案与利用档案的过程这些改革都需要在档案信息和档案数据的基础上进行论证、修改才能最终成功 （三）在二级学院师资队伍建设中的作用 二级学院的人事档案记载着学院师资队伍建设的整个过程它呈现出师资队伍的基本情况它可以分析师资队伍的数量结构、职称结构、年龄结构和学历结构、教龄结构等使人员得到合理配置每一位教师都能发挥自己的专业特长 （四）为领导的决策提供了的资料 二级学院档案记录了学院的发展历程和学院教师情况、教学管理和教学实施的情况、实训基地以及学生学习和就业的情况有原始性、准确性、性、和完整性因此它可以为学院领导在进行专业建设、教学改革和学院发展的决策中提供依据 二、高校二级学院档案管理中存在的问题 （一）档案收集不齐全、档案整理不规范 档案的收集是档案工作的基础二级学院档案材料种类众多有些档案工作人员不清楚归档范围对些档案是需要在学院永久保存或长期保存、些是需要移交到学校档案馆的档案不了解导致文件没有及时归档有的档案资料不完整如只有请示没有批复失去了档案工作的真正意义不能记录某一件事情的前因后果档案整理不规范有的时间编排混乱有的装订不规范致使档案杂乱、不完整、没有体系档案管理工作没有规范化严重影响了档案的开发以及利用 （二）学院档案管理意识淡薄机构设置不健全 有些高校领导只注重教育教学和科研工作档案管理意识不强没有认识到档案的真正价值认为档案工作就是文档的简单收集、装订对档案管理工作没有投入必要的财力、物力、人力没有配置学院的档案管理机构没有设置二级学院档案室没有固定的二级学院档案工作人员即使有学院档案工作人员他们的档案管理意识淡薄缺乏责任心严重影响了档案收集、整理、归档、保护和利用工作 （三）档案利用率偏低 档案的价值是通过利用才能实现的一些高校二级学院档案利用率并不高许多老师认为档案没有用他们在工作中很少查询、利用档案目前仍然有高校档案馆使用旧的传统手工管理方式档案信息服务不能真正落到实处高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务不能为师生员工和社会需要提供服务档案工作也不可能得到发展应进一步加强档案工作的服务性提高档案的利用率十分重要 （四）档案管理人员业务素质不高管理流程不规范 二级学院档案管理人员业务素质不高流动性还比较大一些学院都是学院秘书兼当档案管理人员档案的收集、整理、立卷与归档工作不仅费时、费力而且专业性很强由于档案管理人员的业务水平欠缺培训的机会还很少又不是专职的档案管理人员没有足够的时间和精力对各类档案进行专业管理直接影响到二级学院档案管理工作的质量为规范学院的档案管理工作带来了难度 （五）管理方式落后很少运用信息化管理手段 当今现代化的信息技术不断迅猛发展但目前仍然有高校的档案管理工作完全采用传统的手工模式这已经越来越不适合档案发展的需要如果校园网络、高校数据库等手段没有应用到学院档案管理工作中那么档案管理工作很难为学院的发展提供高质量、高水平的服务有的尽管建立了档案信息数据库但没有实现较高水平的数字化管理多仅限于简单的数据统计难以开展整体信息资料的开发与利用 三、加强高校二级学院档案工作的有效对策 （一）开设二级学院档案室 按照学校档案管理的规定二级学院的重要档案要移交学校档案馆保存归档没有移交的部分由二级学院保管二级学院需设置学院档案室提供专门的房间配备资料柜存放保管这些档案并由专人负责全学院档案资料的接收、整理、统计、保管、利用等工作使二级学院档案室和学院档案馆共同构成了学校档案的完整体系 （二）重视档案工作加强档案管理的意识 领导要重视二级学院档案管理工作建立学院档案工作的各项规章制度解决档案工作中存在的各种问题全院教师增强档案管理意识充分认识二级学院档案管理工作的重要性档案材料的收集归档必须依靠全体教师的大力支持只有当档案材料的形成、积累和归档成为每位教师的自觉行动才能保证归档材料的齐全、完整和规范强化二级学院档案工作者的管理意识档案工作人员要认真地完成档案的接收、整理、保管、利用工作并积极主动地向二级学院领导汇报档案工作情况 （三）加强档案管理人员的培训 在高校档案资源数字化、信息服务网络化发展趋势下二级学院的档案管理人员不仅要懂得档案管理而且要掌握数字信息技术的复合型人才实际工作中有些学院办公室秘书兼职档案管理员她们忙于日常秘书工作缺少培训的机会学习档案管理专业知识因此应对档案管理人员进行档案管理和信息技术的培训通过培训使档案管理人员掌握档案管理的专业知识并且能够熟练操作现代化办公设备 （四）加强档案的利用 由于教师和学生的教学和管理主要是在二级学院进行的因此教师和学生在教学、科研、就业等使用档案时更多的是查阅和利用二级学院的档案档案通过教师和学生的阅览、借阅、复制、开具证明等方式满足日常的利用工作除此以外应在开发档案信息提高服务质量上多做工作编写一些反映学院工作特色的专题档案信息材料 （五）应加大资金投入完善二级学院档案设施 学校应对二级学院档案建设实行统一规划投入大量资金购买档案管理工作所需的硬件和软件完善档案设施以推进档案的数字化进程为基础对档案信息化进行重点建设实现学校、二级学院档案联网和档案资源共享从而提高档案资料的检索查询速度提高工作效率 （六）运用现代化的网络技术对档案进行数字化和网络化管理 随着计算机和多媒体网络技术的快速融合发展档案工作的开展离不开档案信息化建设把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去档案的数字化建设成为档案业务建设的必然发展趋势 1、现代化管理档案工作人员借助现代计算机技术及网络通讯技术对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储从而实现同一事物的多种形式表现改变了传统的档案信息只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者提高档案管理效率大大减少了人力、物力、财力 2、加强档案网络化管理通过校园网络系统建立档案数据库来存储、检索和传递二级学院档案信息搞好网络化服务让死档案变成活资源为利用者提供丰富鲜活的档案信息用户可以通过网络方便地获得这些信息这种档案信息网络化建设能把包括多媒体在内的各种信息的数字化存储管理和查询集成在一起使这些信息得到最大限度的利用满足广大师生和社会对二级学院档案信息的共享需求二级学院档案管理工作是一项具体、细致和复杂的系统工程随着高等教育事业的发展和教学改革的深化对二级学院档案管理工作会提出更高的要求科学的建设和管理二级学院的档案有效的保护和利用档案才能使学院的档案工作更好地为学校教学、科研、各项管理工作服务更好地为社会服务 第二篇 一、调研分析 1.档案管理意识薄弱在填写问卷的普通师生中虽然有94.1%的被调查者认为档案是重要的但有75.6%的被调查者表示从未查阅过档案更有96.6%的被调查者表示不了解学校档案馆的工作内容和流程在进行访谈调研时有部分被调查者不知道学校档案馆的具体位置不了解学院是否有档案室认为档案馆（室）有点神秘等不仅普通师生就连领导、行政人员的档案管理意识也相对薄弱37.1%的被调查者认为学院对档案管理重视不够其原因：一是档案管理过于依赖学校管理学院作为教学部门其主要工作是教学管理许多材料最终交于学校行政部门依靠学校行政部门归档二是档案的作用常常不在当下而在未来这使得大多数管理者没有意识到档案管理工作的重要性档案管理的提升有助于学院综合实力的提升 2.档案管理现状亟须改进高达72.3%的师生表示自己曾在工作或生活中遇到重要问题却找不到历史资料的情况亦有59.7%的师生表示拥有重要资料或有特殊意义的资料却找不到妥善保管的方式60.5%的师生对学院档案的利用现状不满意建立有效的档案管理机制是既满足师生需要又满足学院发展的一件好事情各二级学院应重视并加快档案管理建设工作 3.目前档案管理工作存在的问题调查显示45.3%的师生认为目前档案管理工作不够完善的主要原因是资金投入不足37.1%的师生认为是学院重视不够22%的师生认为是人手不够另外53.8%的师生认为学院没有相应的档案管理队伍不知道将相应材料交给谁；46.2%的师生认为学院缺乏档案管理规范不了解些材料可以归档；33.6%的师生对学校、学院的保管能力不放心担心材料丢失以上数据显示： （1）二级学院档案管理制度不健全档案管理队伍建设严重滞后缺乏相应的档案规范文件； （2）二级学院重视不够在精力和资金等方面投入不够； （3）管理力量相对薄弱管理水平不高管理手段落后以致师生质疑学校、学院的保管能力另外专任教师与希望能查到科研方面（包括科研项目、科研成果、科研获奖）档案呈较高的正相关性相关系数达到0.530这说明专任教师更希望学院健全科研方面的档案资料从服务角度来说专任教师是学院档案管理的主要服务对象我们应加强科研方面的归档管理还有一点就是高达89.1%的师生认为二级学院应成立自己的综合档案室并非试卷档案室综合档案室的建立可实现档案的集中管理无疑会大大提升档案管理工作的水平但成立综合档案室须满足场地和资金等条件目前学校无法实现所有二级学院具备档案管理的硬件环境但各二级学院应积极创造条件待条件成熟后予以实现 二、相关建议 1.加强学习和宣传提高档案管理意识通过细分培训对象加强组织学习和相关宣传工作提高学院领导、档案管理人员和专业教师的档案意识这是做好档案管理的基本前提充分调动全院师生积累档案、保护档案的积极性和自觉性形成人人关心、支持档案工作的良好氛围针对档案管理人员可举办专题讲座、系统学习课程等方式以提高档案人员的业务水平特别应不断提高二级学院分管领导对档案工作的重视程度很多工作的开展离不开领导的重视和部署不断加强二级学院分管领导的重视程度对提升二级学院的档案管理工作至关重要一方面定期召开以各二级学院分管领导为主要对象的研讨、座谈、讲座等活动提升二级学院分管领导的档案管理意识；另一方面争取在二级学院年度考核中为档案管理工作设置合理的分值以评促建促使领导加强重视 2.做好二级学院档案管理队伍建设学院档案管理队伍一般是依附于行政管理队伍的其建设工作容易被忽略事实上两者是有区别的要根据实际情况进行调整设置相应的岗位职责组建一支符合学院档案管理需要的队伍档案管理工作要单独核算工作量在岗位培训、职称评审、绩效考核、评先评优等方面给予考虑提高队伍积极性此外须提高二级学院档案管理人员的协调合作能力善于协调学院各系、各部门的关系确保归档文件的齐全性、完整性和准确性确保归档文件渠道的畅通性和收集的及时性 3.出台档案制度规范设计合理收集梯度理顺学院、学校两级档案管理关系建立健全收集档案资料的制度特别是对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等做出明确规定以确保收集的准确、完整理顺内部管理关系建立档案管理人员的岗位责任制明确各档案员的分工实现文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人设计监督检查、总结、验收等环节及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况建立规章科学管理学院档案使学院档案的建立和管理趋于制度化、规范化同时理顺学院、学校两级档案管理关系将已立卷材料分为两类符合学校归档条件的一类材料交于学校档案馆保管偏业务管理的另一类过程材料由学院保管若学院条件成熟可成立综合档案馆进行集中管理 4.二级学院档案收集工作应实现常规化将档案管理工作渗透到其他日