分行机关费用管理办法.doc

中国邮政储蓄银行山东省分行机关费用管理办法为进一步加强分行财务基础工作，规范财务工作秩序，提高企业经营管理水平，根据中华人民共和国会计法、企业财务准则、金融企业财务规则、中国邮政储蓄银行财务制度，结合我行实际情况，制定本管理办法。一、机关费用管理原则及制度分行机关经费本着开源节流、讲求实效、厉行节约的原则，按照计划财务部和相关部室共同把关的方式进行管理。计划财务部为全部经费总的归口管理部门，在政策允许的范围内制定并实施费用开支标准，各部室按照各自职责范围负责相应的成本费用的管理和控制。省分行机关的各项成本费用开支实行以下制度：（一）预算管理制度。计划财务部年初对机关各项成本费用进行反复测算、综合平衡，在此基础上合理确定各项成本费用开支计划，经行长办公会研究通过后下达给相关经费归口管理部门执行。各经费归口管理部门应严格执行各项费用支出计划，无特殊情况原则上不得突破。计划外的各项费用支出必须由行长或行长委托分管财务领导签字方能报销 。（二）归口管理制度。根据机关各部室职责安排，对部分成本费用支出实行归口管理制度。省分行机关会议费、福利费、离退休活动费、业务招待费、办公费、车辆相关费用、设备维修费、通信费、工会经费以及由省分行集中使用的业务宣传费、广告费等归口管理部门为办公室；省分行机关人员的工资、奖金、离退休人员离退休金、职工教育经费、各种社会保险基金的归口管理部门为人力资源部；其他成本费用支出事项由计划财务部直接负责。各费用归口管理部门应制定相关费用支出使用管理办法。（三）审批及授权审批制度。机关各项费用开支严格执行审批制度。由于审批人外出以及审批人认为有必要时可以对他人进行授权审批的，原则上应有书面授权书，授权书中需注明被授权人、授权起讫日期、授权事项、授权限制金额等事项。二、机关费用的审批程序及权限（一）审批程序机关各项费用开支必须严格执行审批程序。发生的经费项目应由经办部门经办人、负责人或有权审批人签字认可后，送计划财务部对其合规性、合理性进行审批，审查通过后方可报销。各项费用开支的审批程序如下：1、由办公室负责归口管理的各项费用，报销凭据由经办部室经办人、经办部室负责人、办公室负责人审核签字确认后，业务招待费、通信费经计财部审核后可办理报销；其它费用则须经计财部负责人审核签字后，再办理报销事宜。2、由人力资源部负责归口管理的各项费用，报销凭据由经办部室经办人、经办部室负责人、人力资源部负责人审核签字确认后，交计财部负责人审核签字，方可办理报销事宜。3、差旅费支出由各经办部室经办人、经办部室负责人审核签字后，由计财部会计审核盖章并交计财部负责人审核签字后，方可办理报销事宜。4、以上支出中未包含的其他零星事项，由经办部室经办人、经办部室负责人审核签字后交计财部负责人按有关规定签批。财务收支审批人员必须严格遵守法律、法规、国家统一的财务会计制度及行内有关规定，在职权范围内认真审核，对费用开支的内容、人员、金额等的真实、合法、有效性负责。所有报销事项必须严格按照行内报销工作程序办理，未经报销程序审批的事项一律不予报销。（二）审批权限1、所有报销凭据单笔成本费用支出在10000元以内的由各经费归口管理部门负责人和计财部负责人审批。2、费用预算支出在10000元以上的广告费、业务宣传费、会议费、办公费、劳保费、职工教育经费等财务事项原则上须附由经办部室、费用归口管理部室、计财部会签的专题签报并报分管财务的副行长或行长审批后方可按照规定程序办理。3、未附专题签报的财务事项，10000-50000元的报省分行分管财务的副行长审批，50000元以上的报省分行行长审批或由行长委托省分行分管财务的副行长审批。4、省分行机关提交的重大开支事项，须事前专题申报，并经行长办公会研究同意之后按规定程序实施。三、机关费用报销的有关规定（一）各部室提交的费用报销单据必须符合财务制度的有关规定，具体要求包括：1、提交的报销单据必须是税务（财政）机关监制的有效发票或收据并加盖收款单位的印章。2、报销单据的内容、收款人等关键信息必须同实际事项及提交的附件内容保持一致，顾客名称（受理的原始记录单位名称）原则上统一为“中国邮政储蓄银行山东省分行”，不得简写，实际报销的金额不得超过报销单据的票面金额。3、报销单据必须字迹清楚，要素齐全，日期、品名、规格、单位、数量、单价、金额、填票人和收款人要写全名，缺一不可，手写发票必须用复印纸套写（机打、定额发票除外）。4、报销单据不得添加、涂改，大小写金额必须一致。5、发票专用章盖章不清晰、开票单位税号、发票金额无法辨认的均不予报销。6、报销单据的日期必须在可报销期限内。7、经办人办理发票报销时务必要到相关国、地税网站或税务专线进行真伪鉴别，并在发票背面进行签字确认，确定为真票后方可报销，如有问题经办人承担责任。各部室应严格按照所发生经济事项的规模实事求是的开具发票,不得将同一经济事项分别开具多张发票以分散金额。（二）报销人应妥善保管发票等原始报销单据，如遗失，不得以其他报销单据替代，也不能以其他证明文件来替代。发票等单据的复印件原则上不得作为报销凭证。（三）自制的原始凭证必须有经办人、经办部室负责人、费用归口管理部室负责人签名、盖章并由计财部负责人审核签字确认。原始凭证需要修改应由原经办人员修改后签名确认，会计人员不能自行修改。原始凭证不得涂改、挖补，发现原始凭证有错误的应由出据单位重开，不得在原始凭证上更改，大小写金额必须相符。（四）除机票、航空保险、托儿费、医药费报销单据可列示有员工姓名外，其他载有员工姓名的报销单据未经分行财务部门允许一律不得报销。各种因个人原因导致的滞纳金及罚款，不得报销或列支。（五）办公用品、业务用品、劳保用品发票的内容不可以只写“XX用品一批”，要写上所购物品的具体名称、计量单位、数量、单价、金额，如果发票要素写不齐，要附上出售单位开出的发货清单，并且要加盖出售单位印章。（六）对于财务费用开支事项已经发生、金额确定但供货商要求先付款、后出具发票的，视作预付款处理。申请人提出申请，财务人员视情况要求申请人提供必要的附件（如申请部门的项目合同、会议预算批复、相关费用支出的签报等）作为预付的依据。申请人取得发票或收据后，将已经相关领导审核同意的相关报销单据及附件交至财务报销人员处，经审核无误后结清前述预付款。最终提交的报销单据的发票内容、发票出具方应同预付款申请的事由、收款人信息一致。（七）预付款或预借款以转帐支票形式领用的，转帐支票表面应加盖“不得转让”印戳，借款人需向财务部门提供收款单位的名称、银行帐户及金额。转帐结算（支票）的收款单位必须与发票开具单位的名称一致。对于暂时不能确定金额的可由财务部门在开具的转帐支票上封上相应的金额位数或加盖限额标记。预借转帐支票的，应在不超过一周的周期内交回相应的报销单据，以便财务部门尽快的进行账务处理。（八）特定商品或劳务采购的有关规定：1、费用事项在申请预借款日之后的一周内实施的可以预借款。2、费用事项开支数额较大且能基本确定或合理估计的可以申请预借款。3、为鼓励省分行员工使用我行银行卡，差旅费支出可由个人先行刷卡垫付，无特殊原因，一概不得预借差旅费。4、费用事项完成后的一周内经办人须到计财部办理还款或报销手续。（九）提交至财务人员的各种报销单据，应按发票内容分类整理，并按金额大小依次粘贴在凭证粘贴单上，注意保持报销单据的字面朝向一致，紧贴但留出装订区域，以便装订后还可以展开查阅，不得用订书订等金属物装订。（十）报销时间为每星期一、三下午（月底、年底结账日不办理）。报销人持已审批的有效报销凭证到计财部报销。各种报销费用必须与实际相符，严禁弄虚作假。如经发现，不予报销，情节