银行行政印章管理办法

银行股份有限公司 行政印章管理办法 第一章第一章总则总则 第一条第一条 为更好地规范 银行股份有限 下称我行 行政印章的 管理和使用 切实防范风险 根据 国务院关于国家行政机关行政 印章和企业事业单位社会团体行政印章管理的规定 国发 1999 25号 特制定本办法 第二条第二条 本办法所称行政印章包括各支行按规定刻制并使用的 行章和总行 各支行 不含二级支行 下同 内设部门行政印章 第三条第三条 行政印章是各支行 各部门 以下称各单位 合法性 权威性的标志 直接代表各支行 各部门的权力 凭信和责任 必 须严格管理 严防风险 第四条第四条 各单位必须严格按照组织机构层级和工作职能使用行 政印章 只有在以各单位名义处理公务或需各单位承担相应法律责 任的情况下 才可以使用行政印章 以部门名义或需部门承担相应 责任的 应由部门负责人签字并加盖部门行政印章 严禁以各支行 行政印章代替内设部门行政印章和个人名章 严禁以行政印章代替 业务专用印章 第五条第五条 各级机构负责人按照业务分工和权限负责审批行政印 章用印事项 并对本单位行政印章的安全管理与合规使用负领导责 任 总行 各支行综合管理部门是总行 本单位行政印章的管理部 门 具体负责对行政印章的使用与管理 并对各内设部门行政印章 的管理使用情况进行检查监督 对本行行章的安全保管与规范使用 负管理责任 行政印章专管员和监印员是安全保管与合规使用本行 本部门或其他所保管行政印章的直接责任人 对行政印章使用程序 的规范性 完整性负责 第二章第二章行政印章的刻制与启用行政印章的刻制与启用 第六条第六条 行政印章的制发权限 一 除各一级支行行政公章外 本行其他各类印章均由总行 统一制发 具体由综合管理部承办 其他部门 分支机构均不得擅 自刻制 各二级支行严禁刻制 使用行政公章 二 董事长 监事长 总行行长的公用名章 须经本人书面 同意后 由总行综合管理部统一刻制 各支行行长的公用名章 须 经本人书面同意后 由支行综合管理部统一刻制 第七条第七条 各单位行政印章的形状 规格 质料等均参照 国务 院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体行政印章管理的规定 国发 1999 25号 执行 行政印章为圆形 规格为直径不得大于4 5 厘米 中央刊五角星 五角星外刊单位名称 自左而右环行 质料 由制发机关根据实际需要确定 第八条第八条 制发与启用程序 一 新组建 成立 更名的机构刻制行政印章 以及因磨损 严重需重新刻制行政印章的 须根据第六条规定制发权限 向总行 综合管理部提出书面申请 详细说明刻制新行政印章的原因和用途等 申请时要附准许该机构成立的正式批件 金融许可证等复印件 严 禁各单位违反规定擅自刻制行政印章 二 行政印章制发部门审核同意后负责按规定到当地公安部 门指定的刻章单位刻制行政印章 并预留印鉴 然后行文公布后启 用 三 领取行政印章必须由两人 其中一人必须是行政印章专 管员 同领同行 并出具本单位介绍信和本人身份证件 颁 领双 方要当面检验行政印章 预留印鉴 无误后双方在 行政印章管理 登记簿 上签字确认 当面将行政印章装袋并加盖密封标志后交领 取人员带回 四 领取人将行政印章带回本单位后 应立即交综合管理部 负责人和行政印章专管员当面拆封检验 确认无误后 交接各方在 行政印章使用登记簿 上签字确认 行政印章由行政印章专管员 保管 使用 第三章第三章行政印章专管员配备及职责行政印章专管员配备及职责 第九条第九条 各单位必须配备两名政治素质高 责任心强 风险防 控意识强的在岗员工作为行政印章专管员 其中一名为监印员 下 同 并配备行政印章预备专管员 共同负责行政印章的保管和使 用 除行政印章专管员外 任何人不得保管 持有 使用行政印章 第十条第十条 行政印章专管员必须经过业务培训后方可上岗 培训 内容应包括相关的制度办法和警示教育 总行综合管理部负责各单 位的培训工作 第十一条第十一条行政印章专管员要保持相对稳定 新增或更换行政 印章专管员时必须向总行综合管理部报备 并详细说明人员更换原 因 第十四条第十四条行政印章专管员岗位职责 一 处理用印申请时 必须认真核查用印手续是否完备 用印依据材料是否齐全 有权签批人意见是否明确 用印事项是否 在签批人权限之内 实际用印事项是否与批准用印事项一致及用印 类别 用印数量填写是否准确等内容 确认无误后方可用印 严禁 在未核清用印事项的情况下加盖行政印章 严禁在空白纸张或凭证 上预先加盖行政印章 任何人不得以任何理由阻止行政印章专管员 核查用印内容 二 对不符合规定的用印事项 行政印章专管员有权拒绝 用印并及时向有关方面反映 其中涉及部门负责人的违规用印问题 要向本级行领导反映 涉及本级行领导违规用印问题要向上级行或 董事会或监事会 纪委反映 三 要及时收集用印签批依据 用印审批单 作为用印时 的核查依据 对公文与非公文类行政印章登记簿 审批单要编号区 分使用 用印依据及留存材料要按年归档 比照文书档案进行管理 第四章第四章行政印章的使用和保管行政印章的使用和保管 第十五条第十五条各单位内设部门行政印章主要用于处理行内部门之 间的公务 行内涉及资产转移 贷款审批 授权授信等重大事项 以及涉及我行权益的重要对外往来 各类重要外部联络等需要全行 对外承担责任的重要公务事项 必须使用各单位行章 一般性的对 外公务 证明事项可以用各单位综合管理部行政印章 本行部门之 间 上下对口部门之间一般性事务应使用部门行政印章或由部门负 责人签字 除行外有关部门明确要求必须使用部门行政印章的 部 门行政印章不得用于外部事务 严禁以部门行政印章代替行章 用 印部门负责人和分管行领导 或受权人 对用印类别负有审查责任 第十六条第十六条各级机构行政印章的使用范围必须与相应管理职能 业务权限以及上级行或董事会的各项授权相一致 各单位 各部门 对超出授权范围的事项 必须取得上级行或董事会书面授权后才能 使用本级行 本部门行政印章 第十七条第十七条各级管理人员必须依据工作分工和授权审批用印事 项 分管行领导离岗期间 可书面授权其他领导或综合管理部负责 人代行审批权 部门负责人离岗期间 可书面授权其他有权审批人 代行审批权 对于各类年检 对外联系等一般性行政事务的用印 可书面授权综合管理部负责人代行审批权 授权书必须列明具体代 行审批事项 严禁越权审批用印事项 第十八条第十八条对外办理公务需使用行政印章时 必须经过本级行 主要负责人签批后使用 严禁自管自用行政印章和先用印后审批等 逆向操作 第十九条第十九条签发文件用印必须按照 银行公文处理工作规定 和 银行公文处理实施办法细则 有关规定 其中 上行文 须 标识签发人的文件 必须经签发人在文件签字后才能用印 下行文 或平行文如函 必须经分管行领导在文件签字后才能用印 所有 发文均不使用 行政印章用印审批单 行政印章专管员和监印员 依据发文稿有权人签字用印 第二十条第二十条按规定应当进行法律审查的用印材料 用印前必须 履行法律审查手续 法律事务部门审查无意见的 按本办法规定程 序用印 法律审查提出意见的 用印部门需依据相关制度规定出具 法律审查意见采纳情况说明或重新履行法律审查手续 第二十一条第二十一条 各单位行政印章签批使用程序 一 需要使用行政印章时 用印部门经办人必须认真 详 实地填写 行政印章用印审批单 说明用印的主要事由 用章类 别 用印数量 用印内容类型 发往单位和签批权限依据等 并在 用印事由一栏尾部加注 以下空白 字样 经用印部门负责人签批 后 连同需要用印的全部材料交分管行领导审批 用印经办人要对 用印审批单填写内容的真实性 实际用印内容与批准用印内容的一 致性负责 审批人要对用印内容的合规性 合法性负责 严禁有权 签批人直接发起用印事项 二 行政印章专管员负责按照有权审批人审批意见用印 每次用印两名行政印章专管员必须同时在场 一人用印 一人监印 确保行政印章始终不离开双人视线 用印前 行政印章专管员要依 据第十四条第 一 点对所有用印依据 用印材料进行核查 用印 完毕 两名行政印章专管员要在 行政印章用印审批单 上分别签 字 用印经办人要配合行政印章专管员对必要的用印留存材料及时 进行整理 详细标注留存的所有资料条目 审批单要编号留存 第二十二条第二十二条 各级内设部门行政印章的签批使用程序参照单位 行政印章签批使用程序办理 第二十三条第二十三条 各级机构行政印章必须实行 双人双锁管理 或 密码钥匙分管 钥匙 或密码 要分管分用 双人开锁 用毕 章收 入柜上锁 行政印章专管员和行政印章预备专管员分成A B 两组 钥匙 或密码 实行单线传递 人员调整或临时离岗时 必 须及时办理正式交接手续 交接双方及监交人都要在 行政印章专 管员岗位交接记录表 上分别签字 套印文件使用的印模视同行政 印章保管 严防丢失 严禁单人使用和保管行政印章 严禁将行政 印章交由非行政印章专管员使用和保管 第二十四条第二十四条 综合管理部要设固定场所使用和保管行政印章 除预留印鉴等特殊需要外 不得将行政印章带离固定场所 确需在 固定场所之外用印的 须经单位主要负责人从严把关 并在用印审 批单上签字 两名行政印章专管员跟随用印 行政印章使用完毕 应立即归行保管 并详细记录外出用印信息 第二十五条第二十五条 各单位主要负责人的公用名章视同行政印章管理 经本人书面授权后由专人负责保管并使用 第五章第五章 行政印章的废止和销毁行政印章的废止和销毁 第二十六条第二十六条 机构因撤并等原因停止使用行政印章时 应在撤 并通知发文之日办理行政印章停用手续 在 行政印章使用登记簿 上详细登记 留取印鉴 封存保管 并在撤并通知发文之日起5个工 作日内 由双人 其中一人必须是行政印章专管员 将废止行政印 章实物上缴制发单位 第二十七条第二十七条 机构因撤并 更名等原因启用新行政印章时 原 行政印章即行废止 须在领用新行政印章时将旧行政印章实物上缴 制发单位 在其他单位有预留印鉴的 要按有关规定及时更换 第二十八条第二十八条 行政印章制发部门对收缴的废止行政印章要拆封 验章 开具 行政印章收缴凭据 交接双方要在 行政印章管理 登记簿 上详细登记 分别留取印鉴 重新封装后 移交档案部门 专柜封存 第二十九条第二十九条 废止行政印章应封存在保险柜内 实行 双人双 锁管理 或 密码钥匙分管 钥匙 或密码 由档案部门和综合 管理部分管分用 特殊情况下确需重新启用的 用印单位须详细说 明情况 经用印部门负责人 用印单位主管领导和行政印章封存保 管部门负责人批准后启用 并在 行政印章管理登记簿 备注栏中 详细登记 领导的公用名章 在本人岗位调整后应由综合管理部收 缴并按上述规定处理 第三十条第三十条销毁废止行政印章应由综合管理部组织 并落实安 全保卫措施 对确无需保留的废止行政印章 须经行政印章原使用 单位同意 并经本行分管行领导审核批准后 由综合管理部在呈报 批准后统一组织销毁 销毁前 必须逐一切角 加盖印模清单 详 细登记造册 销毁时至少应派两名人员 其中一名必须是行政印章 专管员 负责押运 监销 要采用物理或化学的方法对废止行政印 章进行彻底销毁 销毁人员和监销人员要分别在行政印章销毁清单 上签字 销毁后 行政印章专管员要在 行政印章管理登记簿 上 详细登记销毁信息 以便备查 第三十一条第三十一条 严禁任何分支机构和个人自行保存或销毁行政印 章 第三十二条第三十二条 在旧行政印章停用 新行政印章尚未刻制启用时 如急用行政印章 可采取上级机构代章的办法 第六章第六章 检查与监督检查与监督 第三十三条第三十三条 各单位要将行政印章的管理与使用情况纳入业务 检查范围 综合管理部要定期或不定期对用印事项的合规性 合法 性 有权签批人及行政印章管理人员的履职情况及行政印章管理制 度落实情况进行检查 对发现的问题要深入查处 限期整改 切实 防范风险 杜绝案件事故 其中 综合管理部负责人应至少每季度 检查一次本单位行政印章使用和管理情况 分管行领导应至少每半 年检查一次本单位行政印章使用和管理情况 上级行或董事会应至 少每年检查一次下级行行政印章使用和管理情况 第三十四条第三十四条 各单位员工发现违反本办法