绿城物管接收项目交付前工作准备计划综管

.公司接管项目交付前准备工作职责分配表（试行）一、 年度接管计划序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注1年度接管计划的编制绿城项目接管计划每年12月底之前策划部各部门、分子公司非绿城项目接管计划每年12月底之前发展部各部门、分子公司整体计划整合（明确接管项目、时间表、分管领导、人员安排等）每年12月底之前策划部发展部2年度接管计划的审核每年1月10日之前总经办人力资源部（负责人力资源方面）3年度接管计划的批准每年1月20日之前总经理4年度接管计划的监督实施总经办二、人力资源序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注1管理处成立管理处负责人选定物业交付前3个月人力资源部分管领导发文成立管理处物业交付前3个月人力资源部2人员配置方案及到岗计划编制物业交付前3个月管理处审核批准物业交付前3个月人力资源部管理员按计划招聘、到岗根据到岗计划人力资源部维修工按计划招聘、到岗根据到岗计划人力资源部保安员按计划招聘、到岗根据到岗计划保安部保洁员按计划招聘、到岗根据到岗计划管理处3培训新员工培训根据公司培训计划人力资源部编制交付培训材料范本根据公司计划人力资源部各职能部门管理处根据培训材料范本确定本小区的培训材料物业交付前3个月管理处管理处将培训材料交人力资源部审核批准物业交付前3个月人力资源部4交付培训的实施物业管理基本概念物业交付前3个月管理处（组织）人力资源部（安排授课人员）服务礼仪物业交付前3个月管理处（组织）人力资源部（安排授课人员）序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注4交付培训的实施物业管理法律法规物业交付前13个月管理处（组织）质量管理部（安排授课人员）物业规章制度物业交付前13个月管理处（组织）质量管理部（安排授课人员）收费管理规定物业交付前13个月管理处（组织）财务部（安排授课人员）安保和车辆管理工作规范物业交付前13个月管理处（组织）保安部（安排授课人员）员）机电设备管理规范物业交付前13个月管理处（组织）工程技术部（安排授课人员）清洁管理规范物业交付前13个月管理处（组织）保洁中心（安排授课人员）绿化管理规范物业交付前13个月管理处（组织）绿化公司（安排授课人员）IOS9001质量体系知识物业交付前1-3个月管理处（组织）质量管理部（安排授课人员）接管验收知识物业交付前3个月管理处（组织）质量管理部、工程技术部（安排授课人员）5物管人员服装设计、定制市场调查，确定面料、款式、并打样、制作物业交付前3个月总经办管理处符合管理楼盘品质要求三、文案（所有文案均由相关职能部门制定范本，并提供给管理处）序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注1物业管理方案的制订确定各岗位职责，根据楼盘实际情况，合理确定方案的种类、对楼盘物业管理的各个方面制订合理的管理方案物业交付前13个月管理处（编制初稿）策划部（审核、定稿）2物业管理方案的分类物业验收方案根据楼盘类型、规模情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）工程技术部（审核、定稿）园区安保方案根据楼盘类型、规模、技防能力、安保难点等情况据实制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）保安部（审核、定稿）园区车辆管理及交通组织方案根据楼盘类型、规模，道路特点等情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）保安部（审核、定稿）园区清洁方案根据楼盘类型、规模，公共保洁区域等情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）保洁中心（审核、定稿）园区绿化方案根据楼盘类型、规模，公共绿化区域等情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）绿化公司（审核、定稿）园区设施设备维护保养方案根据楼盘类型、规模，公共设施、设备等情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）工程技术部（审核、定稿）序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注2物业管理方案的分类财务管理方案根据楼盘类型、户数，物管费标准、可收物管费面积等情况据实制定，制定业主入住时所需支付费用的一览表、设定有偿服务收费标准、调整物业管理收支预算及开办费预算、制定财务报表、做好各项收费准备等物业交付前13个月财务部（制定）管理处（提供必要资料）人事管理方案根据楼盘类型，制定人员架构、岗位配置及岗位职责要求、制定人员薪金及福利计划、制定管理人员到岗及培训计划、根据需要招聘管理人员、定期实施对员工的入职培训物业交付前3个月人力资源部（制定）管理处（提供必要资料）物业服务方案根据物业类型，服务特点、难点制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）策划部（审核，定稿）园区社区活动方案根据物业地理位置、类型，业主入住时间制定物业交付前1-3个月管理处（编制初稿）策划部（审核，定稿）其他管理方案根据物业情况制定物业交付前1-3个月管理处（编制初稿）相关职能部门序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注3物业管理制度的制订根据楼盘情况，制订合理的管理制度，并遵照执行物业交付前13个月管理处（编制初稿）质量管理部（审核、定稿）4物业管理制度的分类人事管理制度人事管理方面的相关制度物业交付前1-3个月人力资源部（制定）管理处（提供必要资料）财务管理制度内部财务管理制度设立物品管理制度、制定(采购、存放及领用等)物业交付前13个月财务部（制定）管理处（提供必要资料）安保管理制度制定各项安保制度及操作规范物业交付前13个月管理处（编制初稿）保安部（审核、定稿）工程维护管理制度根据楼盘类型、规模以及所配置设备的情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）工程技术部（审核、定稿）清洁管理制度根据楼盘类型、规模，保洁区域制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）保洁中心（审核、定稿）绿化养护制度根据绿化类型、规模制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）质量管理部（审核、定稿）档案管理制度根据楼房各类档案情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）质量管理部（审核、定稿）装修管理制度根据楼盘类型、户数情况制定物业交付前13个月管理处（编制初稿）质量管理部（审核、定稿）其他管理制度的确定物业交付前13个月管理处（编制初稿）相关职能部门（审核、定稿）序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注5制定成品保护方案做好成品保护方案，并完成有关费用测算。物业交付前13个月管理处（编制初稿）工程技术部（审核、定稿）提交开发公司6地下区域功能分区、管理方案确定地下区域功能确定、分区，并根据实际情况，制定可行的管理方案。物业交付前13个月管理处策划部（配合）7提供会所配置方案调整意见满足今后业主实际需求及管理上的要求（会所经营方式和规模的定位、功能空间的设置等）。物业交付前13个月管理处（编制初稿）策划部（配合）做好相关资料的发放记录8协助开发商制定会所经营及管理方案就会所经营情况进行市场调查，讨论确定会所经营思路，着手会所经营准备（建造成本、会所折旧成本计算如：人力成本、折旧成本、能耗成本；功能空间的盈利分析等）物业交付前13个月管理处（现场调研、与开发商沟通，并编制文案）策划部（配合）符合管理楼盘档次9协助开发商制定园区商铺（如有）经营管理方案进行商铺（如有）经营管理的相关市场调查，了解相关市场信息，初步拟定商铺物业管理方案（定向招商等）物业交付前1-3个月管理处（现场调研、与开发商沟通，并编制文案）策划部（配合）10提供业主临时公约范本业主临时公约初稿、评审、修订及印制物业交付前13个月管理处（编制初稿）策划部（审核、定稿）如尚未提供12编制、印刷业主手册业主手册初稿、评审、修订及印制物业交付前13个月管理处（编制初稿）策划部（审核、定稿）序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注13编制、印刷前期物业管理协议前期物业管理协议初稿、评审、修订及印制（联系印刷厂，确定制作时间）物业交付前46个月管理处（编制初稿）策划部（审核、定稿）14协助编制住宅使用说明书及房屋质量保证书参与“两书”的评审、修订，提供意见或建议物业交付前46个月管理处策划部（配合）15办理物业管理费的报批/备案手续完成物业管理费及相关服务费用的报批/备案物业交付前3个月总经办（申报）管理处（提供必要资料）16物业管理档案模式的确定工程、安保、综合管理等资料的建档物业交付前3个月管理处（编制初稿）质量管理部（审核、定稿）17管理处装修方案合理利用空间，符合管理处日常办公的实际需求，符合公司VI系统要求根据工程进度管理处（编制初稿）策划部（审核、定稿）四、接管验收序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注1参加开发公司会议及时通报工作进度，并就会议议题从物业管理角度提出有益的意见和建议物业交付前管理处（参加会议、落实沟通）相关职能部门2提交物业建议或报告把认为与本楼盘密切相关的问题，及时提交开发商物业交付前管理处（协调、沟通）相关职能部门做好相关资料的发放记录3提交建筑设计方面的建议可包括（规划布局、交通流线、出入口设计、房型布局、建筑立面、环境设计、园林绿化、内外装饰、建材选用、垃圾收集、标识系统等）物业交付前13个月管理处（协调、沟通）企业发展部（技术支持）做好相关资料的发放记录4提交机电设施方面的建议通过审视机电设计和跟进安装工程，对业主户内空调机组安装、户外照明灯具、开关回路设置、给排水管道、后备发电机、消防设施及会所设备等设计、选购及安装，提出有利于节能、控制质量、节约初始投资、方便业主使用及维护保养等方面的顾问意见和建议物业交付前管理处（协调、沟通）工程技术部（技术支持）对日后可能引发管理难题的问题应做好备录序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注5提交智能化系统方面的建议根据物业管理的需要，对周界报警、电视监控、访客对讲、户内防盗报警、电子巡更、车辆管理、设备监控、三表远程计抄、上网方式、应急广播及背景声响等智能化系统设计与施工，提出方便业主使用及物业管理等方面的意见和建议物业交付前管理处（协调、沟通）相关职能部门对日后可能引发管理难题的问题应做好备录6提交配套设施方面的建议结合客户对象和社区环境，对会所、物业管理用房、业委会用房及社区用房等配套设施的功能设置、面积大小和档次高低，提出有利于提高档次、方便业主和物业管理等方面的意见和建议物业交付前管理处（协调、沟通）相关职能部门对日后可能引发管理难题的问题应做好备录7提交工程现场方面的建议定期查勘施工现场，了解施工进度，协助检查施工质量，随时发现各种隐患及缺陷，参与隐蔽工程验收及机电设备调试，并提供成品保护建议。若发现问题或不足，及时以书面形式提出有关的专业顾问意见和建议物业交付前管理处（协调、沟通）工程技术部（技术支持）做好资料发放记录8配合物业销售参与房屋销售合同的评审、负责现场售楼处（如有）的安保和清洁管理、配合市场推广有关物业管理方面资料、管理到现场看房的业主、配合大型房屋促销活动等物业交付前后管理处序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注9标识系统的统计完成项目标识统计，提交开发公司，标识系统现场复核物业交付前2个月管理处（确定种类、数量）策划部（审核并定稿）及时提交开发公司10房屋接管验收准备制定物业验收标准及要求、竣工资料递交要求、备品配件递交要求、各类物业验收表格接管验收工作开始前半个月管理处（制定初稿）质量管理部（审核并定稿）及时提交开发公司11对房屋进行接管验收对房屋进行细致的检查（土建、水电）等各方面根据工程进度管理处（组织检查）工程技术部（技术支持）资料归档12整理验收初验资料，报开发公司进行整改将验收资料进行分类或分户汇总，对不合格项报开发公司整改，并重复程序至验收通过。初验开始后分标段进行，检查后五天内将检查情况提交开发商管理处（组织检查、汇总检查结果报开发商）工程技术部（技术支持）资料归档13对房屋进行复验待开发公司整改完毕后，再进行复验，再汇总，如有问题再报开发公司整改复验开始后分标段进行，检查后五天内将检查情况提交开发商管理处（组织检查、汇总检查结果报开发商）工程技术部（技术支持）资料归档14公共区域验收对可见的损坏、缺陷和未完工程，对建筑及道路的内部结构、隐蔽工程及定量参数等不作验收根据工程进度管理处（组织检查、汇总检查结果报开发商）工程技术部（技术支持）资料归档15进行公共区域复验待开发公司整改完毕后，再进行复验，再汇总，如有问题再报开发公司整改根据工程进度管理处（组织检查、汇总检查结果报开发商）工程技术部（技术支持）资料归档，重大问题做好备录工作序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注17绿化验收交接绿化验收对植物的根基、是否有病虫害等不作验收。验收时由施工单位代表及监理签名确认绿化验收表，一年质保期满后交接根据工程进度管理处（现场）绿化公司资料归档，重大问题做好备录工作18参与机电设备的调试和验收对配电系统、给排水系统、电梯系统、空调系统、照明系统、景观系统等进行接管验收根据工程进度管理处（沟通、协调）工程技术部（技术支持并参与重要机电设备的验收工作）资料归档，重大问题做好备录工作19消监控中心设备的调试和验收（智能化设备）消防联动、消控调试、消防广播调试、监控调试，周界报警、电视监控、访客对讲、户内防盗报警、电子巡更、车辆管理、设备监控、卫星电视接收、三表远程计抄、上网方式、应急广播及背景声响等智能化系统接管和验收根据工程进度管理处（沟通、协调）工程技术部保安部（技术支持）资料归档，重大问题做好备录工作20配合开发公司进行政府部门验收配合做好政府部门验收时的现场管理工作根据工程进度管理处21联系相关市政部门，商谈有关事宜电信、煤气、电视、水、电、环卫、邮电等部门根据工作进度管理处总经办（配合）资料记录归档序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注22资料移交各类图纸、竣工资料、电梯等设备运行记录资料、管线图等验收完毕后管理处（现场交接）质量管理部（提供支持）资料归档23设施设备资料的整理安装合同、购货发票、服务协议、说明书等资料接管后管理处（清点并判断是否有缺失）工程技术部（提供支持）资料归档24建立设施设备台帐设备名称、产地、厂家、价格、产权所属等资料接管后管理处质量管理部工程技术部（提供支持）资料归档25建立备品备件资料档案建材、设备等品名、产地、厂家、价格等资料和实样的收集备品、备件接收后管理处资料归档26对保安及管理人员进行设备操作培训掌握各设备系统的使用方法设备到位、可运行后管理处（组织）工程技术部保安部（指导、建议）联系设备厂家人员现场指导27建立消防器材档案各消防栓的具体位置、配置数量登记物业交付前1个月管理处28确认返修工作全部完成按物业验收时的缺陷及整改记录，检查维修是否完成视整改进度管理处未完成的向施工方申明29验收资料归档所有初验和复验的资料资料齐备后1周内汇总、整理管理处资料长期保存四、交付活动序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注1购置安保器材和日常用具对讲机、电筒、警棍等日常用品根据人员进场情况保安部2购置维修器材和常用工具维修工具箱、工具梯、疏通机等根据人员进场情况管理处3购置保洁工具扫帚、保洁袋、果壳箱、拖把等根据人员进场情况管理处4购置绿化工具割草机、锄头等根据人员进场情况管理处5小区开荒工作外墙清洗、室内卫生、大堂大理石，园区小道等物业交付前1-2个月管理处6建立业主花名册业主的现在住址、联系电话、房屋面积等自开发公司提供资料起三天内管理处资料归档受控7小区标识、垃圾箱等安置门牌号、单元门、地下室标识、垃圾箱、休闲小品等根据道路竣工情况管理处（落实放置）策划部（指导）8准备各类交房资料业主验房交接验收表、业主手册、图纸等物业交付前20天管理处9空关房水、电抄表登记单元户各表的原始记录物业交付前15天管理处现场确认10制定水、电、管煤一览表对各户的水、电、煤气进行统一登记物业交付前1个月管理处11物管用房装修视工程进度管理处序号工 作 内 容工作要求/实现目标时间阶段责任部门/人配合部门/人备 注12物管用房装修竣工验收装修工程竣工3天内管理处工程技术部（协助）资料归档13管理处办公用品采购桌、椅、复印机等采购， 物业用房启用后1周内总经办（必备品购置）管理处（根据实际情况增购）符合管理处正常运作要求14管理处办公室布置上墙文件、软装饰等策划部管理处符合公司VI系统15物业管理软件安装物业管理软件并试运行办公设备到位后1周内管理处（使用）发展部（安装软件，并进行操作培训）16物业保险确定园区投保方案、确定投保的险种、招标选择合适的保险公司根据实际情况总经办17配合开发公司核实房屋销售合同由开发公司出具书面通知物业交付前1个月管理处需开发商在交付前提供相关资料18配合开发公司制定交付使用通知书通知交楼日期说明需要缴纳的维修资金、首期物业管理费及装修垃圾清运费在开发商发出入伙通知书前1周管理处策划部面积及金额需向开发商证实19交付资料整理装袋确认所有业主房屋的钥匙已经收到、有关表格、文件均已预备完毕业主手册、产品说明书、品质保证书、钥匙等，并编号视物品情况，确保交付前整理完毕管理处20交付资料再次检查确认检查资料袋内的物品是否齐全，特别是钥匙视物品情况，确保交付前确认完毕管理处序号工