会计档案管理制度11.3-2.docx

会计档案管理制度编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2016-9-20第一版拟定一、制度目的为加强公司会计档案管理，特制定本规定。一、适用范围三、术语/定义四、职责规划财务部负责公司会计档案管理。五、 管理制度 会计档案管理制度（试行） 第一章 总则第一条 为加强公司会计档案管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司相关档案管理。第二章 会计档案的范围第三条 公司的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、审计报告、验资报告、财务会计制度以及经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程等专业资料，都是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。另外由于公司采用会计信息化核算，财务会计软件及相关配套软件、年度会计数据的备份等都属于会计档案的范围，具体分类如下：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证等其他凭证。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；审计报告、验资报告、所得税汇算清缴报告等其他财务报告。（四）其他会计资料：银行对账单及银行存款余额调节表；其他应当保存的会计核算专业资料；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（五）会计信息化资料:财务会计软件及相关配套软件、年度会计数据的备份。（六）专业资料：财务会计制度、与经营管理和投资者权益有关的重要文件和合同。第三章 会计档案保管期限第四条 公司各类会计档案保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。（一）永久保管的会计档案包括：年度财务报告（年度决算报表）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、专业资料（财务系统软件、财务管理制度、重要合同、协议）等。（二）保管期限为25年的会计档案包括：库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、验资报告、审计报告、评估报告等。（三）保管期限为15年的会计档案包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、库存现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、工资表、预算报表等。（四) 保管期限为5年的会计档案包括：月（季）度财务报告、其他专项财务报告等。第四章 会计档案归档第五条 财务部指定专人负责会计档案的归档工作，定期、将会计资料进行整理，装订并按顺序立卷登记：第六条 会计档案的归档程序如下：（一）凭证：记账凭证及时打印，与原始凭证同存，月末按规定装订成册，某些记账凭证所附的原始凭证过多，也可以单独装订保管，但应在封面上注明所属记账凭证的日期、编号、种类，同时在有关的记账凭证上注明“附件另附”和原始凭证名称和编号，以便参考。每本凭证封面、封底及盖章齐全，在封面上，应写明公司名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号数，次年一季度内办理归档手续，移交专人保管。（二）日记账，明细分类账、总账：年末打印，按会计科目装定成册，封面、扉页规范，填写、盖章齐全，次年一季度内办理归档手续，移交专人保管。（三）报表：报表经单位负责人、财务负责人签章后生效，年末将月报表分类装订成册，次年一季度内办理归档手续，移交专人保管。（四）会计数据档案：会计年度终了，账套数据由财务部将年度会计数据进行备份，并将备份盘或存储设备详细标注，于次年一季度内移交专人保管。第五章 会计档案的借用及销毁第七条 因工作需要借阅档案时，应履行借阅登记手续，经财务经理审批后，按照公司档案管理制度履行审批手续；经分管领导审批，财务档案可借出，且外借时间一般不得超过7天（借出公司）。第八条 外单位人员借阅或复印会计档案时，需持其单位介绍信及有效身份证件，经财务经理、分管领导审核，方能由档案管理人员接待查阅或复印，并详细登记查阅会计档案人的工作单位、借阅日期、会计档案名称、限期归还日；原则上除外部审计、检查需要，不允许外单位人员借阅或复印会计档案。第九条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案人员提出销毁报告，经财务经理、分管领导审核，总经理审批，报相关部门批准后执行，会计档案销毁由会计档案管理人员编制清册，并在销毁清册上签名，并将监销情况报公司领导。第十条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了