计算机一级ms_office课件_第五章

第五章 Excel 2003 的使用,5.1 excel 2003 概述5.1.1 excel 2003的基本功能1.方便的表格制作系统提供丰富的格式化命令，能够满足大多数的制表需求，可以方便快捷的制作和打印各种表格和报表。2，强大的计算能力利用excel 2003 系统提供的11类函数，不但可以完成各种复杂的计算，而且还能完成自动计算的功能。3，提供丰富的图表用户只需要提供一些数据，就可以通过系统提供的各种样式的图表类型，制作出精美的图表，便于数据的直观显示。 4，数据库管理功能excel2003系统提供的数据库管理功能，可通过系统提供的命令和函数，实现数据的排序，检索和分类汇总等操作，还可以从外部文件直接导入数据。5，数据共享利用数据共享功能不仅能够与office中的其它软件，以及数据库处理软件实现资源共享，还可以实现因特网上的数据共享。6，丰富的函数功能excel 2003提供了数百个函数，不仅包括常用的数学函数，日期函数及统计函数，还包括功能十分强大的财务分析函数和优化决策工具。,5.1.2excel 2003的运行环境windows xp windows vista5.1.3excel 2003的启动与退出1，启动（1）如果桌面上有excel 2003的图标，只要双击该图标，就可以启动excel 2003,此时，系统自动建立一个名为“book1”的空白工作簿，（2）单击“开始”按钮，然后从弹出的“开始”菜单中选择“程序”“microsoft office 2003” “microsoft office excel 2003”命令。（3）打开任意一个已创建的excel文档，也可以启动excel 2003. 2,退出（1）选择“文件” “退出”命令。（2）单击标题栏右边的“关闭”按钮，（3）单击标题栏左边的控制菜单按钮，然后从弹出的下拉菜单中选择“关闭”按钮，（4）按alt+f4组合键 5.1.4 excel 2003 应用程序窗口excel 2003启动后，显示的excel 2003窗口，主要由标题栏，菜单栏，工具栏，数据编辑区，工作簿窗口和状态栏等组成，其中数据编辑区相对其它office软件来说，是excel特有的部件。在excel窗口的工作区中显示了工作簿窗口（默认名称为book1),它可以在excel 2003主程序窗口内被最大化，最小化和关闭，所以excel是多文档窗口的程序。1，标题栏,第五章 Excel 2003 的使用,窗口顶部是标题栏，用来显示microsoft excel及当前工作簿文件名，标题栏左侧的是“控制菜单”图表，打开它可以看到还原，移动，大小，最大化，最小化和关闭命令。2，菜单栏位于标题栏之下，包含彝族下拉式菜单，各菜单含有若干命令，使用它们可进行绝大多数的excel操作。3，工具栏 工具栏由许多工具按钮组成，每个工具按钮分别代表不同的常用操作命令，利用它们可方便，快捷的完成某些常用操作。这些工具栏按钮按功能可分为“常用”，“格式”，和“绘图”等工具栏。 在使用时可以显示或者隐藏工具栏，在“视图”下拉菜单的“工具栏”中有许多工具栏名称，单击某工具栏名称，则其前面出现“勾号”（该工具栏将显示），再次单击，则勾号消失（该工具栏将隐藏）。在工具栏中单击鼠标右键，也能弹出“工具栏”子菜单。 工具栏中的按钮是可以选择显示的，单击工具栏右侧的“工具栏选项”按钮，出现该工具栏未显示的工具按钮列表，单击目标按钮即可。也可以将鼠标指针移到“添加或删除按钮”处，将会出现该工具栏的全部其它按钮，按纽前有“勾号”的已经显示，单击目标按钮，使其前出现“勾号”即可显示，再次单击使其前面的“勾号”消失，则不显示。4,数据编辑区数据编辑区是用来输入文本到当前单元格中，或者编辑当前单元格的数值或公式，其左边有“”“”和“fx”按钮，用于对输入数据的确认，取消和编辑公式，该区的左侧称为名称框，它显示当前单元格（或区域）的地址或名称。5，状态栏状态栏位于窗口的最底部，用于显示当前选中的对象，或者某项操作的相关信息。,第五章 Excel 2003 的使用,6，工作簿窗口在excel窗口中还有一个主要由表格组成的小窗口，称为工作簿窗口。该窗口中同样包含标题栏，控制菜单按钮，最小化和最大化按钮，关闭窗口按钮。工作簿窗口下方左侧是当前工作簿的工作簿的工作表标签，每个标签显示相应工作表名称，其中一个高亮标签（其工作表名称下有下画线）是当前正在编辑的工作表。单击工作簿窗口的“最大化”按钮，工作簿窗口将与excel窗口合二为一（主要是两个窗口的标题栏的合并），这样可以大大增加工作表的空间。,第五章 Excel 2003 的使用,5.2 Excel的基本操作5.2.1工作簿的基本操作新建，打开及保存工作簿是使用excel完成某项工作时必不可少的操作。1，建立新的工作簿有如下几种方法：（1）如果直接启动excel,系统会自动建立一个新的工作簿，命名为：book1.xls,用户在保存工作簿时可输入合适的文件名。（2）单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，可建立一个新的工作簿，以book1,book2等命名。（3）选择“文件”“新建”命令，与2的效果一样。2，保存工作簿对于已经编辑过的工作簿文件，需要将其保存在磁盘上，常用的保存方法有4种，（1）选择“文件” “保存”命令： 如果工作簿文件是新建的，则弹出“另存为”对话框，在其中可以选择保存的路径，在“文件名”文本框中可以实现对工作簿文件得重命名，如果工作簿文件是原来存在的，则自动按照原先的路径保存。（2）单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，（3）选择“文件” “另存为”命令，同样弹出“另存为”对话框，效果同新建的一样，这样可以将编辑后的文件换个位置保存。（4）按ctrl+s组合键，实现“保存”功能。,第五章 Excel 2003 的使用,5.2.2工作表的基本操作1，工作表的重命名,具体方法如下：1）选择“格式”“工作表”“重命名” 命令，则当前工作表的名称呈反显状态，可以进行重新命名，2）通过在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，可以使其名字反白显示，3）直接双击要重命名的工作表的名字，可以使其名字反白显示，注释:（1）, 同一工作簿中任意两个工作表不能重名，（2），每个工作表的名称不可以超过31个汉字，否则，系统只取前31个汉字字符作为工作表的名称。2，工作表的移动和复制（1）如果要在当前工作簿中移动工作表，可以单击要移动的工作表标签，沿着标签位置拖动（需要复制时可按住ctrl建拖动）工作表标签到目标位置，（2）如果要将工作表移动或复制到已有的工作簿上，可以先打开用于接收工作表的工作簿，在打开包含需要移动或复制工作表的工作簿，选定工作表，选择“编辑” “移动或复制工作表”对话框，在“工作簿”下拉列表框中，选择用来接收工作表的工作簿，如果选择“新工作簿”选项，即可将选定工作表移动或复制到新工作簿中，在“下列选定工作表之前”列表框中，选择需要在其前面插入移动或复制工作表的工作表，如果要复制而非移动工作表，则需要勾选“建立副本”复选框，最后单击“确定”按钮。 3，插入工作表（1）选择“插入” “工作表”命令，既可插入新工作表（2）用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，将弹出“插入”对话框，在“常用”选项卡中选择“工作表选项并单击”确定“按钮。,第五章 Excel 2003 的使用,注释：对新插入的工作表，excel按照“sheet+已经打开过的工作表个数（不论是否已经被删除或隐藏）+1”来命名：如当前已经打开了3张工作表，其中有一张已经被删除，有一张被隐藏，则插入一张新工作表后，自动命名为“sheet4”. 4,删除工作表首先，单击需要删除的工作表标签，使之成为当前工作表（可以同时选中一张工作表或多张工作表），然后，（1）选择“编辑”“删除工作表”命令，（2）或在相应工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，即可删除选中的工作表。注意：被excel删除的工作表会永久消失，所以在执行“删除”命令时，excel会弹出对话框让用户确认，须小心处理。5,工作表的分割在工作簿窗口的垂直滚动条的上方有个“水平分割条”按钮，当鼠标指针移到此按钮时，显示为上下箭头状，在工作簿窗口的水平滚动条的右端有个“垂直分割条”按钮，当鼠标指针移到此按钮时，显示为左右箭头状，分割工作表示需要用到这两个按钮。（1）水平分割工作表：移动鼠标指针到“水平分割条”按钮上，单击并上下拖动到合适位置，即可把原工作簿窗口分成上下两个窗口，两个窗口显示同一工作表不同行的内容。 （2）垂直分割工作表：移动鼠标指针到“垂直分割条”按钮上，单击并左右拖动到合适位置，即可把原工作簿窗口分成左右两个窗口，两个窗口显示同一工作表不同列的内容。,第五章 Excel 2003 的使用,5.2.3 单元格的基本操作1，选定单元格1）选定某一个单元格单击某单元格即可选中该单元格，选中后该单元格四周会出现一个黑框。2）选定矩形区域选择矩形区域有如下几种方法（以选择A2到D6为例）。 （1）使用鼠标或键盘选中起始单元格A2，按住鼠标左键，然后沿对角线方向从起始单元格拖动到最后一个单元格D6，再松开鼠标左键，或者先选定A2，然后再按shift建不放，同时单击D6，则A2到D6范围内的单元格被选中。（2）单击该区域左上角的单元格A2，按住shift键的同时，使用键盘方向键向右，再向下移动，可以选择经过的单元格。（3）在名称框中输入单元格区域或其名称（如果存在），这里输入A2：D6，按enter键。 （4）选择“编辑”“定位”命令，在弹出的“定位”对话框中的“引用位置”文本框中输入单元格区域（A2：D6），并单击确定按钮。需要为单元格区域命名时，可采用的方法是：选择要命名的单元格区域，在名称框中输入区域名称并按enter键，若要选择命名后的区域，可以直接在名称框中输入该区域的名称。3）选定一行（列）单击被选行，列的行号或列号，既可选择相应的行或列。如果要选定连续的多行，则将鼠标指针移到这些行的首行号，然后按鼠标左键拖动到末行号（无需再按shift键）。4）选定整个工作表,第五章 Excel 2003 的使用,要选择整个工作表，可以单击工作表左上角行号与列号相交的圈选按钮（选中后A1为当前单元格，不呈反显状）或按ctrl+A组合键即可。5）选定若干不相邻的单元格选中第一个单元格（或第一块连续的单 元格）后，按住ctrl键不放，再用鼠标选择第二个单元格(或松开ctrl键，用shift键配合鼠标或键盘方向键选择第二个单元格）。选择的过程中除最后一次被选中的单元格（或最后一个单元块的第一个单元格）外，其余单元格呈反显状显示。没呈反显状的单元格是当前单元格。6）条件选定在指定区域中，只选择满足条件的单元格，具体操作如下：（1）选定“条件选定”的作用范围，即选择单元格区域，（2）选择“编辑”“定位”命令，弹出“定位”对话框，单击该对话框中的“定位条件”按钮，弹出“定位条件”对话框，（3）在对话框中确定定位条件，例如，选中“常量”单选按钮和“文本”复选框，表示定位条件是字符串。（4）单击“确定”按钮。2，插入单元格在工作表的指定位置处可以插入一个，一行或一列单元格，其方法如下：（1）选定某单元格作为插入位置，（2）选择“插入” “单元格”命令，弹出“插入”对话框，在对话框选择一种插入方式。（3）单击“确定”按钮。其中，“活动单元格右移”指的是当前单元格及其右侧（本行）所有单元格右移一个单元格； “活动单元格下移”指的是当前单元格及其下面（本列）所有单元格下移一个单元格， “整行（列）指的是在当前单元格所在”行（或列）前出现空行（列）。,第五章 Excel 2003 的使用,3，删除单元格删除工作表中指定的某个，某一行或者某一列单元格的方法如下：（1）选定所需删除的单元格，（2）选择“编辑”“删除”命令，弹出“删除”对话框，在对话框中选择一种删除方式。（3）单击“确定”按钮。其中，“右侧单元格左移”指的是别删除单元格的右侧（本行）所有单元格左移一个单元格； “下方单元格上移”指的是被删除单元格的下面（本列）所有单元格上移一个单元格； “整行（或列）”指的是删除当前单元格所在行（列）。4，移动单元格（1）选定所需移动的单元格，（2）鼠标指针移到所选区域的边线上，指针呈箭头状，按住鼠标左键不放，并拖动鼠标，到所需放置的位置中释放鼠标左键。（3）也可以单极“常用”工具栏中的“剪切”按钮，用鼠标单击目标单元格，在单击“常用”工具栏中的“复制”按钮即可。5，复制单元格1）利用剪贴板复制单元格（1）选定所需要复制的单元格，（2）单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，也可以按ctrl+c组合键，还可以选择“编辑”“复制”命令。,第五章 Excel 2003 的使用,（3）选定目标位置，（4）单击“粘贴”按钮。2）利用鼠标拖动复制单元格（1）选定所需要复制的单元格，（2）鼠标指针移到所选区域的边线上，使指针呈箭头状，按ctrl键，并按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标指针到所需的位置后释放鼠标。6，清除单元格的内容，格式如果只清除单元格中的数据内容，而不改变其格式，只要单击该单元格，使其成为当前单元格，然后按delete键即可，如果需要连其格式一起清除，则需要采用以下方法：（1）选定要清除数据的单元格区域，（2）选择“编辑”“清除”命令，然后从弹出的下级子菜单中选择所需的操作：“全部”指的是清除全部内容与格式；“内容”指的是清除单元格的内容；“格式”指的是清除单元格的格式设置；“批注”指的是清除单元格中的批注。7,查找与替换在指定的范围内可以查找某项数据，例如，从当前单元格开始，找到第一个符合条件的数据后直接显示，也可以继续查找下一个，直到目标范围内的最后一个数据，还可以利用替换功能，将查找到的数据替换成新的数据。1）查找（1）确定查找范围，如某几行，某几列或者某个矩形区域等，（2）选择“编辑” “查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，默认打开的是“查找”选项卡，在对话框中输入查找内容，并指定搜索方式（按行或按列）和搜索范围（如值，公式或批注）。,第五章 Excel 2003 的使用,输入查找内容时，可以采用“”合通配符“？”，“*”，？表示任意一个字符，例如，B?可以表示BA，BF等第一个字符为B的两个字符，* 表示任意多个字符，？，*,分别表示？，*，本身，而不是通配符。（3）单击“查找下一个”按钮，找到的第一个满足条件的单元格成为当前单元格，若在单击“查找下一个”按钮，将继续查找下一个满足条件的单元格，并使之成为当前单元格，到达该查找范围末尾时会自动从该范围开始位置继续查找。2）替换（1）首先，要确定查找范围，可以使某个单元格区域，也可以是整个工作表，（2）选择“编辑”“替换”命令，弹出“查找和替换”对话框，默认打开的是“替换”选项卡，在对话框中输入查找内容和替换他的新数据（即替换值）。（3）单击“全部替换”按钮，系统开始自动查找相应区域，并把所有找到的指定内容均用新数据替换。如果不想全部替换，只替换部分数据，则可以先单击“查找下一个”按钮，找到后，若不替换，则继续查找下一个，若单击“替换”按钮，则用新数据替换原来数据，并自动查找下一个目标。5.2.4 数据输入1,输入数值型数据对于数值型数据，系统默认的对齐方式为右对齐。可作为数值型数据输入的字符有：数字09，+，-,E，e,$和%等。输入数字时，可以包括逗号，如“123，456，789”，若输入句号，句号将作为小数点处理。,第五章 Excel 2003 的使用,当输入的数字宽度超过单元格的宽度时，系统自动将其转换为科学技术法来表示。2，输入日期和时间对于日期和时间，系统默认的对齐方式为右对齐。系统预先设置了一些日期型数据，如dd-mm-yy等，若输入的数据符合日期或时间的格式，则excel将以日期或时间存储数据。1）输入日期需要输入日期时可以采用如下形式(以16点15分为例）：06/10/10，2006/10/10，2006-10-10，10-OCT-06或10/OCT/06日起在excel系统内部使用数值方式记录的，系统把1900年1月1日作为起始日，输入的日期与起始日期之间的天数间隔就是该日期的数值，例如，1900年1月8日在系统内部存储的是8，1900年2月3日存储的是34。2）输入时间需要输入时间时，可以采用如下形式（以16点15分为例）：16:15,4:15PM,16时15分或者下午4时15分，其中，PM或P表示下午（AM或A表示上午）。3）日期与时间组合输入日期与时间组合输入时需要在日期与时间之间用空格分隔，例如，输入2003-10-0119：15。如果单元格第一次输入的内容是日期，则该单元格酒杯格式化为日期格式，以后如果输入的是数值，仍然换算成日期处理。3，智能填充数据当输入的数据具有一定的规律时，可以使用excel的智能填充功能，快速的输入数据，实现智能填充有以下几种方法：,第五章 Excel 2003 的使用,（1）利用鼠标操作实现填充1）在序列的第一个单元格中输入序列初值，2）将光标移到该单元格的右下角，使光标变成“+”形状，称为填充句柄，3）按ctrl键，并按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标到所需的位置，再释放鼠标左键，（2）利用菜单操作实现填充1）在序列的第一个单元格中输入序列初值，2）选定所需填充的序列区域，3）选择“编辑”“填充”“序列”命令，弹出序列对话框，4）根据需要进行设置，设置好后，单击“确定”按钮，（3）用户可以自定义填充序列，方法如下：选择“工具”“选项”命令，弹出“选项”对话框，切换到“自定义序列”选项卡，可以看到“自定义序列”列表框中已经定义的各种填充序列，选择列表中“新序列”选项，然后爱“输入序列”列表框中输入填充序列注意，序列中的各项不能以数字开头。输入完成后，淡季“添加”按钮，新定义的填充序列出现在“自定义序列”列表框中。（4）除了利用已定义的序列进行自动填充外，如果需要填充的数具有某种规律（如是等比级数或者是等差级数），还可以进行智能填充。以A3：E3种依次按等差数列填充2，4，6，8，10为例，1，在单元格A3种输入起始值2，2，选定要填充的单元格区域（用鼠标指针自A3一直拖动到E3），3，选择“编辑” “填充” “序列”命令，弹出“序列”对话框，在“序列产生在”选项组中选定填充方式（按行或列），在“类型”选项组中选择填充规律，本例选择“等差序列”，并在“步长值”文本框中输入公差2，4,单击“确定”按钮。,第五章 Excel 2003 的使用,在工作簿窗口中单击某个工作表标签即可激活该工作表，使该工作表成为当前工作表，可以对其进行编辑。5.2.5 建立一个工作表下面通过建立“超市销售额统计表”来介绍excel 2003 工作表的相关操作。1，新工作表的命名（1）单击工作表标签“sheet1”，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，（2）在快捷菜单中选择“重新命名”命令，（3）输入“销售额统计表”，命名完成。 2，统计表的建立1）统计表标题输入（1）将A1设定为当前单元格：在工作表标签处输入新的工作表名称后，按enter键确认，A1 即成为当前单元格。（2）输入统计表标题输入“超市销售额统计表”（3）将A2设定为当前单元格，输入“金额单位：万元”。2）列标题，行标题的输入单击相应单元格，将其设定为当前单元格，输入相应的列标题或行标题。 3）数字输入选定要输入数字的单元格，输入相应数字，输入统计表标题，列标题，行标题并输入相关数据后，屏幕上出现一个“超市销售额统计表”工作簿。,第五章 Excel 2003 的使用,3，工作簿的保护保护工作簿是为了防止改变工作簿的显示和排列格式，1）工作簿的权限保护可以为工作簿设置密码，如果要访问该工作簿，必须输入正确的密码，否则，不能打开该工作簿或只能以只读方式打开（不能修改）（1）限制打开工作簿1，打开工作簿2，选择“文件”“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，3，单击“另存为”对话框中“工具”的下三角按钮，并在弹出的下拉列表中选择“常规选项”选项，探出“保存选项”对话框，4，在“保存选项”对话框的“打开权限密码”文本框中输入密码，表示打开该工作簿受密码保护；单击“确定”按钮后，系统弹出“确认密码”对话框，要求用户在输入一次密码，以便确认，5，单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框，再单击“保存”按钮。打开设置了密码的工作簿时，将弹出“密码”对话框，只有正确输入密码才能打开工作簿，请注意，密码是区分大小写字母的，因此，一定要严格按照原有字符输入密码，包括字母的大小写。（2）限制修改工作簿操作方法同上，只是在第4步中，在“保存选项”对话框的“修改权限密码”文本框中，输入密码，打开该工作簿时，将弹出“密码”对话框，输入正确的修改权限密码后，才能对该工作簿进行修改操作， （3）修改或取消密码用上述方法打开“保存选项”对话框，在“打开权限密码”或“修改权限密码”文本框中，选定代表原密码的符号，如果要更改密码，请输入新密码并单击“确定”按钮，如果要取消密码，按delete键，然后单击“确定”按钮。,第五章 Excel 2003 的使用,2）对工作簿的工作表和窗口的保护如果不允许对工作簿中的工作表进行移动，删除，插入，隐藏，取消隐藏，重新命名，或禁止对工作簿窗口的移动，缩放，隐藏，取消隐藏等操作，可以采用以下方法：（1）选择“工具”“保护”“保护工作簿”命令，弹出“保护工作簿”对话框，（2）勾选“结构”复选框，表示保护工作簿的结构，工作簿中的工作表将不能移动，删除，插入等操作。（3）如果勾选“窗口”复选框，则每次打开工作簿时保持窗口的固定位置和大小，工作簿的窗口不能移动，缩放，隐藏，取消隐藏。（4）输入密码：可以防止他人取消工作簿保护（取消这种保护，可以选择“工具”“保护”“撤销工作簿保护”命令），当他人企图取消工作簿保护时，就会弹出“撤销工作簿保护”对话框，要求输入密码。4，工作表的保护如果不需要保护整个工作簿也可以单独保护工作簿中某个指定的工作表，其操作方法如下：使要受保护的工作表成为当前工作表，选择“工具”“保护”“保护工作表”命令，探出“保护工作表”对话框，在该对话框中，若勾选“选定锁定单元格”复选框，则可以防止他人改变工作表中的单元个数据，也可以防止他人查看隐藏的数据行，列和公式， 若勾选“编辑对象”复选框，则可以防止对工作表中的对象的修改，若勾选“方案”复选框，则表示保护方案管理器存储的任何设置。在“密码”文本框中还可以设置密码，最后单击“确定”按钮。如果，先要取消对工作表的保护，可以选择“工具”“保护”“撤销工作表的保护”命令。,第五章 Excel 2003 的使用,5.3 公式与函数5.3.1excel公式1.公式的组成公式的组成公式是由等号，运算符和运算数3部分组成的，公式的表达式由运算符，常量，单元格地址，函数及括号等组成，不包括空格。（1）等号：等号“=”是公式的标志，在输入公式时，必须以“=”开始，否则系统将认为其是字符型数据。（2）运算符：excel的运算符分为4类，分别是算数运算符，关系运算符，字符串（包括汉字）连接运算符和引用运算符，,第五章 Excel 2003 的使用,第五章 Excel 2003 的使用,常用运算符,2，公式的应用（1）使用自动求和按钮输入一个求和公式，例如，求B3到H3个单元格中数据之和，具体操作步骤如下：1）选定参加求和的单元格区域及存放结果的单元格地址B3：H3，其中H3是显示存放结果的单元格地址，2）单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，单元格H3中显示为“=SUM（B3：G3）”。 （2）多区域求和如果参加求和的单元格区域不连续，则可以采用以下方法：1）先单击存放结果的单元格地址A5，2）单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，此时，在数据编辑区显示为“SUM（）”，3）选定参加求和的各个区域（按住ctrl键，用拖动的方法选择个区域，如A2：A3和C4:D5,选定的区域用虚线框围住）4）单击“输入”按钮。 3，复制公式如果在单元格F4中需要输入公式“=C4+D4+E4”，在单元格F5中需要输入公式“=C5+D5+E5”，在单元格F6中需要输入公式“=C6+D6+E6”象这样形式相同，单元格地址有规律变化的公式不必重复输入，采用复制公式的方法更方便， 复制单元格公式的操作类似复制单元格的内容，以复制单元格F4中的公式到单元格F5为例，具体操作步骤如下：1）单击单元格F4，2）鼠标指针移到F4单元格边框，并按ctrl键拖动到单元格F5，可以看到单元格F5中出现相应数值，数据编辑区出现“=C5+D5+E5”。 还可以通过菜单命令来操作，选定单元格F4，选择“编辑”“复制”命令，单击单元格F5，选择“编辑”“粘贴”命令即可。,第五章 Excel 2003 的使用,4，引用单元格在公式中引用单元格地址概念，给计算和修改单元格中的数据带来了极大的方便。单元格的地址有3种表示形式，分别是相对地址，绝对地址和混合地址。1）相对地址单元格的相对地址用列标加行标表示，如A1，B2 等。在一般的excel公式或函数中，通常引用的都是单元格的相对地址。相对地址的特点是：当将引用了地址的公式复制到其他单元格时，公式中的单元格地址会随所在单元格位置的变化而变化（如在单元格A3种创建公式“=A2+A1”后，把它复制到B3种，则B3中得到的公式是“B2+B1”），它能自动根据公式复制前的位置和复制后的位置，推算出单元格地址的变换。 2）绝对地址在excel 2003里，可以在行号和列号前面添加符号“$”（或在输入相对地址后按F4键，系统自动给其添加此绝对地址标记符号）来标识，称之为绝对地址。例如，$C$3，$D$4等。绝对地址的特点是当将引用了绝对地址的公式复制到其他单元格时，其地址不发生变化。如将A3单元格的公式“A2+A1”改成“= $A$2+$A$1”后，再复制到B3后，公式还是“= $A$2+$A$1”，计算结果也将相同。 3）混合地址混合地址指的是列标和行标中，一个使用绝对地址，另一个使用相对地址，如E$5,$F6等。混合地址的特点是：当引用了混合地址的公式复制到其他单元格时，若行设为绝对地址，则行地址不变，若列设为绝对地址，则列地址不变。如公式“=$A2”表明烈士绝对地址（第A列），行是相对地址。,第五章 Excel 2003 的使用,4）引用其它工作表的单元格在公式中除了可以引用同一工作表中的单元格外，还可以引用同一工作簿中其他工作表的单元格，其表示方法为“工作表！单元格地址”。 例如，“=sheet2!B6”,其中sheet2是工作表名。5.3.2 excel 中的函数1，函数的形式函数的形式如下：函数名（参数1，参数2，参数n）。从上面的函数形式可以看出，函数以函数名开始，后面紧跟左圆括号，然后是以逗号分割的参数和右圆括号）。 括号内可以有多个参数或者不带参数，但即使函数不带参数，“（）”也是不可省略的。2，常用函数的介绍1）求和函数SUM（B1，B2） 功能：用于返回各参数数值的和。B1，B2 等参数可以是数值或含有数值的单元格的引用。 例 SUM（B1，B2，B3）的值为B1+B2+B3。2）求平均值函数 功能：用于返回各参数数值的平均值。B1，B2 等参数可以是数值或含有数值的单元格的引用。 例 AVERAGE(B1，B2，B3)的值为(B1+B2+B3)/3。3）计数函数COUNT(B1,B2Bn) 功能：用于计算参数组中的数值型数据的个数。 例 COUNT(D4:G5)表示返回单元格区域D4:G5 内数值型数据的个数。,第五章 Excel 2003 的使用,4）求最大值函数 功能：用于计算参数值数值中的最大值。 例 MAX(17,24,36,22)的返回值是36。5）求最小值函数 功能：MIN(B1,B2Bn) 例 MIN(B2,B3,B4,B5)表示返回B2,B3,B4,B5中的最小值。 6）绝对值函数ABS(B) 功能： 用于取给定参数的绝对值 例 ABS(-36)的返回值是36。7）取整函数INT(B) 功能：用于取给定参数的整数部分。 例 INT(33.467)的返回值是33。8）四舍五入函数ROUND(B1,B2) 功能：根据B2对数值项B1进行四舍五入。 B20,表示保留B2位小数， B2=0，表示保留整数 B2B2,B3,B4),当B1B2时,输出B3否则输出B4。10）日期函数DATE(YEAT,MONTH,DAY),第五章 Excel 2003 的使用,功能 用于返回日期 例 DATE(2004,10,12)，其返回值是2004年10月12日。 3，输入函数 在输入函数时，其方法与公式类似，选中需要输入函数的单元格后，可以直接先输入等号“=”，再输入函数名和括号，移动插入颠倒括号中间，可以进行各参数的选取。 也可以利用“插入函数”按钮或“插入”菜单中的“函数”命令插入函数。 Excel提供了11大类函数，使用“插入函数”对话框能方便用户快速选用不同的函数，而且无须用户自己输入函数名称。 启动“插入函数”对话框的方法是选择“插入”“函数”命令或单击“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，其函数参数的输入同手工输入相似。 下面以输入公式“=A4+B4*AVERAGE(C4:D4)”为例，说明如何使用数据编辑区的“插入函数”按钮，1）单击存放该公式的单元格（E4），使之成为当前单元格，2）单击数据编辑区的“=”按钮，出现公式编辑界面，3）在“=”后面输入“A4+B4*”4）单击“=”按钮左侧的粘贴函数下三角按钮，出现各种函数的列表，从中单击“AVERAGE”，公式中出现该函数及系统预测的求平均的区域，若区域不正确，单击该处并修改成“C4:D4” 。 5）单击“确定”按钮。4， 错误信息,第五章 Excel 2003 的使用,第五章 Excel 2003 的使用,在单元各种输入或编辑公式后，有时会出现一些莫名其妙的错误信息，例如“#！”活“#VALUE!” 等，下表列出了系统常见错误信息的含义,5.4 工作表格式化5.4.1 工作表标题的格式化1，设置对齐和字体方式 在“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡下，可以设置单元各种内容的水平对齐，垂直对齐和文本方向，还可以完成相邻单元格的合并（合并后只有选定区域左上角的内容被放到合并后的单元格中），如果要取消合并单元格，则选定以合并的单元格，取消勾选“对齐”选项卡下的“合并单元格”复选框即可。 在“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡下，可以设置单元格内容的字体，颜色，下画线和特殊效果等。2，设置单元格图案 在“单元格格式”对话框中的“图案”选项卡下，可以设置单元格或单元格区域的颜色，并为这些单元格添加底纹和图案。3，设置条件格式 可以根据某种条件来决定数值的显示格式，例如，学生成绩中小于60的成绩用红色显示，大于等于60的成绩用黑色显示。条件格式的定义方法如下：1）选定有使用条件格式的单元格区域（如B1:C2），2）选择“格式”“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框，3）单击左侧第一个列表框的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择“单元格数值”（或“公式”）选项； 再单击第二个列表框的下三角按钮，选择比较运算符（如“小于”）； 在右侧文件框中输入目标比较值，目标比较值可以是常量（如60），也可以是以“=”开头的公式。,第五章 Excel 2003 的使用,4）单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，从中确定满足条件的单元格中数据的显示格式, 单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框，5）若还要规定另一个条件，可单击“添加”按钮，6）摄制完成后，单击“确定”按钮。5.4.2 工作表的格式化1,设置数字格式在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡下，可以改变数字（包括日期）在单元格中的显示形式，但是不改变在编辑区的显示形式。数字格式的分类主要有：1，常规2，数值3，分数4，日期5，时间6，货币7，会计专用8，百分比9，科学计数10，自定义等,第五章 Excel 2003 的使用,同时用户可以设置小数点后的位数。默认情况下，数字采用“常规”格式。3，改变行高与列宽1）选定所需调整的行或列，2）选择“格式”“行”（或“列”）“行高”（或“列宽”）命令，弹出“行高”对话框（或“列宽”对话框）。5.4.3 工作表的打印格式设置在打印前设置打印页面是一项不可缺少的工作，只有者只好打印页面，打印后的工作表才能真正符合要求，其操作步骤如下：选择“文件” “分页符”命令（或单击打印预览窗口上方的“设置”按钮），弹出“页面设置”对话框，起中有4个选项卡分别是：页面，页边距，页眉/页脚和工作表。1，设置打印格式单击“页面”标签，在其选项卡中各项的含义如下：1）方向 有“纵向”和“恒香”两个单选按钮： 选择“纵向”表示从左到右按行打印， 选择“横向”表示将数据旋转90度打印。2）缩放比例 一般用100%（1：1）比例打印，有时行尾数据未打印出来，或者工作表末页只有一行，可以采用缩小比例打印，使行尾数据能打印出来，或使末页一行能合并到上一页打印。 有时还需要放大比例打印，这时，可以根据需要指定缩放比例（100%400%）。3）纸张大小 单击“纸张大小”后的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择纸张的规格（如A4，A5等）4）打印质量 单击“打印质量”后的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择一种，如300线，这个数字越大，打印质量越高。,第五章 Excel 2003 的使用,5）起始页码 为确定工作表的起始页码，可输入一个数字，如输入，则工作表的第一页的页码将为1。2，设置页边距单击打印预览窗口的“页边距”按钮，可以用拖动页边界线的方法调整页边距，而这里可以更精确的设置页边距：1）设置页边距：在“上，下，左，右”框中分别输入相应的页边距数值。 2）设置页眉/叶脚与纸边的距离：在“页眉”和“页脚”微调框中分别输入相应的数字，3）设置居中方式：该处设置打印位置，一般按“靠上左对齐”方式打印，也可以选择“水平居中”或“垂直居中”方式打印。3，设置页眉/页脚页眉是指打印页顶部出现的文字，而页脚则是指打印页底部出现的文字，页眉/页脚一般居中打印。1）单击“页面设置”对话框的“页眉/页脚”标签，切换到“页眉/页脚”选项卡，2）单击“页眉”列表框右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择页眉内容，3）单击“页脚”列表框右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择页脚内容，4）如果对系统提供的页眉页脚不满意，也可以自定义，方法如下： 单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，在左，中，右列表框中设置页眉，它们将出现在页眉行的左，中，右的位置。其内容可以是文字，页码，工作簿名称，时间和日期等，文字需要输入，其余均可通过单击选项卡中相应的按钮进行设置。4，设置打印参数单击“页面设置”对话框中的“工作表”标签，切换到“工作表”选项卡，具体步骤如下：,第五章 Excel 2003 的使用,第五章 Excel 2003 的使用,1）设置打印部分区域 若只打印部分区域，在“打印区域”文本框中输入要打印的单元格区域，如$C$1:$G$59,也可以单击右侧的折叠按钮，然后到工作表中选定打印区域。2）打印每页表头 如果工作表有多页，要求每页均打印表头（顶标题或左侧标题），则在“顶端标题行”或“左端标题列”文本框中输入相应的单元格地址，如$1:$1，也可直接到工作表中选择表头区域。3）打印顺序 若表格太大，一页容纳不下，系统会自动分页，如要打印一个80行40列的表格，而打印纸只能打印40行20列，则该表格被分成4页，“打印顺序”栏中显示了这种打印顺序：先列后行依次打印：前40行前20列，后40行前20列，前40行后20列，后40行后20列先行后列依次打印：前40行前20列，前40行后20列，后40行前20列，后40行后20列,先列后行,先行后列,4）打印网格线 在“打印”栏中可以决定是否打印网格线，行号和列标等。,第五章 Excel 2003 的使用,5.5 图表5.5.1 创建图表创建图表可以使用“插入”菜单中的“图表”命令，或单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，下面介绍创建图表的步骤： 1，在工作表上选取图表的数据区 可以选取一行或一列数据，也可以选取连续或不连续的数据区域，但需要包括列标题和行标题，以便将文字标注在图表上，本例中，选取A2：E6区域。 2，启动图表向导 单击工具栏中的“图表向导”按钮，弹出“图表向导”对话框3，选择图表类型 在“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框中，选择“图表类型”及“字图表类型”。 本例中选择“柱形图”中的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮。4，确认数据源 在“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中，可重新选择数据源并可设定系列产生在列上，还是行上。本例中只需单击“下一步”按钮，不进行任何修改。5, 设置图表选项 在“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中，可设置图表标题，X轴标题，Y轴标题及图例位置等。本例中只要单击“下一步”按钮即可。6，选择工作表类型 在“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框中，可选择作为新工作表插入工作簿，或是嵌入现有工作表中。本例中选择后者，并单击“完成”按钮，创建图表。,第五章 Excel 2003 的使用,5.5.2 图表中的数据的编辑1，增加数据系列 要添加或删除图表中的数据系列，一种方法是直接在图表上用鼠标进行操作；另一种方法是选择“图表”“数据源”命令，在弹出的“源数据”对话框中，切换到“系列”选项卡，进行添加和删除系列。 其中，用鼠标进行操作的步骤如下：（1）单击图表，其边框出现8个小黑块，（2）在工作表蓝色框内的数据区域表示相应图表的数据区，将鼠标指针移到篮框右下角，待鼠标指针呈“+”形后，向下拖动，使篮框中包含要增加的数据区域即可。2，删除图标数据 若要同时删除工作表及图表中的数据系列，则只需删除工作表中的相应数据，图表中数据系列图也会同时消失。若要删除图表中的数据系列图，并保留工作表中的相应数据，则采用如下方法：（1）单击图表中要删除的数据系列图中的任意一个，则该系列所有的图均出现记号，（2）选择“编辑” “清除” “系列”命令，或者直接按delete健。5.5.3 图表的格式化图表的格式化包括对图表外观，颜色，图案，文字和数字的格式设置。1，使用“图表对象”对话框（1）打开图表对象对话框：双击要格式化的图表对象（2）使用“图表对象”对话框进行格式化2，使用“图表”工具栏（1）选择“视图” “工具栏” “图表”命令，弹出“图表”工具栏，,第五章 Excel 2003 的使用,（2）确定要格式化的图表对象：单击图表工具栏中的“图表对象”右侧的下三角按钮，在下拉列表中选择所需选项，（3）单击“图表对象格式”工具按钮，打开选定对象的格式设置对话框，选定进行格式化需要的选项卡，设置选项，（4）单击“确定”按钮确认。,第五章 Excel 2003 的使用,5.6 数据管理5.6.1建立数据清单的基本要求excel 对工作表中数据的处理是以数据库管理的方式进行的，即每一张表就是一个关系数据库，数据清单就是这样的一种数据库。因此，数据清单具有数据库的排序，检索，数据筛选及分类汇总等功能，可以很容易的处理器中的数据。由于把数据清单作为一个数据库，所以在工作表中：每一列称为一个字段，第一列中的第一个单元格的列名称称为字段名（字段名必须是文字，不能是数值）；每一行称为一个记录，每个记录存放的是一组相关的数据。 为了excel能容易的对数据表进行处理，用户在建立数据表时应注意以下准则:1）一张工作表只建立一张数据表，2）工作表的第一行建立各列标题，列标题使用的字体，格式等应予下面的数据相区别，3）同一列数据的类型应一致，4）工作表的数据区不出现空白行或列。Excel对于这样的数据表可以按数据库中数据表的方式进行处理了5.6.2数据记录单的编辑功能1，查找记录如果要对记录数据进行增，删和改等操作，则首先要找到需要编辑的记录，称为记录定位，其实现方法有以下两种：,第五章 Excel 2003 的使用,1）直接移动单元格指针到目标记录 在“记录单”对话框中，单击“上一条”或者“下一条”按钮，利用滚动条定位到目标记录。2）条件定位 单击查找范围的起始记录，即查找从该记录开始，然后选择“数据”“记录单”命令，弹出“sheet1”对话框，单击该对话框中的“条件”按钮，切换到“条件”界面，在与条件相关的字段输入条件值，单击“下一条”按钮，就可以定位在满足条件的第一条记录上，在单击“下一条”按钮，可以定位在满足条件的第二条记录上，依此类推。 2，修改记录选中需要修改的记录项，然后直接修改有关字段的值即可。注意，在采用记录单方式进行定位时，记录单中的具有公式的字段不能修改，当修改与之有关的字段时，它的值也随之发生变化。 3，插入记录选定某记录，则插入位置在该记录前面，例如，选择“插入” “单元格”命令，在“插入”对话框中选中“整行”单选按钮，然后单击“确定”按钮，当前记录前面出现一条空记录，在空记录中输入新记录数据。4，追加记录追加记录是指在数据表末尾增加新的记录。例如，选择“数据” “记录单”命令，弹出“sheet1”对话框，单击对话框中的“新建”按钮，左侧出现空记录，依次输入新记录数据，单击“确定”按钮，新添加的记录出现在数据表的末尾。5，删除记录删除记录将删除该记录数据，且删除后不可恢复。例如，选择“数据” “记录单”命令，弹出“sheet1”对话框，定位在要删除的记录上，单击“删除”按钮，并在弹出的“删除确认”对话框中单击“确定”按钮。,第五章 Excel 2003 的使用,5.6.3 数据清单的管理功能1,排序排序操作可以将数据清单中的每条记录按照某种顺序（升序或降序）进行排列，便于在清单中进行数据查询，选择“数据”“排序”命