档案管理办法(4).doc

管 理 标 准编 号QG/WOLONG G13档案管理办法颁布日期2006-03-12版 本B011、主题内容与适用范围1.1为了切实加强公司档案管理，丰富、完善企业档案信息资源，促进档案工作为企业各项工作服务。根据国家档案法和企业档案管理暂行规定，结合本公司实际，制定本标准。1.2本标准规定了公司综合档案管理的规范及要求, 涉及公司十大类(文书、经营、生技、产品、科研、基建、设备、财务、人事、特种载体)及实物档案的收集和管理，适用于全集团公司。2、职责与分工2.1公司总裁办负责综合档案室管理，同时负责对各部门和子公司档案管理工作进行检查、指导、督促及考核。2.2各部门、公司、事业部（分厂）兼职档案员负责本部门档案的收集、分类和立卷归档工作。2.3置业集团开发的楼盘档案由置业集团自行负责管理。3、方法和要求3.1档案材料的收集和整理根据档案管理网络及分工，各专（兼）职档案管理员按档案归档范围及保管期限表对各自范围内的档案材料定期和不定期进行收集，财务档案于每年5月底上交次年档案，科研档案待项目完成二个月后上交，基建档案在完成阶段性项目付款前上交，其余档案于每年5月底上交上年度档案，同时要确保档案文件材料的完整与齐全。3.2档案的鉴别和验收各专兼职档案管理员负责对各自职责范围内收集的文件资料包括特种载体文件逐一进行价值鉴定和验收。磁性载体必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，目录、标识清楚，确保文件的完整性和内容的准确性。把好文件质量关，避免无价值的文件入库。3.3收集文件的处理所有收集准备归档的文件，各级档案管理员应按要求进行分类 组卷 修整 案卷装订 案卷编目 归档交接。 4、归档过程的控制4.1档案分二级管理, 文书、经营、生技类中环保及安全、基建、人事、财务、科研、特种载体（含实物）由控股集团统一管理，产品、设备及生技类中其它等形成的文件资料与各部门或子公司联系比较密切的、使用比较频繁的由各部门及子公司自行存档，对重要或关键的资料应及时送综合档案室归档一份。4.2文件资料在移交过程中，各兼职档案管理员应提供移交清单（一式二份），经综合档案室逐项核对，符合要求后，双方签字确认归档。4.3为确保相关档案能及时归档，对产品开发的科技成果、技术革新、合理化建议、在项目完成后应提供相应的档案材料，经相关档案管理员确认后方可取得获奖资格或兑现奖金。4.4每项基建档案应至少存档三份，在预付款提供前应提供设计确认档案(包括水、电、气、土基、排污等管网线路图)，在决算付款前应提供实际建设施工档案(包括水、电、气、土基、排污等管网线路图)及相关变更档案。在竣工验收完毕支付尾款时，应提供完整的验收资料及归档确认手续，档案的确认工作由综合档案室档案管理员负责,未办理归档确认手续的，财务不得付款。5.5科研档案在科研项目完成鉴定后二个月内，由主持单位本项目负责人对形成的科研文件材料（原件）加以系统整理并做到完整、正确，按归档要求向综合档案室移交。4.6设备、仪器资料归档要求4.6.1设备、仪器在购置或引进过程中，形成的全部文件材料由购置部门兼职档案员负责收集、整理、组卷、填写卷内目录组成保管单位，在验收、安装、投产半年后由兼职档案员在所在单位资料室归档，由技改办设备管理员于每年5月底前向综合档案室上报设备台帐。4.6.2设备、仪器在使用、维修、保养过得中形成的图纸和技术文件、检修记录等，由设备管理部门兼职档案员进行收集、整理，组成保管单位归档，使用单位和设备管理部门各留存一份。4.7财务档案的归档要求4.7.1应归档的财务档案由会计人员进行整理组卷，划定保管期限，归档。4.7.2每年形成的财务档案，在年度终了，整理组卷登记后，暂由财务部门保存一年，期满后由兼职档案员填写移交清单一式两份，向档案式移交，交接对方要根据清单逐项核对无误后，对方签字，明确责任。4.8人事档案的归档要求4.8.1员工经正式录用后，形成材料应立即归档。4.8.2员工在平时工作（生产）中形成的材料应随时放入其个人档案内。4.9特种载体类档案的归档要求4.9.1特种载体档案包括录音带、录像带、照片、底片缩微照片、光盘、磁盘等非纸质文件，归档时应同时提供相应的支持性文件（指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统），档案室或资料室管理人员应对原始数据隔一段时间进行定期拷贝，并将拷贝文件归档。4.9.2照片档案的归档时应有明确的时间和相应的情况说明，同时应提供对应的底片。对于数码机上形成的照片，使用部门应整理成电子版本，同时按年度问题分类，附上说明，归档。4.10实物的归档要求 实物包括企业获得的各类市级以上荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、书面及重要领导人题词等，应由随时交公司综合档案室归档，不得自存。5、档案的保密、查阅、借阅和利用5.1档案管理人员必须严格遵守保密制度,不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室,未经批准不得超权将秘密档案及资料给无关人员阅读。5.2凡本公司相关人员查阅、借阅一般性档案，由档案管理人员负责办理手续；属于重要或“密级”档案的，必须征得主管领导签字同意后方可查阅和复制，属于“机密”和“绝密”级的需经主管副总裁总裁签字同意后方可查阅或复印。5.3任何人员不得擅自查阅或借阅与己无关档案，确因工作需要者应由所在部门领导在“档案查（借）阅审批单”上签字同意后方可查阅或借阅。5.4未经允许，任何人不得擅自携带档案外出、外借或出示他人。5.5档案查阅或借阅人员必须爱护档案，严禁拆卷、涂改、勾画、折叠，要确保档案完好无损。5.6借阅档案时间不得超过两周，超期需办理续借及审批手续。同时档案管理员应及时对出借的档案进行必要的跟踪和追溯。5.7查阅或借阅档案者必须按要求做好登记工作。5.8对办理退休、调离人员应该核实无档案未还后，方可办理其它手续。6、档案的统计各级档案管理人员应对档案的收进、移出建立电子台帐，确保各类档案的数据准确和帐、物相符。7、档案的保管和防护 各级专（兼）职档案管理员负责档案库房内档案的保护和管理工作,具体按档案保管制度执行。8、档案的鉴定与销毁8.1各类档案按照国家相关档案保管期限的规定作为鉴定的依据。 8.2档案保管期限满后，各级档案或资料管理员应对文件材料提出鉴定申请，综合档案室相关资料由总裁办组织相关人员进行鉴定，子公司或部门档案资料由子公司主管领导或部门负责人组织相关人员进行鉴定。对仍有保存价值的档案，经鉴定组认后可适当延长保管期限。若需要销毁时，由各级档案管理人员根据销毁手续造册，报相关领导审核批准后，送往指定地点，由两人以上监销，销毁清单由监销人员签字后，做永久保存材料。9、检查与考核9.1由总裁办牵头组织人员每季对各级档案的管理进行一次检查和指导。9.2凡是损坏、丢失、泄密档案者，各级档案管理人员应及时上报公司领导，视具体情况给予相应的处理，对情节严重的，根据档案法有关规定，对责任者依法追究刑事责任。9.3各部门、公司、事业部（分厂）兼职档案员应在规定的时间内归档。如拖延1个月，部门负责人和兼职档案员各扣罚100元。9.4各部门、公司、事业部（分厂）归档的文件材料应齐全，若事后发现有应归档而未归档的重要材料，经提出整改意见后，仍未有效改进的，扣罚责任单位负责人100元，兼职档案员50元，若造成重要材料丢失，要求立即采取相应的补救措施，同时视损失情况对责任单位负责人进行处理。9.5要归档的文件材料，未经档案室审核认定且不按规定办理归档手续，擅自将材料堆放在档案室，经提出，仍无有效改进的，扣罚责任部门负责人当月100元，兼职档案员50元。9.6如企业有重大专项活动、新产品定型、科技成果鉴定、设备开箱验收、重点工程和重大技改项目验收等工作，应由牵头部门负责收集相关资料的收集，若牵头部门未能有效组织档案的收集或造成重要文件材料丢失的，牵头部门负责人应承担相应责任，并扣罚200元/次。10、本标准已经总裁办公会议讨论通过，自颁布之日起实施。此前凡与本标准相抵触的，均以本标准为准。11、相关文件及记录：11.1档案归档范围及保管期限表11.2档案移交（接收）登记表11.3档案销毁清册11.4磁性载体文件目录清单11.5档案查（借）阅审批单附加说明：本标准由*控股集团总裁办负责编制 本标准审核人： 本标准批准人：档案归档范围及保管期限表控股集团各部门归档部门：总裁办基 本 范 围保管期限1、上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件2、上级领导视察企业时的题词、指示、讲话材料3、党务、行政、工会、团委、妇联工作计划、总结等4、重要会议记录、纪要、决定及各类红头文件、通知、制度5、签订的行政协议、合同6、工商登记、变更与商标管理形成的文件材料及证书7、文秘、机要、保密等方面的文件材料8、*报及中央、省市电台、电视台、报纸报导本集团活动的材料9、对外各种新闻宣传资料（稿件、广告、样本、图片等）10、集团各公司、企业制作的产品画册、简介等11、档案移交清单、销毁清册12、获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等13、反映本集团重要活动的剪报、照片、录像、音像、光盘14、人力资源计划、薪酬分配方案、人员编制花名册等资料15、员工教育与培训计划、合同、统计报表等16、干部职工调动介绍信及存根17、公司文化建设形成的资料18、行政后勤、安全管理、车辆管理形成的资料19、干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评定等方面形成的资料20、干部、职工人事档案21、申报政府（行业）部门材料及批文、企业各类权证材料、各类登记和变更材料22、公司涉外活动形成资料23、对各部门工作督查形成的文字材料长期永久短期分类后确定长期永久永久永久永久永久永久永久永久长期短期长期短期永久永久永久长期短期短期投资部基 本 范 围保管期限1、公司发展规划、收购兼并方案、对外投资项目形成的资料2、科技项目申报、建设项目立项、专利申请及维护、重大项目策划形成的资料3、行业协会活动形成的资料永久永久短期稽查审计部基 本 范 围保管期限1、公司经营活动日常监督、干部监管、离任形成的文字资料2、公司招投标形成的资料3、收款收据4、公司管理评审资料（隔年上交）5、案件稽查与处理形成资料长期长期15年长期永久财务部基 本 范 围保管期限1、全年度财务帐簿及会计凭证、报表2、统计报表3、税务方面的材料4、资产评估、审计报告等方面的资料5、融资活动形成的资料6、商业承兑汇票存根7、财务预决算、成本分析报告分类确定分类确定长期永久长期短期短期电气集团部门：董事会办公室基 本 范 围保管期限1、股份公司董事会、股东会、监事会、总经理办公会议形成的会议通知、决议、纪要等2、信息披露相关资料3、证券操作文件4、分红、配股材料永久长期长期长期运营管理部基 本 范 围保管期限1、质量管理体系文件2、经营责任制3、公司经济、民事诉讼案件的结案材料4、产品认证、许可证的申报资料及批准文件5、产品品牌建设资料6、标准化计划、总结、汇报及技术标准7、计量工作计划、总结及器具检定、测试报告8、买卖合同长期永久长期永久长期长期长期长期财务部基 本 范 围保管期限1、全年度财务帐簿及会计凭证、报表2、财务预算、成本核算形成的资料3、资产评估、审计报告资料4、财务预决算、成本分析报告分类确定长期长期短期技改办基 本 范 围保管期限1、工程或建设项目从立项、设计、施工至竣工验收各阶段形成的文件材料2、设备台帐3、设备仪器购置合同、协议4、设备仪器开箱验收记录、合格证、装箱单、说明书等随机图样及文字材料5、设备仪器安装调试、运行记录及重大事故分析处理报告6、设备仪器保养和大修计划、记录7、设备改造记录和总结材料8、技术改造计划、技改项目可行性研究报告、上级批复、批文、招标等材料9、安全生产、消防措施计划、总结、会议纪要、通报、统计报表等10、安全事故报告、调查分析及处理材料长期永久长期长期长期长期长期永久长期长期项目承办单位（技术中心或子公司）基 本 范 围保管期限1、产品设计任务书、技术设计、工艺图设计2、工艺流程、工艺守则、工艺卡片、工序卡片3、工艺装备文件4、产品试制记录、小结、报告、样机的试验5、产品鉴定会文件、鉴定报告6、产品质量分析、检测结果7、产品的社会调查报告8、产品评优资料9、产品技术标准10、科学研究项目规划、计划、选题、立项11、课题简介、可行性调查报告、方案论证12、审批文件13、研究方案、实验设计14、各阶段试验的原始数据、理化分析报告、计算材料、图纸15、测试中的各种操作、安全分析规程、试验阶段的专题报告、小结16、成果鉴定申请、批复、鉴定报告长期长期长期短期长期长期长期长期长期永久短期永久短期永久短期永久置业集团、国贸公司及子公司基 本 范 围保管期限1、经营责任制2、销售合同、发货单、合同评审单、退回电机处理单、样机试制任务单3、用户意见、处理办法及用户座谈会材料、客户投诉及处理记录4、走访用户的调查报告5、财务帐簿、凭证、发货单回单、报表6、设备购置合同、调试、维修、保养、管理过程形成一系列资料7、技