档案管理222.doc

页码/页数4文件名称档案管理制度文件编号YJZZ02制订日期2011年7月13日修订日期第一章 目的、范围 本制度主要规定了档案管理的职责、工作内容和要求。 本制度适用于本公司内部档案的管理，包括所有与本制度相关的各级各类人员工作职责。第二章 职责第一条 行政部为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展。第二条 各部门指定专人为本部门兼职档案管理员，负责本部门档案的管理。第三章 定义本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。第四章 内容第三条 档案的分类1、A类档案：a)公司设立公文：公司章程等。b)公司营运证件：公司营业执照正副本；公司各类资质证书正副本、组织机构代码证正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等。c)各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等。d)上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求e)获准设立分支机构的立项报告、可行性分析、批复、批文、合同、章程、营业执照等。f)公司职员的人力资源档案、劳动合同书、工资性、劳务性收入资料等。g)经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要。h)技术方案、文档、设计图纸；产品图纸、等技术、工艺资料。i)公司商务合同：工程合同、采购合同、销售合同等。j)重要客户资料、采购资料。k)公司财务资料。l)领导特别要求的项目、产业、公司等资料。m)其他要求归档的重要文件。A类档案仅限总经理、副总经理和职责范围内工作人员使用或借阅。2、 B类档案：a)按内容传阅到部门经理级的公司红头文件。b)社会各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等。c)公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。d)公司部门级会议纪要。B类文件可由部门经理以上职称和职责范围内工作人员使用或借阅。3、 C类档案：a)各类普通通知、通告等；b)各项规章制度。C类档案由总经理签发或直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。第四条 档案的管理1、 档案管理职责划分a)A类档案中的第a）、b）、c）、d）、e）、g）、l）、m）条中列示的档案由行政部档案管理员负责妥善保管。b)A类档案中的第f）条中列示的档案由人力资源部人力资源管理专员负责妥善保管。c)A类档案中的第h）、i）条中列示的工程合同、采购合同档案由相应管理部门留存原件，工程项目部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。d)A类档案中的第j）、i）条中列示的销售合同档案由业务部留存原件，行政部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。e)A类档案中的第k）条中列示的财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。2、电子档案的管理a)档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。b)严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。c)档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。d)权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。e)档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。f)归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。3、 非电子档案的管理a)公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。b)公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。c)各部门存档的文件/资料应填写资料交付登记表，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。d)各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。4、 安全规定档案资料是公司重要的信息资料，每一名员工都有保守公司机密的义务，各部门档案管理员更应严格遵守本制度及其他相关规定，确保公司档案信息的安全，不主动或被动泄密。同时也需保证档案资料的完整、安全、不被损坏，一经发现任何泄密及损坏档案的行为即给予严惩。对于各类因泄密和保管不当所造成的损失，公司将根据后果严重程度给予100元以上罚款、开除及法律起诉的处理。各部门其他非专职档案管理人员，在进行档案临时保管过程中，也应确保档案的安全，并对各种损坏和其他泄露公司机密的行为承担相应法律责任。5、其他各类需统一存档的文件应在档案齐全后三个工作日内由部门经理或直接负责人交到行政部档案管理员或部门档案专管员处进行存档。对于档案资料不全或有损坏的档案资料，档案管理员有权拒绝接收。对于尚在发生中、需要提前存档的资料，可以和档案管理员协商或向填写提前存档申请单，经相应领导批准后进行提前存档。第五条 立卷、保存期限a)公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。b)内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。c)人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。d)一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合同过期后壹年。e)一般客户资源、市场营销资料随时更新，无价值资料经市场部负责人签字同意可销毁。f)采购资料随时更新，无价值资料由工程项目部负责人签字同意可销毁。g)上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要、工程合同、购销合同、重要客户资料等属长期档案，保存期为拾年。h)财务资料保存期限为贰拾年。第六条 立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由行政部统一编写序号，部门档案可由部门自行编写序号。第七条 档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写最新文件一览表、文件异动一览表以备查阅.第八条 档案借阅a)公司员工借阅档案时，应认真填写档案借阅登记表，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。b)借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。c)借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经理反映，给予相应的处罚。d)特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写档案借阅登记表经借用部门经理及综合管理部经理批准同意方可借出。e)凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。第九条 档案资料的销毁档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写档案销毁审批表，报相关部门负责人或总经理审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作并做好监销记录。第五章 相关记录资料交付登记表最新文件一览表文件异动一览表档案销毁审批表档案借阅登记表项目档案编号企业档案管理编号参考方案：1、文件编号一级编号为名称部门名称前两个字第一个大写字母，如行政管理类文间为：XZ， 二级编号由各部门根据实际情况统一编号，并将分类标准在行政部档案管理员处备案。行政部门档案编号参考如下：行政管理类 XZ行政事务01 （重要会议会议、活动等）后勤福利02 （职工生活福利、食堂、住房等）各类公文03 （各类内外部公文和公司规章制度）2、实物