日常费用报销操作指引及注意事项.doc

日常费用报销操作指引及注意事项u 适用范围：日常费用报销流程适用于除差旅费用、专项预算费用以外所有的费用报销，包括交通费、加班餐费、办公费、招待费、即时奖励等；实行的是预算总额控制。u 操作流程：u 报销类型：1. 日常费用报销流程共涉及三类报销类型，分别为“手机费”、“部门活动费”及“其他”；2. 手机费和部门活动费流程设计比较简单、审批节点较少。如果所申请的流程 报销类型 选择为手机费或部门活动费、则只能申请手机费用或部门活动费用；如果选择为其他，则报销类型不受限制，可以报销任何日常费用(包括手机费和部门活动费)。3. 报销类型的选择如下图所示：u 报销注意事项： 手机费：1. 手机费报销需要先报人力资源部审批，财务部根据HR提供的通过审批人员名单、生效时间及标准据以审核；2. 报销手机费时需提供中国移动或中国联通公司开具的通信费专用发票，发票客户名称必须是报销人自己；3. 如使用动感地带、神州行、如意通等充值卡用户，需提供移动通信公司定额发票，全部按照100元标准报销；4. 当月发票金额大于报销标准、按报销标准予以报销，超出部分自行承担，当月发票金额小于报销标准，按发票金额予以报销，不得以各月超出标准部分抵冲不足标准部分金额。 5. 手机费要求一季度报销一次，不得无故延期报销。 部门活动费：1. 部门活动费必须在活动组织开展后、提供与开展活动相关的真实、有效票据方可报销，并需要在报销用途中注明活动主题、时间和参加人员等相关信息，禁止开展活动前预申请部门活动费或以开展部门活动为名变相使用部门活动费；2. 部门活动费只能在已计提的额度内申请、不得透支。 市内交通费：1. 包括因外出公务及加班所产生的交通费，非紧急事宜要求乘坐公共交通、不得报销的士费；2. 报销时要求在报销单据背面注明日期、起讫地点、事由，并在流程中上传费用明细表；3. 加班报销的士费的条件是：女同事晚9点后，男同事晚10点后。 加班餐费：1. 连续加班超过两小时以上按1次计算、超过8小时按2次计算，餐费标准为15元/次、超标部分需要核减；2. 餐费报销需要提供餐饮或购买食品发票。 报销时间及方式要求1. 日常交通费、加班交通费和加班餐费要求至少以二级部门为单位集中报销，不得由个人零星申请；2. 此类费用要求一个月集中报销一次，对于费用发生不多的情况也可集中一季度报销一次。 住房补贴：1. 异地调派人员或公司引进的高级人才可以在报向HR报批后申请报销住房补贴；2. 报销住房补贴需要提供房租发票，倘若没有房租发票，则可提供住宿、水电费、物业管理费、煤气、有线电视服务费、宽带上网费等发票，但发票的顾客名称、时间不能每月都在变化之中，需有一定的连续性；3. 提供发票有难度时可选择合并工资发放，需向HR申请、报财务备案；4. 报销住房补贴请注意写明报销所属时段，一般一个月或一季度报销一次。 非薪资个人所得：报销支付给个人的劳务报酬、稿酬等非薪资性个人所得，公司需代扣代缴个人所得税，受益人若为外部人员，则需申请人员提供扣缴人汇款信息、姓名和身份证号码。 即时奖励：1. 各类即时奖励均需申请费用报销流程，具体操作按奖励对象为个人或团队有所区分；2. 个人即时奖励无需提供发票、合并工资发放；团队奖励需于团队开展相应活动后据真实、有效的发票报销支付；3. 申请奖励时均需在流程中上传相关发文或其他资料作为审核依据。 招待费：1. 报销招待费需在报销流程及原始单据上注明招待发生的日期、所属项目、我方陪同人员等信息；2. 如在一个流程中合并申请多次招待费用，必须在用途栏分行次填写各次招待的明细信息，或在流程中上传附件予以说明。u 报销时间及形式手机费、交通费及加班费等定期发生的费用，要求至少每季度报销一次；交通费及加班费以二级部门为单位集中报销。u 费用类